01文件与资料管理程序Word文档格式.docx

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-

注塑部

1

无

NA

行政部

组装部

商务部

喷印部

工程部

品质部

PMC

工模部

采购部

财务部

1.目的

对文件的编制、批准、发放、使用、更改、作废和回收等进行控制，确保相关部门及时得到并

使用有效版本。

防止误用失效或作废的文件和资料。

2.范围

本程序适用于质量管理体系有关文件的控制。

3.职责

3.1文控中心：

负责文件分发、回收及管制。

3.2行政部：

负责过期质量管理体系记录的销毁。

3.3相关部门：

文件制订、使用、修订及废止。

4.工作程序

4.1文件的制定

4.1.1视业务需要及组织任务，由适当部门指定专人，以各类文件标准格式制定相应文件。

4.1.2文件制定完成，经部门主管核准后将文件和电子档提交文控中心统筹归档和发行，一二阶文件均须按4.2.1签核至副总经理或总经理。

4.1.3文件的电子档从原始版到最新版全部由文控中心统筹并存在电脑硬盘中，原则上每月将所有体系文件拷贝在备份硬盘里。

4.1.4在文件正文中有提到相关程序文件时用【】标出，涉及相关的操作规范、检验规范等三阶文件时用〖〗标出，涉及到相关表单时用《》标出。

4.1.5在采用流程图描述时，流程图符号表示如下：

过程开始：

过程活动：

判断过程：

主流程：

异常处理流程：

4.2文件的审核

4.2.1文件的审核按如下核决权限表执行，以下为最低级别：

文件层别

编制

审核

核准

改版原件保存年限

质量手册

文控中心

管理代表

二年

程序文件

单位主管

（副）总经理

一年

作业指导书

组长

主管

体系运行记录

作业员

4.2.2顾客发来的工程规范（工程标准、检验规范、图纸等）必须交于工程部于三个工作日内进行可行性评审，评审方式直接在客户原件上记录。

当其规范规格有修改时按【工程变更管理程序】执行变更控制，更改投产的第一次生产必须记录其相应的生产日期。

4.2.3各部门文件审核（包括记录）时必须签上具体的日期（年/月/日）。

4.3文件的标准化与编码

作业指导书、操作指导书等三阶文件各制订部门审核完后交至文控中心标准化，以及时对不符内容修订过来。

所有质量管理体系文件在发行前各制定文件的人员必须将文件电子档给文控统一存储和编码，以便识别文件的类别，文件编码原则如下：

4.3.1一阶文件（质量管理手册）编号的格式如下：

管理手册编号：

XXX-XX-XXX

手册顺序号：

文件类型：

质量手册为QM

公司代号：

华辉兴的拼音前两位简写，即HHX

4.3.2二阶文件（管理程序）编号的格式如下：

程序文件编号：

XXX-XX–XXX

程序文件顺序号：

从001开始，依序后编。

质量程序为QP。

华辉兴的拼音前两位简写，即HHX。

4.3.3三阶文件（如作业指导书、检验指导书、管理办法等）编号的格式如下：

文件编号：

XX-XX-XXX

从001开始，依序分部门别后编。

部门代码：

ZJ代表总经理；

XZ代表行政部；

SW代表商务部；

GC代表工程部；

PM代表PMC；

CG代表采购部；

ZS代表注塑部；

ZZ代表组装部；

PY代表喷印部；

CW代表财务部；

PX代表品质部；

GM代表工模部。

质量指导性文件为WI.

