公文写作全网最详细最使用指导指南汇总Word文件下载.docx
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上行：
请示、报告；
下行：
命令（令）、指示、决定、通知、批复、通报、会议纪要、意见、决议等；
平行：
函；
通行：
通告、公告、公报。
按性质：
指挥类、请求类、知照类、规范类
指挥类：
命令（令）、指示、决定、批复、通知、决议、意见等；
请求类：
请示和函；
知照类：
报告、通报、公告、通告、会议纪要等；
规范类：
通告、条例、规定等。
按行文关系：
内部公文、对外公文、收入公文、公布公文。
按内容繁简：
单一公文、综合公文。
按送达和办理时间要求：
特急、紧急、常规。
按机密程度：
绝密、机密、秘密、普通。
公文的格式
在长期的工作实践中，为了能用最少的语言，表达最多的内容和信息，机关公文逐渐形成了固定的格式和运行传递的制度，并在《国家行政机关公文处理办法》中有明确的规定。
掌握公文的格式和运行要求，是做好公文处理工作的一个基本条件。
现在，我们分别进行简要的介绍。
根据规定，公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、印章、成文日期、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
一份完整的公文，我们通常把它分为文头、主文、文尾三部分。
这里，我们逐项予以说明：
1.文头部分。
位于公文首页上端，一般约占A4型公文纸的1/3或2/5面积。
注意：
发文字号的年份要用阿拉伯数字完整填写，不能把“1997”写成“97”，让人误解为“1097”或“2097”等；
括号要用六角括号“〔〕”，而不是“（）”或“[]”；
机密以上的公文要印文件份数序号；
一般上行文需要标注签发人姓名。
这里，大家要注意请示的格式：
一是上报公文的发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm，留出的空白供上级机关批示文件使用。
二是上报公文需要标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。
发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；
签发人用3号仿宋字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行。
2.主文部分。
从标题一直到印章，都属于主文部分，是公文最重要的部分。
请大家注意的内容有：
（1）标题。
除法律法规外，一般不加书名号，不加标点符号。
同时，制作标题时，既要反映文章的主题，文题相符；
又要规范格式，不能把词组、名称人为地分行。
（2）主送机关。
普发性下行文主送机关较多，一般使用泛称。
上行文的主送机关一般是一个。
请示、批复、意见、函的主送机关只能是一个。
没有特指主送机关的公布性公文，如公告、通告等，不写主送机关。
（3）正文。
内容较多时，分层序码的规范顺序是：
“一”、“
（一）”、“1、”、“
（1）”、“”。
（4）成文时间。
以领导人签发日期为准，联合行文以最后机关领导人签发日期为准。
同时要用汉字而不能用阿拉伯数字。
“零”写为“O”。
（5）印章。
务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
3.文尾部分。
这一部分内容虽然不多，却是我们容易忽视的地方。
（1）主题词。
是经过规范处理的用来标引公文主题内容的词，主要作用是便于电脑存储和文件检索。
按规定，公文应当依据国务院办公厅秘书局印发的《国务院公文主题词表》标注主题词，实际情况是县级以下机关的公文，对标注主题词未做硬性要求，但上行文要按上级机关要求标注。
具体标注中应注意掌握选词原则。
一份文件主题词不能超过5个。
顺序是先标类别词，再标类属词。
在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文种的词。
各主题词之间空1格，不加标点。
如《国务院关于加强水土保持工作的通知》，就要先标类别词“水利”，再标类属词“水土保持”，最后标文种“通知”。
另外，主题词表中没有的词，我们叫“自由词”，在必须标注时，应在该词后加“△”符号。
