KCM 系统管理员手册.docx

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KCM系统管理员手册

KCMC2帮助

系统管理员手册

制作单位：

开博软件有限公司实施部

说明：

本手册使用的是测试数据，与公司数据无关

目录

系统管理员是系统的灵魂3

系统管理员的定义3

系统管理员的职责3

网络使用建议3

系统管理员的常用操作4

权限管理4

权限的概念4

与权限相关的概念4

权限管理的使用5

初始化9

参数设置10

短段线缆控制10

按分类设置10

按产品设置11

系统参数12

总体设置12

单据编号规则14

商户价格管理15

定价名称15

有效定价16

各单据具体参数设置17

日志管理18

日志的概念和意义18

日志的使用18

期末结账20

期末结账的重要性20

期末结账的分类20

业务结账使用方法20

财务结账的使用方法25

超级用户工具26

修改单据编号方案27

业务反结帐28

客户端配置29

服务端处理30

数据库处理32

备份数据库33

还原数据库34

数据库语句的执行37

系统常见故障的处理39

无法连接数据库39

无法打印数据39

用户无法使用系统39

用户无法找到以前录入的数据40

单据无法保存、审核40

打印模板相关40

系统管理员是系统的灵魂

系统管理员的定义

系统管理员是这样一个角色，对系统有全面和整体的理解和掌握，对系统进行全面系统的协调和管理，能够解决日常系统运作过程中发生的绝大部分问题，定期检查和备份系统数据，对新用户能够进行相关的培训和跟踪。

