4窗体和报表制作Word文档格式.docx

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如果要编辑修改其他部分，可以在窗体设计视图环境中选择ACCESS窗口菜单的“视图--页面页眉/页脚”或“视图--窗体页眉/页脚”调出其他部分后再修改。

“窗体”的建立与修改操作：

建立或修改窗体，必须先打开一个数据库文件，在数据库窗口中选择“窗体”对象。

要建立一个新窗体，选择一种创建工具（如“在设计视图中创建窗体”），然后在窗体设计窗口安排窗体的各个元件，完成后关闭窗体设计视图窗口，赋予新窗体一个名字，新建的窗体即保存在“窗体”对象列表中；

要修改一个已存在的窗体，选中该窗体，单击数据库窗口中的“设计”按钮，在窗体设计视图窗口中修改，完成后关闭设计视图窗口保存修改结果。

操作实例：

建立一个输出某个成绩表的一个记录若干字段的窗体（一般，在“表”窗口，看到的是整个表、多行记录）。

一、打开一个数据库文件，点击数据库窗口中的“窗体”对象，再双击右侧“在设计视图中创建窗体”项，打开窗体设计视图；

二、如果屏幕出现选择“表”的窗口，选中一个成绩表，如果没有选择“表”窗口，点击“窗体设计视图工具栏”中的“属性”按钮，在“数据”卡“记录源”中选择一个成绩表；

三、跟着出现的成绩表结构窗口中仅显示表的结构（字段）。

将窗体中要出现的字段从成绩表结构窗口拖到窗体设计视图的编辑区；

四、调整窗体设计视图中各个元件的位置、大小、字体字号等，直到满意；

五、关闭窗体设计视图，新建窗体保存在数据库文件中。

说明：

建立和修改窗体的多个实例，可参考课本P104-P114的内容。

与“窗体”设计有关的问题和建议：

一、窗体有多种类型（外观），建立窗体也有多种途径，但归根结底还是利用“设计视图”创建窗体和使用“设计视图”修改窗体。

设计视图的优点是功能强、缺点是效率低。

建议在创建一个新窗体的时候，点击数据库窗口中的“新建”按钮，会出现所有创建窗体的途径供选择---根据要求，在其中选用一个效率最高的途径建立一个最接近要求的窗体，对其不足的部分，利用“设计视图”修改，直到全部满足要求；

二、设计窗体的过程会使用到多种“工具”。

课本P109中提及的“窗体设计视图工具栏”是ACCESS窗口的“工具条”的组成部分（即：

不是安排在“数据库窗口”中）。

这个工具栏中的许多“工具按钮”要进入设计（创建/修改）窗体环境才会出现，甚至，某些工具按钮要在更具体的场合才起作用（例如：

“线条/边框宽度”按钮要在选中窗体中一个带边的元件才有效）---ACCESS的“工具条”是会根据环境发生变动的；

三、窗体的“属性”是一个窗体的规则、限制、功能的特征集合，必要时可以通过修改一个窗体的属性使其达到要求。

如果屏幕上出现窗体属性窗口，可直接选择需要的属性，如果没有窗体属性窗口，先点击“窗体设计视图工具栏”中的“属性”按钮，待屏幕出现窗体属性窗口再选择修改各项属性；

有关窗体的“属性”的具体问题，在后面的文字中有更详细的解释。

四、有的窗体中需要出现各种表/查询的记录信息（称做“数据源”或“记录源”）。

一般，在创建窗体的时候会先要求指定数据源（出现一个“表/查询”列表供选择），如果不出现这个列表，可打开窗体属性窗口，在“数据”卡的“记录源”列表中选择一个表/查询，再将需用的字段拖到窗体中；

