秘书处工作计划Word文档下载推荐.docx

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二、招新目的

为了践行我系“魅力工商，经理摇篮”的理念，树立我系在银杏学院的品牌形象，增强我系在银杏学院的影响力和知名度，特此开展招新活动，本次招新活动为2013级工商系的新生提供一次展现自我的平台，同时为秘书处吸纳更多更好的人才，方便本学期工商系活动的开展。

三、招新原则

（1）公正公平择优录用

（2）考核期：

1 

个月，根据新干事各自的工作表现，以成员自

愿为主的前提下对秘书处信任员安排做适当的调整，使得

每个人都到岗、适岗。

四、招新计划

（1）招新对象：

2013级工商管理系全体新生

（2）招新人数：

根据秘书处工作内容，待定计划招入12名新干事

（比例：

女生约占2/3,男生约占1/3）

注：

物质分类——领导者、协调者、任务执行者、组织者、

创新者等。

（3）对新干事要求：

1、工作认真负责，具有良好的团队精神和奉献精神，

甘于为他人服务，乐于与他人合作。

尤其需要做好“舍小

家为大家”的思想准备，因为我们秘书处的 

工作其实是比

较繁杂的，需要要耐心，恒心和细心的人来运作。

2、熟悉策划书、总结、心得等办公文体的基本写作格

式，有较强的语言及文字表达能力，能按要求将各项工作

内容记录下来，条理清晰，简明扼要。

秘书处的工作以文

字表述为主，需要记录相关会议笔录，总结相关活动等，

文字驾驭 

能力要求比较高

3、掌握 

Word、Excel、PPT 

等的电脑操作技巧，能

准确、高效地将大量 

的文字信息进行筛选、分类和整

合。

秘书处有相当多的文件和表格需要制作与管理，

必须要有这方面的工作能力方能胜任。

4、态度良好、注意细节、能够细心的分析事件并且

总结经验，能够有信 

心从一而终，不会中途放弃 

。

5、具有良好的沟通表达能力，能够很好地与各位老

师及部长相处，不卑不亢。

（四）招新形式：

申请人向相关人员领取申请表，并根据申请表

填写相关内容，合格后方可进入团总支秘书处。

（5）招新时间和地点（待定）

五、招新流程

（一）前期宣传

1.展板宣传：

通过新颖的宣传展板展示，让新生了解团总

支下属的几个部门以及各个部门的职能。

2.寝室宣传：

抓住团总支第二次寝室宣传的机会，结合本

部门特点，积极向宣传本部门及团总支。

宣

传时要热心细致，可以从关心新生军训的辛

苦或者学习生活的细节问题，拉近与新生的

距离。

树立好团总支在新生心目中的第

一印象。

3.设点宣传：

在学校商业小广场设点，对新生进行宣传并

进行有关部门问题得解答。

4.网络宣传：

将招新信息通过校园贴吧、新生群、微博等

渠道进行公布。

5.制作宣传单：

宣传手册上简要介绍学团总支各部门的职

能，给新生一个对学生会的了解，以便在新

生更好的参加学生会面试。

新生有不明白的地

方时，宣传人员要细致给新生讲解。

（二）面试形式

1.应聘者面试时递交申请表。

2.对提交的申请表进行初步的审查。

3.应聘者进行大约2分钟的自我介绍或自愿性才艺表演。

4.评委就面试者自身和秘书处相关工作两个方面对面试者

提问，并不定时地设置刁难性问题（问题最多不超过三

个），从他们的回答中剖析他们的性格特征及工作态度。

（面试问题见附录2）

5.笔试面试的新生在现场全部领取笔试的试题。

并规定笔

试试题回交时间。

（笔试试题见附录3）

6.筛选入选名单，交给负责人审批，最后公布名单。

六、总结本次团总支秘书处招新工作。

附录1.以下是对此次招新工作的要求：

（1）秘书处面试人员熟悉面试时间和地点的安排。

（2）面试人员严格按照时间安排进行面试，对每个应聘者

一视同仁，公平公正，对每个应聘者根据自身具体情况

进行面试，细心、耐心。

（3）如果在相应时间内没有完成应聘者的面试，可以通知

应聘者在下个面试时间再来，或者通过增设面试教室

的办法，及时完成面试，避免大量人员等待滞留。

（4）如果报名部门干事工作中出现某个部门报名人员扎堆，

某个部门报名人数相对较少时，可根据招新表情况初步

选择一些相对合适的应聘者采取电话征求意见确认的

办法，安排其到人数较少的部门进行面试。

附录2.