系统管理员是整个系统的灵魂人物。

系统管理员的职责

1.熟悉KCMC2系统在公司的拓扑结构以解决网络相关问题；

2.熟悉硬件（计算机和网络）常见故障的查找和处理；

3.熟悉常用软件的安装和使用；

4.掌握KCMC2软件系统的安装、客户端、服务端配置；

5.掌握KCMC2软件系统各个功能点的使用以指导各个操作点的使用；

6.了解KCMC2软件系统使用过程中的常见问题以帮助各个操作点排解困难；

7.熟悉公司传统流程和KCMC2改进流程的些微差别，对各个操作点进行引导；

8.处理用户权限的开通、禁用、分配、调整的过程；

9.定期检查系统所有的相关数据，及时发现问题并制定解决方案

10.根据日志等信息跟踪操作员的各种行为，追查操作员的各种错误操作并指正；

11.掌握备份、还原数据库等数据库常用操作；定期对数据库进行备份和刻录备份数据；特别是对敏感日期（如每一期期末结账）之前进行数据库的备份；

12.掌握打印模板设计；

13.碰到解决不了的问题，及时联系硬件提供商或KCMC2系统提供商；

14.对新操作员进行系统使用培训、考核、跟踪。

网络使用建议

在实施过程中，经常发生网络不通畅问题，特建议如下：

1、尽量少用第二层HUB连接，直接使用总HUB连线到客户端

2、使用一套网线（每台客户机只需配一个网卡），局域网和Internet共用，在路由器中设置Internet权限

3、局域网所有机器使用固定IP（以192.168.1.XXX分配IP地址）

系统管理员的常用操作

权限管理

权限的概念

系统中存在大量的功能点，而具体的每个用户需要使用的功能点是不同的。

更重要的是，每一个功能点都对应着公司的某些数据，公司的很多数据是需要一定的保密性，就是说针对某些用户是可用的，针对某些用户是不可用的。

权限的提出就是解决这类问题的。

权限管理的重要性就在于此。

KCM系统对权限的处理，是通过对用户使用系统模块的授权来完成的，只有被授权的用户才可以使用相关的模块。

权限管理的使用权在系统管理员，一般来说，只有系统管理员才有权限对用户的权限进行相关的控制。

同时，权限管理作为一个模块，也可以授权给相关用户。

与权限相关的概念

1，用户：

用户就是使用KCM系统的职员。

就是说，要成为系统的用户，首先必须是系统基础资料职员表中的一个职员，但职员不一定是用户，因为职员不一定使用系统。

2，用户组：

系统的用户，可以分为几类，每一类使用系统的功能点基本是相同的，比如业务员一般仅仅查询库存，等。

用户组的作用，就是系统管理员可以设置一个用户组，把用户加入到该组之中，那么用户就具备了用户组的所有功能。

这样非常方便对用户进行分类管理。

3，模块：

从比较大的方面对系统功能进行分类，可以把系统分为数个模块，比如销售模块、采购模块、仓存模块、应收应付模块、生产模块、系统管理模块等。

4，功能点：

系统每一个模块都有若干个功能，这些功能称为功能点，比如销售模块中，有报价单、销售合同、销售订单、备货单、销售出库单等功能点。

每个模块都拥有多个功能点，这样就形成了一个树形结构，熟悉系统所有的模块和功能点，对系统管理的来说是最基础的要求之一。

5，权限点：

相关用户对功能点对应的功能进行操作，这些操作一般有几种，比如编辑、审核、关闭、打印等等，这里称这些操作为功能点对应的权限点。

权限管理的核心就是针对相关的用户组或用户，分配相关功能点的权限点的过程。

6，权限的分配：

把权限点指派给用户组或用户的过程称为权限的分配，权限分配以后，用户组或用户就具有了相关的权限，比如把物料的只读权限分配给用户组，那么用户组就具备了物料的只读权限。