五、在窗体中除表/查询的信息外，还使用“控件”来显示信息、接收输入、实现动作。

在窗体设计视图环境，会出现一个“（控件）工具箱窗口”（在ACCESS中就称为“工具箱”），开发人员可以在“工具箱”中选中所需的控件，直接拖到窗体中使用。

如果没有出现这个“工具箱”、或者已经将其关闭，可以点击“窗体设计视图工具栏”中的“工具箱”按钮，重新调出“（控件）工具箱”；

有关“控件”更具体的问题，在后面的文字中有更详细的解释。

六、编辑设计窗体时，如果将数据源（表/查询）的字段拖动到窗体，字段名出现在字段内容旁边。

如果字段名的含义不清晰（如：

A1），可修改字段名框里的内容（如：

将“A1”改成“学生编号”），使得信息更明确；

七、必要时，可以在窗体中合适的地方添加文字说明、图片、线条边框等元素，吸引、方便和引导最终用户使用数据库应用系统。

关于创建和使用“主/子窗体”的问题，留待以后讨论。

“窗体”对象的属性：

数据库中各种“对象”（如，“表”、“字段”）都有其自己特殊的属性，同样，对窗体也可以进行属性设置，从而得到需要的效果。

在“属性”窗口可以见到属性选项卡，窗体属性有以下几类：

“格式”类属性：

此类属性是确定窗体的显示界面和效果的，类似WORD的“排版”功能---例如，在窗体设计视图中，点击工具栏中的“属性”按钮，在“格式--默认视图”中做选择，很容易就能实现“纵栏式”、“表格式”、“数据表”等不同的窗体格式转换（即：

所谓不同类型的窗体，不过是对数据源采用不同的“窗体视图”的效果）---注意，此项只有在编辑修改窗体时才出现。

在“格式”类属性中，还可以确定窗体的某些默认元素（如“导航按钮”、“记录选择器”）是否出现；

“数据”类属性：

此类属性确定是否可以对窗体中的数据进行某种操作（如，是否允许修改）。

如果该窗体与数据源挂钩，对窗体数据的修改会直接传到数据源（即，数据源，如“表”中的记录也会被修改）；

“事件”类属性：

此类属性确定当发生何种“窗体事件”时，ACCESS会做出何种响应。

“窗体事件”是指窗体在运行过程中发生的某种情况（如，打开窗体），“事件代码”是一段程序，涉及VB或“宏”的知识，“响应”是指当事件发生后执行对应的事件代码所产生的后果（如，执行某段事件代码，打印窗体）。

有关窗体部分的属性及意义、作用请参见课本P114-P115中的表7-1、表7-2。

使用窗体“属性”的示例：

在应用系统开发中，可以根据具体要求修改属性达到设计要求，例如，要求设计一个窗体，用户只可以通过这个窗体看到数据源的信息、不可以修改信息（如，输出查询结果的时候就需要这样的窗体，用户只可以看，不能够修改查询结果），具体的实现步骤如下：

首先，如果不允许终端用户修改一个窗体中所包含所有字段中的数据，可以在“属性--数据”中设置“允许编辑”为“否”。

（说明：

窗体的许多属性都有“默认值”，例如，“允许编辑”项的默认值是“是”，即可以修改窗体中包含的字段的内容，“允许编辑”是允许修改已有记录内容的意思）。

仅做上述设置是否可以达到目的？

---修改属性是一件需要很细心进行的事情，对于应用系统开发中的许多具体“要求”，必须通过设置多个属性才能达到目的---就前面的要求，原意是不允许终端用户增、删、改数据源中的记录，如果仅设置“允许编辑”为“否”，终端用户是不能修改原有记录，但仍然可以删除原有记录、或增加新记录（如，查询用户可以通过删除一条记录再插入一个新记录来修改数据源的信息），必须将窗体“属性--数据”中“允许删除”、“允许添加”项都设置为“否”才能够达到要求（“删除”是删除数据源的记录、“添加”是在数据源中增加新记录）。

进一步的例子：

如果在窗体中显示“学号”、“姓名”、“语文成绩”三个字段，让语文老师输入成绩，要求是在窗体中看到学号和姓名，但不能修改，但“语文成绩”字段可以修改（因为必须允许教师输入成绩），该如何做？

