职工教育培训中心档案管理办法docWord下载.docx

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（二）会计类档案：

依据中国****渤海钻探工程有限公司《会计档案管理规范》确定；

（三）科学技术研究类档案：

依据科研项目计划，确定归档项目；

（四）建设项目类档案：

依据建设项目计划，确定归档项目；

（五）设备仪器类档案：

依据设备仪器引进和购置计划确定归档项目，与建设项目关系密切的设备仪器文件，归入建设项目档案；

（六）声像类档案：

依据《大事记》确定重要事件或重大活动，以及重要事件或重大活动中的主要人物、重要会议、重点项目的声像材料、音像材料、专题片、照片等；

（七）实物类档案：

依据《大事记》确定单位及个人受到上级或中心表彰和奖励，停用公章，以及上级领导和社会知名人士的题词、留言等具有印证事实或有保存价值的实物。

第十八条上级机关文件材料应归档的有：

（一）上级机关制发的需要中心贯彻执行的文件材料；

（二）党和国家领导人及上级有关领导视察、检查中心工作时的重要指示、讲话。

题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等声像材料及登载相关内容的报刊；

（三）代上级机关草拟并被采用为文件的定稿和印本；

（四）与中心有关的干部任免、调配、培训、专业技术职务评定、职工的录用、转正、定级、调资、退职、退休、医疗、扶恤、死亡、奖惩等文件材料。

第十九条中心文件材料应归档的有：

（一）中心制发的（包括转发及其他单位联合制发的）各种正式文件的签发稿、印本、重要文件的修改稿；

（二）中心的请示与上级机关的批复文件，机关各科室、基层单位请示与中心的批复文件；

（三）中心机关各科室、基层单位的工作计划、总结、报告；

（四）中心召开的各种会议的全套文件以及会议形成的声像材料；

（五）中心领导公务活动形成的重要文件，从外单位带回的与中心有关的文件材料；

（六）中心领导或有关负责人代表中心对电视台、广播电台及报刊记者的新闻发布稿和声像材料、撰写专题文章及在外单位重要讲话的稿本；

（七）反映中心经营和管理的专业文件材料，如培训项目、设备购置、重大课题、建设项目等业务中产生的各种文件、课件、资料、合同等；

（八）中心或中心汇总的统计报表和统计分析资料；

（九）中心及机关各科室、基层单位成立、启用印章及其组织机构、人员编制等文件材料；

（十）制定的规章制度等；

（十一）中心的历史沿革（包括中心简介）、大事记、年鉴，反映中心重大活动（含重要活动）、事件的简报、声像材料，荣誉奖励证书、奖牌，有纪念意义和凭证性的实物及照片、录音、录像等文件材料；

（十二）中心编辑出版物的定稿、样本；

（十三）为有效开展各项生产经营活动，制定形成的通知、通报、奖惩、待遇等文件材料；

（十四）中心干部、工人、党员、团员名册、报表；

（十五）员工转移工资、行政、党、团关系的介绍信存根；

（十六）中心外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、会谈记录、声像材料、有参考价值的材料、互赠礼品清单、工作来往文件等；

（十七）解决法律纠纷问题形成的文件材料；

（十八）与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料；

（十九）中心固定资产登记，财产、物资、档案等移交凭证；

（二十）中心购置大型设备和基建工程中形成的文件、凭证、协议、合同、图纸等材料。

第二十条同级机关和非隶属机关文件材料应归档的有：

（一）同级机关和非隶属机关颁发的非本中心经营范围但需要执行的法规性文件；

（二）有关业务机关检查本公司工作形成的重要文件；

（三）同级机关和非隶属机关与本中心联系、协商工作的来往文件。

第四章档案立卷

第二十一条中心档案室应制定年度归档计划，确保归档工作有序进行。

第二十二条档案分类按《中国**天然****公司档案管理手册》档案管理业务规范执行。

第二十三条档案著录按档《中国**天然****公司档案管理手册》档案管理业务规范执行。

第二十四条归档案卷的总体要求：

（一）归档文件材料必须齐全、完整、准确。

按照归档要求，归档的文件记录全面、内容真实、格式规范、字迹清晰、材料齐整，签署和用印符合文书工作规范，实体档案与相对应的归档电子文件内容、相关说明及描述上保持一致；

