物流部管理制度Word格式文档下载.docx
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一十二、会议管理
会议召开频次、会议纪要
一十三、报表管理
报表类型、报表上交
一十四、大项目管理
分工：
胡雨：
（目的、适用范围、审批权限）、人员、培训、安全、大项目
秋菊：
成本、风险
蒋赢：
资产、耗材、流程信息化
余洁：
会议、报表
标题编号依次顺序，
1、2、3……
（1）
（2）……
a）b）c）……
1.物流部资产管理制度
1.目的
为规范物流部资产管理，使物流部各类资产、设备的计划、购置、领用、登记、保管、移转、维修、报废（损）等事项的处理有所依据，以公司《固定资产管理制度》的相关规定为原则，结合物流部实际业务需求，特制定本制度加以补充与规范。
2.范围
艾迪康总部物流及子公司物流部。
3.定义
3.1公司固定资产的定义：
参照公司财务部《固定资产管理制度》中有关固定资产的定义与说明。
3.2物流部资产的定义：
为满足开展正常的物流运营活动和实现高效物流服务所提供的的资产和设备，包括但不限于公司固定资产所定义的范畴；
具体包括物流办公设备（如：
IT设备、行政办公设备等）、用于前端样品接收的工具（如：
样品接收箱、接收包、用于确保样品质量的相关设备）及物流车辆等。
以下未作特殊说明均以“资产”代称。
3.3场外资产的定义：
以借用或暂放形式，配发至终端客户或接收员使用电脑与外设。
4.职责
4.1子公司物流部：
负责本部门的资产设备管理工作，设置专职或兼职的固定资产或设备管理专员。
4.1.1资产管理专员：
负责保障公司资产的安全、完整、全面统一管理，建立资产管理台账，登记资产的使用、变动、报废、处理情况，定期与不定期会同相关部门对本部门的资产进行清查。
并将资产的保管落实到具体的责任人，以确保资产的正常使用。
4.1.2物流服务专员：
负责场外客户端设备的配送，办理设备移交及与客户签订《资产保管协议》。
4.2总部物流部：
指导和监督各子公司物流部资产管理工作。
5.制度内容
5.1资产计划
5.1.1物流部根据每年度设备的淘汰更新程度、人员增加比例及对第二年资产投入的预测，在每年年底编制采购计划和预算报总公司审核审批。
5.1.2客户端设备的申请计划由销售部根据实际需求以工作流形式向物流部提出申请。
5.2资产购置
5.2.1资产采购必须按工作流完成各级审批通过后方可购买。
5.2.2通过审批的采购申请或采购计划，由公司采购部统一落实。
5.2.3预算内采购的，按照公司《固定资产管理制度》相关条款执行。
5.2.4预算外采购或临时增加的项目，应编制临时采购计划，向总部物流部报备，并以工作流形式（详见工作流）完成各部门审批后方可购买。
5.3资产验收/登记
5.3.1物流部对所采购到的资产应及时做好验收登记，具体由物流部负责资产管理的物流专员检查资产规格型号、外观状况、数量以及功能是否与需求一致等。
5.3.2影响使用或不合格的资产应拒收，并及时向采购部门反应。
5.3.3资产管理专员及时登记和更新本部门的《资产台帐》（表格），详细填写资产名称、规格型号、固定资产编号、收到数量、到货/验收日期、供货厂商等信息。
5.3.4固定资产由行政部统一编号，非固定资产由暂时不编号。
5.5资产领用/登记
5.5.1资产的内部领用
5.5.1.1部门内领用：
由资产使用人填写《资产领用申请表》，注明领用事由，经部门负责人签字确认后，由资产管理专员发放。
《资产领用申请表》由资产管理员整理归档。
5.5.1.2办事处领用：
由办事处区域组长与公司签订《资产保管协议》（一式两份），原件资产管理专员存档。
5.5.1.3员工个人领用（场外资产）：
由员工个人与公司签订《资产保管协议》（一式两份），原件由资产管理专员存档。
5.5.2场外资产的配送：
根据销售部“终端维护设备审批”工作流，物流部制订配送计划，将设备及时、准确送到终端客户，办理设备的使用权移交，与客户签订《资产保管协议》并带回。
5.5.3资产管理专员根据资产领用记录，在两个工作日内将资产领用信息录入K3“物流部资产管理系统”中，具体操作见《物流部资产管理系统操作说明》。
5.4资产保管
5.4.1资产的储存保管，原则上应以物资的属性、特点和用途规划设置专门的存放位置。