设置窗体属性只能够使“整个”窗体的内容“允许”或“禁止”，如果有的字段不能修改（避免误操作）、有的字段可以修改，单靠设置窗体属性不能实现要求。

第一步，选中窗体中的一个字段，右击后在快捷菜单中选择“属性”项（是为“控件属性”，在后面有专门介绍），对“数据”卡中的“是否锁定”项进行设置，若该项为“是”该字段不能修改、若该项为“否”（默认项）该字段允许修改，按需要将“学号”、“姓名”字段设置为不可修改，“语文成绩”字段设置为允许修改；

第二步，设置这个窗体的属性，“允许编辑”项为“是”，“允许删除”和“允许添加”项为“否”（自行解释为什么要这样设置）。

深入的讨论：

在“表”结构设计中可以为字段设置“属性”、在与数据源挂钩的窗体设计中也可以为字段设置属性，怎样理解它们各自的有效范围和它们之间的关系？

---例如，已经给一个“表”中的某个字段设置有效性规则，现在在“窗体”也为该字段设置了有效性规则，有什么影响？

在“表”中给字段设置的属性是“全局”的，在所有使用这个“表”的场合均有效、在“窗体”中给字段设置的属性是“局部”的，仅在该窗体运行时在窗体范围内有效。

如果想某个限制在所有场合有效，只要在“表”中给相应的字段设置合适的属性就可以---应该注意的是，如果使用“双重属性”（即，对同一字段同一属性，在“表”和“窗体”中都设置限制），在窗体中设置的属性不要与在表中设置的属性冲突，否则效果往往出乎意料之外。

“控件”的类型及作用：

前面的文字已经涉及“控件”的概念，“控件”是窗体的重要组成元素（严格而言，“控件”也应该算一种ACCESS对象）。

ACCESS窗体对象可以使用不同类型的“控件”，它们分别具备不同的功能，开发者可根据实际需要选用控件。

在窗体设计视图中，“（控件）工具箱”提供多种类型的控件供窗体设计人员选择（实际上，控件还有很多，可以通过点击工具箱中的“其他控件”调出来）。

需要时，在“工具箱”中选中一种控件，将其拖到窗体中就可以使用。

下面介绍（控件）工具箱中常用的几个控件：

“标签”控件。

选用该控件在窗体中产生一个输出文字等信息的区域，开发人员可以将需要发布的信息在窗体设计阶段安排在“标签”控件中，但终端用户只看到这些信息，不能修改。

其实，设计窗体的时候，每个“字段”旁边出现的说明项，就是“标签”控件；

注意：

“标签”控件的作用类似WORD的“文本框”，在窗体运行的时候基本没有交互功能，只起输出信息的作用；

“文本框”控件。

选用该控件在窗体中产生一个输出信息或接收用户输入的区域，可以让终端用户输入文字信息。

其实，在设计窗体的时候，显示“字段”的元件就是“文本框”控件。

“文本框”控件的作用比较复杂，唯不可当做类似WORD的文本框来使用---当“文本框”控件绑定数据源的字段，在窗体运行时显示字段的内容，如果没有限制，用户可以修改这些内容，如果“文本框”控件绑定一个表达式，窗体运行的时候输出表达式的运算结果（值），此时一般不允许修改，如果“文本框”无绑定，窗体运行的时候允许用户往该文本框输入数据，若需要接收用户的输入又不是放到数据源中，采用最后一种方式；

“图象”控件。

选用该控件可以在窗体放置一个“图片”--如果图片是“嵌入”的，加入到数据库文件中，如果图片是“链接”的，保留在数据库文件之外，采用“链接”方式要保证窗体运行的时候能够找到这个图形文件。

图片文件一般比较大，如果在窗体中无节制地使用较多的图片，很容易使得数据库文件的扩大很多倍（“嵌入”图片的情况），就是说，附加的可有可无的图片信息比核心数据的信息量大数倍甚至数十倍！

