协同办公管理系统开发项目可行性研究报告Word格式文档下载.docx
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8.2阶段工作及进度安排28
8.3项目里程碑30
9.投资估算与资金筹措计划31
9.1项目总投资概算31
9.2资金筹措方案31
9.3投资使用计划31
10.人员及培训计划32
10.1项目组组织形式32
10.2人员构成32
10.3培训内容及培训计划32
1、项目背景
1.1XXX股份有限公司背景资料
XXX股份有限公司是由泸县地方电力公司、泸县水利电力开发总公司、长江液压件厂、泸县物资总公司、四川省地方电力开发总公司共同发起，1994年经四川省体改委批准成立的地方电力股份制企业。
主营：
发、输、配电。
公司注册资本8220万元。
现有总股本8220万股，其中国家股占51.31%，法人股37.35%，个人股占11.34%。
现在上岗职工735人，总资产4.58亿元，净资产1.57亿元。
公司下属一个火电厂、一个供电分公司、一个调度中心，一个电业开发公司，现有火电装机12MW（另有2×
25MW装机在建），拥有35KV变电站9个，变电容量40250KVA/11台；
35KV开关站一个；
35KV线路151.5KM、10KV线路1163KM；
配电变压器111180KVA/1586台。
公司年发电量1.7亿KWH，年供电量3亿多KWH，年销售收入13000万元左右。
公司坚持“发展才是硬道理”的方针，积极转换企业经营机制，强化内部管理，公司先后荣获“全国水利系统水电先进集体、省级最佳文明单位、省级综治模范单位、省级模范职工之家、省水电系统地电行业文明服务示范窗口单位、省级安全文明生产达标企业”等殊荣。
公司正抓住机遇，继续深化和完善三项制度改革，抓好供电网络经营，加快火电厂（2×
25MW）扩容技改工程建设步伐，为泸县工农业生产和城乡人民提供优质的电能资源。
1.2XXX股份有限公司组织架构
1.3项目目标
通过实施协同办公管理系统，把日常业务、事物、协作等信息在和益电力的部门、分公司、个人之间进行及时高效、有序可控、全程共享的沟通处理。
提供协同工作、公文管理、公共信息、日程/会议管理、常用工具以及系统管理等应用模块。
从而达到管理高效全面的管理效果。
协同办公管理系统的总体目标是：
"
以先进的计算机和通信技术为主要手段，以实现和益电力公司关键办公应用为导向，搭建一个覆盖整个集团的自动化办公信息平台。
通过网络技术，实现本单位移动办公、资源共享、高效协同的事务处理机制，为本单位建立一个即时有效的信息交流管道，建立高质量、高效率的信息网络，为领导提供一个方便有效的事件跟踪和监督手段，实现办公现代化、信息资源化、传输网络化和人性化管理。
1.4项目范围
1.4.1组织范围
XXX股份有限公司
1.4.2产品范围
协同办公管理系统（软件）功能模块说明
一、产品功能
产品名称
用友致远
A6协同办公系统
版本号
V2.70
发布时间
2007年4月4日
一级功能
二级功能
标准
配置
功能
协同工作
新建事项、待发事项、已发事项、待办/已办、关联项目、转发邮件、转发公告、转发新闻、转入日程、协同表单、痕迹保留、公章签名、支持WORD\EXCEL格式、条件分支流程、振荡回复
公文管理
收文管理、发文管理、公文文号、公文统计、内嵌标准OFFICE插件（痕迹保留、公章签名、支持WORD\EXCEL格式）
电子邮件
新建邮件、收件箱、发件箱、草稿箱、垃圾箱、邮件查询、转发协同
文档管理
我的文档、单位文档、项目文档、综合查询、他人文档、借阅文档
日程计划会议