5.4.2资产的实物管理，由物流部统一管理，具体由资产管理专员负责指导、监督资产的使用与管理工作。
5.4.3资产使用人应做好资产设备的日常维护与清洁工作。
5.4.4使用过程中因保管不善或其它人为因素造成设备资产遗失、失窃或损坏的，必须按规定赔偿。
5.5资产转移
5.5.1部门内资产未经部门负责人和公司总经理批准，不得擅自调拔、转移、借出和出售。
5.5.2各部门之间调剂使用固定资产，由调出方填写《固定资产转移单》，经使用部门双方负责人、当地财务部、总部物流部签字后，报公司审批，详见《固定资产转移流程》
5.5.3由双方资产管理专员负责对本部门资产台账进行调整，并更新“物流部资产管理系统”数据。
财务部负责对账务进行调整。
5.6资产维修
5.6.1各类设备的使用人，必须事先细读说明书，熟悉其性能，严格按照规定进行操作。
5.6.2各类固定资产在使用过程中，如需增加配件或进行维修的，应首先与采购部或行政部门联系，由其负责配件购置和联系维修。
5.7资产报废/处置
5.7.1申请资产报废，应符合下列条件之一：
5.7.1.1申请报废的固定资产已超过其使用年限，且不能继续使用；
5.7.1.2因自然和人为的原因，使固定资产受到毁损和丢失，且无法弥补和修复以便继续使用的；
5.7.1.3由于历史原因，申请报废的固定资产存在重大质量问题，性能低劣且无法修复的；
5.7.1.4因工艺设置改变和技术进步而遭淘汰，需要更新换代的；
5.7.1.5申请报废的固定资产，虽未超过使用年限，但其实际工作量超过其产品设计工作量，且继续使用易发生危险的。
5.7.2资产报废应，由部门填写《设备处置申请单》报公司各级审批。
5.7.3资产处理请参照公司《固定资产清理流程》
5.8资产盘点
5.8.1公司对资产实行定期实物盘点清查，目的是保证固定资产账、卡、物相符，摸清资产的实际使用现状，保证固定资产的安全、完整。
5.8.2物流部季度盘点：
总部物流部每季度对各子公司物流部资产进行盘点清查，盘点清查工作由子公司物流部具体执行。
总部物流部相关模块对子公司物流资产管理情况进行不定期的抽查与盘点。
5.8.3公司年度盘点：
总部财务部负责组织相关部门对固定资产实物进行清查盘点。
通过清点发现的盘盈、盘亏和毁损，应查明原因，按规定办理相关手续，以保证账、卡、物相符。
5.8.4各子公司根据需要进行不定期盘点。
资产管理专员入离职、转岗，应进行资产管理工作交接，须保证账目与实物相符，视情况进行资产的实际盘点，并由部门负责人审核批准。
每季度末，总部物流部会同财务部、审计部对各子公司物流部门的资产管理情况进行全面检查及盘点，并出具书面报告。
如属管理不善等人为因素造成，将追究当事人和管理者的责任，并视具体情况赔偿损失。
5.8.5子公司物流部对盘点清查中发现的盈亏和资产毁损，应逐个查明原因，并出具书面报告。
协商提出处理意见，报公司领导审批，并做好资产台帐的调整工作。
5.8.6涉及的责任人应承担相应的赔偿责任。
盘点清查中发现的闲置资产要查明情况，并制订处理计划，账外资产要作盘盈处理，及时入账。
2.物流部耗材管理
加强耗材的管理和监督，强化耗材的配送服务，确保耗材质量的有效性和可追溯性。
物流部配送范围内的耗材，包括对耗材的存储、配送、回收、盘点以及对耗材的质量与用量的监控等管理环节。
耗材：
是指终端客户按照本公司《检测目录》要求向患者提供使用与其治疗项目相对应的所有一次性使用高值、低值医用耗材（包含一次性材料、检验试剂等），以及用于前端报告单打印消耗的纸张、墨盒等。
负责本部门终端耗材的配送与管理工作，设置专职或兼职的耗材管理专员。
4.1.1耗材管理专员：
负责耗材的月配计划、耗材的领用、发放、回收及日常保管，建立耗材台账，定期与不定期组织对终端耗材的盘点检查，确保耗材质量有效性。
并将终端耗材的管理工作落实到具体的样品接收员。
4.1.2物流服务专员（含样品接收员、物流司机）：
负责终端耗材的配送，与客户人员做好耗材的移交与签收记录。
指导和监督各子公司物流部终端耗材的管理工作。
5.1月配计划
5.1.1物流部应根据客户的需求，每月做好耗材配送计划（月配），及时向客户配送适量耗材，确保前端业务的正常开展。
5.1.2月配或临时配送时，须按工作流完成各级审批通过后向仓储部门领用，做好耗材领用登记。
5.2领用/发放
5.2.1耗材管理专员应建立建全耗材的领用与发放登记台帐。
