清华紫光综合档案管理软件使用Word下载.docx

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9、文件管理………………………………………………………8

（1）新建文件库………………………………………………8

（2）查看文件库………………………………………………9

（3）删除库……………………………………………………9

（4）新建其他文件库…………………………………………9

（5）选择录入字段……………………………………………9

三、文件管理…………………………………………………………9

1、登记……………………………………………………………9

（1）录入………………………………………………………9

（2）分类号的录入……………………………………………10

（3）附件的使用………………………………………………10

（4）传借阅情况………………………………………………11

2、录入字段选择…………………………………………………11

3、文件检索………………………………………………………11

4、自定义其它文件库……………………………………………11

5、其它文件登记…………………………………………………11

6、文件打印………………………………………………………11

（1）使用单个条件打印………………………………………12

（2）使用设置复合条件打印…………………………………12

（3）报表维护…………………………………………………12

7、传借阅管理……………………………………………………14

（1）传借阅登记………………………………………………14

（2）删除与批量删除…………………………………………15

（3）打印催还单………………………………………………15

四、立卷归档…………………………………………………………15

五、档案管理…………………………………………………………15

1、数据录入………………………………………………………15

2、档号……………………………………………………………16

3、插入和删除……………………………………………………16

4、插件和删件……………………………………………………16

5、档案检索………………………………………………………16

六、打印输出…………………………………………………………16

1、报表打印………………………………………………………16

（1）单个条件打印……………………………………………16

（2）使用按保管期限或按分类号打印………………………17

（3）使用设置复合条件打印…………………………………17

2、报表维护………………………………………………………17

七、常用菜单的使用…………………………………………………17

1、编辑菜单………………………………………………………17

（1）保存………………………………………………………17

（2）撤消………………………………………………………17

（3）剪切、复制、粘贴………………………………………17

2、记录菜单………………………………………………………18

3、利用……………………………………………………………18

（1）智能查询…………………………………………………18

（2）分类查询…………………………………………………18

（3）综合查询…………………………………………………18

（4）批量删除…………………………………………………19

（5）批量修改…………………………………………………19

（6）数据导出…………………………………………………19

（7）数据导入…………………………………………………19

（8）数据还原…………………………………………………20

4、设置菜单………………………………………………………20

（1）追加指定记录……………………………………………20

（2）分层检索…………………………………………………20

八、数据备份与恢复…………………………………………………20

1、整体备份………………………………………………………20

2、整体恢复………………………………………………………20

3、删除整体恢复…………………………………………………21

九、文书档案数据录入要求…………………………………………21

1、不允许为空值的字段…………………………………………21

2、题名……………………………………………………………21

3、文本……………………………………………………………21

4、全宗号、年度、室编件号……………………………………21

5、文号……………………………………………………………22

6、成文日期………………………………………………………22

7、密级……………………………………………………………22

8、分类号…………………………………………………………22

9、盒号……………………………………………………………22

10、室编件号的处理………………………………………………22

十、常见问题…………………………………………………………22

1、不能连接数据库………………………………………………22

2、无法打印报表…………………………………………………23

一、软件安装

1、安装数据库

双击MSDE文件夹下面的SETUP.EXE文件，然后依据提示单击下一步，直到安装完毕。

2、安装清华紫光综合档案管理软件

双击SETUP文件夹下面的SETUP.EXE文件，然后依据提示单击下一步，直到安装完毕。

3、进入该软件系统

双击桌面上综合档案管理的图标，或单击开始—>

程序—>

清华紫光综合档案管理系统—>

清华紫光综合档案管理—>

弹出请输入系统用户名及密码的对话框，—>

输入密码后（初始密码为空）单击登陆，即可进入该系统。

二、软件初始化设置

软件安装完毕，必须进行一些初始化设置后方可使用。

包括：

全宗定义、分类库维护、口令修改等等，用户可根据自己的需要有选择地进行设置。

1、全宗定义

⑴增加全宗：

单击高级—>

单击系统维护—>

双击全宗定义—>

单击全宗号后面的空白框—>

输入本单位全宗号（如果没有全宗号可用字母、数字自行定义，长度为四个字节）—>

单击全宗名称后面的空白框，或按TAB键—>

输入本单位名称（全称）—>

单击增加（如果有多个全宗的可重复前面操作）—>

单击本单位的全宗号或全宗名称—>

单击是否为本单位全宗前的方框（即打上“√”）—>

单击保存—>

单击确定—>

单击退出。

注：

系统只能定义一个全宗为本单位全宗。

其意义是只有定义为本单位全宗，在计算机自动归档时才能默认为该全宗号。

⑵删除全宗：

单击所要删除的全宗号或全宗名称—>

单击删除—>

弹出系统提示对话框若确实要删除此全宗单击是—>

弹出系统提示对话框单击是，即可删除该全宗—>

2、口令修改（可选）

双击口令修改—>

单击输入旧口令后的空白框（系统初始口令为空）,若原来已有口令，则输入原口令—>

单击输入新口令后的空白框，或按TAB键—>

输入新口令—>

单击校验口令后的空白框—>

再输入一遍新口令—>

弹出系统提示对话框单击确定。

3、分类库维护（可选）

如果需要使用分类查询或在录入时选择分类号，则必须设置分类库。

双击分类库维护—>

：

⑴显示：

单击TH分类库维护前的“+”号，可展开下一级分类库列表，且前方的“+”变成了“-”号，以此类推到最后一级，就可查看全部分类情况。

⑵修改：

如果要对已有的分类号及分类名称进行修改，可单击需修改的分类名称，这时，右边窗口会显示相应的分类号及分类名称，单击右边窗口的分类号或分类名称进行删除、修改，完成后单击保存按钮。

