高等学校学生档案管理办法试行Word下载.docx
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第三类鉴定、考核、考察材料；
第四类学生成绩卡（表）、学位证书、论文评语；
第五类政治历史情况及学生升学政审材料；
第六类加入中国共产党、共产主义青年团的材料；
第七类奖励材料（含三好学生，优秀党团员、奖学金和优秀学生干部等）；
第八类处分材料（包括个人检查、调查报告、校系级处分决定或免于处分的意见等）；
第九类出国留学材料，包括已经是国家正式职工的工资和任免材料等；
第十类其它可供学校及社会录用人才时参考的材料。
第四章管理范围
第十条学生档案的管理大体与干部档案相当，凡是由学校正式录用的本、专科学生、硕士生、博士生等各类学生档案一律由档案馆人事档案室统一管理。
第十一条学生毕业后个人档案应立即转到学生的工作单位。
第十二条毕业前夕应将学生在校的德、智、体主要表现和学生成绩输入计算机，留在档案馆永久保存。
第十三条硕士、博士、博士后的论文及论文的专家评语亦输入计算机永久保存。
第十四条退学、因故死亡，因病休学学生的档案应作非在校学生档案妥善保存；
休学的学生，复学后，应及时将其档案按所在班级重新归入在校生档案。
第十五条留级的学生档案，每学年在接到教务处通知后，立即将其档案转到所留班级并上名册（将原在班级的名字注销并说明原因）。
第十六条学生若被学校除名，应及时将档案转入非在校生类，如有就业的，按其有关规定将其档案转给有关的人事部门保管。
第十七条学生在受刑事处分和劳动教养期间，其档案由学校人事档案室保管，刑满释放、解除劳教，或重新就业的，档案即按有关规定转入其所在单位或居住地的人事部门保管。
第十八条学生出国不归、失踪、逃亡，其档案仍由学校档案馆保管。
第五章档案材料的收集、鉴别与归档
第十九条为了使学生档案适应社会发展的需要，要经常通过学生处、团委、研究生院、各系等部门收集优秀学生、优秀学生干部、各类奖学金及学生参加社会活动形成的反映学生德、智、体的材料，充实档案内容。
第二十条研究生院在考生成绩合格，确定录取时，应将其考研究生前的人事档案材料收集齐全后，移交人事档案室，档案室对研究生院送来归档的每份档案进行认真地清理和签收（必须有考研究生前的人事档案）。
第二十一条各学院、各系、所、教务处、研究生院应将学生在校期间所形成的新材料及时送人事档案室归档。
第二十二条主管人员将收集的材料，认真鉴别，属于归档的材料必须做到真实、完整、齐全、文字清楚。
姓名书写要准确，不能用曾用名，也不能写同音字。
材料上必须标明系、院、所和班级，并经组织审查盖章后方能归档。
第二十三条不属于规定归档的材料，不得擅自归档，经过鉴别，可分别情况处理，凡不应归档的退还形成材料的单位处理。
第二十四条凡收集的归档材料，均应按《学生档案管理要求》整理装订。
第二十五条学生档案材料，须统一用十六开规格的办公用纸；
如奖学金之类的表可用八开对折表格，不得用圆珠笔、铅笔或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。
第六章档案的保管与保护
第二十六条根据安全保密和便于查找的原则，要对学生档案进行严密，科学地保管。
（一）学生档案要建立学生档案库房，库房要坚固、安全、要有防火、防潮、防盗、防光等设施。
（二）库房的防火、防潮、防盗、防光、防高温等安全设施应经常检查以确安全，要保持库房的清洁和库房内适宜的温、湿度（温度要控制在摄氏14度-24度，相对湿度45-65%）。