及时将发放记录维护到“物流部耗材管理系统”
5.2.2领用耗材时，应重点关注实物与需求的一致性。
未满足需求量的，应及时与终端客户沟通。
5.2.3耗材管理专员应重视现有库存耗材的周转率，优先考虑现有库存的消耗。
5.2.4耗材发放时，应做到“票货同行”，即每一笔耗材的发放，都应随货附上《出库单》或《客户耗材签收单》。
《出库单》或《客户耗材签收单》由“物流部耗材管理系统”生成打印。
5.3配送/交接
5.3.1物流部根据配送计划表，安排人员、时间和运输设备执行配送任务。
如果配送任务未预期完成的，应及时向终端客户反馈，商议延迟配送。
5.3.2物流服务专员在配送耗材前应核对配送物的规格型号、数量，检验耗材的质量。
有质量问题的耗材，如失效、过质保期、破损、漏液等情况的，应及时反馈，并更换耗材。
耗材配送时应附上随货的《客户耗材签收单》。
5.3.3合理选择耗材的运输条件，包括包装标识、温湿度、运输时间等，确保耗材在运输安全。
5.3.4合理装卸，轻拿轻放，客户端耗材存放在有利于耗材保存的固定区域。
5.3.5物流服务专员与客户耗材接收人员做好耗材的当面交接，双方人员在《客户耗材签收单》上签字确认。
5.4日常管理
5.4.1耗材的存储环境
5.4.1.1物流部应建立合理的耗材回收处理机制和耗材存储环境，有效跟踪耗材库存量和质量状况。
5.4.1.2根据不同耗材对温湿度的需求，物流部耗材存储环境的温湿度要求一般为：
温度4℃～25℃，湿度45％～75％。
5.4.2耗材的标识
5.4.2.1耗材发放时，应在详细记录耗材的生产批号、生产日期、有（失）效期。
未注明上述标识的，应及时向采购或仓储部门反应。
5.4.2.2耗材标识的图示对照
序号
中文名称
英文全称
英文简称
常见图示
1
生产批号
BatchNumber
BatchNo
LotNumber
LotNo或Lot
2
生产日期
Manufacturingdate
Mfg.Date或Mfg
ProductionDate
PD
3
有（失）效期
Expiringdate
Exp.Date或Exp
、
Expirydate
注：
以下图标仅作示例，不代表符合标准的唯一形式。
a）“有效期至”标志使用示例：
表示有效期至2005年09月15日，
表示有效期至2005年09月。
b）“生产批号”标志使用示例：
表示批号为ABC123。
c）“生产日期”标志使用示例：
表示于2001年06月生产，
表示2002年生产。
5.4.2.3物流部应把终端耗材的日常检查为常态工作，纳入接人员的考核中。
5.4.3问题耗材的处置
5.4.3.1对于有质量问题的耗材，包括但不限于失效、过质保期、破损、漏液等情况的，物流服务专员应及时向部门反应，并及时将有质量问题的耗材进行回收，并做好耗材回收跟踪记录。
5.4.4耗材盘点
5.4.4.1建立耗材的周、月盘点机制，由物流一线接收人员（物流服务专员、司机等）按要求对客户端耗材存量的清点，检查耗材状况，包括但不限于耗材的有效期、批次号、质量、存量、使用量、损耗量等。
5.4.4.2月度耗材盘点数据应作为下月月配计划的重要参考指标。
5.4.4.3每季度或年末，物流部应组织进行耗材的实物盘点，核对账实差异，及时调整台账与系统库存。
3.物流流程管理制度
保证物流部各项工作流程的规范化、标准化和系统化，有序建立和实现流程优化目标，有效实施流程管理，特制定本制度。
物流部各项工作流程的建立、发布、维护、变更、优化和监控。
（略）
4.1子公司物流：
按既定流程开展各项工作，并对流程的不足、改进、优化提供相关的建议或意见。
负责物流部各项工作流程的统筹规范，并对子公司物流部流程执行情况进行监督指导。
4.2.1总部物流主管：
结合物流运营现状与公司战略目标，制定和优化本部门的业务流程，并对流程的执行情况进行监控。
5.1流程分类
5.1.1按物流部业务模式和流程的从属关系，分为物流决策流程、物流运营流程、物流支持流程。
5.1.1.1物流决策流程包括战略规划、年度计划/预算、重大决策管理、流程制度管理，为全局性统筹规划的流程。
5.1.1.2物流运营流程包括样品接收流程、工作流审批、费用报销管理、固定资产采购、设备/资料管理、技术管理、车辆管理、安全管理；
5.1.1.3支持流程包括与其他部门的有关的流程，如人力资源、财务、行政、内审、实验室、销售、采购、仓储等。