（二）遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用；

（三）归档文件材料的门类、数量以及每份文件的页数均应齐全完整；

（四）在归档的文件材料中，由多份材料组成、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开；

（五）卷（件）内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依顺序排列在一起；

制发的文件：

正文、附件在前，发文稿纸附后，转发文在前，被转发文在后；

归档的收文，收文处理单在前，正文、附件在后，批复在前，请示在后；

（六）归档的项目档案应以项目为保管单元，进行组卷或按件整理；

科学技术研究类档案按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》进行整理；

建设项目类档案按照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）和中国**天然****公司建设项目档案管理规定（中**办2019（187）号）进行整理。

图纸应按照《技术制图复制图的折叠方法》（GB/T10609.3-1989）要求统一折叠；

（七）卷（件）内文件材料，有书写内容的页面，全部按排列顺序依次编写页号或件号，单面书写文件在其右下角，双面书写文件，正面在其右下角，背面在其左下角，图纸一律在右下角；

页号不能压在档案内容或原编页号上；

（八）文件材料的题名不要随意更改和简化；

没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写；

没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；

（九）声像材料应标明摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者；

（十）实体档案的载体和字迹须符合耐久性要求，装订应使用不易生锈材料；

（十一）中心各归档单位立卷所需的案卷封皮、卷盒，需采用符合专业标准（中性偏碱性纸质），并由渤海钻探工程公司监制的合格材料。

第五章档案归档

第二十五条归档方式

（一）系统归档方式：

遵循电子文件先归，实体档案后归的原则。

先行归档的电子文件应包括正文和附件，著录信息及背景信息等内容，在办理完毕后实时归档；

（二）手工归档方式：

遵循电子文件、实体档案同时归档的原则。

“谁产生、谁录入、谁审核”，由归档单位将条目主要信息录入档案管理系统，同时上载相应的电子文件。

第二十六条档案归档时间

（一）管理类档案：

由归档单位将本年度办结的文件材料于次年上半年内归档；

（二）科学技术研究类、建设项目类档案：

在项目鉴定或竣工后三个月内归档；

（三）设备仪器类档案：

在设备仪器开箱验收登记或安装调试后一个月内归档；

（四）会计档案：

会计年度终了，暂由会计机构保管一年后，在一季度内将文件材料整理、立卷，向档案室移交；

（五）声像类、实物类档案：

可结合本单位实际情况随时归档。

第二十七条归档整理

以件为单位进行整理，按照文件涉及业务范围，集中整理并按形成时间顺序排列。

（二）科学技术研究类档案：

以项目为保管单元，进行组卷或按件整理，并按研究立项、方案论证、研究试验、总结鉴定、成果和知识产权申报、推广应用阶段的顺序排列；

（三）建设项目类档案：

以项目为保管单元，按单项工程或单位工程进行组卷或按件整理。

按项目的前期准备、项目设计、项目施工、项目监理、项目竣工、项目验收及项目后评估等阶段排列。

其卷内文件排列顺序为：

管理性文件按问题、时间或重要程度排列；

施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收顺序排列；

设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列；

竣工图按专业、图号排列；

卷内文件一般文字在前，图样在后；

译文在前，原文在后；

（四）设备仪器类档案：

以单台（套）为保管单元，进行组卷或按件整理，并按使用说明书、图样、操作规程、装箱单、配件目录的顺序进行排列。

随机文件较多时可按部件、组件为单位进行整理；

（五）会计类档案：

应保持原卷（册）的封装，以卷为单位进行整理。

个别破损、缺页、装订不牢固的帐册应进行修补和重新装订。

对未了结的债权、债务凭证和原始单据要抽出，由会计机构单独保管，待了结后再归档。

如有若干个机构和核算单位，同一年度内先按机构或核算单位的先后顺序排列，再在同一机构或核算单位中按形成的先后顺序排列；

（六）职工类档案：

