政策性农险业务档案管理办法文档格式.docx

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（一）资料范围

与保险合同有关的各种承保要件、资料均应纳入管理范围，主要包括投保单、投保明细表、保险单、保险费发票（业务留存联）、验标影像以及其它与保险标的有关的资料。

有关承保资料尽量以影像方式进行收集，便于使用和保存，如：

1、种植业：

土地承包经营权证书或土地承包经营租赁合同、营业执照、开户行许可证、身份证、银行卡（折）。

2、养殖业：

生产经营许可证、组织机构代码证、开户行许可证、免疫证明、健康检疫合格证（奶牛）、身份证、银行卡（折）。

（二）保险合同的分类

对于集体投保、业务档案较多的可分主卷和副卷。

承保档案主卷主要包括保险费收据（业务联）、保险单（业务联）、批单（业务联）、投保单、证明性材料等单一性单证；

副卷包括投保明细表、告知单回执及其它内容较多的辅助性单证。

（三）保险合同的装订顺序

1、保险费发票（业务联）。

2、保险单（业务联）、批单（业务联）

3、保险明细表（业务联）、批改标的明细表；

4、投保单；

4、投保明细表；

5、与保险标的有关的资料（种植业：

标的坐落图、土地承包经营权证书或土地承包经营租赁合同复印件、证明性材料等。

养殖业：

存栏证明、现场查验记录表等）

（三）装订要求

1、业务档案应及时清分、整理、装订；

2、在装订前要去掉金属物（如订书针、大头针、回形针等）；

3、对纸张破损或字迹扩散的档案，必须及时修补或复制，复制件与原件一起归档；

4、保费收据采用横向装订法，多余部分在不影响阅读的情况下可以剪切；

5、规格较大的单证应依照保单规格，在不影响阅读的情况下进行折叠或剪切；

规格较小的单证需粘贴到粘贴单上。

6、每笔业务保险单齐全且加盖业务专用章；

7、装订时统一采用“三孔一线”上装订法，装订牢固不得松散，装订线不得裸露在卷宗之外，卷宗应与业务档案规格一致，不可折叠，卷宗平整，做到整齐美观；

8、保险合同应分险种按照保单号顺序装订，每50份合同装订成一册（每卷以不超过200页为限）；

9、保险合同卷宗（每册封皮）要素：

险种、保单号、装订册数、装订人、装订日期

等；

10、保险合同目录（附在保险合同卷宗后）要素：

该册所含保险合同的投保单、保险单号码、被保险人、承保数量、承保户数等内容；

11、保险合同封皮和保险单目录内容应按照统一的字体、字号打印，做到美观、大方。

（四）副卷的装订

保险合同资料较多，需要分主卷、副卷装订归档的，副卷资料需以保单为单位进行分类装订成册，每册的封皮上需要标注主要信息，如：

险种、投保单号码、保单号码、被保险人、承保户数、承保数量、装订人、装订日期等。

封皮信息内容需按照统一的字体、字号打印，做到美观、大方。

第七条承保业务管理类档案

（一）范围

与承保业务管理有关的资料应纳入管理范围，主要包括各险种保单签发登记簿、各险种保单承保台帐、电子版三级明细、公司统一规定的常规性报表、其它与承保业务有关的且具有保存价值的资料。

（二）管理要求

1、登记簿、台帐应按险种建立，年终统一装订存档，封皮内容应统一为《XX业务年度XX险种XX登记簿（台帐）》。

电子版三级明细要随时更新。

2、登记簿、台帐、电子版三级明细内容要完整、准确，与实际发生及业务系统数据相符。

第三章理赔档案管理

第八条理赔档案管理对象

本办法所指的理赔档案是指各级分支机构在政策性农业保险理赔工作中直接形成的、具有保存和利用价值的农业保险理赔案卷，理赔工作中使用的各种登记簿、台帐、报表等历史理赔业务管理资料。