如《关于张龙之等4名同志任职的通知》，其主题词为：
干部任免张龙之等△通知。
（2）附注。
主要用于说明其他项目不便说明的事项。
可以解释名词术语，可以说明发至级别。
请示应注明联系人姓名和电话。
附注应加括号，位置居左空2格，在成文时间下一行。
4.公文排版规格。
《办法》规定，公文用纸采用A4型纸，幅面尺寸为：
210mm×
297mm。
公文页边与版心尺寸：
文用纸天头（上白边）为：
37mm±
1mm
公文用纸订口（左白边）为：
28mm±
版心尺寸为：
156mm×
225mm（不含页码）
排版规格：
正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，一般每面排22行,每行排28个字。
行文规则
下行文
一要选准文种：
二是一般只发直属下级，有时也可扩大到所属各级。
三是公布性公文，一般不需另外行文。
四是向下级单位的重要行文，应同时抄送发文机关的直接上级机关。
五是对下属受双重领导的单位，一个上级机关向这种单位下行批复、专门性的决定、通知时，应视需要，抄送它的另一个上级机关。
六是上级机关不可与下级机关联合向下级行文。
七是本机关单位的党组（机关党委）不能向下一级机关单位的党组（机关党委）直接行文，更不能向下一级行政机关行文，因为它们之间不存在隶属关系。
八是职能范围的事情，不要报请上级机关批转行文。
九是在政府部门党组撤消后，党的领导机关根据工作需要可向同级或下级政府部门行文。
十是单位部门之间对有关问题未经协商一致的事情，一律不得各自向下级行文。
上行文
一要选准文种。
请示、报告。
二是机关单位之间一般不能越级行文。
情况特殊、紧急，逐级上报会延误时机，遭致损失的，可以越级行文，但同时必须抄报被越过的上级机关。
三是向上级机关行文，应当主送一个上级机关单位；
如需其他机关的上级机关单位阅知，可以抄送。
受双重领导的机关单位向上级单位行文，应当写明主送单位和抄送单位，由主送单位负责答复其请求事项。
四是党政机关不能交叉上行请示、报告性公文。
五是党委各部门应当向本级党委请示问题。
六是一头请示。
请示主送的单位一般只能有一个。
七是一文一事。
《中国共产党机关公文处理条例》规定：
“向上级机关请示问题，应当一文一事，不应当在非请示公文中夹带请示事项。
”《国家行政机关公文处理办法》也有类似要求。
八是不送个人。
“除特殊情况外，请示应当送上级机关的办公厅（室）按规定程序处理，不应直接送领导者个人。
”《国家行政机关公文处理办法》规定：
“请示不得直接送领导者个人。
九是不得抄送。
上行请示，不要同时抄送同级或下级机关。
十是凡属本机关职权范围内可以解决或者与其他部门协商可以解决的事项，不要请示上级机关。
平行文
函、周知性的通知、议案等。
二是同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下级政府可以联合行文；
政府及其部门与党委、军队机关及其部门可以联合行文；
政府部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位可以联合行文。
同级党的机关、党的机关与其他同级机关之间必要时可以联合行文。
三是不相隶属机关之间一般用函行文。
四是平行文在写法上要态度谦和，多用商量的口气，不能强加于人，更不能用指示性口吻。
通行文
二是行文语言要规范，不要过多描述，语体要相对严格周详。
三是多用条文化写法，条目之间必须按性质归类界定清楚。
表述一般先正后反。
二、常用公文的写法
基层常用的公文有通知、通报、报告、请示、意见、函、会议纪要。
其他文种有：
述职报告、调研报告、工作计划、工作总结、领导讲话等。
现结合我局实际，主要讲以下几种：
（一）通知的写法
通知是一种应用比较广泛的知照性公文。
在发布行政法规和规章，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批准下级机关的公文，要求下级机关办理和需要周知或共同执行的事项时，都可用“通知”。
通知的种类较多，按其性质内容一般可以分为三类：
（一）批示性通知
主要用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文以及发布某些行政法规。
这种通知一般与批转或转发的文件一起共同构成一个新的文件。
这类通知要写明对所批转或转发的文件的意见或评价，表明批转或转发的目的。