若要继续修改，可单击其他所要修改的分类名称进行修改。

注意：

不管当前光标是否在需修改的分类名称上，都要单击选中。

⑶增加：

右边窗口有兄弟节点或子节点两个单选框，选中（单击）兄弟节点时，可增加一个与所选择的分类名称平级的节点；

选中子节点时，可增加一个该分类号的子节点即下一级节点。

具体操作：

单击TH分类库维护或某分类名称，—>

单击兄弟节点或子节点，—>

再输入分类号与分类名称，单击增加即可。

增加时不能单击保存。

⑷删除：

单击所需删除的分类号及分类名称—>

单击删除即可。

⑸分类号说明：

分类号使用数字或字母表示，其长度不超过四个字节。

在自动整理归档时，计算机会根据分类号的大小进行排序，分类号小的排在前面，分类号大的排在后面。

需要集中排列的文件必须单独给一个分类号。

⑹导出：

即备份设置好的分类库列表：

单击TH分类库维护—>

单击导出—>

选择准备存放该文件的路径，输入文件名—>

⑺导入：

将已存在的分类库列表导入到当前的分类库所选中的下一级类目中。

如导入整个分类库列表：

单击导入—>

找到分类库列表文件，并单击该文件—>

导入、导出的文件类型为.TXT。

4、字段代码维护（可选）

对一些录入内容相对固定的字段可做字段代码维护，以提高录入速度。

凡做过维护的字段在录入时可按光标上、下键进行选择。

双击字段代码维护—>

维护方法：

⑴增加已有字段的内容：

单击需维护的字段名如文号—>

设置代码长度（默认为“2”，如需增加保管期限，必须改为“1”）—>

单击增加内容—>

单击新增加的空白框—>

输入内容如通政办发[2002]号—>

如果该字段增加完毕单击保存。

（系统所设置的保管期限、密级、传借阅不要修改。

除非保管期限不够用，可按以下值增加：

代码4、5、6、7、8，分别对应的字段内容是：

50年、30年、25年、15年、5年，如果还不够用，可在上述代码值后增加）

⑵修改已有字段的内容：

单击右边的字段内容如通政办发[2002]号—>

输入修改值如通政发[2003]号—>

单击保存。

⑶新增字段：

单击增加字段—>

输入所需加入的字段名称，或者从系统所有字段中选择（可拖动滚动条查看后面的字段）如输入承办机构—>

单击新增的字段承办机构—>

设置代码长度—>

单击代码下的空白框—>

输入01（如果代码长度为“2”）—>

单击字段内容下的空白框，或按TAB键—>

输入内容如办公室—>

根据需要重复上面相关步骤增加字段内容—>

单击关闭。

⑷增加与插入的区别：

增加内容是增加在最后,插入是插入在当前内容（不选为第一项）的前面。

⑸删除：

单击所需删除的内容，单击删除即可删除该内容。

5、主题词维护（可选）

不建议使用主题词。

凡在主题词维护中录入的内容，在文件库或档案库中录入时能自动标引。

⑴增加：

双击主题词维护—>

单击增加—>

单击新增主题词的空白框—>

输入主题词—>

添加完毕单击关闭。

单击需修改的内容—>

输入新的主题词—>

⑶删除：

单击要删除的主题词—>

单击是。

6、排序设置（可选）

软件默认已将文件库和文书档案库设置好排序，一般情况是不需要修改的，但是如果要打印文件汇编或使用其他类型的档案时需设置排列顺序。

方法如下：

双击排序设置—>

单击需要修改类型前的“+”号，如科技档案—>

选中（单击）科技档案级别，如科技档案文件级—>