我的计划、计划管理、日程事件、会议管理、资源查看
公共信息
公告（发布、查看）调查（发布、查看）调查、讨论区、新闻、公共信息管理
常用工具
员工通讯录、外部联系人、计算器、万年历、常用连接
个人设置
修改密码、个人信息设置、个人模板管理、关联系统设置、关联人员设置、关联项目设置、代理设置、信息转移设置、邮箱设置、关联人员、个人主页设置
人事档案管理
档案管理、业务管理、统计查询、自定义信息、日志管理、HR操作员管理
双首页
单位首页（新闻频道，公告调查，单位知识文档，最新讨论）
个人首页（常用文档、我的日程、关联人员、项目、我的计划、我的文档、我的模板）、单位首页配置、个人首页配置
A6精灵
切换首页，发送协同、发送公文、切换到我的文档、切换到单位文档、登录设置、office打通（从word\excel直接发送到工作流审批）、文件批量上传
系统设置
基础设置－组织机构、职务级别、岗位名称、人员及权限设置、自定义组设置、批量导入、自定义权限
应用设置－系统模板设置、节点权限定义、格式设置、公共信息设置、公共资源、、邮件设置、首页配置
管理维护－系统配置开关、消息清理、流程清理、表单权限管理、关联系统设置、印章管理、分区管理、日志统计
公文应用：
公文文号设置、套红模板、稿纸模板
扩展插件功能
（可选）
1、电子签章插件
痕迹保留、公章管理、数字签名、手写批注、支持WORD\EXCEL格式
支持在WORD、EXCEL上使用，具有公章或签名的密码管理、真伪性校验
2、综合办公插件
车辆管理、办公设备管理、办公用品管理（含库存管理）、图书管理
3、公文插件
公文模板设置、公文节点权限、公文元素管理、公文单定义、外部单位设置、公文督办、公文交换、公文档案、节点权限设置
备注说明
1、
报价所有解释权归属北京用友致远软件技术有限公司。
2、上述报价从公布日正式执行；
1.4.3地域范围
跨网络跨区域使用
1.4.4人员范围
全员使用
2、系统的设计思想和应用价值
2.1系统的设计思想
2.1.1融合先进的技术和现代办公管理理念
协同管理软件是对组织中“人、事件、资源”之间的协同关系进行管理的软件。
它有三个显著的特征：
第一是以“人”为中心，以“人”为根本的元素和出发点来设计和构造应用；
第二是以“组织行为”为管理根本，即对组织行为中的“角色、事件、资源、流程、规则、状态、结果”等要素进行管理；
第三是以管理组织中占信息总量80％的“非结构化”信息为重点。
2.1.2强调“以人为中心”的管理理念
协同管理就是基于为组织中协同事件建立责任关系的管理方法；
协同管理软件是以人为中心，通过信息化手段，为组织中每个人构建协同工作平台，通过对每个协同事项建立可视化流程的责任关系，对其过程、结果进行有效监督管理，加强人与组织的财、物、时间、信息之间的效率，在实现个人形成良好的、长期的工作习惯，进而形成人与事与物之间个人效率提升，从而达成组织整体效率提升，最终提升组织的执行力，增强竞争力。
用友致远A6协同管理软件有机融合东西方行为管理思想。
西方管理以“法”为重心，强调精确、量化、分解、逻辑和规范，形成以制度为主体，倡导科学主义的管理原则。
协同管理以流程管理、规则管理、授权管理、时间管理、计划管理、知识管理应用等体现西方管理特征。
东方管理以“情”为特质，强调“崇义为本”，即人无“信”不立，人无“义”不正。
体现以“以人为本”、追求因和果的人文主义管理哲学。
用友致远A6协同管理软件中以“人”为中心的设计、刚性流程与柔性规则的结合、事务处理中垂直管理和全程可控的策略都体现东方的管理特征。
