采购合同管理表Word格式.docx

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　　五、采购合同的签订和保管：

　　1、签订采购合同，供应商必须具有法人资格，并以其自己的名义签订采购合同，如果委托别人代

　　签，采购部应审验其委托证明。

　　2、公司与供应商签订的合同必须采用书面形式，其他任何形式的合同视为无效合同。

　　3、采购合同可以采用传真的方式进行签订，即公司将合同拟订好后传送给供应商，供应商进行盖

　　章签字后回传，公司盖章签字后发给供应商回执，视为合同成立。

　　4、回传确认的合同和附件，应保证字迹和盖章清晰。

　　5、5万元以上的设备合同，签订传真合同的同时，还应保管合同原件。

　　6、固定资产合同签订成立后，应分别交一份给设备部和财务部存档。

　　7、20XX元以上的新固定资产到货，应按合同要求验收，验收报告应与合同一同保存。

　　六、采购合同的执行与控制：

　　1、合同或订单签订后即具有了法律约束力，使供应商及时准备公司所需的物品。

　　2、采购部应配合质管部做好采购物料的进厂验收工作，当所采购的物料不符合合同所约定的质量

　　要求时，采购部应积极联系供应商进行处理。

　　3、采购部合同管理人员应建立合同履约的管理台账，对双方的履约进程逐次、详细地进行书面登

　　记，并保存好能够证明合同履约的原始凭证。

　　4、对于供应商需要按照样品或图纸加工的物料，如果存在加工过程周期长、变数多、监控过程比

　　较复杂的现象，要求供应商提供进度安排，采购部根据进度安排与供应商进行联络，进行积极的协商，确保物料能够及时运送到公司。

如果供应商提供的物料将延缓公司的生产，采购部应减少在供应商处的采购数量并与其他供应商联系，增加采购数量。

　　5、在合同的执行过程中采购部要处理好与供应商的关系，将供应商视为公司的战略发展伙伴，便

　　于在生产旺季加大物料采购时能够及时供应，在生产淡季时能够缩减或取消物料采购的数量。

　　6、采购部应本着经济型的原则做好物料的采购进度控制工作，既保证仓库中的采购物料库存最

　　低，同时还能保证采购物料满足生产的需求。

　　七、采购合同的修改与终止：

　　1、采购合同及附件的修改与终止条款，报合同审核、审批人员签字才能生效。

　　2、在合同执行过程中，因供应商原因造成无法按量供应的采购物料，可与供应商签订新的采购物

　　料的数量规定，作为合同的附件执行。

　　3、在合同执行过程中，若外部市场环境发生变化（例如原材料价格或工资出现上涨，供应商无法

　　按合同规定的价格交货），可与供应商进行协商，签订新的供货价格的条款，作为采购合同的附件执行。

　　4、在合同执行过程中，若因不可抗力导致供应商无法按时交货，可与供应商进行协商签订双方的

　　延期交货规定，作为采购合同的附件执行。

　　5、有下列情形之一者，视为合同终止。

　　1）因不可抗力导致合同无法继续执行，双方同意取消合同。

　　2）因市场环境或需求的变化一方提出取消合同，由双方协商解决赔偿事宜。

　　3）出现违背合同条款的状况。

　　4）逾期没有履行合同约定的。

　　5）发生符合合同条款中合约解除的事项。

　　八、合同纠纷的处理与合同管理：

　　1、当公司与供应商所签订的合同出现纠纷时，其一般采取如下处理方法。

　　1）与供应商协商解决。

　　2）请第三方协调解决。

　　3）由仲裁机构进行仲裁。

　　4）通过法律途径解决。

　　2、采购合同的签订人员与资料管理人员要遵守合同的管理纪律，有下列情形之一者，公司将根据

　　情节的轻重进行相应的处理。

　　1）泄露合同内容。

　　2）私自更改合同内容。

　　3）丢失合同。

　　4）在合同签订做资料保管中损害公司利益。

　　3、参与采购合同履行与监督的人员违反公司的相关规定，给公司造成经济损失和其他损失的，公司将根据性质与情节轻重对责任人进行行政和经济处罚，情节严重者将依法追究其法律责任。