第九条理赔案卷

理赔案卷应按赔案类型分别建立理赔档案。

主要类型及相关要求如下：

（一）已决案件档案

1、赔案要件

（1）赔案审批表（加盖理赔专用章）；

（2）赔款计算书及赔款计算书附页（加盖理赔专用章）；

（3）保单抄件（批单抄件）；

（4）赔款收据（加盖财务转账付讫印章）或赔款发放凭证。

赔款发放凭证是指能够证明赔款已存入农户账户的凭证。

（5）现场查勘报告（加盖理赔专用章）；

（6）出险通知书；

（7）出险事故证明；

应包括出险证明材料（灾害事故由相应权威部门出具证明：

火灾事故应由当地消防或镇以上政府出具的事故原因证明；

气象灾害由当地气象部门出具气象证明）、相关行政部门出具的鉴定书或证明等；

（8）现场照片；

（9）保险标的定损（损失）清单

（10）赔款明细表。

从系统获取、打印，加盖理赔专用章。

（11）其它理赔手续

2、装订要求

根据案件性质、案情繁简程度，实行一案一卷，每卷以不超过200页为限。

（1）按卷宗目录的顺序装订档案；

（2）卷皮应按要求打印被保险人、险别、承保公司、赔案号、赔款金额（大小写）、出险时间、结案时间、卷内要件数量和页数、卷内目录应填写页号及份数。

（3）案卷在左侧装订，应做到下齐、左齐，装订线采用棉线“三孔一线”连结，孔距以中心为点左右各7厘米。

超过卷宗尺寸（A4）的理赔资料要按卷宗尺寸折叠整齐；

小于卷宗尺寸的资料要粘贴到单证粘贴纸上；

装订前要去掉金属物。

装订要结实整齐，不能压住案卷内容，不掉页、不倒页，不损坏文件，不妨碍阅读。

（4）原则上统一为20卷/盒归档，可根据案卷实际情况进行调整归档。

每盒案卷需附案卷目录，明确标注保单号、立案号、赔案号、赔付数量及赔款金额等所需信息要素。

（5）多案共用部分单证材料，如气象证明、专家鉴定等，可视情况将共用材料原件统一保管在其中一笔赔案案卷中，其它赔案留存复印件或电子文档，并以索引形式附清单注明所有与之对应的赔案号；

同时，在相对应的其它赔案中，也应注明留存共用单证原件赔案号。

（二）未决案件档案

承保公司需加强未决案件档案管理，分险种按立案编号先后顺序整理成卷。

未决案件档案需由未决赔案管理人员（理赔内勤岗）统一管理，随时掌握未决案件的进展程度，及时清理未决案件，提高结案时效。

未决案件要件需包括：

1、保单抄件（批单抄件）；

2、现场查勘记录，如有需要应增加询问笔录；

3、出险通知书（由被保险人或报案人填写并签字）；

4、现场照片；

5、事故及灾害证明；

6、定损（损失）清单；

7、其它应保存材料。

（三）拒赔/注销案件档案

拒赔/注销是结案的一种形式，处理同已决案件，在系统中生成赔案编号。

拒赔/注销案件应按赔案号与已决案件一同归档管理，并建立拒赔/注销案件登记簿。

拒赔/注销案件必须先做现场查勘及询问笔录，详细记录被保险人姓名、被询问人姓名、出险时间、出险地点、出险原因、出险数量、拒赔/注销原因等，被保险人、被询问人须在《查勘记录》或《询问笔录》上签字/章确认。

拒赔/注销案件须填制《拒赔/注销案件报告》及《拒赔/注销案件通知书》，与其它赔案要件一起装订成卷，整理归档。

第十条理赔业务管理类档案

（一）建立完整有效的报案登记簿、理赔台账、电子版三级理赔明细等有关账册。

账册要详细、准确记录案件及被保险人主要信息，以便于查阅，如报案人、联系电话、出险时间、出险数量等；

保单号码、被保险人、赔案号码、赔付数量、赔付金额、被保险人银行账户等。

（二）建立拒赔/注销案件台帐，除详细记录被保险人、出险时间、出险原因、出险地点、出险数量、报案号、立案号等要素信息外，还需要记录拒赔/注销原因。

（三）管理要求

1．登记簿、台帐应按险种以支公司/营销服务部为单位建立，做到帐案相符，年终统一装订存档，并附封皮，封皮内容及打印格式需统一。

2．登记簿、台帐内容要准确，与实际发生及业务系统数据相符。

3．日常工作中，登记簿、台帐可使用统一颜色的硬本夹装订，便于保存、翻阅。

第十一条其它事项

（一）专人管理

各级机构农业保险理赔业务档案应指定专人负责、专柜管理，赔案应做到一案一档。

每个业务年度的理赔档案在业务部门管理两年，两年后必须移交分公司档案管理部门，列入公司档案范畴统一管理。

理赔业务档案不得随意销毁，档案在规定的时间内需保存完好。

（二）存档管理

案卷应依据所属的业务年度按赔案编号分险种装入专用档案盒内存档。

档案盒外侧应标明险种、业务年度、赔案编号等，便于查阅。

（三）档案调阅

各级机构农业保险理赔人员对理赔档案要及时整理、装订、归档。

赔案归档管理后，日常调阅必须实行审批、登记制度。

理赔业务档案管理人员应建立《理赔业务档案借阅登记簿》。

内部借阅时，借阅人员在经部门经理审批同意，并进行登记签字后方可借阅；

外部借阅时，需要借阅人提供介绍信等相关证明，经部门经理审批同意后方可借阅，同时做到案件资料原件不离开档案管理人员视线。

第四章附则

第十二条分公司需按照此办法结合实际业务管理情况和需要完善政策性农险业务档案管理办法，制定实施细则，并报总公司农险事业部备案。

第十三条本办法由总公司农险事业部负责解释。

二〇一二年十一月六日

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