流动人员人事档案管理服务第三方监管报告合肥人力资源和社会.docx

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流动人员人事档案管理服务第三方监管报告合肥人力资源和社会

合肥东方英才人才有限公司“流动人员档案管理服务”第三方绩效报告

安徽远创人力资源管理有限公司评估组

2016年11月

合肥东方英才人才有限公司“流动人员档案管理服务”第三方绩效评估

根据合肥市人力资源和社会保障局（甲方）和安徽远创人力资源管理有限公司（乙方）签订的《流动人员档案管理服务第三方绩效评估购买合同书》约定的权利义务，安徽远创人力资源管理有限公司（以下简称远创人力）对合肥东方英才人才有限公司（以下简称东方英才）“流动人员档案管理服务”进行第三方绩效评估。

接受评估任务后，远创人力成立以总经理杨先云为组长，总经理助理唐燕岚为副组长的评估组。

评估组依据相关法律法规并与委托方充分沟通，制定“流动人员档案管理服务第三方绩效评估实施方案”，根据监管方案和监管指标，评估组查阅收集台账资料，组织项目组成员两次赴现场进行实地评估，分别对档案保管、档案服务等工作进行查看，并抽查部分档案托管人员进行问卷回访，严格按照《流动人员档案管理服务监管指标体系》进行加权打分。

据统计，截至监管之日止，东方英才共保存档案86111份。

一、总体评估情况

（一）项目实施基本情况

1.前期准备阶段

（1）成立项目组。

东方英才成立了档案工作领导小组及管理网络小组。

由公司董事长林钢担任工作领导小组组长，对档案管理工作集中统一管理。

档案管理部门负责人钱慧捷担任档案管理网络小组组长，相关档案工作人员任组员。

由工作组负责对流动人员的档案管理工作进行监督指导和检查，网络小组负责具体档案管理工作的实施。

（2）准备工作。

在档案管理队伍建设中，东方英才组织相关人员贯彻学习了《中华人民共和国档案法》、《安徽省档案管理条例》和《安徽省流动人员人事档案管理服务规范》等法律法规，组织档案室工作人员学习了《中共中央组织部、人力资源社会保障部等五部门关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》（人社部发【2014】90号）和《关于简化优化流动人员人事档案管理服务的通知》（人社厅发[2016]75号）等文件。

人事代理部现有专门从事档案管理工作人员8名，其中，有7人取得安徽省人力资源和社会保障厅颁发的人力资源服务职业资格证书，中级职称2人，党员4人，全部具有大专以上学历，均与东方英才签订了正式劳动合同，与该公司其他部门专业技术管理人员享受同等待遇。

（3）建立档案管理制度。

东方英才在制度管理方面投入了相当的精力，建立了档案管理制度，包括《档案管理服务工作规范制度》和《档案管理工作人员岗位责任制度》等制度，对流动人员档案管理工作中服务规范、档案转入转出、档案材料收集、档案鉴定、档案利用、档案保管、档案保密、档案室安全保卫与消防等方面做了规定，强调了档案管理的重要性，并制定了相应的工作制度，如“微笑之星”的评比等。

2.档案设备管理

（1）档案库房情况。

根据档案管理的实际需要和相关规定，使用了专用档案库房，安装了防盗门窗及报警系统，晚间安排专人值班，但库房内配备的是普通灭火器。

库房、办公室、阅览室三分开，阅览室也用来保存档案材料的索引等文档。

档案管理人员有值日值班制度，定期检查，基本具备档案保管的基本条件。

（2）库房装具设备情况。

库房内配置的是铁质档案柜，未使用密集柜，安装了柜式空调和除湿机。

办公室配备了电脑、复印机、传真机、扫描仪等基本办公设备。

（3）档案室信息化处理设备情况。

东方英才自主研发的档案管理软件虽有待完善，但基本建立了企业网站和流动人员人事档案基础信息数据库，修建了计算机档案管理专用数据库房，将纸质档案和电子档案分类保存完善，档案信息库设置工号和密码，非档案工作人员不能使用。