7，用户组和用户的关系：

从前面对用户组和用户的解释过程，可以看出用户组和用户的包容关系，就是说用户组就像一个容器，它可以包容多个用户，所有被包容的用户都具备用户组所具备的所有功能。

一个用户可以同时是多个用户组的成员，如果一个用户对应了多个用户组，那么该用户将拥有所有对应用户组的权限。

8，用户的启用：

职员表中的职员，在没有启用之前，是不可以登录系统的，用户的启用就是将职员变成可以使用系统的用户的过程。

在用户没有被启用之前，即使分配了权限，也是不可以使用系统的。

可以启用，当然可以把已经启用的反启用。

权限管理的使用

KCM的权限管理模块，分两部分，一个是用户组的管理，另一个是用户的管理。

根据前面对用户组和用户概念的描述，很容易理解用户组管理和用户管理的对象。

用户组管理的核心就是针对用户组分配功能点的权限点的过程；用户管理的核心就是针对用户分配功能点的权限点的过程。

下面就从两个方面描述权限管理的使用方法。

一：

用户组管理

用户组管理的内容主要包括：

用户组的建立、用户组的授权、用户添加到用户组。

1，用户组的建立

用户组的建立的步骤如下：

（1）依次点击主界面功能列表的“系统管理”――“权限管理”――“用户组管理”。

（2）在弹出的“用户组管理”窗口点击工具栏的“新增”按钮。

（3）在弹出的对话框输入新用户组的名称，然后点击“确定”按钮。

如下图所示：

系统管理员的常用操作图1

需要注意的是，用户组的名称不可以重复。

用户组的建立，建议按照使用系统的角色来分，比如为只查询库存用户们设置一个查询库存专用的组，为做销售单据的用户设置销售组，等等。

当然，可以根据企业不同的习惯设置用户组。

系统管理员组是系统的超级用户组，该组拥有系统所有的权限，系统管理员用户Administrator是该组的默认成员。

该组的权限不可以被修改，该组也不可以被反启用。

2，用户组的授权

用户组的授权步骤如下：

（1）在“用户组列表”选中所要授权的用户组。

（2）在“模块和功能点”选中一个功能点。

（3）在出现的“权限点列表”设置权限

（4）点击工具栏的“分配”按钮。

（5）如果需要授权该用户组多个功能点，请重复步骤

（2）到（4），每授权一个功能点重复一次。

如下图所示：

系统管理员的常用操作图2

3，把用户加入用户组

授权用户组功能点后，把用户加入到改用户组，那么用户就具有该用户组的所有权限。

把用户加入用户组的步骤如下：

（1）在“当前用户组”的页面点击“加入”按钮。

（2）在弹出的“选择职员”窗口选中“分类列表”里用户所在的分类。

（3）在“基础资料”列表选中所需用户。

（4）点击工具栏的“选取”，用户就会出现在“用户组的用户”里，表明用户已加入到当前用户组。

（5）如果要添加多个用户到当前用户组，请重复步骤

（1）至（4），每添加一个用户重复一次。

如下图所示：

系统管理员的常用操作图3

二：

用户管理

用户管理和用户组管理有很多相同之处，其主要功能包括：

用户的启用、用户权限的分配、用户加入用户组。

1，用户的启用：

用户的启用过程就是基础资料中的某个职员变成系统用户的过程，其操作步骤如下：

（1）依次点击主界面功能列表的“系统管理”――“权限管理”――“用户管理”。

（2）选中“职员列表”中要启用的职员，这时会出现“当前用户”的选项卡，点知之。

（3）在“当前用户页面”选中“是否启用”，并根据需要设置密码和生效日期、失效日期，然后选择该用户是否作为管理员，最后保存。

如“系统管理员的常用操作图4”、“系统管理员的常用操作图5”所示：

系统管理员的常用操作图4

系统管理员的常用操作图5

保存以后，该用户就会在设置的生效日期启用生效直至失效日期。

2，用户加入用户组

用户可以加入到现有的用户组，其操作过程如下图所示：

系统管理员的常用操作图6

要注意的是，一个用户可以加入到多个用户组，它将拥有所有加入的用户组的权限。

如果勾上“作为系统管理员”选项，那么该用户将具备系统管理员组的所有功能。

系统管理员是系统的超级用户，具备了所有的系统权限，系统管理员组是系统的超级用户组，也具备了所有的系统权限，系统管理员用户Administrator就是默认的系统管理员组的成员。