　　九、附则

　　1、本制度未尽事宜，依照国家相关的法律、法规和政策执行。

　　2、本制度经总经理审批生效。

　　3、附采购合同管理流程。

　　篇三：

采购价格与合同管理制度

　　采购价格与合同管理制度

　　第1章总则

　　第1条目的

　　为规范采购价格管理及审核流程，确保所购产品高品、合理价格；

为加强采购合同管理工作，防范合同采购风险，维护公司利益，依据国家相关法律法规及公司合同管理规定，特制定本制度。

　　第2条适用范围适用于公司所需产品以及公司日常所需各种物资的采购价格的分析、审核、确认以及对外采购合同的签订、履行和管理工作。

本制度适用于采购开发部和采购跟单部。

　　第3条权责

　　1．采供部负责对供应商提供的样品价格进行询价、议价，并负责对采购合同的签订、履行和管理工作。

　　2．财务部负责对价格进行分析和审查。

　　3．采购价格和合同由相关部门经理、生产总监审核，报总经理审批。

　　第2章价格审核规定

　　第4条询价及议价

　　1．采购人员应选择三家以上符合采购条件的供应商作为询价对象。

　　2．询价后，选择两家以上供应商进行交互议价。

　　3．采购议价应注意品质、交期、服务兼顾。

　　4．供应商提供报价的产品与请购规格不同或属代用品时，采购人员应送需求部门或生产总监确认。

　　5．采供部必须经常分析或收集资料，了解和判断市场价格趋势，作为议价的依据。

　　6．采供部应根据需要会同产品需求部门共同询价与议价。

　　第5条价格调查

　　1．本公司各有关部门，均有义务协助提价格讯息，以利于采供部比价参考。

　　2．采供部有责任向供应商索取详细的价格资料，同时通过其它途经收集相关产品的价格，调查价格信息，建立价格信息体系，便于对产品价格的分析和查找，确保采购产品价格的合理性和适当性。

　　3．采购人员要随时关注相关产品的主要原材料的价格趋势，分析价格的变化趋势，利于采购价格的谈判。

　　第6条价格审核

　　1．询价、议价完成后，采购人员应于《样品资料表》或《采购订单价格表》上填上供应商资料和产品规格等资料，填写询价或议价结果，必要时附上书面说明。

　　2．采供部经理对议价结果进行审查，认为需要再进一步议价时，退回采购人员重新议价，或由经理亲自与供应商议价。

　　3．采供部经理审查后的价格，呈送财务部门审核，最后呈总经理确认批准。

　　4．总经理可视需要再行议价或要求采供等相关部门进一步议价。

　　5．采购核准权限规定，不论金额多寡，均应先经采供部经理审核，再呈总经理核准。

　　6．经核准后的采购订单价格表，需送财务部建档。

　　7．已核定的价格涨跌变化的审核，应同样参照新价格的审核流程执行。

　　第7条采购谈判规定

　　1．谈判人员代表公司形象，在谈判过程中应遵守公司员工行为规范。

　　2．谈判中，谈判人员应和供应商方面有决定权的人员进行谈判，以免浪费时间，同时避免透露公司的立场。

　　3．采购谈判应在公司会议室中进行，以提高工作效率，不得在饭店、KTV等娱乐场所进行。

　　4．采购谈判人员应注意商务礼仪，不得使用侮辱性动作和语言，同时注意掌握谈判进度和谈判氛围，防止谈判破裂。

　　5．谈判过程应当保密，无关人员未经许可不得进入谈判会场，参与谈判人员不得泄露与谈判有关的内容，谈判结果未经审批不得予以公布。

　　6．在采购谈判期间，公司参与谈判的任何人员不得接受对方的宴请、送礼、贿赂等，否则按公司相关规定处理。

另外不得以任何方式泄露公司的谈判底线，否则对公司所造成的损失由当事人承担。

　　第3章合同签订

　　第8条采购签约权限的规定

　　1．公司所有的采购合同均需公司总经理签署。

　　2．公司所属分支机构和分公司的采购合同，须在公司总经理的授权范围内签署。

　　3．对于需要实施招标采购的物资，公司成立由采供部、财务部、生产部、质量部等部门参加的招标小组，负责具体的招标事宜。

　　第9条供应商调查

　　签订合同前，采购人员就合同对方的信用（含经营范围，银行资金，履约能力，技术和质量等级，法人资格，签约人是否是法人代表或经法人代表授权的委托代理人等）进行全面了解。