（三）保管学生档案应建立登记和统计制度，每年核对一次，发现问题及时解决。
（四）要不断地研究和改进学生档案的管理方法和保护技术，逐步实现科学化、标准化和现化化管理。
第二十七条学生档案入库后，要更换统一和规范的学生档案袋。
第二十八条认真负责管理好学生档案，对利用学生档案材料营私舞弊的，应视情节轻重，予以严肃处理，对违反《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守保密法》的要依法处理。
第七章学生档案的利用
第二十九条因工作需要查阅和借阅学生档案，须遵守下列规定。
（一）凡来室查阅学生档案者，须持各院系及有关部门的介绍信查阅；
（二）档案管理单位，要根据规定和需要提供服务利用；
（三）学生档案一般不外借，必须外借时，须说明理由，并经主管档案的馆长签字批准，方可出馆；
（四）学生个人不能查阅自己的档案材料；
（五）查阅学生档案必须遵守保密制度和查阅规定，严禁涂改、抽取、撤换档案材料，若出现此类情况按学校有关规定处理。
第八章学生档案的转递
第三十条学生分配或就业后应及时将档案转给新的主管单位。
第三十一条本科毕业生考取外校研究生，学生处及各院系应及时通知档案室将档案转至录取院校。
第三十二条转递学生档案应遵守下列规定：
（一）学生档案应通过机要交通或派人专人送取，不能邮寄，不得交学生本人自带；
（二）转出的档案必须完整、齐全，并按规定经过认真的整理装订，不得扣留材料或分批转出；
（三）转出的学生档案必须按“干部档案转递通知单”的项目详细填写，严密包封；
（四）收到档案的单位，须核对无误后，应在回执上签名盖章立即退回，逾期一月未退回者，转出单位应写信催问，以防丢失。
第三十三条严格执行转递制度，避免产生“无头档案”如有的学生不服从分配而自己找单位未及时索取档案者，人事档案室应予妥善保管。
学生档案归档须知
全校同学：
学生档案是个人人事档案的重要组成部分，也是国家、社会、组织选拔人才的重要依据之一。
由于招生工作中每个地区对学生档案管理和邮递不统一，给学生档案管理工作带来很多困难，如有些地区将学生档案交给学生个人带到大学，部分学生在入学报到时不把档案及时上交辅导员或档案馆，而是放在宿舍，一放就是半年或更长的时间，甚至到毕业时才发现没有中学时的档案。
另外，个别学生档案意识差，私自拆开个人档案，严重影响了档案的真实性、准确性。
为了保证学生档案的完整、准确、安全，保证学生就业等利益不受影响，特告知全体同学，有带档案到学校的，请将档案及时交辅导员或档案馆，以免造成档案的丢失和损毁。
院系学生档案管理注意事项
一、学生档案原始资料要齐全
1、高中毕业生登记表；
2、高校招生报考志愿表；
3、保送生登记表；
4、中学生成绩表；
5、高中学习成绩；
6、政审表及入党、团材料；
7、中学期间奖、惩材料；
8、高校招生体检表。
二、学生档案信息记载要准确、规范
1、反映声像特征的照片、资料；
2、父母、亲属政治面貌、工作单位、住址、邮编；
3、曾用名要书写，个人不能随意改名。
要求身份证、学籍卡、各种表格上的姓名、出生年月一致。
三、查询学生档案要具备以下三个条件
1、学生学号是查询学生档案唯一准确的条件；
2、姓名是查询的重要辅助条件；
3、专业是姓名查询的辅助条件。
学生和单位查询档案时，先报学号，在记不清学号的情况下，再报姓名和专业。
因为在任何情况下，学号都是唯一的、不重复的，而姓名、专业会出现同名同姓同专业的情况。
四、学生档案转递时应做好以下工作
1、院系要在学生毕业时（每年6月底前）将学生所有奖惩、入党（团）等材料收集齐全装入学生档案袋，达到准确、完整，一次转递，为学生就业提供最准确的信息；