能根据档案信息变化随时进行更新维护，基本保证了档案信息系统安全。

3.档案业务管理

（1）档案基础业务建设情况。

东方英才建立了一系列的档案保管制度，基本能及时完成档案的归档、入库和整理工作。

高校整体转入的档案，由双方档案工作人员清点复核后填写交接单并签字留存备查。

个人办理档案转入的人员，由档案工作人员负责鉴定审核转入档案的真实性、完整性，检查材料内容是否完整齐全、规范真实、文字清楚。

缺少的档案材料，工作人员能及时告知并要求补全，难以补全的，能要求存档人现场签字确认。

档案接收登记以后，由登记人员与档案保管人员办理入库交接手续，在档案转入交接单上签字，入库档案录入数据库并入柜。

各类交接材料分类编号装订，按照转入年份类别及时存入档案盒内入库备查。

东方英才在库房内张贴档案资料存放示意图，对存放个人档案和外包单位档案的档案柜分别标识，档案柜有编号，排放基本有序，未霉变，虫蛀等不良现象。

（2）档案的鉴定和统计。

东方英才建立了档案统计簿册和档案管理基本情况统计台账，并按年份整理装订成册，监管过程中未发现随意销毁档案的现象。

档案管理人员根据每月统计高校毕业生档案转入转出数据上报蜀山区人力资源和社会保障局，根据安徽省流动人员人事档案管理服务机构表要求填报档案数量及时上报主管部门。

4.档案开发管理

（1）档案开发利用服务。

能够按照档案利用制度为有关单位和代理人员提供档案的借阅、复制、咨询等开发利用服务。

根据现存外包档案和个人代理档案编制了总目录和分类目录等工具，方便工作人员为阅档人员调取档案。

有独立的阅档室进行阅档。

能根据档案实际记载出具档案证明材料，需复印档案材料的，会在复印件上注明用途及复印日期，并加盖公章，档案利用完成后能及时将档案整理入库。

服务内容包括：

为代理人员出具存档、政审、婚育等相关证明；登记政审时间、人员名单等信息；流动党员的党组织关系接转；预备党员转正手续等。

（2）提高档案人员整体素质。

东方英才编制了《人事代理部档案管理培训手册》教材，在部门内部不定期开展业务培训，要求每位员工都能熟悉各岗位工作程序，不断提高代理部工作人员的业务素质和工作能力，加强工作人员的主动服务意识。

在档案管理服务中能够履行登记手续，符合接收要求的档案由经办人填写转入登记并签字确认，档案室工作人员签字交接后能够及时将信息登记、输入人事档案信息管理系统后入库管理。

办理档案转递时，由工作人员出具《流动人员人事档案转递通知单》随同档案一并转出，并由经办人填写转出登记并签字确认，存档备查。

但档案号未能实现动态管理，仍使用流水号编制。

（3）改善服务流程。

工作人员告知服务对象其申办事项所需的全部资料后，能主动介绍下一步应如何办理，能够通过网络、邮箱发送等途径，为代理人员提供所需资料。

窗口设置了意见本，用以了解对方需求并帮助解决。

东方英才在网站设立了人事代理专栏，设置了业务介绍、服务流程、表格下载、党务指南、网上党校、党组织等活动专栏。

窗口提供免费复印服务，前台张贴办事指南和办事地址，印制服务指南和温馨提示便民条；东方英才网络平台的通知通告专栏会定期公布人事代理业务信息，代理人员可以通过网络留言咨询，在线客服，党员QQ群等网络途径和东方英才相关人员保持联系，沟通较为顺畅；档案管理讯息也能利用网络、显示屏和通知单等形式公布，公布较为及时。

（二）主要问题

监管发现，项目中主要存在以下问题。

1.基础设施方面存在的问题

一是基础设施不完全符合要求。

根据《安徽省流动人员人事档案管理服务规范》和《政府购买社会服务项目评估监督实施细则》的相关规定，档案管理机构应建立安全可靠的专用档案库房，配置档案密集架，东方英才库房环境相对来说略有不足，基础条件有所欠缺，使用的是铁皮档案柜且较为陈旧，多层堆叠使得放在顶端档案柜的文件不利于查找和保养。

二是防护设施不完全符合要求。

根据《安徽省流动人员人事档案管理服务规范》规定，档案库房要注意防火、防潮、防蛀、防盗、防光和防高温等要求。

应安装火灾报警装置，配备气体装置，并按设备要求定期检查、更换；应安装温湿度记录仪器，配备加湿机、去湿机等设备；应定期施放驱虫药剂，使用防霉防虫物品；应配备排风扇、空调等通风降温设备，并定期检修、保养。