如果原来已经设置过，需要重新设置，就单击右边的重置—>

根据所需要的排序标准依次单击字段名前的“□”，使其打上“×

”。

如科技档案文件级的排列顺序依次为：

分类号、案卷号、卷内顺序号，按前面的顺序依次单击分类号、案卷号、卷内顺序号前的“□”，使其打上“×

”，并且分类号、案卷号、卷内顺序号后面分别显示“1、2、3”升序—>

如果需要按降序排列，单击升序，选择降序—>

弹出系统提示对话框，单击确定。

如果需要再设置案卷级排序顺序，则单击科技档案案卷级，然后按照前面的方法进行设置，设置完毕单击退出。

说明：

①排序设置仅仅是数据在计算机中的显示和报表打印的先后次序。

②排序设置可设置到具体的库。

如文书档案件盒级中有2002和文件汇编两个库，可分别对其设置排列顺序，方法是选中到具体的库，再进行设置。

7、立卷选项（可选）

双击立卷选项—>

立卷选项中有两个选项卡：

立卷设置和档号规则设置。

立卷设置一般不需要修改。

如果需要查看文件库与档案库的对应关系，可双击某文件库如收文库，在原字段中显示的字段名称是立卷后未进入档案库的，在目的字段中源字段名称表示文件库中的字段名，目标字段名称表示档案库中的字段名，其含义是文件库中的某个字段通过自动立卷后数据自动加入到档案库中的某个字段中。

如收文库中的“文件标题”对应的是档案库中的“题名”。

⑴增加对应关系：

可单击原字段中的某个字段不放，拖到目的字段中的源字段名称中，注意将其对准所需要的目标字段名称，松开鼠标即可。

如果拖动错误，只需双击错误的源字段名称，该字段名称就回到原字段中去了。

⑵档号规则设置：

档号是某一具体档案的惟一标识，设置档号时必须注意所录入的数据不会重复。

文书档案的档号规则不允许修改。

设置方法：

单击档号规则设置选项卡—>

单击所需设置档案类型前的“+”号，如科技档案—>

选中需修改的级别如科技档案文件级—>

根据需要将左边的字段名称移到右边，注意先后顺序不能错，如档号规则依次为分类号、案卷号、卷内顺序号。

移动方法同档案库管理中的选择录入字段。

设置完毕单击保存—>

单击确定，即可再设置其他级别或类型的档号或者关闭。

8、档案库管理

如果不使用计算机自动归档（即不使用文件管理和立卷归档），而是手工立卷后在该软件中录入、输出报表，则需建好档案库后才能进行录入。

⑴新建档案库：

双击档案库管理—>

单击全宗名称前的“+”号—>

单击所需新建库的类型，如文书档案—>

单击工具栏上的新建库—>

弹出的新建档案库窗口，单击标题后面的空白，输入库名称如1990、2002，根据所需的级别选择卷内目录、案卷目录、文件目录，即在“□”前打上“√”。

（注：

文书档案立卷改革前的为卷内目录和案卷目录，立卷改革后的为文件目录。

同一库名只能建一次，不能重复。

习惯上将卷内目录和案卷目录一起创建，文件目录单独创建。

）—>

单击创建—>

弹出系统提示，单击确定。

如需在此类型中再建库则重复上面操作，建完后单击退出。

⑵显示库：

单击想查看档案类型前的“+”号即可显示出已建档案库。

⑶删除库：

按照显示库的方法，显示出所需删除的库，单击该库—>

单击删除库—>

弹出系统提示，如果确实要删除，单击是。

⑷选择录入字段：

系统中所设字段有时在录入中用不到，或者字段排列的先后顺序不符合习惯，就可以对录入字段进行选择或调整先后次序（如果软件安装后文书档案已作过选择的，一般不要再调整录入字段）。