4.3.4外来文件编号的格式如下：

外来文件顺序号：

接收文件部门代码：

同4.3.3。

外来文件简写，即WL。

4.3.5四阶文件（表单、记录）编号格式如下：

XX-XX-XXXX

表单版本：

初版为A，依序后编。

表单顺序号：

记录归属主导部门代码：

记录为FM。

4.3.6版本号：

初版为A版，第一次修改为B版，第二次修改为C版……依次类推,四阶文件表单记录的版本直

接在表格右下角编号最后面，一、二、三阶文件版本在“版本号”栏内。

4.3.7修订号：

表示文件修订的次数，从001开始顺序往后编。

4.3.8质量记录的NO.顺序号为

□□□□□□□

若是大批量印刷则以印刷NO.为准。

4.4文件的发行

4.4.1本公司文件包括受控文件和非受控文件两种：

4.4.1.1受控文件指公司内部的质量管理体系文件和接受外部的工程图面或规格书。

各部门接收到外来文件时及时转到文控中心，由文控中心统一加盖红色的“外来文件”章，建立《文件清单》，按需要部门发行。

4.4.1.2本公司所有质量管理体系文件统一由文控中心发行管理，受控文件由其编制部门经审批后交文控中心。

文控中心确认原稿的格式和内容无误后在文件反面盖上蓝色的“原件”章并登录于《文件清单》，然后根据文件使用部门及场所进行文件发放，原稿存于文控中心，复印件作为分发件（附有彩图的文件文控中心保留复印件，原稿作分发件），并每页均必须盖上红色的“受控文件”章，发放状况记录于《文件发放/回收登记表》里，收文部门收到文件后确认文件是否正确并在《文件发放/回收登记表》上签字确认，并做好文件的使用管理工作。

4.4.1.3各部门接到文控中心的发行通知后，请部门主管安排文件管理员速到文控中心来领取文件，若发行修改后的文件还必须同时带上前一版的文件到文控中心进行更新。

4.4.1.4对外工程图纸的发行由文控中心发行，并将发行状况记录于《文件清单》，收件人可为对外窗口处理人员，但更版不作回收。

4.4.1.5绝密文件资料需经申请、并经总经理核准后，由相关部门依据需求影印，并加盖红色的“受控文件”识别章后，按4.4.1.2执行。

4.4.1.6若由于遗失或业务需要补发文件时，可用《文件增补/修订/作废申请表》说明原因后经部门主管批准后进行补发。

遗失文件者文件管理者将按公司相关规定处理。

4.4.2文件管制印章章戳样式详见（附录一）。

4.4.32012年9月20日前所用已批量印刷的表单，如果表单名称一致，则可将以往印刷的表单使用完后自动进行切换。

2012年9月20日后所要求使用的新表单，于发行当日必须进行切换，各部门不得使用未经文控编号的表单。

4.5文件的管理

4.4.1文件发行后各部门主管首先界定该文件的培训人员对象，对其进行培训，培训方式可以是集中训练，也可以是巡阅方式，每一位已培训的人员必须记录在《内部培训出席签到表》。

指定专人对文件进行管理。

4.4.2各部门应指定专人对文件进行管理，未经批准不准私自印影质量管理体系文件。

4.4.3任何人不准在质量管理体系文件作任意标记、符号，不准在里面涂改乱画，违者记警告一次处罚，在使用过程中发现问题按4.4.1.6处理。

4.4.4文件如发现缺页、破损，字迹模糊，应立即告诉文控中心进行更换补发，不得自行印影补页处理。

4.4.5如有更改文控中心每月底将制作最新版本的文件清单，整理于《文件清单》里发放给各部门，以便各部门确认文件的最新受控状态，防止新旧混用。

4.4.6各相关部门取得外来文件如安规认证报告书、相关标准法规、客供图纸等与质量管理体系有关的外来文件，于4小时内转交文控中心盖上红色的“外来文件”章，并登记入《文件清单》里，如需要的部门可以申请发行使用。

4.4.7公司经营计划，经营决策，新技术开发，客户、供应商的合约等其涉及商业机密者，均以绝密文件处理，并加盖红色的“绝密”印章，并登记入《文件清单》里，非经相关主管核准不得复印或泄漏给第三者。

4.4.8客户审核所需附件、认证机构要求提供相关资料、关系企业借用作参考时由文控中心加盖红色的“参考资料”以作识别，不作发行记录，不作版本管理。

4.4.9各部门文件夹的文件必须在首页以《文件清单》（工程部的产品型号文件夹按产品类别）的形式建立文件目录，然后在对应文件首页贴上贴纸。

如目录1是〖D2005注塑作业指导书〗，则D2005作业指导书首页贴上“1”，以便查询。

4.4.10各部门禁止使用非受控（未加盖红色的“受控文件”章）的质量管理体系文件。

4.4.11生产部各车间接到文控中心发给的文件时，将接收到的文件依序记录于《文件清单》里，以作为目录索引。

4.4.12接收到的文件在其右上方按前次接收文件顺序编上号码，文件夹里的文件存放顺序与《文件清单》里的要相一致。

4.4.13生产现场使用完产品作业指导书后马上将其回收起来按《文件清单》的索引放到相应的位置里。

4.4.14文件管制印章样式详见（附录一）。

4.6文件的修改

4.6.1使用文件的部门，根据使用情况和业务的要求，当文件不适合需要修改时，使用文件的部门填写《文件增补/修订/作废申请表》，记录需要修改的原因和内容简述，经部门主管审核，管理者代表核准。