严重影响数据库的效率，这是很不值得的；

“切换按钮”控件。

选用该控件在窗体中产生一个让用户点击的“按钮”；

“选项按钮”控件。

选用该控件在窗体中产生一个单选项；

“复选框”控件。

选用该控件在窗体中产生一组多选项按钮；

“选项组”控件。

选用该控件在窗体中一次产生一组选项按钮，或复选框、或切换按钮，三者只能选其一。

相比前3者，利用选项组可以更快地开发出所需的界面。

上面的几类“按钮”其实只有外观上的不同，在实际使用中都需要定义响应才有意义。

开发人员可以利用“窗体设计视图工具栏”中的“生成器”给按钮添加“事件代码”---或者，在控件属性的“事件”中指定“宏”或添加事件代码---当某种事件发生时执行该代码、产生动作响应。

换言之，预先确定动作，当终端用户产生某个事件（如，单击该按钮），执行预定的动作。

与窗体变化有关的是“窗体事件”、与窗体内的“控件”有关的是“控件事件”（如，鼠标点击窗体中的某按钮控件是“控件事件”），两种事件要区分清楚，而且需要在不同的地方安排“响应”。

在窗体设计阶段中有关的“控件”的更多知识及创建实例，可参考课本P116-P123的内容。

更多的“控件”类型及使用的讨论，将在后面的文字中做介绍。

“控件”的属性：

从前面的示例中已知，控件也有“属性”。

不同类型的控件，其“属性”也有区别。

可以在窗体中针对某个特定的“控件”设置其专门的属性。

要设置一个控件的属性，选中该控件，然后点击“窗体设计视图工具栏”中的“属性”按钮--或者，右击该控件，在快捷菜单中选择“属性”项---都可以设置控件的属性。

控件的属性基本也分为“格式”、“数据”、“事件”等几类，与“窗体”属性大同小异---但不少控件的“数据”类是空白的，即这些控件是不能与数据源挂钩的。

控件应用示例---实现“项目单（菜单）”的一种途径：

前面已经介绍，在窗体中与“控件”有关的事件是“控件事件”，如果想对控件事件有响应，必须编写“事件代码”或编制“宏”---当前的问题是，现在尚未掌握VB或宏的知识，所以很多设想不能实现---不过，在“（控件）工具箱”中有一个比较特殊的控件“命令按钮”，可以让开发人员在不用编写代码或使用“宏”的前提下，定义当“鼠标单击该命令按钮”事件发生时，ACCESS做出的响应。

关于使用这个“命令按钮”及“单击事件”的响应，现举例如下：

实际需求：

当今，各种软件一般都将自己所能提供的全部或大部分功能列在“项目单”中，供用户点击选用。

项目单按功能的多寡分成若干级，由上一级项目单中的一个项启动对应的下一级（子）项目单，最下层的项目单，一个项目对应一项具体的功能。

开发数据库应用系统也需要实现项目单。

但ACCESS没有提供直接的制作当今流行的“下拉式”项目单的手段，作为折中，可以考虑使用窗体作为项目单的界面、使用上面所介绍的各种按钮、列表框等控件做为项目单中的项目表示，当点击某个按钮之类的控件时，启动一个新的窗体，新的窗体可能是下一级项目单、或者是实现一个具体的功能。

问题关键：

如果使用上面介绍的控件，启动一个新窗体的动作必须通过编写一段“事件代码”来实现---但现在不会写这些代码。

解决途径：

比较好的方法是，使用“命令按钮”控件来实现项目单，可以避免编写“事件代码”---在“命令按钮”控件中，预先存储了一批实现特定动作功能的事件代码，只要在窗体设计视图中为一个“命令按钮”指定一个动作，终端用户点击该命令按钮就完成该动作。