系统管理员组是不可以被删除或修改的，它是系统预设的用户组。

3，用户权限的分配

用户可以加入用户组，也可以仅仅作为一个用户不加入任何用户组，当用户不加入任何用户组的时候，用户可能没有任何权限，这时就需要给用户单独分配权限。

加入用户组的用户，如果某个用户的权限需要增加又不想改动用户组的权限，也可以单独给用户添加相关权限，单独增加的权限和从用户组继承的权限合在一起成为用户的权限。

如果用户加入到了某个用户组，那么该用户从用户组那里继承过来的权限是不可以被清除的，就是说可以增加但不可以删除。

系统管理员Administrator是系统的超级用户，系统预设其为默认的系统超级用户组“系统管理员组”的固定成员，其权限是不可以被修改的，其具有系统所有的权限。

除非是有必要，不赞成把除Administrator之外的用户加入到系统管理员组。

有关用户权限分配的操作过程，请参考用户组权限分配的过程，这里不再赘述。

初始化

系统的第一次运作往往要做系统的初始化。

因为系统的初始化为系统以后的使用提供了一些最基础的数据和规定。

初始化的详细说明请参考《初始化说明书》。

参数设置

这里主要是介绍短段线缆控制、总体设置和各单据具体参数。

短段线缆控制

在电缆企业中，电缆是以米来计算。

有些短段线缆还可以出售，但线缆短到一定程度可能就不可以出售了。

所以系统就对这些不能出售的短段线缆做一些规定。

按分类设置

例如，可以规定交联电缆系列缆短到10米以下就不可以出售。

操作步骤如下：

（1）在“短段线缆控制设置”界面的“物料分类”列表选中所要分类，如“交联电缆系列”。

（2）在“短线设置”区域填入“控制数量”。

（3）选择“按分类设置”。

（4）点击工具栏的“保存”。

（5）在弹出的提示框点击“确定”按钮。

如下图所示：

系统管理员的常用操作图7

点击“确定”后，则该分类下所有物料的控制数量都会设置为10米。

如下图所示：

系统管理员的常用操作图8

按产品设置

按产品设置可以对每种产品设定不同的控制数量。

操作步骤如下：

（1）在“短段线缆控制设置”界面的“物料分类”列表选中所要分类。

（2）点击工具栏的“显示”，则右边表格就会显示所选分类下的所有物料；同时“按产品设置”也会被自动选择。

（3）选中所需的物料。

（4）输入“控制数量”。

（5）点击工具栏的“保存”。

如下图所示：

系统管理员的常用操作图9

保存后，所设置的控制数量就会在表格显示出来。

如下图所示：

系统管理员的常用操作图10

系统参数

总体设置

系统管理员的常用操作图11

1，数量完全引用判断在数量的基础上浮动的比率（％）――设置单据数量引用时，完全引用判断在数量的基础上浮动的比率。

2，单据是否允许同种物料出现不同的价格信息――打勾表示允许

3，物料选取是否记录物料分类的位置――打勾表示记录。

4，批号选取窗口显示批号使用的过滤条件――设定批号选取窗口的过滤条件显示“型号规格、颜色、包装标准”中的一项或者几项。

如下图所示：

系统管理员的常用操作图12

5，系统信息提示的方式――设定以何种方式显示系统提示信息。

系统管理员的常用操作图13

“渐进弹出”是指提示信息逐渐从屏幕右下角显示出来，并成透明状态，当光标移到提示区域则会清晰显示。

不关闭提示信息也可以进行其他操作。

光标未进入：

系统管理员的常用操作图14

光标进入后：

系统管理员的常用操作图15

“强制模式”是指马上弹出系统提示消息，提示信息在关闭之前是不可以进行其他操作的。

系统管理员的常用操作图16

“后台记录”是指不弹出提示信息，只记录到系统中。

如下图所示：

6，当使用包装标准时批号与包装标准的关系――设置使用包装标准时批号与包装标准的关系。

如下图所示：

系统管理员的常用操作图17

7，非标准包装在单据下拉选择时处理方式――设定非标准包装在单据下拉选择时处理方。

如下图所示：

系统管理员的常用操作图18

8，行小线提示时使用的物料分类码――设置小线提示时使用的物料分类码。

9，选择批号时如何屏蔽无效库存――设置选择批号时如何屏蔽无效库存的方式。

如下图所示：

系统管理员的常用操作图19

单据编号规则

单据编号规则是对单据编号定下一些规则，为单据生成编号提供方便。

这里以销售单据为例如说明：