面试问题

普通问题

1、高中时你担任过哪些职务，这些工作对你有哪些影响或者有什么收获？

2、结合过去和现在的认识，请你谈谈你个人对秘书处的了解认识？

你加入这个部门能做什么？

3、如果工作一段时间后，你发现部门的工作很繁琐，和你想象中的不同，你会怎样调整让自己度过眼前的消极倦怠期？

4、秘书处的主要工作是沟通协调，如果工作中当自己的想法和别 

人发生冲突时你是坚持自己的想法还是接受别人的？

如果坚持自己的想法，你怎样说服对方接受？

5、当你发现部长的决策考虑不周有问题而不能执行时，你会怎么 

做确保工作顺利开展？

6、进入秘书处或者团总支的初衷是什么？

7、秘书处的工作经常涉及活动ppt的制作，报表的填写等，你对这些基本的电脑操作掌握多少？

8、你觉得在秘书处工作都需要具备哪些能力，这些能力你都具备吗？

9、你觉得与陌生人，比如团总支或学生会、青协其他部门的人沟通时应注意哪些问题？

10、谈谈你对这届迎新工作的评价，主要是本次招新的亮点和不足进行或者有什么意见要提出？

11、来大学校园已经半个多月了，总结以下你对大学的认识，你对大学的印象。

12、你除了本部门还报了其他什么部门，秘书处是第一志愿或者是第一个来面试的部门吗，浅谈一下你对此的想法。

13、对于一项工作，你是希望自己完成还是团队完成，为什么?

14、对于这份工作，你的优势、劣势在哪里再就是谈谈你对自己的工作要求

刁难性问题

1、如果你进入了秘书处，发现工作会占用一些课余时间，你怎样协调工作与学习的关系，特别是当时间冲突不可避免的时候，这时候牺牲学习的时间，比如翘课，你会怎么办？

2、秘书处将经常与主席团和各部长沟通，假如现在我就是宣传部的部长，你需要因宣传板制作与他进行沟通，而宣传部现在时间很紧不愿意接此项工作，你将如何说服其部长？

3、当你和同部门的成员意见不和（或别人有错误时）时，你如何说服别人（指出错误）呢？

4、有人和你竞争同一个职位，但他在你背后说你坏话，影响了你的竞争力，你会怎么做？

5、假如现在有一个知识竞赛类的活动，你如何宣传并使同学们积极参加我们的活动，促使同学们积极准备？

6、将在加入团总支秘书处后，你怎样看待你部门中应付工作、混日子的现象？

7、在实际生活中，你做了一件好事，不但没人理解，反而遭到周围人的讽刺和挖苦，这时你会如何处理，或者有人批评你时，你如何对待？

8如果以后在部门共同工作，你和我们相处后觉得我们几个部长都技不如你，你会如何？

附录3笔试问题

选做（三选一）：

1、平时喜欢关注哪一类的新闻？

结合学习生活说说从这一习惯中你有哪些受益之处？

2、平时喜欢读些什么书？

喜欢哪些作家的文学作品？

为什么？

3、谈谈你对最近持续升温的钓鱼岛事件的看法。

以及当代大学生应做之事。

秘书处规章制度的建设与完善

第一章总则

所谓“无规矩不成方圆“，一个团队更是不能缺少，为了加强秘书处的建设，提高各成员的自身素质，提高团队的凝聚力。

秘书处的全体成员必须严格遵守下列宗旨，在团总支书记及副书记的带领下，积极配合各部门开展活动，同时努力做好自己本职工作，认真踏实，兢兢业业。

（一）团队成员需要严格遵循校纪校规的规章制度。

（二）团队成员需要严格遵循“服务同学，锻炼自我”的宗旨。

第二章例会制度

（1）提前五分钟到会，不迟到，不早退。

（2）请假必须得到批准，不得由他人代请。

（3）按会议通知内容的要求，积极准备，会上踊跃发言，缩短会议时间，提高会议效率。

（4）出席会议的成员必须要佩戴工作证，笔记本，笔，并做好会议记录。

第三章工作制度

（一）写一份秘书处上学年的工作计划交给团总支副书记。

（二）在学期末时，每位干事写一份自我总结，包括电子版和纸质版。

资料汇总干部或干事做好资料汇总。

（三）积极配合团总支，学生会，青协开展活动，对上级分配下来的工作按时、认真负责完成，不得拖延。

第四章报账制度

由于团总支秘书处负责工商系所有的活动支出费用，而工商系的所有活动费用来自学生会外联部，青协外事部拉的赞助，为了使各部门之间的活动费用用的合理，特此，对秘书处制定明确的报账制度。