一、二阶文件统一由文控中心修改，三、四阶文件通知原文件制定部门及人员对文件进行修改。

修改人员到文控中心领出需修改的现行最新版本的文件拷贝件进行修改，修改的内容（有数据化的标准必须记录改前和改后的数据，无数据化的标准要注明修改的页数和条款）概要地记录于“修改履历”栏内，签核时附上被修改的文件复印件，并得到相关主管的批准。

4.6.2已修改的文件必须进行改版状态标识，将文件电子档给文控统一存储。

工程图面的修订还要在相应

变更部位标注上“”以表示变更次数及部位。

4.6.3对于作业指导书的部分页数修改时，可直接修改本页，对于表单记录格式的升版修改时，只修改表单不做相关文件（除表格名称不一致）的修改，修改版本标识按4.3.1.4处理。

4.6.4文控中心收到修改后的电子文档马上将电脑里前版替换掉和纸张文件发行按4.4.1.2执行，同时文控中心应马上收回前一版本文件，双方确认已收回后，收文部门在“回收”栏签字，并在新版发行做接受确认。

4.6.5文件制定、修改，如经审核不通过或不予核准时，应退回原申请部门重新考虑方案。

4.6.5对外发行的文件修改不作回收处理，但新版必须通知相关对外已发行的单位，要求对方自行更新。

4.6.7一、二、三阶文件为因应外界情势变化或法律修订或本公司组织活动的调整，每年12月份由各起草部门对自已所制定的文件进行评审、检讨，如有不适宜需修改时按4.6.1进行作业。

4.7文件的作废处理

4.7.1文控中心将修改前的文件或已确定不用的文件收回时，原稿盖上红色的“作废”章，分发稿收回后进行处理方式有：

销毁、盖上红色的“作废”章或在正面划“×

”作再生纸使用，对于绝密文件必须于三日内销毁。

作废文件原件的保存期限参照4.2.1执行。

若为法律法规要求的为了鉴别其用途可做适当标识，以便追溯。

以上销毁情况应记录于《文件清单》的“备注”栏内。

4.7.2对于整个文件需取消作废时由原制定部门填写《文件增补/修订/作废申请表》，记录作废的原因和内容简述，经部门主管审核，管理者代表核准后交由文控中心收回所有已发行的文件，统一按4.7.1进行处理。

4.7.3旧版的文件如有参考性质不予回收时，该相关部门将旧版文件带到文控中心盖上红色的“参考资料”章以利区分新旧版本并进行特殊保管。

参考文件不能作为生产指导用。

4.7.4对于客供工程图纸更版作废时原则上只在作废图纸上加盖红色的“作废”章即可，不需从该产品文件夹中取出。

4.7.5文控中心发行更版时各车间须及时在文件夹里取出相应的旧版文件，并在《文件清单》里的“备注”栏注明回收日期。

4.8质量记录管理

4.8.1由各部门视实际运作，指定专人制定相关的质量记录格式及使用流程，经部门主管准许后发行方可生效使用，交至文控中心，文控中心将其汇总分发至各部门，以便按此执行质量记录的保存管理。

4.8.2质量表单正确格式是表头正中是公司名称，第二行是表单名称，表格右下角是该表单的编号，如WF-5-01A1。

各部门不得使用未经文控中心编号受控发行的表单和记录。

4.8.3质量记录应保持字迹清晰、填写规范、真实准确、注明日期及相关人员签名，若需更改时，禁止使用涂改液，就在需更改处划一横线填写正确的记录并在更改处签名和日期，如下所示：