监管发现，东方英才的灭火器是普通干粉灭火器，未按要求使用气体灭火装置；除湿器相对较旧，效果不明显，无加湿设备；空调未及时开启；虽然地面涂有防水水泥和防水漆，但墙面未做防潮处理，检查过程中也并未看到相应的防蛀、防腐设施。

东方英才档案库房保管条件与主管部门要求的的相关规定有一定的距离，需要加以整改。

2.档案管理方面存在的问题

一是档案的摆放问题。

监管发现，东方英才的档案摆放相对来说比较拥挤，不利于查阅；标签过于老化，目前也暂无更新计划，后期标签脱离后将不利于查找。

抽查53961~54150的文档时发现，54033档案重复，后经核实，其中的一个档案编号错误；抽查69401~69600档案时，发现69512和69522档案混淆。

二是档案的顺序问题。

监管发现，东方英才的档案有缺失的现象，后经查验发现缺失的档案已转入代理单位的档案柜内或已转出，但在档案柜和现场标识中无任何体现。

3.电子档案方面存在的问题

一是电子档案的软件系统相对简陋。

监管发现东方英才保存电子档案的电脑相对来说比较老化，软件系统配置相对来说较低的，并且网速较慢，查阅的时候不是很流畅。

二是关于电子档案存档的功能较少。

只有简单的目录，对于档案的归档没有详细的进行目录编写，不能准确地反映纸质档案的具体信息以及存储位置，不利于档案管理人员以及使用人员的存储、查阅和使用。

二、项目评分情况

评估组根据《流动人员档案管理服务监管体系》独立加权打分，东方英才“流动人员档案管理服务”考核得分为73.4分，监管结果为良好。

表1东方英才档案管理监管情况

二级

指标

分配

分值

考核

分值

主要扣分项

1-1管理体制

7分

5.8

流动人才档案与托管单位档案分别保存，但使用统一流水号

1-2队伍建设

7分

5

中级职称为经济师，档案业务培训无记录

1-3制度建设

6分

5.4

档案管理制度在企业管理制度和企业文化中的落地措施不明确

2-1档案用房

10分

5.8

库房硬件设施有所欠缺，需加强

2-2装具设备

10分

6

库房设备有较多不足，需增加

3-1归档工作

8分

6

归档管理制度需进一步细化

3-2整理与编目

5分

4

档案排列有误差

3-3保管工作

10分

7.6

档案存放过于拥挤

3-4鉴定统计

3分

2.6

台帐统计内容未能及时反馈至系统，交接花名册签名不规范

3-5档案数字化

12分

9

档案未能实现电子化，管理软件待完善

4-1利用服务

10分

8.6

调卷速度可进一步提高

4-2编研工作

10分

6.4

登记表填写不规范，流程需严格遵守

4-3档案展览

2分

1.2

满意度调查中有反应咨询办理程序时未被告知更换办公地址

合计

100分

73.4分

一级指标得分情况分别是：

组织管理考核得分15.75分，目标分值20分，目标达成度为78.75%（目标达成度为考核得分除以目标分值，下同），完成情况良好；保管保护条件考核得分12分，目标分值20分，目标完成度为60%，主要扣分项为库房硬件设施；基础业务建设考核得分29.5分，目标分值35分，目标完成度为84.29%，完成情况良好；开发利用考核得分16.5分，目标分值25分，目标完成度为66%，主要扣分项为档案保管人员调卷速度和档案转出登记不明晰。

三、对策建议

（一）加强流动人员人事档案管理工作的基础建设

要加大东方英才流动人员人事档案管理工作的投入，建立坚固、防火、防潮的专用档案库房，配置去湿、防火、防蛀、防高温等设备，配备档案所需的设备设施，提高档案信息资源开发利用的速度，定期检验维修库房内必要设备设施，努力改善流动人员人事档案管理的保管保护条件。

（二）加强流动人员档案管理人员队伍的自身建设

一是选择政治上可靠、作风正派、责任心强的人员从事档案工作，注意对他们的教育培养，关心他们工作、生活、充分发挥他们的积极性和创造性。

二是加强档案管