2、考上外校研究生的学生，在接到调档通知时先到招生处盖章备案，然后及时同档案馆联系，档案馆先为其出具相关证明，待档案材料齐全后，一次性寄往录取学校，避免二次寄档造成的各种不良后果；
3、因没就业造成档案留校的学生，要有学校相关的证明材料，档案馆方按教育部要求保存个人档案；
因个人其它原因造成档案留校的学生，要与档案馆签订档案留校协议，档案馆按协议规定保存个人档案；
4、学生因休学、延长学年、没修完课程等原因造成档案留校的，档案暂时由档案馆保管，待学业完成后及时与档案馆联系，人事档案室将档案寄往用人单位；
因欠学费造成档案缓寄的同学，待交清学费后，持交费票据复印件，到人事档案室办理档案转递手续，并交相应保管费用；
因个人原因造成档案寄出退档的，档案由档案馆暂时保管，本人要及时与档案馆联系，提出转递或留存意见，并交相应管理费用；
5、学生退学档案要及时寄出。
如来年还要参加高考的学生，档案可寄当地市、县教育局，如要就业，档案可寄当地人事局或人才交流中心。
毕业生档案转递须知
全校毕业生同学：
我校毕业生档案邮寄是通过杨凌“机要局”转递的。
机要局要求收档单位必须是县团级以上部门。
因此，档案收件单位必须注明：
省、市、单位名称，如“四川省成都市铁道第二勘察设计院人事处”。
另外，国营公司能接收档案，私企、合资企业不能接收档案，只能由当地人才交流中心或人事代理机构接收，如：
某生毕业后就业单位为“深圳市富士康精密组件有限公司”，该生档案只能寄往“广东省深圳市宝安区人才交流中心”。
所以学生在签单位时，必须向所在单位了解清楚档案收件单位的正确地址，避免档案寄不出去，或寄出因地址不详退回。
具体事宜请与档案馆人事档案室联系，联系电话：
西北农林科技大学档案馆
二〇〇八年六月一日
学生档案的利用和转递
一、因工作需要查阅和借阅学生档案须遵守下列规定。
（一）凡来室查阅学生档案者，须持各院系及有关部门的介绍信查阅；
（二）档案管理单位，要根据规定和需要提供服务利用；
（三）学生档案一般不外借，必须外借时，须说明理由并经主管人事档案的馆长签字批准方可出馆；
（四）学生个人不能查阅自己的档案材料；
（五）查阅学生档案必须遵守保密制度和查阅规定，严禁涂改、抽取、撤换档案材料，若出现此类情况按学校有关规定处理。
二、学生分配或就业后应及时将档案转给新的主管单位。
三、本科毕业生考取外校研究生，学生处及各院系应及时通知档案室将档案转到录取院校。
四、转递学生档案应遵守下列规定：
（一）学生档案应通过机要交通或派专人送取，不能邮寄，不得交学生本人自带；
（二）转出的档案必须完整、齐全、并按规定经过认真的整理装订，不得扣留材料或分批转出；
（三）转出的学生档案必须按“干部档案转递通知单”的项目详细填写，严密包封；
（四）收到档案的单位经核对无误后应在回执上签名盖章立即退回，逾期一月未退回者，转出单位应写信催问，以防丢失。
五、严格执行转递制度，避免产生“无头档案”如有的学生不服从分配而自己找单位未及时索取档案者，人事档案室应予妥善保管。
第一讲高校如何加强档案资源建设
第一部分高校档案资源建设的现状与发展对策
档案资源是档案部门的立身之本，档案资源建设是国家档案事业赖以生存与可持续发展的重要基础，是开发利用档案资源的前提，也是档案工作“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的根本保证。
教育部27号令的颁布实施，为我们档案工作带来了发展的机遇和空间。