涉及金额或价钱时必须重新填写记录。

4.8.3质量记录栏位部分不适用时在相应空格栏位里填上“NA”,全部不适用时则须做更改时按4.6.1处理。

4.8.5记录一览表建立

文控中心负责汇总全公司的记录，建立《记录一览表》。

4.8.4.1作成：

指该表单的填写部门或人员。

4.8.4.2审核：

指该表单填完后应送相关人员审核。

4.8.4.3分发对象：

指该记录应分送相关单位或人员。

4.8.4.4保存期：

指存放一定时间后可销毁。

4.8.4.5保管部门：

由权责部门负责保管，有时不止一个部门。

4.8.6质量记录的保存期限详见《记录一览表》里规定。

当有合约或法规要求时按合约或法规要求处理。

4.8.6.1各生产性零组件的标准书，工具的相关记录，采购订单及修改通知书的保存时间，除非顾客另有规定外，都应比零组件的实际生产和服务要求期限再多加一个日历年。

如电脑产品要求服务期限为2年，则2012年6月21日制作的《进料检验记录》的保存期限应为2014年12月31日。

4.8.6.2各质量记录（控制图、检验及测试结果）其保存期限，应在被建立记录的当年年度之后，再加一个日历年。

4.8.6.3内部质量管理体系审核和管理审查记录须保存四年。

4.8.6.4质量记录的保存期限可视实际情况予以延长，软件硬拷贝为永久保存。

4.8.6.5RoHS相关的记录要求保留五年。

4.8.7经同意可用的表单，如需求量较大的，则委外印刷，不大的，则内部制作，复印使用即可。

4.8.8表单使用：

只能使用有编号的表单，以免表单/记录满天飞，非质量管理体系的表单/记录不在此限。

4.8.9记录形式和填写要求

4.8.9.1记录的形式可以是卡片、表格、图表、报告，也可以是拷贝、磁盘等电子媒体形式。

4.8.9.2原则上每一字段均须填写，记录必须填写及时，内容正确完整

4.6.9.3若因表单设计不当，宜划掉多余字段或自行在空白处填上“NA”字样，亦可提出修订申请。

4.8.9.4记录不得用铅笔、红笔填写，要易于辨认，不得随意更改、涂抹。

4.8.9.5如有重要数据填写错误，按4.8.3要求进行更改。

4.8.9.6记录的制作完成后，应在姓名后签上日期，日期格式为年/月/日。

4.8.10记录审核

4.8.10.1按规定将记录送交相应的主管审核，审核的日期须明了，日期格式为年/月/日。

4.8.10.2审核的重点：

有无明显错误字段，填写全不全，是否易认。

4.8.11记录的分发和归档

4.8.11.1对于需审核的记录，未经审核不得分发。

4.8.11.2分发的对象按总览表的规定。

4.8.11.3接收对象应在分发者所保管的那一联背面签名，以示收到。

4.8.11.4各部门负责人应及时收集、汇总各类记录，保持顺序号或日期、页码的连续性以便于

查阅。

4.8.12记录的保存和销毁

4.8.12.1记录的保管应分类，按时间先后归档保存。

4.8.12.2首页应建立索引，活页夹外面明确标识。

4.8.12.3外来的记录如为热感纸传真件，应先复印再归档保管，以免过一段时间后不易辨认。

4.8.12.4记录不得随意销毁，过期的记录须经所在部门负责人核实后方能处理。

4.8.12.5质量记录的保存场所应保持干燥，做好防虫、防潮、防火工作。

4.8.12.6质量管理体系记录的归档检索，各部门产生的有关质量记录由本部门按月（使用频率少的可按季度）汇总,依生产日期先后顺序归档，必要时装订成册（包）并贴上“资料标识卡”，卡上注明部门、月份、文件名称及保管人等，放至各部门资料管理室。

对于需编序号的记录（如生产日报表）则按顺序号先后顺序归档并在第一页附上本册目录。

资料标识卡

部门：

____________________

资料名称：

____________________

期间：

保管人：

4.8.12.7各部门负责人员每月月底清查是否有过期的记录，逾期者立即填写《文件增补/修订/作废申请表》，记录作废记录期限、原因和内容简述，经管理者代表审核，（副）总经理核准后，将清理出来的记录交管理部统一按4.7.1进行销毁处理。

5.0相关文件

6.0相关表格

6.1《文件清单》

6.2《文件发放/回收登记表》

6.3《文件增补/修订/作废申请表》

6.4《记录一览表》

发行章外来文件章

参考章作废章

原件章绝密章