选择录入字段可以在新建库时选择，也可以在档案管理中进行选择，方法相同。

下面以在档案库管理中进行选择录入字段设置为例，说明其方法：

单击工具栏上的选择录入字段—>

单击需要修改的档案类型前的“+”号如文书档案—>

选中需修改的级别如文书档案件盒级—>

右边分为两栏：

未选择字段和已选择字段。

根据需要选中某个字段单击“＜”或“＞”。

“＜”表示将一个字段从右边移到左边，“＞”表示将一个字段从左边移到右边，“《”表示将右边的字段全部移到左边，“》”表示将左边的字段全部移到右边。

已选择录入字段的位置调整：

单击需要移动的字段，按住鼠标不放，拖到需要的位置，松开鼠标即可。

每做完一个级别的设置后单击确定—>

弹出提示，单击确定。

⑸新建档案类型：

单击工具栏最左边的新建类型—>

输入档案类型的名称，单击选择模板右边的“▼”，根据需要选择所需模板类型如科技档案—>

弹出创建成功对话框，单击确定—>

单击全宗名称前的“+”号，就能看到新建的类型—>

如果需要修改此类型的库结构，单击此类型名—>

双击此类型名案卷级或文件级图标（在工具栏增加字段下方）—>

根据需要进行字段的增加与删除。

增加字段：

单击工具栏上的增加字段，系统会在所显示字段的最后增加一个空字段，输入字段中文名、选择字段类型、输入字段长度（除了数量外，一般字段类型都用“字符型”；

字段长度为字节数，一个汉字为两个字节；

日期的长度为8个字节）。

删除字段：

单击需要删除的字段—>

单击工具栏上的删除字段—>

库结构修改完毕后单击保存修改，然后按照前面的方法新建库、如需要调理录入字段的次序、设置排序、设置档号等同在相关模块中进行。

系统内已有档案类型的库结构一般不能做修改，特别是文书档案。

9、文件库管理

⑴新建文件库：

双击文件库管理—>

单击收文库—>

单击工具栏上的新建文件库—>

输入所需新建库的年度，如从2003到2004或者从2003到2003—>

单击确定，系统就自动在收文库、发文库、内部文件库、传借阅库中新建所需的年度库。

⑵查看文件库：

单击需要查看库前的“+”号即可。

选中（单击）所需删除的年度库如2003收文库，单击删除文件库。

删除文件库必须选中一个删除一个，不能自动的删除某个年度的所有库。

⑷新建其他文件库：

如果现有的文件库不够用，可新建其他文件库。

进入文件库管理后单击其他文件—>

单击新建文件库—>

输入新建库的名称—>

自己定义字段，定义完毕后单击保存—>

弹出系统提示，单击确定即可。

新建其他文件库还可以在文件管理中进行，方法相同。

⑸选择录入字段：

同档案库管理中的选择录入字段。

三、文件管理

文件管理在标准中，是进行日常收发文及内部文件的登记、检索、传借阅、文件打印等的管理。

1、登记

⑴录入：

双击需要登记的类型如收文登记—>

单击录入年度如2003年度收文库—>

单击编辑（也可用浏览方式录入）—>

单击工具栏上的登记（只需点击一次登记）即可进行录入，在录入过程中字段与字段之间、记录与记录之间只需按回车键。

录入中的登记号和登记日期可以自动生成，也可以不自动生成（建议使用自动生成）。

改变的方法是单击菜单上的设置，如果自动生成登记号（自动生成登记日期）前有“√”，证明当前使用自动生成，单击一下，就可以去掉“√”，即不自动生成。

①在导入数据前应改为不自动生成，否则系统会自动修改原来的登记号和登记日期。

②如果使用自动生成登记号，插入或删除时会自动修改登记号。

⑵分类号的录入：

可以直接在分类号中录入内容，也可双击分类号的空白处，弹出分类库列表，从中选择。

⑶附件的使用：

附件是针对请示与批复之类的文件作为一件处理所设置的。

①增加附件：

双击（批复文件）附件的录入处—>

弹出附件窗口，单击类型—>

选择（单击）附件所在文件类型如2003年度发文库—>

系统将所选类型年度库的数据显示在其中，找到作为附件的文件（可在关键词后面的空白处输入标题中的关键词，单击检索；

也可拖动滚动条来查找文件），双击该文件（该文件数据变黄）—>

如果选择完毕，单击关闭，附件字段出现“已有附件”作为标识。

归档时计算机自动将正文与附件的页数相加。

②查看附件：

双击（该记录已有附件）附件的录入处—>

弹出附件窗口，单击已选附件就能看到该文件所对应的附件。

③删除附件：

在查看到已选附件时，双击不需要的附件即可，如果该文件没有附件了，附件字段出现空白。

一个文件可选择多个附件，但不能跨年度库。

如果有跨年度的附件，可将附件实体与正件实体夹在一起，在字段页数处输入正件与附件数量之和。

即使不是跨年度的附件，除在软件中做对应关系外，建议也将附件实体与正件实体夹在一起，便于今后归档。

⑷传借阅情况：

是指文件的传阅和借阅管理。

也可在传借阅管理中操作。

双击传借阅情况字段—>

弹出文件传借阅登记窗口—>

根据需要单击传阅登记或借阅登记—>

系统会自动加入相关信息，根据需要输入传借阅人名、传借阅日期、拟还日期、批准人—>

单击关闭，即登记完毕，该字段中显示传借阅人的人名。

文件归还后输入归还日期，按回车后字体颜色变黑，证明已归还，该字段中显示已归还。

如果传借阅情况记录不需要保存也可删除。

2、录入字段选择：

方法同档案库管理中的选择录入字段。

3、文件检索

文件检索是一个跨年度（跨库）检索，直接输入关键字—>

单击检索，相当于智能查询。

具体查询方法参见常用菜单的使用。

4、自定义其它文件库

方法同文件管理中的新建其他文件库。

5、其它文件登记

如果自定义了其它文件库，可在此进行登记。

6、文件打印

文件打印除在专门的文件打印中进行外，还可以在录入状态，利用