归档文件整理规.ppt

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归档文件整理规则,中华人民共和国档案行业标准DA/T22-2000,一、文书档案整理中的几个概念,归档文件立档单位在其职能活动中形成的且办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

文书档案也称行政档案、党政档案，是各行政机关、企事业单位在履行党务、行政管理活动中形成的文件转化而成的档案材料。

件归档文件整理单位，一般每份文件为一件。

全宗一个独立的机关、组织或个人在社会活动中形成的档案整体。

二、文书档案整理的两次变革,1、立卷改革2000年12月6日国家档案局发布了中华人民共和国行业标准归档文件整理规则（东胜区2002年执行此标准）。

2、文书档案保管期限的改革国家档案局8号令。

执行新的保管期限：

永久、30年、10年。

（东胜区2007年起执行）,三、归档文件整理的组织工作,

（一）、制定相关归档制度1、文件材料整理与归档办法确定整理工作的环节（业务部门分散整理、文秘或档案部门集中整理）明确归档的要求归档时间（次年上半年）、归档份数（12或3份）规定归档文件整理方法（制定分类方案、确定装订、排列、编号等方法）明确归档文件整理的质量要求（遵循规律、保持联系、区分期限、便于保管和利用）2、归档范围与保管期限表3、不归档文件处理办法（涉密文件清退或严格管理、不归档文件鉴定销毁手续）,

（二）确定整理环节归档文件整理环节指在一个立档单位中选择哪个机构来整理归档文件。

选择整理归档文件的部门主要依据归档文件整理的方式。

归档文件整理方式主要有集中式、分散式、集中分散结合式三种方式。

1、集中式（文书部门或档案部门集中整理归档文件）。

2、分散式（文书部门和业务部门分别整理各自形成的归档文件）。

3、集中与分散结合式（部分集中整理，部分分散整理；复杂环节档案部门整理，其余环节业务部门整理）。

四、文件材料归档范围,在机关文件归档时，首先对文件能否转化成为档案进行“资格审定”，确定其是否属于归档的范围，同时剔除没有保存价值的文件材料。

（一）、本单位形成的文件材料应归档的把握“以我为主”的原则，除了重份文件、事务临时性文件、未经领导审阅签发的文件、以参考为目的收集的文件以外，其它所有文件均应归档。

（二）、上级单位的文件材料1、应归档的上级机关颁发需贯彻执行的重要文件、上级机关颁布发的属本机关主管业务的、代上级机关草似并被采用的、上级机关转发本机关的、上级机关召开会议并需贯彻执行的主要文件材料。

2、不归档的上级机关任免奖励非本机关的、上级机关不需贯彻执行的普发性的、上级机关下发的临时性事务的、上级机关征求意见的。

（三）、同级机关的文件材料1、应归档的同级机关颁发需执行的法规性文件、对本机关工作检查中形成的文件、与本机关协商、联合完成的工作文件材料。

2、不归档的参加同级机关召开的会议不需贯彻执行和无查考价值的文件、同级机关抄送不需办理的文件材料。

（四）、下级机关的文件材料1、应归档的下级机关报送的计划、总结、报告、典型材料、统计报告、财务预决算、法规性备案文件。

2、不归档的下级机关简报、情况反映、年度以下工作计划总结、不重要未批复的请示。

五、文书档案保管期限的划分,2006年国家档案局8号令颁布实施文书档案保管期限表，文书档案期限分为永久、30年、10年。

（一）、永久文书档案的划分反映本机关主要职能活动的、基本历史面貌的、机构成立、本机关制定的政策性法规性文件、关于本机关工作人员的任免、奖惩、录用、转正、定级、调资、退休、职称评定等。

（二）、30年文书档案的划分县级以下（不包括县级）的人员奖惩、重要的人事文件、重要的业务文件、国有固定资产文件、重要审计文件、本机关二十年以下各种证照、（三）、10年文书档案的划分本机关一般事务性文件、本机关半年以下的工作计划、总结、本机关工作简报、职工会议学习记录、上下级机关的计划总结、成立临时机构的、直属上级业务机关颁布发的一般文件材料、同级机关颁发的需执行的文件、,六、划分保管期限的标准,

（一）、来源标准就是说文件的价值应体现产生和发出文件的地方。

本机关形成的文件材料应当是保存的重点，也就是我们常说的“以我为主”。

不能简单地认为上级的就比本级的重要。

（二）、职能标准对本机关职能起到凭证、评价作用以及能够证明单位的存在、发展和历史作用的文件材料即反映本机关主要职能及基本历史面貌的文件材料价值要高，反之较低。

（三）、内容标准内容标准是指强调文件材料的重要性、独一性和时效性。

在分析档案内容时主要看它的重要程度（是方针政策性的、重大事件的，还是一般行政事务的；主要职能的还是非主要职能的；反应全面工作的还是反应局部工作的；有针对性的还是普发性的；是典型的还是一般的），前者的价值要高于后者。

