外国秘书工作概况笔记文档格式.docx
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②文字的出现（物质条件）
3、最早的文字：
有使用价值的文字出现于早期奴隶制阶段
①象形文字（古中国的象形文字演变成现代的方块文字）
②楔形文字（现使用的字母文字的始祖）
古罗马人结合希腊字母的特点，创造出拉丁字母和文字。
4、商博良——罗塞达碑（歌功颂德碑）
巴勒摩石——国王活动
汉穆拉比法典——古巴比伦——黑色石柱上
5、古代东方国家文书的载体类型：
①石板、石柱、石壁等石质物为载体的石刻文书载体（广泛）
②粘性较好的泥土制成的泥板（苏美尔人最早使用）
③棕榈树叶（又称贝叶，所以又称贝叶文书。
古印度）
④纸草文书（尼罗河流域、古埃及使用当地产的纸莎草的茎杆加工成的）
6、古代东方国家秘书性活动内容：
①宗教活动方面的内容（常见、数量最丰富的）
②国王活动内容（最早的国王纪年文书的《巴勒摩石》）
③经济方面的内容
④军事和外交方面的内容
⑤法典方面的内容（以石刻为主，保存完整，如《汉穆拉比法典》）
⑥科学文化方面的内容
7、古代东方国家文书档案的保管：
①泥板文书一般存放在国库、神庙内。
②纸草文书大多收藏在箱内。
8、古代东方国家文书档案的利用：
①国内事务中形成的文书，主要用于巩固政权、为王室歌功颂德以及宗教仪式、法律诉讼和社会经济、社会管理事务等
②用于古代国家与国家之间的外交事务
③在科学文化事业中发挥重要的作用
第三章古希腊古罗马的秘书性工作
1、古希腊文明
经历了新石器时代和青铜时代。
历史证实：
①1900年，英国考古学家伊文斯，米诺斯王宫遗址
②专门刻写泥板文书的人员——司书
③古希腊文书的两种类型：
①A型线形文字；
②B型线形文字（后被英学者文特里斯破解）
秘书性活动所涉及领域：
①众神崇拜中的秘书性工作（《希腊波斯战争史》被希罗多德广泛利用）
题铭文书：
是当时秘书人员根据当时的需要和文书载体的客观条件，选择容易得到且宣传效果比较好的石质载体。
（特点：
经久、耐磨、公开、宣传效果好等。
）
②神庙秘书性活动
注重文书档案的保管和利用。
文书材料保存在：
阿瑞斯神庙里
文书档案向神庙内集中保存标志着题铭文书档案时代被神庙文书时代所取代。
（伯里克利，修建了“密特伦神庙”，一方面以宗教为旗帜，一方面把国家文书材料保存在庙里。
③国王秘书性活动
托勒密，在首都亚历山大建立了世界著名图书馆《亚历山大档案图书馆》
2、古罗马文明
受到《预言书》影响，创造出拉丁字母和罗马文字。
《预言书》是古希腊贵族神庙文书档案的产物，其内容多是从宗教概念出发来维护贵族利益的。
形成以《预言书》为主体的古罗马的第一批文书档案。
1）古罗马时期的秘书性工作发展经历：
①王政时期
②共和国时期（档案类型：
宗教文书档案、国库文书档案、统一国家文书档案）
③帝国时期（档案类型：
皇帝文书档案、宗教文书档案、贵族神庙文书档案、平民神庙文书档案）
秘书性活动领域：
1）贵族神庙秘书性活动：
①大祭司团秘书性活动
②占卜祭司活动
③军事外交祭司秘书性活动
④贞女祭司秘书性活动
2）平民神庙秘书性活动
已发现类型：
①庄稼人兄弟会的文书档案；
②采累拉神庙档案
3）国库秘书性活动
农神神庙/撒托尔努斯神庙：
最早的比较正规的文书档案馆
4）统一国家秘书性活动
①专设了两类秘书人员：
①司书（登记等）、②文书档案保护员（负责管理保护）
②显著特点：
①文件按时间顺序登记、不分类、发文不留稿底、抄本就是正本。
（俗称“二元主义”，直到公元16世纪这种现象才终止。
②秘书性工作人员的社会地位明显提高
5）皇帝身边的秘书性活动
内容：
①黄诏和普通文件；
②记事和奏折原件；
③皇帝对下和对外往来的信件归宫廷长官司负责统一管理，其地位比财政官更高，都设有专职负责的秘书性人员，还有注册管理人员。
6）新的文书档案载体
羊皮（最常见）、纸草、金属、桦树皮、蜡板。
蜡板文书档案：