在“中学为体、西学为用”的原则上，有机地把西方科学的管理方法与深厚的中国文化相融合，创造出一种“情、法、理”和谐统一的管理新境界，这是现代企业管理的追求、也是协同管理软件的发展方向。
2.1.3可集中、分布式办公的灵活机制
可根据需要灵活搭建XXX股份有限公司及下属控股公司独立的协同办公系统，又可以通过内部平台和交换中心，将各子系统有机整合在一个大型协同应用平台的灵活架构和应用机制。
2.1.3完善的自定义功能
系统中的各种管理表格/表单、流程设计、格式、公文红头、收发文单都可以完全按照单位自己的格式和样式进行自行设计，方便地将组织自身的管理体系融合在系统中。
2.1.4完备的公文收发文和公文交换
公文管理具有从发文管理、收文管理、公文交换、公文督办、公文档案和公文统计的全过程的完备应用，后面将在相关章节进行详细介绍。
2.1.5简单易用、易实施、易维护特性
产品特有的易用性设计，在拥有完备功能的前提下，对应用界面精心设计和打造，对各项日常办公管理应用进行高度抽象和模型提取，采用少数万能功能模块满足日常办公中80%以上的关键性、经常性应用，使得易用性大幅度提高。
同时采用先进的技术封装和打包等手段，实现了产品的“一键式安装”及数据自动备份等功能，极大地提升了实施效率和可维护性，降低了实施风险。
2.1.6与其它系统方便地整合、集成和扩展应用
系统采用关系型数据库，多层体系结构，同步国际的基于WEBSERVICE的SOA和以AJAX为技术核心的WEB2.0等的先进网络技术实现。
接口间采用国际统一的基于XML协议标准，可以与其它系统进行方便地整合。
2.1.7严密的安全性和认证体系
严密的安全体系，集成CA认证技术、支持防火墙、VPN等的专业防护，包含数据库安全、系统数据安全和附件加密、应用服务器安全、传输通道安全及身份认证等五重防护措施，多种安全认证，确保服务和应用安全。
2.2组织中的常见管理问题举例
◆找老总审批老总不在，老总回来了我不在，真麻烦…..
◆这件事情到底找谁？
现有的岗位中没有对应的责任人怎么办？
◆交待给小王办的事情如何了？
为什么又不按制度办事？
◆我急需要的那个公司曾经作过的项目方案，谁手上有？
◆那些复杂的各种各样的系统，真难为老总了……
◆人不断增加，事情却干不完、办公费越花越多……
2.3组织中的常见管理问题的解决之道
2.3.1加强执行力：
1.增强授权的有效性
一家比较知名的制造业大公司，总经理经常开会，在会议上对中层干部讲上一至二个小时是经常的事，不久前公司有一个重大管理要求，他在会上用了两个小时不停强调，并要求全体中层干部尽快传达到下面，过了一周他到基层去检查时，任意抽了一个员工问了一下，对公司上周的重大管理要求有没有意见，该员工回答是，上周领导回来说，那天总经理火气很大，下决心要加强管理，然后就不知道了，这个总经理当时就感叹，公司执行力怎么这么差，当夜无眠。
问题分析：
在组织中，经常有一种行为，比如，领导对下级进行“任务下达”或者“交办事务”，这是管理者驱动组织的常见手段，在管理中被统称为“授权”。
1、口头授权，缺乏记录，记录歪曲、难以传递。
2、授权人表达能力、遗忘、缺少考核、验收的参照和被授权人理解能力、精神集中力、分析能力、执行能力都将造成层层的大幅衰减。
协同管理软件在增强授权上的价值点
1、书面授权，降低目标的传递衰减或变形。
2、直接分配任务对象和路径，确保执行资源。
3、通过流程图建立可视的责任关系。
2.监督过程控制结果
一个高校的副校长，一天要通过电话、会议、邮件、口头等方式安排多起事项，同时又要通过以上方式经手很多的审批事件，我们与他进行了一个小测试，让他回你今天做了多少安排和审批事件，结果出现一个让他也很意外的事情，他能回忆起其中的60%。