标的总价在100000元以上的合同应当形成书面报告，并就合同对方的资信情况形成会审意见。

　　第10条采购员根据对方资信情况、谈判情况起草采购合同。

　　第11条采购合同审批程序

　　1．采购员提交合同初稿会审稿

　　2．采购合同初稿会审稿的审查

　　采购合同签署前，有关责任人应当对合同初稿会审稿所涉及的内容进行全面审查。

合同审查的具体分工和流程如下：

（1）公司财务部主要负责对合同价款的形成依据、款项收取或支付条件等条款进行审查并提出意见；

（2）法律顾问主要对合同内容条款的合法性进行审查并提出审查意见；

　　（3）质量部主要对合同质量标准要求条款的准确性进行审查并提出审查意见；

　　（4）生产总监负责对合同所涉内容进行全面审查并提出审查意见；

　　（5）公司总经理根据相关部门所提意见、办理程序的规范性以及其他认为需要审查的内容对合同进行审阅并签署意见；

　　（7）采供部根据公司总经理的审核意见修改合同文本，并将总经理审核意见、合同签署相关附件等文件再次报送审查，审查通过后由公司总经理或受总经理委托的合同签署代理人正式与供应商签署采购合同。

　　第12条公司采供部根据对初稿会审稿修订审批后的合同定稿签订采购合同，零星物资采购根据财务部、使用部门签署的零星物资采购合同主要条款会签表签订采购合同。

　　第13条采购合同签订过程中各部门的职责划分。

　　1．公司采供部负责采购合同签署前的合同询价、议价、调研等工作。

　　2．公司法律顾问对采购合同内容的合法性和可能产生的法律后果进行把关。

　　3．公司财务部和质量部配合采购跟单部做好合同货款和合同标的的质量检验工作。

　　4．公司其他职能部门在各自部门职责范围内对采购合同的管理提供支持。

　　第14条采购合同的订立必须采取书面形式，经签约双方协商的有关修改采购合同的文书、传真、电报、图表、电子邮件、报价书和会签表等，均属于合同的范围。

公司采供部、财务部、档案室、供应商各留一份采购合同原件。

　　第4章采购合同履行

　　第15条采购合同签订后即生效，具有法律约束力，公司必须按合同约定全面履行规定的义务，遵守诚实信用原则，根据合同性质、目的和交易习惯履行通知、协助、保密等义务。

　　第16条在合同履行过程中，采购跟单部应根据合同的履行情况作详细全面的书面记录，并保留相关能够证明合同履行情况的原始凭证。

　　第17条遇履行困难的合同必须及时向相关参与合同管理的部门通报并报告相关公司领导。

　　第18条在合同履行过程中出现下列情况之一时，采购跟单部应及时报告公司，并按照国家相关法律法规和公司有关规定及合同约定与对方当事人协商变更或解除合同。

　　1．由于不可抗力因素导致合同不能继续履行的。

　　2．由于对方在合同约定的期限内没有履行合同所规定义务的。

　　3．由于情况变更，致使我方无法按约定履行合同，或虽能履行但会导致我方重大损失的。

　　4．其他合同约定或法律规定的情形出现。

　　第19条合同发生纠纷时，采供部相关人员应会同法律顾问与合同对方协商解决，协商不成需进行仲裁或诉讼的，协助法律顾问办理有关事宜。

　　第5章合同管理纪律要求

　　第20条参与合同签订和合同管理的人员不得出现下列情况，否则公司将视情节轻重给予相应处分。

　　1．泄露或私自更改合同内容。

　　2．丢失合同。

　　3．损害公司利益。

　　4．参与合同制定、签订的过程中出现严重的不负责任行为。

　　第21条参与合同履行人员违反国家和公司相关规定，给公司利益造成经济损失或其他损失的，视其性质和情节轻重，由公司给予责任人行政和经济处罚。

　　第22条触犯刑律的移交司法部门处理，公司保留对责任人的追索权。

　　第6章合同资料管理

　　第23条采供部负责采购合同资料的收集、汇总、保存和存档、归档工作。

　　第24条财务部负责采购合同管理过程中所涉及的原始凭证、票据的备份和保存工作。

　　第7章货款支付规定

　　第25条供应商提供的产品，必经过本公司采购跟单部、品控部、财务部等部门人员的相关验收后方能支付货款，主要包括下列内容：

　　1．确认采购订单；

　　2．确认采购合同；

　　3．确认供应商；

　　4．确认送货日期；

　　5．确认所送货的名称和规格；

　　6．送货实收数量；

　　7．品质检验报告；

　　8．合法的增值税发票。

　　第26条采购跟单部和财务部应根据每天的入库单或收货清单分别建立应付账款台账。

采购跟单部相关人员根据公司财务管理规定，在物资质量检验合格的情况下，会同财务部履行付款义务。

　　第8章附则

　　第27条本制度未尽事宜，依照国家有关的法律法规和政策执行。