在木板上蜡后书写成的。
（后被羊皮载体取代）
古罗马文书档案的开发利用体现在：
①文书档案为政治斗争及巩固政权服务
②文书档案是社会公务活动的凭证
③文书档案是科学研究和学术活动的重要资料
（塔西佗的《辩论家们的对话》：
学者们利用文书档案的情况进行描述的著作。
《历史》《编年史》加图的《创世纪》）
第四章欧洲中世纪秘书性工作
1、欧洲封建时代：
（也称中世纪/中古时期）
①初期：
5~10世纪、封建制形成时期
②中期：
11~15世纪、繁荣发展时期
③末期：
16~17世纪、衰落时期
2、社会政治经济发展的影响：
①宗教政治的影响
②世俗封建统治的影响
③城市工商业发展的影响
④中央集权体制的影响
社会生产力的发展，是推动秘书办文办会及处理文书档案事业发展的根本动力。
3、中国造纸术和印刷术传播的影响：
1）造纸术
①中国发明，在3~6世纪已在全国广泛运用
②西班牙是最早掌握造纸术的欧洲国家
③17世纪，造纸术传入美洲大陆
造纸术西传欧洲的影响：
①从书写方面讲，采用纸张减轻了秘书性人员的劳动强度，提高了工作效率
②从文书档案的管理来看，以轻、薄、小的纸张代替了大、厚、重的纸草和羊皮纸，改进了秘书性人员的工作条件，便于传递、运输与保存。
③从文书档案的开发利用来讲，纸张的采用，便于分类、编目和查找，为开发利用提供方便
④从馆藏的丰富来讲，纸张的采用，使文书档案的生产效率大幅度提高，馆藏得到极大的丰富，从而推动了秘书性人员收集、整理、分类、统计、编目及开发利用等理论与实践的研究，促进整个文书档案处理及秘书性工作的发展
2）印刷术
①中国、毕升，胶泥活字印刷术
②德国、古登堡，木制印刷机
③15世纪，欧洲，木活字印刷术
印刷术对秘书性工作的影响：
①改变了抄写副本的传统方式，减轻了秘书人员的劳动强度，又可避免人为的差错
②改变了文件档案材料孤本绝本的问题，能通过印刷获得较多副本，又可以较多副本拓宽传播面，为社会提供更多的服务。
4、欧洲中世纪早期的秘书工作：
1）、教会活动中的秘书性工作
①教会文件档案类型：
教皇文件档案、主教文件档案、修道院文件档案、教堂文件档案等
②在实践中发展成“密级”以区别机密程度
③1612年，教皇保罗五世、在梵蒂冈新建机密文书档案馆
④修道院秘书工作：
即辅助修道院院长处理日常事务和办理文书档案的工作
2）、封建领主的秘书性工作
①欧洲最大的封建领主：
国王
②封建领主的秘书性工作，具有私人秘书的性质
5、欧洲中世纪中期的秘书性工作：
1）城市秘书性工作（留下大量文献材料）
①管理国王对城市颁发的各种文件；
②组织操办会议；
③草拟各种文件；
④操办议会会务；
⑤办理各种日常行政公务
2）公证活动中的秘书性工作（内容广泛）
3）中世纪中期国王的秘书性工作
①末日审判书P73
②1578年，英女王伊丽莎白成立“国家公文馆”
③腓力二世，巴黎王宫内建立“文书档案馆”
这一时期的文书档案的特点：
①不可接触性；
②神秘性；
③权力的凭证性；
④财富的等同性。
6、欧洲中世纪晚期的秘书性工作
1）国家机关秘书性工作
相对独立性、专业性强、保密程度高等。
2）殖民扩张活动中的秘书性工作
7、中世纪文书载体：
写证书：
纸草和羊皮纸
临时文件：
刻在蜡板上
8、中世纪文书保管：
14世纪开始，英国开始在保管文书档案中用不同的清册分类登记。
9、欧洲中世纪文书档案的利用：
①为政治斗争服务（主要领域）
②为经济利益服务
③除了为政治斗争和经济利益服务外，利用文书档案进行科学、历史、文学研究也十分普遍
第五章美国秘书工作（上）
美国：
美利坚合众国，位于北美洲中部。
华盛顿是美国第一任总统。
《韦氏秘书手册》对全球秘书业务影响很大。
1、美国国家机关秘书机构共5类：
①总统办公机构（是总统的顾问和助手班子，主要有白宫办公厅、行政管理和预算局、经济顾问委员会、政策发展办公室和国家安全委员会等；
②内阁部（亦称行政各部或大部，是联邦政府的主要行政机构）
③独立管制机构（通称委员会）
