ERP系统运行维护管理规定文档格式.docx

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1前言

目的

为保证ERP系统第一阶段的稳定正常运行，规范系统的使用和维护，确保数据及时、准确、规范、完整，达到资源有效共享，结合公司的实际，特制定本制度。

范围

本制度对以下运行管理方面加以明确：

（1）各部门（岗位）ERP职责及要求

（2）系统管理

（3）权限管理

（4）检查与考核

（5）奖励与处罚

本标准适用于公司内部ERP系统使用。

解释权与生效时间

本制度的解释权属公司综合管理部。

本制度自发布之日起生效，各相关部门按本制度的执行。

2各部门（岗位）ERP职责及要求

综合管理部ERP职责及要求

岗位

职责描述

ERP专员

负责ERP系统的业务管理工作。

公司ERP系统参数、单据性质及部分基础数据的设置及维护。

负责组织制定ERP稳定运行所需要的相关制度、文件及工作标准，并监督指导执行。

负责平衡、协调解决ERP运行过程中出现的问题，并针对ERP系统提出管理建议。

负责各部门ERP权限设定、维护及管理。

负责ERP系统内报表的开发和修改工作。

负责ERP系统数据库管理、后台维护等。

作为公司对外接口，与ERP及接口提供商进行协议并及时解决系统运行过程中的问题。

向主管领导汇报ERP运行情况，协助组织召开系统运行情况的总结、分析及问题讨论会议。

网络管理员

负责ERP系统硬件设备和软件的安装、维护。

销售部ERP职责及要求

对应ERP工作

及要求

主管

安排并检查本部门ERP工作。

审批销售相关单据。

内勤

销售部ERP的整体管理工作，ERP项目接口人。

管理客户信息。

客户信息

业务员

给客户报价。

报价单

料件、工具等借予客户使用，录入借出单。

借出单

借出归还，录入借出归还单。

借出归还单

根据销售合同，录入销售订单。

客户订单

销售接单后对原订单物料或单价、交期或数量的变更。

客户订单变更单

根据发货计划，且生产部已生产入库，按客户的要求发货。

销货单

客户退货。

销退单

录入销售发票

销售发票

录入预收款单、收款单。

预收款单、收款单

采购部ERP职责及要求

审批采购相关单据。

工艺与采购共同制定BOM损耗率。

采购部ERP的整体管理工作，ERP项目接口人。

管理供应商信息。

供应商信息

接受发票，整理发票交财务挂账，为会计审核采购发票做准备。

计划员

接收客户订单等编制生产或采购计划。

采购/外协、生产计划

录入采购员

对各种研发类、新产品的零件进行询价，经过领导确认定出价格。

询价单

对批量生产需要的各种零件进行比议价，经过领导确认定出价格。

核价单

对各种情况下产生的请购单，对采购供应商、数量、单价、交期等信息进行维护，经主管审批完发放。

维护请购信息，

从请购单生成采购单

采购单管理及跟踪执行情况。

采购单

对已经有入库的采购订单的采购合同变更时，对采购订单也做相应的变更。

采购变更单

对下发的采购订单进行跟踪催货，到货送检，及时取得入库单，质检单，录入进货单。

进货单

已经进入库房，在生产使用过程中发现不良，退货的处理。

退货单

录入采购发票

采购发票

车间生产需原材料委外加工，录入委外领料单。

委外领料单

委外加工超定额领料，录入委外超领单。

委外超领单

委外领料后退回。

委外退料单

外协加工付款必须按合同申请，以便财务付款单指定到对应合同中，录入委外发票。

委外发票

录入预付款单、付款单。

预付款单、付款单

库房ERP职责及要求

书面审批异常数量调整单、报废领料单。

库管员

料件仓库间的调拨。

调拨单

从库房借出料件；

从供应商或者客户处借入料件。

审核借出/入单

借出的料件归还给仓库；

借入的料件归还给供应商或者客户。

审核借出/入归还单

审核厂内发退料单、委外退料单。