它不仅答复了来文机关，而且要求受文机关借鉴或参照、遵照执行。
有的通知还要作出比较具体的指示性意见，以提高下级机关对某项工作的认识。
（二）指示性通知
上级机关在对下级机关的某项工作进行指示和部署，而又不适宜用“命令”或“指示”时可用这类通知。
这类通知提出的要求应切合实际，语言表达要准确，文字要精练。
对要求解决什么问题，为什么要解决这些问题，怎么解决这些问题，要写得明白清楚。
（三）告知性通知
在传达和告知需要下级机关、平行机关或不相隶属机关知道或者办理的事项时用这类通知。
如机构、人员变动，启用印章、召开会议，人事任免等，都可用这种通知。
在给不相隶属机关发通知时，一般用“函”的形式。
此类通知没有需要贯彻的内容，写法上也较为简单。
不管写哪种通知，都要求做到四点，即主题集中，内容具体，要求明确，文字简洁。
此外，对于一些联合通知、补充通知或紧急通知，都应在标题上注明。
1.通知的写作要求
（1）撰写通知必须严肃认真。
由于通知是一种使用频率极高的公文，对各项实际工作均有着重大而广泛的作用。
所以在撰写时，特别是撰写重要通知时，必须首先“吃透”有关法律法规及方针政策，还必须“吃透”有关实际情况，以使所撰写的内容富有针对性和可行性，便于贯彻执行。
（2）要认真区分不同类型通知的不同性能以及语言、语气等方面的差异。
要根据具体内容来确定表达形式，在符合公文特定程式性的前提下，通知的谋篇布局、行文方式、表达技法、遣词造句等，均应力求灵活简便，尚实切用，严忌呆板陈腐及形式主义。
（3）通知的抬头，必须清楚准确。
受文单位可以是一个，也可以是若干个，务必—一写出，严忌错漏。
如果是普发性通知，其抬头应写规范性的统称。
（4）“通知导言”，务求简洁清楚，具有概括性；
“通知主文”，务求明确具体，具有“可行性”。
如果在“导言”末尾已然写出了“特作以下通知”之类的承启语，那么在正文末处不宜再用“特此通知”之类的惯用语作“结语”，以免重复。
（5）通知的表述方式必须以理性化的直述为主，语言文字要突出“单一性”，要质朴精确，即使采用评述性的议论，也应力求做到“画龙点睛”，“点到为止”；
严忌出现文学性的夸饰、含蓄、细腻、音韵同趣或鲜明的形象感。
2.通知的写作方法
标题
通知的标题有三种写法：
（1）标题只写“通知”二字。
一般性通知或者内容比较简单的通知就可以这样写。
（2）标题直接写明“紧急通知”或“重要通知”。
这种标题多用于通知的事项需要被通知单位尽快知道，或通知的内容是重要事项。
（3）标题由发文机关、事由、文种三要素组成。
这种标题使人一目了然，十分醒目。
如：
《广西壮族自治区人民政府关于全面推行自治区直管县财政管理方式改革的通知》。
在起草层层转发的通知时，要尽量把标题写得简明些。
可以采取两种办法解决：
一是对各个转发通知都提出了具体要求的，可以综合改写为一个新的“通知”，贯穿全部内容或主要精神。
二是对非政策性文件，几个转发通知又无新要求的，可以减少中间层次，直接转发。
受文单位
在标题下面，正文之前，顶格写明被通知的单位。
被通知的单位，可以是一个，也可以是几个，还可以所有下属单位。
正文
它是通知的主体，即通知的内容。
通知的正文有的简单，有的复杂，有的长，有的短。
例如一般性通知，只要写清什么事情，什么时间、地点，如何办理即可。
通知的正文一般都要求写出发文缘由、具体事项和执行要求，但不同性质的通知写法还是有一定差异的。
比较典型的是指示性通知和会议通知，现简述如下：
指示性通知的正文一般包括通知缘由、通知事项、执行要求三部分。
第一部分通知缘由是开头部分，主要说明为什么要发该通知，是通知正文的导语，通过承启用语，转入通知事项的拟写、常用的承启用语有“特提出如下要求”“现通知如下”“特作如下通知”等等。
其后一般用冒号，承接事项部分。
缘由应写得清楚、充分、有说服力，行文也要简洁。
第二部分通知事项是正文的主要部分，应写出工作任务、基本措施、原则要求、注意事项等内容。
为了把问题叙述得清楚分明，便于掌握和执行，常常分序号拟写，有时还列小标题分述，以求醒目。
通知事项务求明确、具体，重点突出，眉目清晰，便于执行。
第三部分执行要求是通知的结尾部分，应写出对执行通知的希望与号召。
一般用“以上通知，望认真执行”“特此通知，望认真贯彻执行”等语。
执行要求应写得简短，有针对性，有号召力。
会议通知的正文一般包括会议缘由、会议内容、具体要求三部分。
第一部分会议缘由，常常要写明会议召开的原因、根据，由哪个机关召开什么会议。