④政府公司
⑤其他独立机构
2、总统办公厅的职能：
①协助总统处理各种日常事务；
②负责总统与国会两院的联系；
③协助总统与政府各部、各独立机构、独立管理机构以及各社会团体进行联系、磋商、拟定有关政策。
由总统顾问、总统助理、办公厅副主任和新闻秘书等组成。
3、美国内阁的秘书工作：
只是总统的一个咨询的执行机构，不是联邦政府的一级组织，不实行集体负责制，无权作出决定。
内阁成员由总统、副总统、各部部长、中央情报局长组成。
4、美国政府服务总局：
独立机构之一，承担部分秘书工作事务。
（如采购办公用品等。
5、秘书的国际定义：
具有熟练的办公室工作能力、不需上级督促即能主动负责，积极进取，干练果断，能在授权范围作正确决定的经理助手。
6、秘书在领导和管理中的地位：
是为了减轻领导者繁忙而大量的工作，尤其是承担不必由领导亲自操办的办公程序细节和其他事务。
7、不同秘书的作用：
①见习秘书：
只做接待员或打字员的工作，以人际交往为主，如接待来访者、处理电话等
②正式秘书：
掌握良好的速记技术，具备妥善处理行政事务的能力。
包括拆发信件、订货，制定日常案卷、接电话等。
③行政秘书：
指那些授予有行政职权并起到这种作用的人。
是组织文字处理中枢系统的核心人物。
主要任务：
处理业务信函、电话联络、资料归档。
④通讯秘书：
中心任务是从事所有的打印工作，机器誊写，键盘操作，以及其他各种特殊任务。
任务：
①给行政助理和文字处理机构准备、编辑和分发办公室文字处理稿件；
②独立审改自己或他人的文稿；
③编辑和复制别人提供或打印好的文件
④设计或安排下一步工作；
⑤了解或推荐办公室装备设施并代替办理付款手续
⑤法律秘书：
掌握法律术语和程序，熟悉各种法律事务，负责草拟和打印法律文件。
必须有公证人资格，以便签署公证。
⑥医务秘书：
（医务助理协会在芝加哥，医务秘书比其他专业的秘书更有就业机会）
⑦技术秘书：
熟悉物理化和财务等系统知识。
⑧驻国外机构秘书：
条件：
①不低于21岁；
②必须是美国公民，配偶也需是美国公民；
③高等学校的毕业生或具有同等学历的人；
④申请者及其随员必须通过体检检查
⑤通过美文职人员考察机关主持的文职人员能力、速记、打字的测验
⑥必须有一定的工作经验
考察申请者是否称职的因素还有﹕①申请者是否对外交事务感兴趣
②是否能掌握一门外语，对已经掌握一门外语的要优先录用。
8、美国各级主管对其秘书的要求：
①准时、②可靠、③学习能力、④遵守指示的自觉性、⑤忠诚和保守机密、⑥敏捷性、⑦机智感、⑧灵活性、⑨工作责任感、⑩谈吐举止、
风度礼貌
9、美国秘书发展注重：
①不断学习提高素质；
②在实践中提高技能水平
③良好的人际关系
④必须全面了解熟悉自己的企业
⑤美国秘书面临的挑战和机遇
10、面对危机，美国秘书的应对措施：
①强化自己的应变能力；
②平时留心本单位的运转情况；
③熟悉法律；
④熟悉应聘求职
11、美国秘书公务信函写作的7事项：
①写作准备：
①与领导议定程序；
②确定来信的种类；
③搜集相关资料；
④作好旁注；
⑤要事下划线；
⑥勾勒出信件的内容；
⑦起草信函
②标准信函的组成：
①整洁美观；
②写好开头；
③使用得体、简明晓畅的语言；
④精心安排文章结构；
⑤句子准确，使用标准标点符号；
⑥提供准确信息；
⑦表达准确；
⑧针对性答复对方问题；
⑨提出正反两方意见，先指出某一情况合理性，再顺带出不适当或否定意见⑩设计一个友好的信函结尾
③格式化信函的制作
④特殊信函的写法：
特殊信函包括：
①对仅有领导人才确知详情的事情作出正确的回复、②只有领导人才知道怎样回复好③最好由领导人回复的复杂的询问或问题；
④对方是本单位领导人的知己，他非常熟悉本单位领导人的文风，他人的代笔可能会引起对方的不快。
⑤美国业务通信的主要信件格式
摹写格式：
简式信件、块式信件、改良型块式信件、改良型小块式信件、次行缩进式信件
⑥事务性信件的具体组成部分：
日期、收件人姓名、地址、正文、署名是必不可少的。