第28条本制度由采购中心制定，采购中心负责解释和修订。

　　第29条本制度报总经理审批后，自颁布之日起执行，公司在此前发布的有关规定与本制度相抵触的，以本制度为准。

　　篇四：

　　第1章总则

　　第1条为规范工厂对采购合同的管理事宜，做好采购合同的编制、签订、执行、修改等工作，使其符合采购管理的要求及工厂的利益，特制定本制度。

　　第2条本制度适用于对采购合同管理的相关事宜。

　　第2章采购合同的编写

　　第3条工厂采购部是采购合同的对口管理部门，负责工厂采购合同的编制、签订、执行、控制等管理事项。

　　第4条采购合同的编写程序。

　　1.调查供应商。

　　在编写合同前，采购部应组织专人对《初选供应商名单》中的供应商展开调查，调查的主要内容包括供应商的经营范围、银行资金、履约能力、技术水平、管理水平、产品质量、法人资格、信用等级等方面，以确定可进行谈判的供应商。

　　2.进行谈判。

　　采购部应与合格的供应商展开谈判，谈判内容包括采购物料的价格、数量、质量以及供货方式、货款支付等，并根据谈判所形成的方案选择对工厂最有利的供应商。

　　3.拟定草案并评审。

　　采购部应根据谈判所形成的方案拟定采购合同草案，并交各部门进行评审，同时报送法律顾问及总经理进行审批。

　　4.拟定正式的采购合同。

　　采购部应根据各相关部门、法律顾问及总经理的意见对采购合同草案进行修订，并据此形成正式的采购合同。

　　第5条正式的采购合同主要包括以下九个方面的内容。

　　1.合同签订双方的姓名、住所和联系方式。

　　2.标的的全称、价格及报酬。

　　3.标的的数量和规格型号。

　　4.标的的品质和技术要求。

　　5.标的的履约方式、期限和地点。

　　6.标的的验收标准和方式。

　　7.付款方式和期限。

　　8.售后服务和其他优惠条件。

　　9.违约责任和解决争议的方法。

　　第6条采购合同的条款内容必须齐备、明确、具体，文字的表述必须严谨。

　　第3章采购合同的签订

　　第7条工厂采购合同原则上由总经理负责签订，但金额在5000元以下时经过总经理的授权可委托采购部经理出面代表工厂进行合同的签订。

　　第8条与工厂签订采购合同的供应商必须具有法人资格，并以其自己的名义签订采购合同，如果委托他人代签，采购部应审验其委托证明。

　　第9条工厂与供应商签订的合同必须采用书面的形式，不能采取其他任何形式，否则视为无效合同。

　　第10条对于金额在10万元以下的采购合同，可以采用传真的方式进行签订，即工厂将合同拟订好后传真给供应商，供应商进行盖章签字后回传，工厂盖章签字后发给供应商回执，视为合同成立。

　　第11条签订后的合同由财务部保管采购合同的原件并复印三份，分别交行政部、采购部及法律顾问处进行保管。

　　第4章采购合同的执行与控制

　　第12条合同签订后即具有了法律约束力，采购部应及时向供应商发送订货单，使供应商及时准备工厂所需的物料。

　　第13条采购部应配合质量管理部进行采购物料的进厂验收工作，当所采购的物料不符合合同所约定的质量要求时，采购部应积极联系供应商进行处理。

　　第14条采购的所有物料都必须附带由供应商提供的验收报告，且在验收报告中有供应商的签章。

　　第15条采购部应建立合同履约的管理台账，对双方的履约进程进行逐次、详细的书面登记，并保存好能够证明合同履约的原始凭证。

　　第16条对于供应商需要按照样品或图纸加工的物料，如果存在加工周期长、加工变数大、监控过程比较复杂的现象，应要求供应商提供进度安排，采购部根据进度安排与供应商进行联络，进行积极的协商，确保物料能够及时运送到工厂。

若供应商提供的物料将延缓工厂的生产，采购部应减少在供应商处的采购数量并与其他供应商联系，增加采购数量。

　　第17条在合同的执行过程中采购部要处理好与供应商的关系，将供应商视为工厂的战略发展伙伴，便于在生产旺季加大物料采购时能够得到及时供应，在生产淡季时能够缩减或取消物料采购的数量。

　　第18条采购部应本着经济性的原则做好物料的采购进度控制，既保证仓库中所采购的物料库存最低，同时保证库存物料满足生产的需求。

　　第5章采购合同的修改与终止

　　第19条在合同执行过程中，因供应商的原因造成无法按需求量供应的采购物料，采购部经调查核实后，可与供应商签订新的采购物料的数量规定，作为采购合同的附件予以执行。

　　第20条在合同执行过程中，若外部市场环境发生变化，因原材料价格或工资上涨而导致供应商无法按合同规定的价格交货，采购部可与供应商进行协商，签订新的供货价格的条款，作为采购合同的附件执行。