使用“命令按钮”的方法：

在窗体设计视图，从“（控件）工具箱”中将一个“命令按钮”控件拖放到窗体中，屏幕上弹出“命令按钮向导”对话框，在其中选择“窗体操作---打开窗体”动作，再指定打开的窗体名字（后者必须已存在，如，“窗体B”），再为“命令按钮”定义一组说明文字（一般，文字就是项目单的各项），并保存该窗体（如，命名为“窗体A”），以后，当运行“窗体A”的时候点击这个命令按钮，就打开“窗体B”。

按上述方法，在窗体A中放置多个“命令按钮”，定义点击它们的时候分别打开“窗体C”、“窗体D”、“窗体E”.....这样，窗体A就成为一个可以调用下级窗体的项目单。

至于下一级的窗体，既可以设计成子项目单（“菜单窗体”）、也可以按应用系统的需要，就是一个实现某项功能的“功能窗体”。

命令按钮的局限：

ACCESS只为“命令按钮”提供了“单击事件”的响应，对于发生在“命令按钮”上的其他事件，要作出响应依然需要“事件代码”或利用“宏”---而且，预定的响应动作只有常用的数十种。

“报表”对象的作用：

可以把“报表”看做没有交互功能的“窗体”。

即，在运行过程时报表中的数据用户是不能更改的、也不能在运行中接受用户的输入。

报表既可以向打印机输出，也可以向屏幕输出---报表的主要作用是向打印设备输出查询、统计结果。

“报表”的结构和视图：

一个完整的报表包括“主体”、“组页眉”、“组页脚”、“页面页眉”、“页面页脚”和“报表页眉”、“报表页脚”等7部分。

与窗体不同，在报表中除主体是必须的外，其他各部分也是经常会“出现”的。

在设计报表的时候，在报表设计视图中一般会出现的“主体”、“页面页眉”、“页面页脚”等部分。

如果要编辑修改其他部分，可以在报表设计视图环境中选择ACCESS窗口菜单的“视图--页面页眉/页脚”或“视图--报表页眉/页脚”调出其他部分后再修改。

“组页眉/页脚”是采用分组统计才需要的。

“报表”的类型：

一、纵栏式报表。

一个项（记录）占一行或多行。

类似纵栏式窗体，但窗体一般只出现一条记录，报表在一个页面可能有多条记录；

二、表格式报表。

一个输出的记录占一行，在页面顶部行才输出字段名或字段标题。

这是最常用的报表类型；

三、图表报表。

报表中包含“图表”；

四、标签报表。

在上述报表类型中，一般是在一个页面中放置多个输出项（记录），标签报表中一般一个页面只对应一条记录，合理地设置页面，可以得到一张张如同“标签”的输出。

“报表”的建立与修改操作：

与“窗体”不同，一个“窗体”可能需要一个或多个“数据源”、也可以不需要“数据源”，但“报表”一般要以一个或多个“数据源”做基础。

要建立一个新报表，选择一种创建工具（与创建“查询”不同，不建议利用“报表设计视图”创建新报表），然后挑选数据源，若有必要，还要将需要的字段从数据源的字段窗口拖到报表设计窗口，并完成设置分组、求和等工作，完成后关闭报表设计视图窗口，赋予新报表一个名字，新建的报表即保存在“报表”对象列表中；

要修改一个已存在的报表，选中该报表，单击数据库窗口中的“设计”按钮，在报表设计视图窗口中修改，完成后关闭设计视图窗口保存修改结果。

为一个成绩表建立一个“表格式”报表（成绩表中一个记录输出到报表中的一行）。

一、打开一个数据库文件，点击数据库窗口中的“报表”对象，再点击数据库窗口上方的“新建”按钮；

二、先在“新建报表”窗口下方的选择数据源列表中选定一个成绩表，然后在上方的列表中选择“自动创建报表：

表格式”项，点击“确定”按钮；

三、一个表格式报表出现在报表设计视图中，检查无误、关闭报表设计视图，新建报表保存在数据库文件中。

建立和修改报表的多个实例，可参考课本P129-P145的内容。

“报表”的打印操作：

报表默认是输出到屏幕而不是输出到打印机---在运行一个“报表”时，结果先输出到屏幕，用户认为合适的话，点击ACCESS窗口的工具栏中的“打印”按钮、或者在ACCESS窗口菜单中选择“文件--打印”项，就可以将屏幕上的报表内容送到打印机打印。