只要为单据编号规定了前缀，以后在新增单据时就会自动生成这样的前缀。

例如下图报价单的前缀是“BJ”，那么在新增报价单时，就会自动生成“BJ-******”的编号。

单据编号前缀的修改很简单，只需在表格输入相关前缀，点击工具栏的“保存”即可。

如下图所示：

系统管理员的常用操作图20

商户价格管理

商户价格管理是设置系统给定的20套价格的名称。

定价名称

这将是“决策分析”――“商户相关”――“商户定价管理”所设定的每套定价的名称。

有关商户定价的设置问题请参考“决策分析”说明部分。

修改定价名称的操作很简单，在表格输入相应定价的名称，点击工具栏的“保存”。

系统管理员的常用操作图21

有效定价

如果在“值”所在的列选定某些行打勾，然后点击“保存”，那么这些行的定价就会在“决策分析”――“商户相关”――“商户定价管理”显示对应定价的名称。

如下图所示：

系统管理员的常用操作图22

例如启用第一、二套定价，则在“决策分析”――“商户相关”――“商户定价管理”的商户－物料定价会显示出来。

如下图所示：

系统管理员的常用操作图23

在单据编辑界面的操作菜单“使用[通用]定价方案更新单据单价”也会显示出启用的定价。

如下图示：

各单据具体参数设置

这里以销售模块的销售订单为例说明具体参数

系统管理员的常用操作图24

1，新增单据消息通知――当有用户新增单据时系统会发送消息给指定的用户（在“值”对应的列设置，可以指定多个用户）。

2，编辑单据消息通知――当有用户修改单据时系统会发送消息给指定的用户。

3，审核单据消息通知――当有用户审核单据时系统会发送消息给指定的用户。

4，反审核单据消息通知――当有用户反审核单据时系统会发送消息给指定的用户。

5，关闭单据消息通知――当有用户关闭单据时系统会发送消息给指定的用户。

6，反关闭单据消息通知――当有用户反关闭单据时系统会发送消息给指定的用户。

7，删除单据消息通知――当有用户删除单据时系统会发送消息给指定的用户。

8，打印单据消息通知――当有用户打印单据时系统会发送消息给指定的用户。

9，单据审核之后才可以打印――设置单据是否在审核之后才可以打印，打勾表示可以。

10，信用额度时新单据处理方式――若已有单据对应的某个客户累计金额已超过信用额度时，新增单据的时候会按设定的方式处理。

这些设定的方式如下图所示：

系统管理员的常用操作图25

1）控制――对新增的单据的操作不作限制。

2）不控制但进行越界提示――对新增的单据的操作不作限制但会给出越界的提示。

3）不允许选择该商户――新增的单据不能选择、引用该商户作为单据的数据。

4）不允许保存单据――新增的单据不能被保存。

5）不允许审核单据――新增的单据不能被审核。

6）可审核人才可以审核单据――在第11点所设定的用户才可以审核该新增的单据。

7）不允许打印――不允许打印新增的单据。

11．超过信用额度后单据可审核的审核人序列――按顺序设定超过信用额度后单据可审核的用户。

其他单据的参数介绍请参照上述对销售订单的说明。

日志管理

日志的概念和意义

系统日志主要指系统对系统所发生的主要事务进行的记录。

日志的重要性在于，当系统出现了问题以后，很可能可以通过日志查找到出现问题的地方和出现问题的根源。

KCM系统所记录的日志，主要是对用户使用系统的记录，包括用户登录系统的时间，用户在何时进入了那些模块，用户在功能点里面做了哪些重要操作等。

日志的使用

日志的使用方法参考下图：

通过功能列表：

“系统管理\日志管理\系统日志”进入系统，首先弹出条件过滤框，系统管理员可以根据需要设置过滤条件。

系统管理员的常用操作图26

单击确定按钮，如下图所示，得到日志列表。

系统管理员的常用操作图27

通过日志列表可以看到，系统记录了用户在功能点进行的操作。

期末结账

期末结账的重要性

期间概念的引入，使业务和应收应付操作有了一个明确的日期范围。

一般来讲，我们可以认为处于本期间的数据，是需要进行各种处理的，但处于本期间之前的数据，一般可以认为已经成为历史数据，对他们的使用，一般局限在引用和查询上。

期末结账的概念就是在这种背景下产生的。

期末结账就是对当前期间的数据进行分析和处理，获得物料和应收应付本期发生的情况，结合上一期的期末的数据，把本期数据和上期的期末数据结转到新的期间，当前期的数据将成为历史数据，系统启用了新的期间。