会议名称最好写全称。
第二部分会议内容，会议通知的事项要写得清楚具体，常常要写明起止时间、会期、地点、主要目的、基本内容、大致进程、与会具体范围、与会人员的级别职称、报到时间及具体地点。
第三部分会议具体要求，包括与会人员会前的思想准备，携带的文件材料以及介绍证明和有关用品的准备。
路程较远的还要写乘车（船）的路线和班次。
如牵涉到吃住问题，还要写明会议有无补助等等。
落款及日期
它包括两种情况：
（1）在标题里已写明发文机关，标题下面已注明发文时间，在正文后面就不再写发文机关或发文时间。
（2）在标题里没有写明发文机关，标题下面也没有写明发文时间，应在正文右下方写上发通知的机关名称和年、月、日，并加盖机关公章。
（二）通报的写法
通报是领导机关向下属单位传达工作情况，介绍经验教训，宣传先进事迹，公布错误典型时所使用的文件名称。
通报按性质和作用可划为三类：
即情况通报、表扬或批评通报、专题通报。
三种类型在具体写法上有所不同，须加以区别。
通报的写作要求
1．要迅速及时
通报的一个很大特点就是时间性极强，无论是哪种类型的通报，都要求迅速及时地编写印发。
否则，拖拖拉拉，时过境迁，就失去了指导和教育作用。
2．要选择典型
通报中的内容必须是经过严格选择的典型事例，表彰性、批评性通报尤其如此。
这就要求写作之前，一定要做好调查研究工作，对所提出的问题，以至选用的事例和数据，都要核实，力求收到“以一当十”的效果，起到以“点”代“面”的作用，促进工作的顺利进行。
3．实事求是
无论是表彰性通报、批评性通报，还是情况通报，事件必须准确真实，不得有任何浮夸或失实。
对先进不能随意拔高，对错误不能任意夸大，分析评论要恰如其分，入情入理。
通报的写作方法
通报一般由标题、主送机关、正文、日期与落款等部分构成。
1.标题
通报的标题—般常用发文机关名称、事由和文种三要素依次相加构成。
还可以采用“事由＋通报”或仅用“通报”二字构成的简化式标题。
2.主送机关
除普发性的通报外，其他一般通报都应标明主送机关和范围。
其内容在标题下面顶格书写，主送机关或单位之间用顿号隔开，最后用冒号。
1．正文
通报正文的写法比较灵活，主要介绍通报的事件或人物，一般把通报情况的缘由、时间、地点、经过、结果、要求等要交代清楚，并分析阐明所陈述内容的性质、意义或提出引以为戒及值得注意的事项，结尾时写明所做出的决定或指示性意见，及提出有关要求或发出号召等。
这是针对通报的一般写法而言的，根据通报的不同种类和不同内容，写法也不尽相同。
现简述如下；
（1）表彰性通报。
这类通报的正文，往往要首先介绍有关单位或个人的事迹，文字要简明精练；
接着概括评析和指出向先进典型学习的主要内容，要材料生动，详尽具体，具有感染力；
最后发出号召、希望、要求或决定，做到实事求是，恰如其分。
（2）批评性通报。
这类通报的正文首先要简明扼要地写清被通报单位或个人的主要问题、情节，及错误的性质、动因等；
然后陈述对所通报错误、问题或事故的处理意见和决定，并在此基础上提出告诫性要求，指出应从中吸取教训，以防止类似事件的再次发生。
（3）情况通报。
这类通报的正文首先要交代所通报的情况，对有关主要情节进行客观阐明；
然后在客观事实分析的基础上，表明发文者的要求和意见。
但一般情况通报，也可以不提出具体要求或希望。
（4）日期、落款。
在通报正文的右下方落款处写明发文机关名称及发文年月日。
发文机关名称如在标题中已经注明，结尾也可不签。
如发文日期已在标题下行的居中位置注明，结尾就可略去不写。
（三）报告的写法
报告，是指下级机关向上级机关汇报工作、反映情况，提出建议而使用的文书。
报告，是一种陈述性的上行文。
它只能用于下级机关向有隶属关系的上级机关。
报告的种类多种多样，可以从不同的角度将之划分为不同的类型。
常见的报告主要有：
（1）综合报告，即为了使上级机关全面了解一定时期内工作进展等方面情况所作的汇报内容复杂，反映问题较多、篇幅较长的一种报告。
（2）专题报告，即内容专一，集中汇报、反映某项工作、某一事件或某一问题的报告。
（3）工作报告，即向上级汇报或总结工作时所写的报告。
（4）情况报告，即向上级反映有关情况、重大问题等所写的报告。
（5）建议报告，即以向上级机关提供建议或提出设想为特点的报告。
（6）调查报告，即具有公文格式，向上级机关反映某项调查研究成果或专题为内容的报告。
（7）例行报告，即定时、定期、连续地向上级机关汇报有关情况时所写的报告。