（1）秘书处管理的所有的账单和钱必须分开，并且由两个部长管理，不能交给新干事管理。

（2）在外事部或外联部入账时，必须三方到场，即吕清泽老师，拉到赞助的部门部长，秘书处入账部长到场。

（三）开展活动的部门在活动开展前或开展后，把活动支出用于购买物品的收据和申请同时给吕老师审批，签字，只有吕老师签字后的账单才给予报账。

第五章活动室的管理制度

（1）每周要对1212活动室的进行一次大扫除。

（2）在借用活动室里面物品的部门，要做好借出登记。

（3）在利用活动开展活动的部门，必须在利用完之后保持里面清洁，物品归位。

（4）要利用活动室的部门，只能在秘书处借钥匙，宣传部的钥匙不得外借。

（5）在新干事招进后，安排好值班时间，并张贴在活动室门上，并由安排团总之各部门的干事值班。

第六章请假制度

（一）因故不能参加活动或会议的必须履行请假手续。

（二）必须在活动或会议前请假，请假须本人向部门干部请假。

（三）各成员请假备案，事后补假，请人带假视为无效。

第七章值班制度

（一）值班人员须做好当日的值班记录。

（二）值班人员须按时完成当日值日任务。

（三）值班人员须做好当日办公室卫生，并检查办公室公共物品有

无损坏

第八章部门干事任免制度

为了发挥每位干事的工作积极性，提高整体素质，真正做到奖惩分明，特制订本考核制度：

考核方法

本考核制度实行积分量化，采用分制，每学期考核一次，对没有按照要求完成或做到的按规定扣分。

由部门三位部长负责，一学期考核成绩在80分以上视为优秀；

考核成绩低于60分者，予以除名；

考核内容和积分量化标准：

1、例会迟到扣2分，无故不到扣5分，连续两次请假视为无故不到。

2、按时值班，认真履行值班职责，服务态度好加1分，否则扣1分。

3、认真履行本部门工作职责，按时完成工作任务，及时落实会议精神加2分，否则扣2分。

4、学习与工作并重，学习成绩优异加5分；

一学期内出现一门不及格扣5分；

三门及以上不合格者给予除名。

5、工作中有创新精神，能提出建设性建议，提出创意和策划加2分。

工商系团总支秘书处工作提纲

一、秘书处秘书长一名，其主要职能：

1.协助系团总支副书记管理团学日常工作。

2.协助团总支副书记协调好各部门工作，跟踪了解团总支各部门的工作、各项活动进展落实情况。

3.按照秘书处的工作动态起草本部规章制度或修订草案，解释团总支的各项规章制度。

4做好本部成员的考察和培养工作，有权建议“推优评先”工作。

5.负责对各个专业的班长、团支书下达相关工作任务。

6.负责学生干部签到表的收集、整合。

7.负责团总支部门、部长和个人年终总结的收集与审核。

8.统筹秘书处全局，负责秘书处其它工作。

9.负责处理系部学生工作的各项相关工作。

10.工作总结汇报。

二、副秘书长两名，其主要职能：

1.协助系团总支副书记及秘书长管理团学日常工作。

2.协助团总支副书记及秘书长协调好各部门工作，跟踪了解团总支各部门的工作、各项活动进展落实情况。

3.协助秘书长负责团总支各类资料（工作计划、总结、报告）的整改及本部规章制度的修订。

4.负责对秘书处的秘书进行量化考核。

5.负责例会议程的收集、整理，通知会议的时间、地点的安排。

6.负责拟定秘书处学期计划和学期末总结工作报告。

7.负责指导秘书处其它工作。

8.负责处理团总支工作的各项相关任务。

三、优秀干事1名，其主要职能：

1.全面配合秘书长，帮助新一届干事快速成长。

2.带领秘书处内部各小组的组长做好自己分内工作。

四、文秘2名，其主要职能：

1.负责会议、活动等考勤。

2.做好会议记录。

3.负责收发考核秘书的会议记录本。

4.全力配合秘书长、副秘书长及优秀干事，并做好与秘书的沟通交流工作。

五、组长3名，其主要职能：

1.统筹安排组内各项任务。

2.加强与秘书长、副秘书长沟通，确保组内工作保质保量按时完成。

六、秘书6名（按个人能力、特点分到三个小组），其主要职责能：

1.广益，全面配合秘书处各小组的组长。

2.做好自己的各种本职工作，使自己不断成长，能力得到不断提高。

七、成立“一事一卷组”，其主要职能：

1.积极联系我系团总支、学生会、青协其他各部部长或其部的文秘，了解团总支、学生会、青协各部动态，协助其他部门，参与到其他部门各种活动以便于我部总结一事一卷。

2.定时查阅其他系各部门开展的活动，为我系团总支提供有关信息，以利于我系团总支借鉴经验。

3.总结好我系团总支、学生会、青协的各项活动的一事一卷。