从这样的认识高度出发，把档案资源建设摆在突出的位置，充分认识加强档案资源建设的重要意义，下大力气抓好、抓实、抓出成效。
在此认真分析高校档案工作的现状与问题，共同谋划高校档案资源建设的大计。
一、我国高校档案资源建设的现状
1、档案队伍的现状与问题：
据2007年61个部属学校档案馆年报统计：
现有职工712人，其中女性532人，占总人数的70％；
硕博（包括研究生）学历者148人，占总数的20％、本科学历占51％；
50岁以上人员占30％，35-49岁之间人员占51％，34岁以下人员占17％。
这些数据表明：
一是男女性别比例严重失衡，馆平均人数11.6人，职工数量偏少；
二是档案群体学历偏低，专业人才、复合型人才少。
特别是占51％本科学历者将主导今后档案工作发展的基本格局；
三是年龄结构不尽合理，年轻人偏少。
占30％的50岁以上者将在今后几年内先后告退，这正是改善学校档案队伍知识结构的关键时期。
有些专家认为：
档案人具有忠于职守，淡泊名利的优良品质，但思想观念保守，不能适应新形势、新任务的需要。
有的档案人撰写论文或是学术交流发言，总是强调客观条件困难，就是不讲档案人的“思想困难”。
也有专家认为，讲问题、讲困难是一些档案人是对档案工作现状有所反思的结果，也是档案人的一个进步。
实践证明，高校档案工作改革发展的最大障碍是档案人的“思想瓶颈”。
2、学校档案工作滞后于高教事业发展：
改革开放以来，我国高等教育发展实现了历史性跨越，我国开始由人口大国向人力资源强国转变，一大批大学和重点学科实力进一步提升，缩小了与世界高等教育强国的差距。
我国也是档案工作大国，如何向档案工作强国迈步？
怎样围绕中心，服务学校社会，建设具有学校特色的档案资源体系和档案服务体系？
如何缩小学校档案工作与高等教育整体发展的差距？
目前全国高校档案部门面临的主要问题是：
一是经费严重不足，不能适应迅速增长的档案工作量和档案现代化管理的需要；
二是管理手段和管理方式落后，不能适应新载体、新领域档案管理的需要；
三是档案宣传缺乏力度，形式也比较单一，不能适应档案工作应有环境的需要。
但实质性的问题是我们档案工作者思想解放不够，缺少创新发展思路。
以服务求生存，贡献求发展，这是高校档案事业建设发展的必由之路。
3、保障条件简陋，亟需改善档案库房、办公用房及现代办公设备和档案保护设施：
上世纪八十年代中后期，各校先后建立档案馆和综合档案室，大多是以旧房屋改扩建成馆舍，仅满足了建馆的一般条件，新建馆舍极为稀少。
时至今日，大多数高校馆舍和设施陈旧，既不能满足档案资料安全保管和馆藏增长的需要，又不能适应现代档案工作的需要。
部属高校61个档案馆年报统计表明：
档案馆总建筑面积89632㎡，馆平均建筑面积14693㎡，其中库房总建筑面积43893㎡，馆库平均建筑面积719㎡。
档案馆现代办公和档案保护设备统计：
服务器90个、pc机器1102台、复印机141台、集中式空调机16套、去湿机319台、消毒设备37台。
以上这组数据就是部属高校61个档案馆的全部固定资产，这不仅与现代大学“广阔”的校园、造型新颖的教室、宽敞明亮的办公室以及一应俱全的办公设施的差距是显而易见的，而且与国家颁布的《档案馆建设标准》相去甚远。
我们呼请学校，特别是教育行政部门对高校档案馆舍建设和基础设施配置给予必要的重视和支持。
4、馆藏档案结构不够合理：
产品讲名牌，馆藏重特色。
据部属61所高校档案馆统计：
馆藏档案460万卷、排架长度近11万米，录音、录像近2.9万盘；
照片9.7万张，电子文件：
磁带737盘、磁盘5894张、光盘1.75万张。