（8）批转性报告，即向上级呈送报告后，主动要求或由上级机关批转有关部门的报告。
（9）答复报告，即答复有关询问或汇报所交办事项进展程度与结果时向上级所写的报告。
（10）抄送报告，即下级向上级报送文件、物件时，用以写明文件或物件数量、名称的报告。
报告的写作方法
报告一般由标题、主送机关、正文丫落款及日期四部分组成。
1．标题
报告的标题有三种写法：
（1）采用完全式公文标题，由发文机关、事由和文种三个要素组成。
例如：
《山东省人民政府办公厅关于国务院文件办理情况的报告》。
（2）标题只有事由和文种两个要素。
《关于植树造林情况的报告》。
（3）有些报告的内容比较紧急，就必须在标题中注明。
《林业部关于抢救大熊猫的紧急报告》
2．主送机关
在标题下面、正文之前，顶格写明接受报告的机关。
团体、个人的名称。
“省委”“校党委””“X厂长”等，其后加上冒号。
3．正文
报告的正文，一般由以下三个部分组成：
第一部分是报告的缘由。
即为什么要写报告：
或者是为了上级机关掌握情况；
或者是答复上级机关提出的问题；
或者是为了使自己的经验在面上推广；
或者是使自己的建议得到上级机关的重视和采纳。
无论哪种目的都要求开门见山，直截了当，集中概括。
并用“现将有关情况报告如下”之类的话承启下文。
第二部分是报告的内容。
即报告的事实和问题。
这部分如果报告的是事件，就要将事件的起因、经过、结果写出来；
如果报告的是问题，就要将问题产生的原因、影响、解决办法等写出来。
无论哪种情况，都要特别注意重点突出，力求做到既有概括性又有具体性，点面要融洽结合。
第三部分是报告的结束语。
即对正文的总结。
它也是正文的最后组成部分。
这部分有两种写法：
一种是根据报告的事实或问题提出几点建议或意见，供领导参考。
但应注意不要把这些意见和建议当作请示事项，要求上级机关批准或指示；
一种是报告完事实或问题后，要另起一行写上“特此报告”或“以上报告如无不妥，请批转各地执行”等结束语。
2．落款及日期
结尾处写上报告机关、团体、个人的名称，在右下方写上年、月、日，并加盖印章。
（四）请示的写法
请示是下级机关对某项工作、某件事情作出的决定，需要上级审核和批准时，所常使用的一种公文样式。
请示在日常工作和生活中使用率极高。
下级机关的工作都是在上级机关的直接领导下进行的，有些事情在局部看来从本机关的角度来考虑是可行的，但是上级领导机关从全局考虑就不一定可行。
在此种情况下，下级想办的事情中有不少自己决定办之前尚要上级审批后才可行动。
这就要写请示，办理审批手续。
请示，在一个机关，甚至一个机关的内部的各个基层单位都要经常使用它，有时同时写几个。
至于小事当面向领导请示，要求当面答复和解决的事情更是屡见不鲜。
因此，学点请示的写作知识对每一位在企事业单位工作的干部，甚至职工都是必要的。
请示，有如下三个特点：
一是请示都是上行文。
二是请示中的事情务必是在自己职权范围内无法肯定和处理的事情。
三是请示都要求上级或业务主管部门批复，表明态度。
请示的写作方法
一篇完整的请示一般由如下四部分组成：
第一部分，标题。
标题写在稿纸的第二行中间，字稍大一点，要注意把请求的内容和文种写进标题中去，如《关于举办县计生委主任培训班的请示》。
第二部分，称呼。
写接收请示的上级机关的名称或领导人的姓名和职务。
有时既写上级机关名称又写领导人姓名。
位置在标题下第二行，顶格写，后面加冒号（：
）如“自治区广播电影电视局”、“广西广播电视技术中心”等。
第三部分，正文。
这是请示的主要部分，从称呼的下一行空两格开始写起，正文内要写清楚请示什么问题，目的是什么，有什么要求。
如果请示的内容比较简单。
用一段文字写出即可，假使内容较多，可分几段文字写，正文内容写完以后，另起一行写上一句简单的结束语，如“以上报告是否妥当，请批示。
第四部分，署名和日期。
写发出请示的单位名称和年月日。
单位名称也可既写单位名称又写主要负责人的个人或几个人的姓名。
年月日写在单位名称下面，独占一行。
注意，在单位名称上要加盖公章。
（五）函的写法
“函”，是“用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等”的公文文体。
这里的“函”，指公函，是商洽性公文，又称询答性公
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