以员工为保管单位，进行组卷，每一类别的材料按其形成时间的先后顺序或内容的内在联系进行排列，并通过编写类号、顺序号和页码固定下来。

详细整理方法按照《**公司人事档案管理规定》执行；

（七）声像类、实物类档案：

按档案产生时间先后顺序排列；

（八）以卷为单位进行整理的文件材料，应打印或填写卷皮、卷内目录和卷内备考表并装订成册。

第二十八条档号的编制按照《中国**天然****公司档案管理手册》档案管理业务规范执行。

第六章归档移交

第二十九条中心各归档单位向档案室移交档案时，要严格履行移交手续；

不得有拒绝归档、玩忽职守、涂改抽换、损毁丢失、盗窃倒卖档案等行为。

第三十条中心档案室按照规定审查归档的实体文件材料和电子档案信息，各项核查无误后，应与归档单位办理交接手续。

归档交接时，在档案管理系统中打印档案交接文据、企业档案目录一式两份，交接双方在档案交接文据上分别签字、盖章，各自保留一份以备查考。

第三十一条电子文件移交与接收

（一）移交与接收的电子文件应当真实可靠、齐全完整和安全可用，涉密电子文件的移交与接收应当符合国家、集体公司电子保密安全的要求；

（二）在线移交电子文件的，应当通过档案管理系统进行电子文件著录信息录入、完整性校验、电子文件附件上载等步骤进行在线移交；

（三）离线移交电子文件使用的光盘应当符合归档要求。

第三十二条未能按时归档的，由中心档案室下发《档案催交通知单》予以催交。

第七章档案保管期限

第三十三条管理类档案的保管期限定为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。

第三十四条确定中心档案保管期限的原则：

（一）凡是反映中心主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位有长远利用价值的档案，列为永久保管；

（二）凡是反映中心一般活动，在较长期时间内对中心工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管；

（三）凡是在较短时间内对中心有参考价值的文件材料，列为短期保管。

第八章档案库房管理

第三十五条档案库房的基本要求 

（一）档案库房必须符合国家档案局《档案馆建筑设计规范》要求；

（二）档案库房必须专用，做到办公室、阅览室、库房三分开；

（三）档案库房要配备档案安全防护设施、设备，并按档案安全管理规定，定期进行检查、检测与更换。

第三十六条档案安全防护设施、设备配备要求

（一）防盗：

档案室区域有安全监控设备，档案库房门应为防盗门，档案库房窗户要安装防护栏等防盗设施；

（二）防火：

档案装具、档案库房装修所用材料应为阻燃材料， 

档案库区必须配备档案专业消防器材和设施，安装防火（烟雾）报警器，有条件情况下安装自动灭火装置；

（三）防水：

档案库房内采暖管线接头牢固，不得有水龙头等设施；

（四）防光：

档案库房不宜采用自然光源，宜选用防爆灯做人工照明光源；

有外窗时应有防光窗帘等遮光措施；

档案在整理、保管、利用过程中应避免阳光直射和紫外线照射；

（五）防污染：

档案库房要远离污染源，并具备较好的封闭功能，配备消毒与除尘设备；

（六）防有害生物（防鼠）：

主要是防霉、防虫、防鼠，要配备消毒设备或防虫、防鼠药，使用规范的档案装具；

（七）温湿度控制要配备空调机、加湿机、去湿机、温湿度监控仪（表）等温湿度控制与监测设备；

监测设备摆放位置应不受温湿度控制设备和外界环境直接影响；

（八）档案库房内的档案柜架排列应整齐，柜架端部与墙体的间隔不小于0.6米；

通道应安排在有外窗一侧，以防阳光直射，净宽一般在1.0-1.2米之间；

柜架之间的距离要合理、适用，一般在0.8-1.2米之间。

第三十七条档案库房管理要求

（一）档案库房要指定专人管理，对日常情况进行监督检查，做好档案库房温湿度监测记录，并将库房温湿度值及调节措施、卫生状况、设施设备状况及实体档案状况的管理记录，著录到档案管理信息系统中；

（二）温湿度控制标准：

档案库房的温度应控制在14～24℃，日变化幅度不超过±

2℃；

相对湿度应控制在45～60%，日变化幅度不超过±

5%；

要因时因地采取设备与人工相结合的措施，做好档案库房的温湿度控制工作；

（三）温湿度记录：

人工监测的档案库房，记录每个工作日9时和15时的库内温湿度变化；

（四）每季度末对档案库房消毒一次，消毒时，档案柜门要敞开，档案库房管理人员要佩带口罩等必要的防护用具，消毒结束后，打开库房门窗进行通风，消除库房异味；

（五）保持档案库房清洁、卫生，不准堆放与档案保管无关的物品；

（六）严格按说明书使用电器设备，下班后和节假日休息期间切断库房内所有电源，每月检查一次电器线路，及时将存在安全隐患的设施设备情况向本部门档案负责人汇报，消除事故隐患，档案库房内严禁烟火；