　　第21条在合同执行过程中，若因不可抗力导致供应商无法按时交货，采购部经过核实后可与供应商进行协商、签订双方的延期交货规定，作为采购合同的附件予以执行。

　　第22条有下列情形之一者，视为合同终止。

　　1.因不可抗力导致合同无法继续执行，双方同意取消合同。

　　2.因市场环境或需求的变化一方提出取消合同，由双方协商解决赔偿事宜。

　　3.出现违背合同中条约的状况。

　　4.合同约定期满。

　　5.发生符合合同条款中合约解除的事项。

　　第6章合同纠纷的处理与合同管理

　　第23条当工厂与供应商所签订的合同出现纠纷时，一般情况采取以下四种解决方法。

　　1.与供应商协商解决。

　　2.请第三方协调解决。

　　3.由仲裁机构进行仲裁。

　　4.通过法律途径解决。

　　第24条采购合同的签订人员与资料管理人员要遵守合同的管理纪律，有下列情形之一的，工厂将根据情节的轻重进行相应的处理。

　　1.泄露合同内容。

　　2.私自更改合同内容。

　　3.丢失合同。

　　4.在合同签订及资料保管时发生损害工厂利益的行为。

　　第25条参与采购合同履行与监督的人员违反工厂的相关规定，给工厂造成经济损失和其他损失的，工厂将根据性质与情节轻重对责任人进行行政和经济处罚，情节严重、触犯法律的，将依法追究其法律责任。

　　第7章附则

　　第26条本制度未尽事宜，依照国家相关的法律、法规和政策执行。

　　第27条本制度自总经理办公会议审议后执行。

　　篇五：

采购价格、谈判与合同管理表格

　　采购价格、谈判与合同管理表格

　　一、询价单

　　编号：

　　二、采购询价记录表

　　三、采购谈判计划表

　　四、采购谈判记录表

　　记录人：

记录时间：

年月日

　　五、合同签订审批单

　　填表人：

　　六、合同信息统计表

　　登记日期：

登记人：

　　审核人：

审批人：

　　篇六：

采购合同管理标准

　　一、合同审批程序及权责

　　1、部门员工填写合同审批单并附合同及全部附件---部门经理经办并审核签字---财务部经理审核签字---总经理审核签字---董事长审核签字（大额合同）

　　2、损失承担：

提交合同的员工为第一责任人，承担25%的损失；

部门经理为次责任人，承担15%的损失赔偿；

总经理为第三责任人，承担10%的损失；

公司承担50%的损失。

　　3、合同签字代表授权:

部门第一负责人，其他代表签订的合同无效并不予审批。

　　二、采购合同审批内容

　　1、交货价格、含税否和交货条件

　　采购方愿意采用固定的价格，这个固定价格是通过采购方和供应商谈判达成的，是双方都可以接受的。

对合同运作过程中可能出现的各种风险在合同里要有明确的规定。

　　2、商品的品种、规格、花色和数量

　　商品的品种应具体，避免使用综合品名；

商品的规格应具体规定颜色、式样、尺码和牌号等；

商品的数量多少应按国家统一的计量单位标出；

必要时可附上商品品种、规格、数量明细表。

　　3、商品的质量和包装要求

　　合同中应规定商品所应符合的质量标准，注明是国家或部颁标准；

无国家和部颁标准的应由双方协商或凭样订（交）货；

对实行保换、保修、保退办法的商品，应写明具体条款；

对商品包装的方法，使用的包装材料，包装式样、规格、体积，重量、标志、及包装物的处理等，均应有详细规定。

　　4、商品的价格和结算方式

　　合同中对商品的价格要作具体的规定，规定作价的办法和变价处理等；

规定结算方式和结算程序。

　　5、交货期限、地点和发送方式。

　　交（提）货期限（日期）要按照有关规定，并考虑双方的实际情况、商品特点和交通运输条件等确定。

同时，应明确商品的装柜方式、发送方式是送货、代运，还是自提。

　　6、付款条件

　　以供应商履行合同的情况为基础。

　　7、罚款条款和保证条件

　　合同中要求供应商提供的货物必须满足三个方面的要求：

　　1）产品的质量优良，和合同中的要求一致，能够使用。

　　2）产品必须是全新的，无缺陷，产品的制造必须使用适当的原材料和良好的技

　　术和管理。

　　3）产品要满足供应商所在国的法律法规，产品的使用不会对人员、财产和环境

　　造成任何的影响和损失。

　　4）产