期末结账的重要性在于：

1，结账结转到下一期的数据，将成为所有相关报表数据的基础来源之一。

2，结账以后，可以有效的保护当前期间之前的数据。

3，配合期间的概念。

期末结账的分类

期末结账分为业务结账和应收应付结账两个部分，这样区分的原因在于，业务操作和应收应付业务的不同步性。

1，业务结账：

主要结转出入库数据；

2，应收应付结账：

主要是结转应收应付数据。

业务结账使用方法

必须要注意的是，为了保持期间的统一性，在结账之前，请告知所有的客户端（除结账使用的机器外），暂停使用系统。

正是结账前，请关闭所有的窗口（除了结账窗口外）。

结账分四个步骤，如下图所示：

第一步：

系统提示

期末结账是系统非常重要和危险的操作，务必小心谨慎，建议在结账之前对系统的数据进行一次确认和检查，修改系统出现问题，然后开始结帐。

如下图示：

系统管理员的常用操作图28

第二步：

检查出入库单据是否全部审核

业务结账要求本期出入库单据必须全部审核，如果本期存在未审核的出入库单据，系统不可以结账。

有关出入库单据都有哪些，请参考相关手册。

这里简单罗列。

入库类：

单据名称

库存变化

注意事项

成品入库

库存增加

采购入库

库存增加

红字成品入库

库存减少

退料单

库存增加

库存调拨

来源仓减少、目的仓增加

销售退货

库存增加

其他入库

库存增加

无法决定入库方式时才使用

出库类：

单据名称

库存变化

注意事项

销售出库

库存减少

领料单

库存减少

零售出库

库存减少

采购退货

库存减少

其他出库

库存减少

无法决定出库方式时才使用

检查出入库单据是否完全审核，可以通过每种单据的管理中心界面，过滤条件选择本期、未审核即可查出本期是否存在未审核的相关单据。

如果系统所有的本期初入库单据都已经审核，系统通过了这一道检查；否则，将会把所有的尚未审核的出入库单据的单号、出入库名称，单据日期罗列出来，参考下图。

系统管理员的常用操作图29

可以通过窗口左下角的按钮导出内容到浏览器。

如下图所示：

系统管理员的常用操作图30

把所有未审核的出入库单据审核，然后“重新检查”，如下图所示：

系统管理员的常用操作图31

通过检查，进行下一步操作。

如下图所示，将会汇总结转数据。

系统管理员的常用操作图32

汇总结束，如下图所示。

当然也可以导出报告。

系统管理员的常用操作图33

以后，单击下一步进行下一步的操作。

将开始结结账，结账成功如下图所示：

系统管理员的常用操作图34

可以看到，系统的业务期间已经被更新。

系统启用新的业务期间。

财务结账的使用方法

应收应付结账的使用方法可以参考业务结账的使用方法，其步骤也是四步，每一步实现的内容也是类似的，只是业务是处理出入库单据而应收应付是处理应收应付数据。

应收应付结账的四个步骤分别是：

1，结账准备；

2，系统检查；

3，结账准备；

4，结账总结；

其过程可以参考下面的图示：

系统管理员的常用操作图35

系统管理员的常用操作图36

系统管理员的常用操作图37

系统管理员的常用操作图38

超级用户工具

超级用户工具是管理员特有的用于已经结帐的单据编号方案修改和业务的反结帐用到的工具，这里的超级用户指的就是管理员。

打开“超级工具用户箱”的步骤参考下图：

系统管理员的常用操作图39

修改单据编号方案

修改的步骤如下：

1．在“超级用户工具箱”界面从“单号方案”下拉框选定需要的方案。

2．点击“GO”按钮。

3．在弹出的提示框点击“确定”按钮。

系统管理员的常用操作图40

注：

弹出的提示框是提示用户单据方案修改以后单号的数字序列会由最小值开始，这样可能会导致新单据单号和旧单据单号重复。

所以要修改单据方案之前一定要经过深思熟虑，确保没有冲突。

业务反结帐

如果某些严重的原因导致错误的业务员结帐需要业务反结帐，这是只能由管理员来进行操作。

步骤如下：

1．在“超级用户工具箱”界。

面点击“结帐处理”选项卡，进入结帐处理的界面

2．点击“业务反结帐开始”，这时会弹出一个提示框，告诉用户反结帐的危险性，要慎重考虑。

如果了解反结帐的风险和理解反结帐的相关操作，可以进行下一步；否则停止操作，点击“取消”按钮退出。

3．点击“确定”按钮。

系统管理员的常用操作图41

4．在确认没有其他用户在使用系统的情况下，点击“确定”按钮。

系统管理员的常用操作图42

5．再次确认愿意承担反结帐的风险后，点击“确定”按钮开始正式的反结帐。

系统管理员的常用操作图43

6．如果反结帐成功，系统将提示“操作成功！

”。

系统管理员的常用操