5.2流程描述规范
5.2.1流程和相应的流程表单、流程清单的描述规范，应按照公司质量管理体系文件统一文档模版、符号体系、命名规范、版本要求进行描述。
5.2.2流程文件描述规范
5.2.2.1流程的命名统一为“XX标准操作规程”，命名应和流程内容相符：
5.2.2.2流程图按统一的模板和符号体系进行描述。
5.2.2.3流程文件的编号规则：
参照《总部文件编号原则》。
a）标准操作规程（SOP）文件的编号规则：
SOP-文件类别代码.部门代码.三位数流水号-ADXX，如：
SOP-A.QA.001-ADXX
总部或子公司代码
文件流水号
部门代码
文件类别代码
特指流程文件
SOP-XX.XXXXXX-ADXX
b）管理和技术记录表的编号规则：
QR-所属文件编号-二位数流水号-ADXX，如：
如:
QR-A.QA001-01-ADXX，表示文件SOP-A.QA001-ADXX所属第一份记录表。
记录表序号
特指记录表
QR-XX.XXXXXX-XX-ADXX
c）文件类别代码：
以A-F表示：
代码类别
文件类别
文件包含的内容（包括但不限于）
A
人员管理（人）
人员资质、岗位说明、培训、能力评估、表现评价、继续教育和专业发展、人员记录
B
设备管理（机）
设备包括:
与提供服务相应适应的全部设备（样品采集、样品准备、样品处理、样品检验、样品贮存）。
设备的验收测试、使用、校准和计量学溯源、维护与维修、不良事件报告、记录
C
物流管理（料）
物料包括：
试剂、耗材。
物料的接收贮存、验收试验、库存管理、使用说明、不良事件报告、记录。
D
流程管理（发）
各类流程管理、检验标准
E
环境管理（环）
设施和环境包括:
光、无菌、辐射、温湿度、电力供应、供水等。
设施和环境的配置、监控、记录、安全、环保。
F
其他
不属于以上5种类别
5.2.2.3流程文件的版本号、修订号
文件版本号以“版本号：
第几版”表示；
修订号以“修订号：
第几次修订”表示。
流程文件版本应与质量手册版本对应。
5.3流程管理规范
5.3.1当某项业务发生改变或其他客观原因导致了已有流程不能较好的描述或支持正常业务活动，可以申请流程的新增/变更。
5.3.2物流相关流程的新增/变更需求有三种：
公司管理要求、流程执行检查结果、员工提出改进建议。
5.3.3物流流程固化后，原则上不进行新增/变更，如果需要新增/变更应由子公司流程模块负责者人在内部评审通过后向总部物流部提出申请，审批通过后由总部流程主管负责新流程文件的撰写与发布。
5.3.4流程发起人（一般指部门文件管理专员）所在部门负责人及总部物流部模块负责人、总部物流部门负责人对新增/变更的必要性、符合性进行审核，在《工作流程新增/变更审批表》上填写意见，最终由物流部最高负责审批。
5.4流程监控
5.4.1流程监控包括流程自我监控、流程职能分工监控以及流程的定期不定期监控：
5.4.1.1流程自我监控：
主要针对部门内流程。
流程清单上的每一条流程都明确了责任主体（人或部门），各责任主体按照清单进行流程的自我监控。
5.4.1.2流程职能分工监控：
主要针对跨部门流程，即存在两个和以上流程责任主体的情况。
由相关模块负责人协调和监控。
5.4.1.3流程的定期检查：
由总部物流部每年进行流程执行情况测试检查和梳理，各部门每年将流程检查情况与业务变更情况上报给总部物流部，作为工作流程新增/变更的依据。
5.5流程的发布
5.5.1总部流程的发布
5.5.1.1涉及总部流程，以物流决策流程与物流运营流程为主。
由总部流程模块负责流程文件模板的撰写，总部评审复核，最终质量部复核后发布。
5.5.1.2流程文件经总部物流部内部审核通过后，由总部流程模块负责人在DTMS上提交“发起流程”申请，经总部物流经理审核，物流最高负责审批后，由质量部进行生效发布。
5.5.2子公司物流流程的发布
5.5.1.1结合子公司实际现状，在总部流程文件模板的框架基础上，进行流程的补充或优化。
5.5.1.2子公司流程文件由子公司物流文件管理专员根据总部物流流程文件模板要求进行编写。
由子公司物流负责审批，经子公司总经理批准，由子公司质量部进行生效发布。
5.5.3DTMS系统相关操作，请参照《DTMS系统操作标准操作规程》。
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