（七）档案库房原则上只允许档案工作人员进入，如因工作需要非档案工作人员必须进入库房时，则必须由档案工作人员全程陪同，库房无人时必须关窗、关门、上锁；

（八）每年对室藏档案进行检查，出现纸张破损，字迹褪色、扩散等情况，做好记录并向档案部门负责人汇报，及时采取修复措施；

（九）磁性载体档案的保护执行《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T15-1995）；

（十）照片档案的保管执行《照片档案管理规范》（GB/T 

11821-2002）。

第三十八条库存档案排序

（一）每个档案库房要有唯一档案库房号，由楼层号加两位顺序号统一编制，档案柜号按从左向右，从上向下的顺序编制。

档案柜上要用标签注明该柜所存档案全宗、类别和保管顺序起止号；

（二）在库房内按大类、属类、保管号顺序排列，实物档案可开放式陈列，也可用档案柜密闭保管；

（三）档案从左至右、自上而下上架入柜。

第九章档案的鉴定与销毁

第三十九条档案鉴定工作由中心档案工作主管领导主持，人事劳资科牵头，会同相关科室及基层单位，组成档案鉴定小组，对需鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见。

第四十条档案鉴定小组对所保存的档案定期进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，经中心主管领导批准后，按规定进行销毁。

第四十一条销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字。

第十章档案利用

第四十二条因工作需要，查阅、复制、抄录和借阅实体档案；

或通过档案管理系统对电子文件进行查阅、下载和打印，需经本科室、单位领导批准，然后填写档案借阅单，方可实现档案利用。

第四十三条借阅本科室、单位的业务档案需经本科室、单位领导批准，然后填写档案借阅单，方可借阅。

第四十四条借阅非本科室、单位的业务档案须经档案所属科室、单位同意或中心领导批准。

第四十五条借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销。

第四十六条借阅档案的人员，不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经档案所属科室、单位主管领导批准。

第四十七条借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过七天。

第四十八条借阅人对档案要妥善保管，不得遗失。

第四十九条凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应按中心有关保密规定办理。

第十一章档案数字化

第五十条中心档案数字化工作按《中国**天然****公司档案管理手册》档案数字化技术规范执行。

第五十一条基本范围

除以下情形外，其他档案均列入数字化加工范围

（一）已存储有相应电子文件；

（二）已进行过数字化加工；

（三）属于会计、职工类档案；

（四）资料。

第五十二条数据采集

（一）纸质档案：

扫描色彩模式宜选择黑白二值图像模式或彩色模式，扫描分辨率应设为200-300PDI；

黑白二值模式扫描的图像，采用多页式TIFF（G4压缩）或PDF文件格式存储，

彩色模式扫描的图像，宜采用多页式TIFF（JPEG压缩）或PDF文件格式存储；

（二）照片档案：

扫描后的图像可采用JPEG文件格式存储，重要照片宜采用TIFF（LZW压缩）文件格式存储；

（三）音频档案：

以WAV文件格式长期贮存，需要挂接至网络的，应进一步转换为MP3或WMA文件格式。

（四）视频档案：

宜采用AVI、MPEG、或WMV文件格式进行存储。

第五十三条纸质档案和照片档案的数据（图像）处理的基本要求

（一）对出现的偏斜、方向不正确、影响图像质量的杂质（黑点、黑线、污迹）、多余的边框等影响视觉和阅读的情况，按规范要求进行纠正或清除；

（二）对于大幅面的档案进行分幅扫描后形成的多幅图像，拼接后整幅图像无明显拼接痕迹；

（三）维护档案原貌，不得随意挖、补、修改档案内容。

第五十四条数据备份

（一）经验收合格的完整数据应及时进行备份；

（二）备份方式应采取多样化，可采用在线、离线相结合实现多套备份，并注意异地保存。

（三）备份载体可选择移动硬盘、磁带、蓝光光盘、DVD光盘等，相同内容的离线备份介质应复制至少两套，妥善保管并定期检查能否被正确读取；

（四）备份人员应认真填写《档案数字化成果备份登记表》。

第十二章罚则

第五十五条凡违反本办法第二章第九条，无故延期或不交应归档的文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其单位领导和当事人写出书面检查外，罚款100元～500元。

第五十六条凡违反本办法第六章第二十九条，根据国家及**公司相关规定给予处分，造成损失的责令赔偿。

第五十七条凡违反本办法第十章第四十六条对涂改、拆散或未经本单位领导批准转借、复印或携带档案外出的；

视具体情况，对其单位领导和当事人各罚款500元～1000元，并予以通报批评。

第五十八条凡违反本办法第十章第四十七条，不按借阅期限归还的，限期归还并责令其当事人写出书面检查。

第五十九条凡违反本办法第十章第四十八条遗失档案的，应立即报告。

造成遗失档案，泄露秘密，按《渤海钻探工程公司保密工作责任制实施办法》进行处理。

第十三章附则

第六十条本办法由中心人事劳资科负责解释。