⑦信件内容的撰拟：
①简明了当、气氛轻松；
②长短与重要性吻合；
③正文第一句话提出写信目的
④语言准确、自然；
⑤不使用评语或俚语
12、美国法律文书的撰拟：
1）美国法律文书的一般要求：
①要用质量很高的公文纸；
②页边页宽；
③标题；
④标题和副标题与第一段落空四行；
⑤段落设计便于识别；
⑥标有页码；
⑦准确精密，不允许有涂抹痕迹；
⑧专有名词要大写；
⑨货币量大写，须有数词和数字两种形式，数字放在括号内；
⑩避免缩写词；
避免一行末尾分开将词分开；
打印直线供签字用；
盖章；
签字线不能单独放在一页纸
2）常用公证书
3）遗嘱附录
4）合同或协议
5）代理书的撰拟
13、其他文字材料的撰拟：
1）办公室备忘录：
包括标题（送至、发自、主题、日期）和正文两个主要部分
2）报告的撰拟
常用报告：
①便笺体报告（内部组织使用，非正式）
②书信体报告（书信形式撰拟的报告）
③简短报告（一般处理一定范围内和简单的议题报告）
④正式报告（引言、正文、结尾）
其特点：
①遵循传统的呈递报告样式；
②内容复杂，涉及面广；
③篇幅较长
3）新闻稿的撰拟：
写成倒金字塔形。
人物、事件、时间、地点、原因以及事件发生发展的重要情况
特点：
真实性、趣味性、知识性和准确性
4）内部资料的撰拟
5）秘书写作资料的准备
搜集资料方法：
①基本研究方法；
②辅助研究方法
14、文字处理：
使用自动打印和文体编辑设备生产打印文件的系统。
15、数据库管理：
能够存储和管理数据库中数据的计算机软件。
常见数据库类型：
①文件管理器；
②关系数据库
16、邮件处理6步骤：
1）初步分拣
（1）电报；
（2）报纸、杂志；
（3）信函、小册子、目录册和其它印刷品；
（4）网内邮包和快件、航空邮包；
（5）国际邮件和商业函件；
2）邮件拆封
3）注明收件日期和钟点
4）进一步分拣，按轻重缓急加以分类
5）阅读来件
6）登记来件
17、寄发邮件6步骤：
1）核对地址；
2）查对邮件标记；
3）查对签名；
4）查对附件；
5）查对副本标记；
6）信件的拆叠和封装
18、文书档案的处理：
1）文书档案管理：
指的是有计划地控制档案的制作、保持、保留、保护和保管。
2）文书档案的分类：
①主题分类法；
②地区名称分类法；
③与主题结合的分类法（主题——数字结合方法）；
④由主题派生出来的“十进位制”分类法；
⑤语音归档分类法；
⑥按年月日期归档分类法
3）文件的保存归档
4）归档步骤
5）编制索引：
分类标准﹕①按个人的名称；
②按企业的名称；
③按政府和政治派别的名称；
6）文件档案转移的管理
五、文书档案资料的安全保密措施
1.美国的公文保密
①非保密U
②秘密C：
六年后，不再列入保密范围
③机密S：
产生两年后，降为秘密，八年后不再列入保密范围
④绝密TS：
产生两年后，降为机密，四年后，降为秘密，十年后不再列入保密范围
2.美国档案的安全保密
3.数据信息系统的安全保密
来自外部的威胁﹕一是黑客；
二是盗用瘾；
三是破坏狂；
四是销毁狂；
来自内部的威胁﹕一是满腹牢骚的雇员；
二是竞争对手或最近离职或终止职务的雇员；
三是计算器系统外部用户；
四是计算器编程人员；
五是计算器操作人员；
六是计算器工程师
第六章美国秘书工作（下）
1、美国秘书的日常事务：
1）办公环境的整理
①领导办公室的整理
②秘书办公室的整理
③办公用品的管理
2）办公电话的使用
秘书应以令人愉快、礼貌得体的，能够传递尊严的，训练有素的语调、准确清晰地传递有关信息；
3）接待与人际交往
①接待来访者
②接待求职者和新职工
③成功的秘书在人际交往中的要求
（认真倾听、礼貌得体、举止文雅、友好相处、谦虚谨慎、良好的合作态度、考虑周到、正确对待自己、宽容和体谅别人、忠实、敏锐、勇敢、诚实、自我控制、灵活性和适应性、注意小节、注意仪表和整洁、乐于培养接替者、认真负责、良好的性格。
2、领导旅行安排
1）领导公务旅行的准备工作：
弄清问题：
①旅行目的；