问题分析
1、所有事件过程缺乏记录。
2、过程缺乏持续跟踪和监督。
3、工作事项有可能进一步扭曲和衰减。
协同管理软件在加强过程控制上的价值点
1、所有事件将被如实的记录，供查询和跟踪。
2、可以及时提供任务执行状态、结果、过程变动。
3、减少信息的衰减。
3.加强制度的执行规范
一个房地产行政经理，年轻有为，文笔非常不错，加盟公司后，经常按照总经理的指示，为公司制定了大量的规章制度，有次我们问他一个问题，你们公司有没有人能记得全部或大多数的规章制度？
他告诉我们没有，我们又问老板记得住吗？
他说老板这么忙哪记得住？
我们有问，你是制定者，你能记住吗？
他说刚制定的我能记住。
制度被大家记不住，肯定是让所有管理者伤脑筋。
1、大多数人仅仅在入职培训时见过所谓的“制度”。
2、制度是对组织行为进行约束的“法律”，遗憾的是制度常常锁在抽屉或者保险柜里。
3、厚厚的制度，常常让人望而生畏，几乎没有人能记住与自己相关的所有制度的细节。
4、制度的执行常常涉及多个环节，传统的人找人“照章办事”的效率很低，常常因中间环节的延误使得重要工作变成不得不立即处理的”紧急重要“的事务，最终导致了”打破常规“的违章处理情况大大增加，使组织处于失控状态。
协同管理软件在加强制度管理上的价值点
1、制度、规范变成“制度、规范模板固定流程”，勿需员工记住。
2、对于“表单”＋“流程”形式固化的协同模板式管理，在员工执行时将按制度自行流转，实现“行为约束”的管理。
3、将模板授权给对应的执行者，把过程行为转化成“协同记录”，并可根据管理要求自动归档备查。
2.3.2提升团队效率：
1.时间管理
不久前一个公交公司的老总，他组织人员参加了一个时间管理的培训，全公司大家都明白了优先做“不紧急而重要的事”，立即处理“紧急重要的事”，快速解决“紧急不重要的事”，放弃“不紧急不重要的事”，回来以后，开始抓计划，甚至是日计划，刚一实施就发现，首先所有经理都反映，如果计划要主送给每个老总和抄送给其他业务相关的部门经理，一份计划就要打印十份以上，每个人又要收到十份以上的计划，几周下来，每个手中都厚厚的计划表，都不知道如何管理。
1、传统方式的协作手段是低效率和高成本的。
2、缺乏计划管理工具，就相当于知道了他人可以上月球，却无法让自己实现登月，无法坚持，导致计划的控制能力问题仍没有解决。
3、缺乏可利用的资源。
协同管理软件在时间管理上的价值点
1、时间管理必须从构成组织的基础单元——个人开始着手。
2、在所有的职业化方法论中，时间管理都被纳入到了最基础的要求之中。
通过协同管理非常直观的时间管理功能，你可以让需要知道人知道你的时间安排，你也可以知道其他人的时间安排，上级可以阅读并批复。
3、利用现代网络条件，所有计划有序的放在服务器中，支持长期集中管理。
4、协同管理软件的设计思想中最核心的就是以人为本，无论这个人是什么角色或者岗位，我们首先或让他拥有一个可以工作的空间，每个人都能立即看到所有其他人发送来的与自己相关的协作信息，从公告到部门讨论区、从内部联系人到各种制度模版，从协同处理到知识库共享，轻重缓急一目了然，当组织中每个人都具备这种能力的时候，组织的效率就提升了。
2.弹性组织
政府会多，很多领导一周的时间基本是处于会中，前不久，通过对一个区级政府单位进行了调研发现，其实很多会议是协调会，内部戏称扯皮会，每个参会人都知道，每次开会都有某些重要人物有事不能参加，所以多数会议是不会产生结果的。
1、低时效、高成本沟通方式—协调会议、电话沟通。
2、缺乏跨部门跨组织的合理组织方式。
协同管理软件在弹性组织上的价值点