（四）、形式特征标准是指从文件的名称、文体、外形特征上来鉴定文件材料的价值。

如，“法”、“令”、“决定”、“批复”其价值要高于“规定”、“意见”、“通知”、“函”；“正本”、“定稿”要高于“修改稿”、“讨论稿”；一些不具备文件特征的材料，如“记录”、“合同”在鉴定时也要重视。

（五）、相对价值标准指被鉴定的档案与其他档案之间相比较而存在的价值。

既要考虑文件本身固有的价值，也要考虑该文件与其他文件之间的相互关系。

七、归档文件整理流程图,装订,分类,排列,编号,编目,装盒,归档文件的装订,一、归档文件的整理单位为“件”1、以件为整理装订单位，一般以每份文件为一件。

2、有些关联性强，不能分散使用的文件2份可为一件进行装订。

例如：

正文与底稿、正文与附件、正文与文件处理单、转发文与被转发文、原件与复制件、来文与复文。

3、整册的会议记录、活动记录、报表、名册可为一件。

二、装订要求1、要求正文在前底稿在后，转发文在前被转发文在后，文件处理单在前正文在后，正文在前附件在后，原件在前复制件在后，批复在前请示在后。

2、永久、30年档案用线装（用粗白线），要求“两孔一线”。

文件过厚则采用“三孔一线”的方式装订。

文件左下侧对齐采取左侧装订的方式。

左上侧对齐采取左上角装订的方式。

10年保存的档案可以不拆钉。

归档文件的分类,一、分类方法1、保管期限年度分类法即先将归档文件按保管期限分类，再在保管期限下按年度分类。

其对应的分类方案为：

永久：

2008年、2009年、2010年30年：

2008年、2009年、2010年10年：

2008年、2009年、2010年,2、保管期限年度机构分类法即先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，再在年度下按机构分类。

（此分类法为三级分类，适合文件收发量在1500份左右的单位）其对应的分类方案为：

永久：

2009年党支部、办公室、业务室2010年30年：

2009年党支部、办公室、业务室2010年10年：

2009年党支部、办公室、业务室2010年.,归档文件的排列,归档文件排列是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。

排列的要求要求在最低一级类目进行排列，排列时按“同一事由”的原则，以机关大小或重要程度结合时间顺序的方式排列。

归档文件的编号,归档文件编号是采用某种标识符号、以归档章的形式固定归档文件在全宗中位置的过程。

一、盖章要求1、一般应加盖在归档文件首页上端居中的空白位置。

2、归档章各项目用碳素笔填写。

3、归档章规格为：

长45，宽16，分为均匀的格。

.全宗号：

档案馆对其接收范围内各立档单位所编制的代号。

.年度：

归档文件的形成年度。

（以4位阿拉伯数字表示）.室编件号：

归档文件在分类方案的最低一级类目内的排列顺序号。

.机构（问题）：

分类方案为三级分类时，填写最低一级类目的科室名称或类别名称。

.保管期限：

分别填写根据文书档案保管期限表划分出的永久、30年、10年。

.馆编件号：

各单位档案移交入综合档案馆时进行局部调整后重新编制的件号。

归档文件的编目,是指编制归档文件目录，即按照分类、排列的结果，逐类、逐件编制目录。

一、归档文件目录的项目1、件号：

填写室编件号。

2、责任者：

文件的发文机关或署名者。

3、文号：

文件的发文字号。

4、题名：

文件标题。

（没有标题的可自拟标题，外加“”号。

）5、日期：

文件的形成日期，以8位阿拉伯数字标注。

（如：

20100526）6、页数：

每一件归档文件的页数。

7、注释文件需说明的情况。

二、归档文件目录封面的项目1、全宗名称：

立档单位的全称。

2、年度：

归档文件所属年度。

3、保管期限：

归档文件所属期限。

4、机构：

三级分类时填写具体科室或类别名称。

注：

归档文件目录要求用Excel打印目录（A4纸）,归档文件的装盒,一、装盒的具体要求：

1、不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒。

2、不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒。

3、三级分类时，不同机构形成的文件不应放入同一盒。

二、档案盒盒脊的填写1全宗号：

档案馆给定的代号。

2年度：

填写盒内文件形成年度（如：

2010）。

3保管期限：

盒内文件保管期限。

（如：

永久或30年或10年）4机构：

三级分类时具体科室或类别名称。

5起止件号：

填写室编件号，即盒内排列最前和排列最后的归档文件的起止件号。

三、盒内备考表1、盒内文件情况说明：

文件本身状况（缺损、复制），整理完毕后有修改、补充、销毁等情况。

2、整理人：

负责档案整理的人员姓名。

3、检查人：

负责检查归档文件整理质量的人员姓名。

鄂尔多斯市东胜区档案局郝莉芬联系电话：

谢谢大家,