xx集团ERP系统应用调研报告.doc
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文件名称
xx集团ERP系统深度实施前调研报告
文件编号
RKGLZX—009
编制人
编制日期
2010-05-8
PAGE
13OF13
xx电气集团有限公司
ERP系统应用现状调研报告
目录
一、调研背景
二、调研主题及方法
三、调研汇总评估
四、实施基本方法/流程
五、综述
附：
调研记录
一、调研背景
本次调研，建立在xx电气集团管理层同公司双方初步沟通基础之上。
一方面，xx电气集团前期已导入了K3系统并使用了部分模块功能，如销售订单、产品预测、生产任务、库存管理、应付、总帐管理等；同时继续应用强鹏系统实现生产车间作业管理；
另一方面，作为公司信息管理和业务应用的重要部分，xx电气集团深感ERP系统使用未达目标，还有深化实施的需要。
希望通过深度实施，使系统应用更深入、更全面，不仅实现部分业务、单独业务模块的应用，更要各业务环节集成、贯通，即形成供、产、销、财务、成本集成，计划、生产、车间环环相扣、信息共享，供应链、资金链、信息链全线贯通；不仅只事后补帐，更要实现即时入帐、即时响应；不仅只各部门帐务准确，更要公司整体帐务准确及时、整体效率提升；不仅只记录数据，更要分析、总结数据以辅助管理和决策。
因此，xx电气集团同仁凯达成合作协议，由仁凯对xx电气集团目前ERP应用现状进行调研：
了解目前应用现状，找出存在的主要问题，评估后续深度实施的可行性，并提出初步方案。
二、调研主题及方法
调研主要从以下四个方面进行：
1．各环节系统操作流程及相关的业务流程；
2．各环节主要应用功能的使用现状；
3．各部门在使用中遇到的问题及需求；
4．公司行业、生产、产品的特殊性及公司整体运营状况。
围绕上述范围，确定调研方法为现场走访、会议访谈，以获得第一手信息和资料。
经过顾问约8个人天的调研，同xx电气集团人力资源、财务、销售、工程、采购、PMC、生产部、仓库等部门主要负责人和相关业务人员的访谈、讨论，结合现场查看，形成本报告。
三、调研汇总评估
一）、深度实施的可行性
基于目前系统应用现状及公司管理现状、技术现状、需求现状（详见六、调研内容详述），仁凯公司认为：
1．系统深度实施是现实可行的，但比较复杂；
2．系统深度实施需要xx电气集团借助顾问公司的经验、实力及其作为第三方公司的有利地位，同时依靠仁达公司自身的管理、技术团队的能力和信心，互相配合、协作，共同实现目标；
3．双方对项目的复杂性有充分的估计，以便端正心态，保证投入力度（如投入时间、态度等）；
4．基于xx电气集团业务具有较强的特殊性，需要在现有系统基础上进行二次开发；
二）、总体规划方案
1.通过调研获得的需求和问题，主要可归纳为以下几个方面（详细内容见六、调研内容记录）
1.1xx电气集团从经营和管理角度出发，对内部组织架构进行重新调整，以实现对事业部级、部门级、个人级进行成本和绩绞考核，需要系统予以配合：
系统提供数据核算支持，并实现统计和分析；
1.2xx电气集团目前使用K3和强鹏两个系统，分别处理不同业务，导致数据不能共享，工作重复，出错机率增加，很多功能不能得以应用。
产生的直接后果是：
工作效率降低、员工士气受到影响、管理成本增高；
1.3由于系统未能得到比较充分的应用，使xx电气集团的部分人员对系统了解程度较低甚至有不正确的认识（如仅考虑自身简单而未考虑其他相关环节是否简单），导致各环节工作不能顺畅；
1.4系统本身的管理基础没有一套有效的体制，有的管理方法不能得到有效执行；
1.5xx电气集团的管理需要系统帮助，但系统目前所能起到的帮助有限，甚至在某些地方造成了阻碍；
1.6xx电气集团需要培养对系统有较深认识和掌握（如对系统功能、操作、技术支持）的人才；