其中明清档案810卷、民国档案5.8万卷、文件4.2万份、革命历史档案8600卷。
这些馆藏统计数据表明：
档案载体较为单一，特色不够鲜明，不能适应日益多样化的档案利用需要。
馆藏结构呈现出“一多四少”即：
“一多”纸质档案多，特别是文书、教学、研究、基建、财会等档案占据了整个馆藏的“大半江山”，体现了传统档案工作的特点。
“四少”：
一是实物档案少，尤其是荣誉性、纪念性实物馆藏少。
二是历史档案少。
三是人物档案少。
四是馆藏珍贵文献备份少，今天的利用与保护矛盾较为突出。
这是长期以来重单位文件归档、轻个人文献实物收集归档，重年度归档、轻即时归档，重校内归档、轻校外收集等习惯做法所致。
5、抓住时机，强化战略性谋划：
我国正在由高等教育大国向高等教育强国转变，高校档案工作正处在一个新的历史起点上，也处在一个重要的发展阶段。
教育部对高校档案工作十分重视，新修订的《普通高等院校档案管理办法》（以下简称“管理办法”）已在今年9月份以教育部令和国家档案局令联合颁发。
学习贯彻“管理办法”，既是高校档案部门的政治任务，又是高校档案部门的中心工作。
学习贯彻“管理办法”，既要有战略性思考，又要联系实际从战术层面来谋划破解学校档案资源建设的瓶颈。
高校档案馆如何建设发展？
怎样抢抓机遇，加强学校档案信息化建设、档案资源体系建设、档案服务体系建设、档案馆舍建设和档案人才队伍建设？
怎样引进竟争和激励机制？
如何科学考核评估学校档案工作？
解决这些重大问题，需要我们在调查研究的基础上形成调研报告和档案行政规章草案，供教育部或教育厅有关部门参阅处理。
这是高校档案工作要破解发展瓶颈应持的正确态度。
二、创新思路，探索档案资源建设的基本规律及发展对策
加强学校档案资源体系建设和档案服务体系建设，是我国实施科教兴国、人才强国的基本国策在档案工作中的具体体现，是一项功在当代、惠及后世的艰苦性工作，也是我们这一代学校档案工作者的政治任务。
档案资源建设既是学校档案部门的生命，又是立馆之本、强馆之基、活馆之源。
学校档案部门要充分认识档案资源建设的重要性和紧迫感，不断创新发展思路，努力探索学校档案资源建设的基本规律，树立“大档案”的观念。
依据档案法律法规，通过接收和征集两大重要途径、整合和监管两大重要手段，让一切有价值的社会档案资源向档案馆汇聚，让国家档案资源形成优化配置、信息共享的格局，为历史和后代留存更多的文化财富，努力开创具有学校特色的档案资源建设体系。
根据这一总的原则，我们要遵循和贯彻以下具体的一般性原则：
1、坚持学以致用、解放思想的原则。
思路决定出路，解放思想的根本目的就是破解发展难题。
如何解放思想？
就是联系高校档案工作实际，要树立科学理念，不为现有条件所困；
要树立忧患意识，不为过去成绩所累；
要树立全局观念，不为传统观念所限；
要树立自主创业信念，不为困难环境所惧。
只要我们加强学习，打开思路，早想一步，多走一步，以更加解放的思想观念、更加开放的全局意识、更加昂扬的精神状态、更加扎实的工作作风，抢抓机遇和用好机遇，就一定能够推动高校档案资源建设在新起点上取得新的大发展。
2、坚持门类齐全、结构合理的原则
由于长期积累的原因，现在我们的馆藏普遍存在着门类、载体形式单一，不同档案比例严重失调的状况。
具体表现为：
文书档案多，科技档案、专门档案少；
纸质档案多，照片、音像等不同载体形式档案少；
党政档案多，经济业务档案少。
门类齐全、结构合理的馆藏应是档案资源建设追求的目标。
要达到此目的，一是要加强对档案馆室的业务指导，从收集归档源头上抓起；