1、协同管理软件可以实现随需应变组建“跨部门”的动态项目团队，快速建立灵活的弹性组织。
2、可以将所有项目过程“自动”归集到“项目文档”。
3、无须会议方式，可以实现所有项目成员全面同步信息对称。
4、项目完毕解散团队，而所有“过程和结果”可保留。
3.组织的敏捷性
一个大型多种经营的集团的副总，在一次私下聊天中，说最近公司高层开会有一种事，让所有的管理者都脸上无光，下属二级单位是房地产开发公司，实际亏损300万，而且亏损是在一年前发生的，大家在讨论中发现整个高层是最后的知道的，而且高层中竟然对情况了解出现多个版本，没有一个是一致的。
1、大量由下至上或来自外部重要信息，因组织内部传递方式误减率高导致变形。
2、传统口头、会议、电话等方式处理速度慢。
3、因信息对个人影响，而会在层层上报中人为因素变形。
协同管理软件在敏捷组织上的价值点
1、把对外部信息的响应转化为内部协同，以协同方式保证外部信息以外至内减少衰减。
2、由下而上的信息呈报，通过协同管理系统，快速实现无衰减层层上报。
3、把内部流程处理结果转化为向下的反馈和对外部及时响应。
2.3.3实现知识管理
1.知识沉淀
《联想风云》一书的作者，被允许写书时，当时联想公司将一座库房打开，一屋子的铁柜记录了联想的发展史，作者通过长时间对一次次的会议记录，一次次的讨论的查阅完成了这本反映联想九死一生的发展历程。
1、缺少信息沉淀方式。
2、信息存储分散。
3、缺乏管理过程型的知识。
协同管理软件实现知识沉淀的价值点
1、强大的文档管理功能，为各个部门建立文件夹，存放部门知识。
2、辅助完成信息采集——整理筛选、分类归集、形成知识。
3、通过对整个协同事件的保存，可以将事件的过程和结果一起保存，实现对组织中宝贵的过程型知识进行保存。
2.知识共享
某食品行业的销售经理，他在每次过春节时，就会非常苦恼，由于公司制定的任务很高，对销售人员的压力很大，每年都有超过30%以上人员无法完成任务，在年奖金分配上不满而离开公司，虽然公司管理很严，但是总是有很多的客户资料和重要的销售信息都是存放在个人电脑和个人保管的文件柜中，当人员离开时，总是会失去大量有价值的资料。
1分散管理易造成重要信息的丢失。
2组织中的知识缺乏有效的统一管理。
3不易共享学习。
协同管理软件实现知识共享的价值点
1、建立信息的分类管理方法，统一集中管理在服务器上，每日备份。
2、收集、整理信息、分类成型知识，根据工作内容要求授权不同对象学习分享。
2.3.4辅助文化建设
1.沟通平台
一个大型木地板制造的公司，在全国设有2000家零售的4S店和50多家办事处机构，为了实现内部的远程沟通，专设传真机四台，两个专人负责传递公司总部的通知、公告、指令等，同时回收各分部的汇报信息。
1、在组织中，最常见的问题是沟通不足，信息缺乏对称——对称的意思是你知道的我们都知道！
在现实中，信息对称或沟通是需要很高的成本的，需要沟通的对象在同一时间或空间中，比如面谈或者电话。
我们常常因为不便接听电话或者忙碌使得无法与组织中他人进行足够的沟通或信息对称。
2、组织中的组织机构的设置，自然会导致沟通是多层次的，最高的领导者常常缺乏和基层员工沟通的手段，正如IBM的前总裁郭士纳所言：
外部的变化常常像雪堆的融化，总是最外面的人最先知道，领导常常知道变化时已经太晚了！
2.凝聚力
某化工厂有一个工作踏实努力的员工，在与朋友一起谈到公司，说他们公司这样不好那样不好，很多事情没人管理，浪费严重，朋友问他为什么不给一些建议，他说：
“我上班这么忙，没时间去提这些建议，如果提给直接上级，提错了一通批评，提对了说不一定就是别人的功劳，有时候想直接跑到老总办公室，又不敢去。