1.7系统本身有部分基础参数、基础设置、甚至有些前期规划不适当，与系统本身要求、管理和业务需求不匹配（如物料基础各参数）；
1.8xx电气集团在管理和业务操作上均有部分未能同系统有效衔接，需要作调整（如管理流程）；
1.9从系统数据反应出xx电气集团在系统操作中不规范现象时有发生，体现出业务执行存在不规范现象，需作改善（如操作规范）；
1.10财务同业务实现了部分一体化，同时也存在很大问题（如成本核算、应收等）；
1.11K3系统本身功能存在不足，不能完全符合xx电气集团的特殊需求（如车间工序管理、核算需求）；
1.12前期实施顾问能力不足（从系统设置、规划、及使用人员的操作方法中反应），双方不能有效配合，也是主要原因之一；
1.13K3系统速度反应慢，影响操作效率；
2．根据调研情况，初步提出实施总体规划方案如下：
2.1首先规范基础管理行为和基础数据，打好基础；
2.2再针对各具体问题和需求，制定针对性解决方案，并通过管理或技术手段予以实施；
2.3重新组织对各管理人员进行ERP系统管理思想和功能层面的培训，和对各操作人员进行系统功能、操作方法和技巧的培训；
2.4有针对性地组织相关人员参与到系统规划和基础设置的工作中，以提高各参与人员的责任心和对系统的认识、掌握程度；
2.5在各项基础工作准备充分基础上，组织对系统进行深度实施；
2.6适当进行二次开发，实现特殊业务需求；
完成时间：
约为6个月；
3．取得效益
3.1为公司培训一批对系统和管理能结合并应用的人员，使系统在公司能落地；
3.2建立相应的K3系统管理体系，确保K3系统在xx电气集团能长远持续应用和改善；
3.3将现有K3系统同公司实际充分结合，在适宜性原则下解决调研及后续发现的问题及需求；
3.3在系统得以适宜应用基础上，降低xx电气集团运作成本、提升管理水平，以此提升xx电气集团综合效益；
四、实施基本方法/流程
1.详细调研并提供总体实施方案计划；
2.建立用于系统实施和管理的管理制度/规范/方法；
3.有针对性进行系统基本理论的培训；
4.针对所用到的各模块进行系统功能并结合管理知识的培训；
5.针对所用到的模块培训系统操作知识；
6.针对调研中发现的具体问题和需求，及后续实施中发现的具体问题和需求，讨论确定具体的解决方案。
主要有：
物料编码方案；BOM架构方案；基础数据管理规范；替代料应用方案；委外料领用案；生产计划运行方案；。
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等
7.对系统基础参数和基础设置进行讨论和确定；
8.在相关人员对系统有初步认识后，同各部制定系统运作流程；
9.组织模拟演练；
10.组织进行贯穿全程的综合模拟演练；
11.在相关人员对系统有较深认识后，各部制定各模块、各需求的正式方案；
12.依据正式方案再次组织分模块模拟演练和综合演练；
13.系统初始化准备
14.系统上线；
15.解决上线后的问题，直到使用熟练；
16.后期优化和改善。
五、综述
ERP系统是管理+技术的系统，技术是基础，管理是思维+方法+业务+数据，涉及企业的方方面面，十分繁杂且极具风险。
因此需要xx电气集团公司对此项目投入大量的时间、金钱，更重是的是投入心力和态度，双方需配合，有困难协作解决，有分歧协调理解。
ERP系统以实现管理需求为目的，随时均需与管理相结合，因此要求以管理的手段来保证实施，技术解决只是辅助作用。
因此要有管理经验丰富的人来主导，并需要有一些懂管理或乐于接受管理知识的人参与。
ERP系统的成功实施是企业和实施双方共同的责任，双方均需积极配合。
尤其，企业的执行能力非常关键，往往决定一个项目的成败。
通过对xx电气集团的调研，我们有信心实施此项目。
也希望xx电气集团有充分的准备和信心。
预祝：
项目实施顺利！