二是进一步明确接收范围，扎实做好接收工作，把能够反映立档单位主要职能活动的不同门类和载体形式的档案统统接收进馆。
3、坚持接收和征集并重，数量和质量辩证统一的原则。
接收和征集是档案资源建设两个主要的必不可少的工作环节，是加强国家档案资源建设的重要途径和手段。
接收是档案馆依据法律法规的具体规定，按一定的范围正常开展的一项工作，由此奠定档案馆馆藏的基础。
而征集则是档案馆依据法律法规的原则规定，对接收范围以外的散存在社会（包括境外）或个人手中有价值档案资料的主动吸纳，带有保护和抢救历史文化遗产的性质，由此作为馆藏的重要补充，进一步完善馆藏结构和提高馆藏质量。
现在相当一部分档案馆只满足于一般性的接收档案，而强调种种困难，不重视或很少开展征集工作，这是当前档案资源建设中存在的一个突出的问题，必须切实加以纠正。
我们一定要坚持接收征集二者并重，坚持双管齐下，“两手抓、两手都要硬”的方针，让一切有价值的社会档案资源向档案馆汇聚。
4、坚持统筹兼顾，齐抓共管的原则。
高校档案资源建设涉及学校工作的方方面面，也是一项系统工程。
实践经验证明，在建设过程中：
一是要用分工负责制去统筹，要把档案资源建设纳入学校领导和各个部门职责，由学校和部门主要领导干部去统筹兼顾，把部门档案管理落实到具体岗位和人员，建立健全管理网络，这是档案资源建设齐抓共管的岗位保障。
二是要用工作计划去统筹，要把档案资源建设放在学校中心工作各个条块之中，拟订中短期规划和年度工作计划，由学校分管领导签发后成为学校一个时期或年度的工作任务，这是档案资源建设齐抓共管的计划保障。
三是用规章制度去统筹。
要把档案资源建设置于学校管理行为之中。
学校档案资源建设是国家档案资源建设的一个重要组成部分，要根据国家档案资源建设的有关法规，建立健全相应的规章制度，报学校审批后成为学校的管理行为，这是档案资源建设齐抓共管的制度保障。
四是要用管理职能去统筹。
高校档案部门的设置就决定了其在学校档案资源建设中具有统筹管理的职能。
档案部门要把管理职能提升到如同学校其他职能部门一样，强化监督与指导的职能，大胆地在监督中指导，在指导中监督，确保档案资源建设年度任务和规章制度的贯彻落实。
特别是在现代技术条件下，将档案“隐性”管理变革为“显性”管理，实行部门年度归档工作定量考核，经校领导审批后，通过校园网等形式排名公布，这是档案资源建设齐抓共管的职能保障。
5、坚持档案资源与档案信息化同步建设的原则。
学校信息化建设随着国家信息化建设事业的发展应运而生。
在今天，数字大学、数字校园、数字图书馆、数字档案馆和办公现代化等建设方兴未艾。
档案实体资源建设、档案信息资源建设充满着激烈竞争，档案实体资源、档案信息资源被分割或正在被分割现象较为普遍。
我们要树立忧患意识和岗位紧迫感，创新思路建设和完善档案信息管理大平台，“上接学校、下联部门、外挂社会”，全面参与学校信息化建设，抢占学校档案信息资源建设的高地，牢牢掌握档案信息资源建设的主动权。
一要抓住校本档案资源。
档案资源建设的核心和重点是校本资源。
档案工作要前移，监管要到位，档案资源建设要抢抓源头，重要档案要即时收集，全面深化纸质文件和电子文件对应同步归档，注重年度归档的特色和亮点，不断改善馆藏结构，努力实现增量档案数字化；
二要抓住相关媒体信息资源。
要通过现代技术和手段，定时跟踪校园网、英特网、广播、电视、报刊、图书等对学校有关的新闻信息、历史信息、人物信息的自动抓取筛选和有序归档；
三要抓住校友人物信息资源。
校友人物是学校的“品牌”，也
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