审核厂内发料单、厂内超领单、委外领料单、委外超领单。

质检员检验完到货的物料后，通知库管员点数并入库，审核进货单。

审核进货单

在生产过程中发现物料不良，车间将物料退回不合格品库房，

由采购员录入退货单，库管员点退货数量，审核退货单。

审核退货单

根据质检工程师对客户退给销售的物料判定结果，点数入库。

审核销退单

对公司需报废的物料的账务处理。

报废单

生产成品后入库。

审核成品入库单

发货给客户。

审核销货单

研发部ERP职责及要求

审核BOM相关单据。

标准化

根据设计师新加材料的需求，本着公司优化资源，方便维修、采购的方向，综合平衡是否新增品号，如需，则必须按新品号申请流程申请，申请完后方可新增品号，并保证数据库材料编号、名称、规格等相关属性的标准化。

确保品号相关属性的规范

生产部ERP职责及要求

审核生产相关单据。

录入产品BOM清单。

录入BOM

BOM变更，有以下几种情况：

BOM与生产实际不符、工艺路线从外购改自制、工艺路线从自制改外购、材料定额增加、材料定额减少。

BOM变更

班组长

生产计划内的领料，书面审核厂内发料单。

生产计划内领料的退回。

生产退料单

厂内加工超定额领料，录入厂内超领单。

厂内超领单

库管员各项目计划的物资配料、发料车间后，书面审核厂内发料单

审核厂内发料单

生产辅料、消耗性工具的领料。

费用领料单

生产辅料、消耗性工具领料的退回。

费用退料单

成品入库，录入成品入库单。

成品入库单

3.系统管理

用户端不得私自修改ERP软件系统配置参数或相关计算机程序

ERP专员负责按照系统安全规定定期对ERP系统数据库和系统应用程序进行备份，并对系统和数据库运行全过程进行监控，保证系统安全运行和数据传递通畅。

网络管理员定期对ERP服务器及各终端设备进行防毒、杀毒处理。

各用户对自己录入的单据负责，对需要用的基础数据进行核实，如有问题及时通知ERP专员，同时各相关部门指定专人对本部门的数据工作进行检查。

ERP系统用户在休假或因公外出时，必须将相关的工作内容授权给其他用户负责完成，并给相应人员申请临时权限，不得延误工作。

做单必须要有依据，严禁在ERP系统中随意更改各种数据。

对录入超过半小时的单据，需要在不超过半个小时保存，以免单据丢失。

为提高ERP系统资源利用率，用户在完成操作后，应及时退出ERP避免其他用户无法使用系统。

为提高系统运行效率，各部门必须密切配合，录入单据人员、各级审核人员应履行本岗位职责，单据录入、审核在1个工作日内办理完，特殊情况在2个工作日内办理完。

各种单据审批流见附表。

4.权限管理

ERP专员必须遵守保密制度，严禁把自己的密码转告他人；

不得泄露其他用户的密码，不得在ERP系统上操作超越自己权限的信息；

不得用不正当手段、方法对模块进行修改。

公司需要数据修改时必须按规定程序执行并及时对数据库进行备份。

各部门新增用户权限、用户权限的变更，应提出书面申请，经本部门领导签字确认后，报ERP专员进行设置。

用户必须更改个人初始密码，不得把用户名和密码借给他人使用。

5.检查与考核说明

ERP系统运行检查采用在系统上日常检查和月度考评相结合的方式。

每周对各部门实际发生的业务情况与进入系统业务的差异等进行小结。

根据ERP运行的实际情况，组织召开ERP系统各部门运行检查总结会，对一些文件进行分析，并提出解决方案，以保障系统的正常运行。

6.奖励与处罚

.处罚条例

提供数据不及时、一月内出现三次以上错误；

录入数据不及时、一月内出现三次以上错误；

各级审核人员未认真履行职责，审核单据不及时，未发现数据错误；

单据流转不及时，造成其它相关工作完成延迟。

对违反上述条款的部门和个人根据情节轻重，分别给予部门100~500元元不等的罚款，部门负责人自行分解。

.奖励条例

根据ERP系统运行月度考核结果分别给予部门100~500元奖励。

平时表现突出，有很好的团队意识，定期完成工作任务且质量非常好，给予个人100~500元奖励。