xx电气集团管理和效益提升到一个台阶！
附：
调研记录
一、人力资源部（总体了解，含人力资源、财务、信息部）
1．组织架构：
共四个事业群（OEM、电气、山庄、新业务），其中xx电气集团集团直辖机构为OEM事业群、电气事业群、董事办、研发中心；
2．详细组织架构见“xx电气集团集团组织架构图”；
3．目前ERP系统应用范围：
OEM事业群、电气事业群。
4．OEM事业群、电气事业群之间是独立的管理机构，有独立业务，但存在部分业务交叉；
5．集团从经营、管理需要角度出发，需要对不同事业群、事业群内各部、甚至部分个人进行考核，需要系统配合提供核算数据。
6．针对上5核算需求，目前还未建立明确的核算体系（如核算范围、方法、边界、逻辑、要求等），需要xx电气集团集团在近期建立；
7．系统在上6已完成基础上，进行设置并进行二次开发，以实现系统核算，出具核算数据及统计报表，供xx电气集团分析决策；
8．目前的核算是部分由系统出数据、部分由人工提供数据，然后人工进行加工处理，再得出核算数据；
9．目前的核算是在一个帐套内做，事业群之间并未完全分开，主要是存在义叉业务，及部分分工还未明确；
10．OEM事业群内部又分为8个一级部门，其中4个是基本生产部门，另4个为含有销售业务的综合部门，需要独立核算。
此些部门之间存在业务来往，则存在交叉核算；
11．公司组织架构经常变更，且变更较大，系统需要适应，但比较困难；
12．目前处理OEM事业群的财务人员有3人，整个公司有10多人，目前工作已非常紧张；
13．目前成本核算是K3系统出具一份，手工另行出具一份，二者差距较大（平均约40%）；
14．OEM事业群计划从5月1日开始实现内部利润中心的核算体制；
15．电气事业群则需要核算到具体的销售人员；
16．部门组织架构体现出：
部门分工专业性不强（不是按专业性分工），同一性质业务比较分散（如同一工序分散到不同部门），组织架构比较复杂，对管理和业务运作及对系统的要求均较高；
17．对应目前组织架构，系统如何对应实现？
是在一个帐套内还是分帐套实现？
18．目前K3系统中可以出具物流和生产数据，但存在不准确、不完善现象；财务数据则是在系统中出具部分，部分手工处理；
19．事业部如何划分？
组织架构如何搭建？
有一个适度的问题，需要综合考虑经营、管理需要和成本、可操作性等因素；
20．目前系统中未用MPS功能，MRP只计划毛需求；
21．物控部门在编制OEM的MRP计划，电气则由另一个部门编制，在系统中也是分工维护。
系统的操作是分散的，管理也是分散的，以后可能独立核算后更加分散。
此对系统的计划体系建立是不利因素；
22．未上人斩资源管理模块，人工在进行KPI考核；
23．K3系统中目前应付做得好些，应收比较差，总帐没什么问题；
24．系统购买的功能模块比较全面，制造型企业所需用到的基本购买齐全，目前应用的模块主要有MRP、采购、销售、库存、存货核算、品质、委外、生产任务、应收、应付、现金、总帐等，但应用程度较差；
25．客户档案：
由信息部维护。
结算方式不一、同一客户存在多档案、设置不规范、客户信息在有订单时才建立等问题，反应出此环节管理和操作均不规范，数据更不规范；
26．销售信用管理未启用；
27．供应商档案：
评审后的供应商才可进行K3系统，由采购部提供资料，采购员自己维护，部分资料不规范、不完善；
28．仓库档案：
由信息部维护，仓库提供，财务未确认（不清楚）。
不能直观地反应业务的划分。
此不利于财务的核算和成本、计划的编制。
如不能按事业群分类核算存货价值、仓库的状况也不能清楚区分、MRP计算的对应关系也不清晰；
29．仓库现状：
库存积压太多，且不能分清，手工有一些帐，系统有一本帐，但不准确
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