”
3.价值观
我们看到很多公司单位在门口都有一些醒目的大字，如团结奋进、艰苦奋斗的宣传语，也看到有些大型公司会定期印制内部刊物，走进很多高层管理者的办公室，会看墙上有精美的裱字，如“天道酬勤”、“宁静致远”等。
1、文化建设对于时空要求高，要求时效快，内容频度高。
2、传统方式如电话、会议、内部专刊等的沟通成本高昂。
3、如果沟通层次多，将会导致衰减严重。
4、缺乏互动性沟通管道和手段，员工被动接受。
协同管理软件在辅助文化建设上的价值点
1、通过协同
2、平台有效改善沟通“手段”。
3、倡导平台。
4、增强互动，
5、活跃。
6、工作习惯的改变，
7、将改变整个行为。
在充分利用电子沟通平台的基础上
1、以公告、新闻、调查、论坛等多种方式和多种手段。
2、以立体方式倡导价值观。
3、通过办公平台，可以轻松组织互动探讨和调查。
4、增强组织成员参与的兴趣、辅助完成文化建设。
2.3.5有效节约费用
1.人力成本
某工厂的生产部办公人员，意见非常大，厂部搞了ISO9002的认证后，每天对生产上有大量的报表要求填报，这个重任就交到他的手上，而办公区和厂区相距大约500米，他开玩笑说，我就想一个邮差一样，每天往返10次以上，感觉是日行千里。
2.差旅费
某电力公司，电厂和公司总部相聚20公里，每次报送材料和一些重要通知公文，都要求电厂派人来取，总部人员的“要求”紧急事件还特别的多，电厂非常“节约”，虽设了一台专车，但让司机必须兼报送资料和收发公文通知。
3.会务成本
某建筑行业公司，一个项目下来跨部门是经常的事，所以由副总以上的管理者组织的跨部门协调会是公司的常事，而从各异地项目中将人员组织起来开一会，常使老总们心痛不已，但是各职能部门的意见更大，不停的往返跑，差旅费用还记入各自部门费用中，找理由不参加会的人比比皆是。
4.办公费
经过我们统计，90%以上的中层管理和高层管理者桌面上，约4分之1位置都是堆放着各种各样等待审批和阅读的文件、报告；
很多管理者为了工作方便，都配了打印机，每天的打印量一经计算，还非常的惊人。
1、在组织中，由于沟通方式是以电话、会面、会议和传真方式沟通，在现实中如此方式是需要很高的成本的，另一方面对于需要沟通的对象彼此在同一时间或空间中要求很高，如果结果不理想后，导致的浪费更大，如会议等。
2、组织机构的设置，自然会导致沟通是多层次的，最高的领导者常常缺乏和基层员工沟通的手段，正如IBM的前总裁郭士纳所言：
外部的变化常常像雪堆的融化，总是最外面的人最先知道，一方面领导常常知道变化时已经太晚了，另一方面“八百里急送荔枝”的高能耗解决问题的方式经常发生，成本惊人！
协同管理软件在有效节约费用上的价值点
1、通过协同管理软件多样化的沟通方式，提高沟通频率的同时大幅度降低有线和无线终端的通讯量，调查显示：
抑制系数>
15％，明显减少传真、长途电话等开支。
2、通过协同管理软件的协同工作、文档管理和共享机制，降低因打印产生的办公用品消耗和折旧，调查显示：
抑制系数为>
30%，明显减少了打印纸、打印机的用量。
3、通过协同管理软件实施达成人均事务处理能力的提升，在组织扩张过程中有效进行减少对新人的雇佣数量，从而达成对人力资源成本抑制。
调查显示：
年度人力资源成本抑制系数为>
15%，明显减少人力相关的开支。
4、通过协同管理软件提升了组织的敏捷和灵活性，协调会和动员会等各种会议次数明显减少和会议时间明显缩短，调查显示：
年度办公费用中的会务费、差旅费和车辆运行费等成本抑制系数为>
30%，明显减少无
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