在应用系统设计中，如果想直接将报表送到打印机打印而不是先送到屏幕，可以在窗体中使用“命令按钮”控件--先建立一个“报表”，在另一个调用该报表的窗体中放置一个“命令按钮”控件，并为该控件指定“报表操作--打印报表”，再确定需要打印报表的名字，运行该窗体的时候，当用户点击这个命令按钮，报表直接输出到打印机而不会输出到屏幕。

问题：

如果在决定是否打印之前需要先“看看”报表的内容（即，先在屏幕看），如果合适才点击“打印”送到打印机，如果实现此要求？

与“报表”有关的问题和建议：

一、建立报表有多种途径，但归根结底还是利用“设计视图”创建和修改报表。

与窗体类似，报表设计视图的优点是功能强、缺点是效率低。

建议在创建一个新报表的时候，点击数据库窗口中的“新建”按钮，会出现所有创建报表的途径供选择---根据要求，在其中选用一个效率最高的途径建立一个最接近要求的报表，对其不足的部分，利用“设计视图”修改，直到全部满足要求；

二、采用某种途径建立的报表（如，自动创建报表：

表格式），如果不能达到最终的使用要求，可以使用报表设计视图修改报表。

一般，在报表主体中，设计是“一条记录”的格式，但在报表运行时，会在一个页面中自动连续出现多个记录（标签报表除外）。

“表格式”报表，其列（栏）标题（一般就是字段名）放在“页面页眉”中，“纵栏式”报表，各字段的说明（一般就是字段名）一般放置在字段的左侧。

可以在报表设计视图中修改各字段的标题、字段宽度等，还可以利用“报表设计视图工具栏”中的“属性”和“自动套用格式”按钮提供的功能来设置报表的格式，如：

报表标题、报表宽度、边框等；

三、打印所用的纸张是有限的，如果一个报表中所采纳的字段过多、总宽度（包括页面的左右边界）超过一张打印纸的宽度，报表将被横向分配到多张纸上。

如果想将打印的内容收纳在一张纸中，可以采取的方法有：

在设计视图中删除不需要的字段、合理设置字段的宽度和文字的大小、选择纸张的大小和调整版面方向、调整页边距；

调整报表的纸张大小、版面方向，可以在设计报表的时候，通过ACCESS窗口菜单的“文件--页面设置”来实现。

四、页面页眉/页面页脚设置问题。

报表的页面页眉/页脚设置在报表设计视图中修改，ACCESS窗口菜单中的“视图--页面页眉/页脚”项只是“调出”页眉/页脚，如果页眉/页脚已经出现在报表设计视图中，再使用该功能会删除已经存在的页眉/页脚。

与页面页眉/页面页脚类似的还有报表页眉/报表页脚；

五、排序、分组和分类统计问题。

如果需要在报表中实现分组、分类（组）统计和排序，建议通过“使用向导创建报表”途径建立报表，在创建过程中确定相应的项目。

如果报表已经建立，可以在报表设计视图环境中选择ACCESS窗口菜单的“视图--排序与分组”来添加需要的项目。

在进行“分组”操作时指定和产生“组页眉”、“组页脚”；

六、“标签报表”的设计与用途。

标签报表可以通过“新建--标签向导”途径创建，先确认“标签”（页面）的大小，再选择报表中需用的字段等元素。

标签报表是一个页面输出一个记录的，可以用来实现诸如“产品标签”、“成绩通知单”等一个页面只出现一个记录的信息的输出。

其实，窗体也是可以打印的，窗体的设计比报表更加灵活，如果需要的打印输出格式使用报表对象不易实现（如，数据透视表），可以考虑使用窗体对象。

使用“命令按钮”控件可以实现直接将一个窗体的内容输出到打印机。