②领导希望起程和回程的时间和日期；
③旅行的具体安排；
④领导是单独旅行还是有其他成员或者有家庭成员陪同旅行；
⑤领导希望用怎样的交通工具
2）旅行安排
3）利用旅行社
4）旅行计划（需有护照，但去北美、南美、中美洲或临近岛屿（古巴除外）不需。
3、领导会务安排
1）会议的请柬和通知书
美国由秘书准备的公司内部的高级会议的请柬类型：
①定期的经理会议请柬；
②特别的经理会议请柬，③年度股东会议请柬；
④公司董事长会议以及其他会议和会谈请柬。
2）会议、会谈的准备工作
秘书要着重确定会议地点和发言人，编排和准备会议材料，特殊的业务安排以及宣传事宜。
3）会议、会谈进行中的秘书工作
仔细地检查、认真的执行、不折不扣地完成周密的会议安排计划，精心地贯彻会议的宗旨，提高会议或会谈的效率，这是秘书的责任。
4）各种会议后的工作
5）秘书作会议记录
6）秘书主持会议（①做好会议计划；
②正确组织会议程序；
③当众演讲）
4、财务记录及资产管理辅助：
1）财务报表
①办公预算；
②损益表（一个公司确定其盈利或亏损的财务报表，是股东、债权人和贷款协会制定决策的关键性文件。
基本要素﹕①收入；
②费用
③资产负债表（反映公司特定时间的财务状况）
基本要素﹕①资产；
②负债；
③所有者权益；
2）公司的债券
㈠股东依据所持有股票数可分享以下权利：
①股票选举；
②分享各种收入的分配；
③购买发行的新股票，以保持原有的所有权（优先认股权）；
④如果公司破产，可获得股份内的资产。
（美国公司发行债券出售金额的最小单位为1000美元以上。
5、对领导个人工作的财务辅助：
①差旅交际费；
②车旅费；
③领导（雇主）税务记录；
④备用资金管理
6、工资处理方面的辅助：
①报酬的种类
②工薪总额和工薪净额
③工薪记录
④工薪处理的辅助系统
第七章俄罗斯秘书工作
俄罗斯位于欧亚大陆北部，是世界上领土最大的国家。
是前苏联解体前的一个加盟共和国，于1991年12月成为独立的主权国家。
1、沙俄时代已形成国家机关和机关秘书的工作：
①在当时，主要是为统治者服务的。
特别是沙皇宫廷和各级政府的秘书工作，主要是为统治者实行阶级压迫，进行整治斗争，维护自身特权服务的。
②沙皇及其官吏破坏文书档案说明：
①秘书办文办会办事中留下的文件材料，是历史的原始记录，要弄清历史真相，离不开这些文件材料；
②说明沙皇及其官吏的活动及其历史是见不得人的充满罪恶的历史；
③说明人民群众与统治者作斗争，必须揭露其罪恶历史，文书档案是揭露和打击统治者的重要武器；
④要思想科学、有效地保管、利用文书档案，必须建立科学、民主的社会制度。
2、沙俄资本主义发展中的秘书工作：
其改革方案，实质上都是代表资产阶级利益的。
要求开放文件档案，但沙皇为其本阶级利益出发，不愿意开放，害怕机密文书被资产阶级利用。
3、列宁对秘书工作的要求：
①要求秘书特别是秘书部门负责人，要协助领导对“全局性的问题”进行缜密思考，发挥参谋辅助作用；
②要协助处理具体事务以提高领导工作效率，不要让“鸡毛蒜皮”的琐事分散和耗费领导及领导机关的精力和时间。
（蕴含“参谋思考”和“办理事务”两个工作基本内容。
列宁强调的是“为人民服务的根本宗旨”和“对人民负责的根本态度”。
4、秘书在机关中的任务：
苏联秘书的主要任务：
为机关及机关领导人提供辅助性、事务性和信息性服务。
秘书在机关中的任务：
①协助首长处理大量日常事务性工作；
②充当机关管理信息情报沟通的枢纽，并保持各方面联系渠道的畅通；
③操办大量的公文事务，保证机关公文的运行。
苏联机关秘书的职能：
①公文性事务；
②为机关及机关首长提供非公文性服务
秘书的工作方式：
①集中式（小机关和下级部门处理公文的方式）
②分散式（大型机关处理公文的方式）
③混合式（高级机关中最普遍的公文处理方式）
秘书处的具体任务：
①以领导名义处理往来公文，为首长准备
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