外事管理实务Word下载.docx
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通俗地说秘书学就是研究秘书人员如何做好秘书工作的科学。
17.平行文；
平行文是指互相没有隶属关系的单位、机关之间或同级机关之间的一种行文，如“函”，“通知”。
18.秘书工作机构；
秘书工作机构是行政组织内的综合办事机构和参赞性机构。
19.协调；
协调就是通过协商、沟通、调和、调解、调节，使产生隔阂、失调、差异及至矛盾的各方消除隔阂、彼此理解、互谅互让、求同存异，使矛盾得到解决，达到政令统一、目标一致、步调一致、团结一致，从而产生改造社会、创造精神文明和物质财富的巨大力量。
20.督查；
督查是指秘书协助领导，把已经布置却拖延不办或办理不力的工作自上而下地督促、检查，使之落实、妥善。
21.保密；
保密就是知悉无形秘密或掌握有形秘密的人员保守、保护这些秘密，不向无关人员泄露或失密。
22.印信工作；
印信工作是指机关、单位公务和介绍信的管理、使用工作。
23.文书工作；
文书工作是指机关、单位在使用文书，处理日常公务的活动中，围绕着文书的拟制、办理、管理以及立卷归档所进行的一系列衔接有序的工作。
24.信访工作；
信访工作是指人民群众以写信和上访（包括电话）的方式向党和政府机关、企事业单位反映情况、申述困难或冤屈、提出批评或建议、检举或控告等，而党政机关、企事业单位由专设部门、专职人员或秘书部门、秘书人员予以受理、处理的一系列活动过程。
25.沟通；
现代意义上的沟通泛指政治、外交、文化和一切思想意识领域内的情况互通、意见交流。
从行政管理学和秘书学角度看，沟通主要是指政务和业务信息的传递和交流，乃是行政管理工作和秘书工作必不可少的手段之一。
26.办公自动化；
办公自动化是研究如何有效地将计算机技术、通信技术、系统科学和行为科学应用于数据信息和非数据信息的办公活动
27.公文立卷；
是指机关文书部门将已经办理完毕的、具有一定查考利用价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系和一定的规律组成案卷
简答
1.外交与外事的区别：
主管机构不同，外交主要由国家元首，政府首脑和外交机构对各国政府、外交机构和国际组织发生交往，外事主要是指地方政府和国务院有关部门所属范围内的外事活动；
主管内容不同，外交涉及国家主权问题，外事指一般性涉外工作。
为什么外事管理学是一门新兴的边缘或交叉学科:
外事管理学的研究对象是一国的对外交往事务，国际关系学与外交学为这个学科提供了理论、原则和素材，而管理学和行政管理学为它准备了原理和方法，优遇外事管理属于宏观性质的行政管理，可以认为，外事管理学是一门新兴的边缘或交叉学科，是外交学和行政管理学结合而成的。
2.外事管理与企业管理的区别：
企管以利润为目标，外管要考虑国家和单位的整体利益；
企管比较灵活，对利润的追求压倒一切，外管相对刻板，要保持政治的连续性、一贯性，有时很难避免低效率；
法律对外管的限制较企管大得多，同时政府的决策必须向公众开放，企业尽管也要遵守法律，但其决策可以秘密作出，无需公众监督；
企业内部尽管存在矛盾，但在总体上是属于整合的，外观各部门尽管总体上没有根本利害冲突，但部门之间存在自己的利益，不易整合；
企管的许多工作可以定量，对工作人员也有统一的评价标准，外观计划模糊，缺少通用标准，也很难定量化。
3.为什么说西周是我国外事管理的形成时期：
严格意义上的外管是在阶级和国家产生以后才出现的，而西周时期是我国奴隶制国家的成熟阶段，也是我国古代外事管理产生和形成的时期；
周王朝和众多的诸侯国形成了宗藩关系；
周王朝与诸侯国以及蛮夷戎狄等少数名族政权的交往，具有严格的外交礼仪规定；
为了更好的管理对外交往事务，还没有专门和兼职的外事官员。
春秋战国时期我国古代管理的主要成就：
形成了比较完整的外事管理理论流派（王道派霸道派）；
初步确立了外事交往的规则（礼信敬义）；
创造了许多至今仍有意义的外交方式（国家和政府的承认，招聘、质、会盟）。
4.中华帝国时期，我国外事管理的基本特点：
我族中心，大国主义；
册封和朝贡制度；
自给自足，闭关自守。
5.科技革命对20世纪外事管理的影响：
科技革命造成了国际行为主体的扩大，外事管理赖以存在的活动空间-国际社会空前的发展了；
科技革命使外事管理的内容发生了重要变化；
科技革命导致了外交方式的变化，也影响了外事管理的方式和方法；
科技革命还对各国行使主权的性质和范围产生了制约；
科技革命推动和促进了各国政府职能和行政管理的政策。
6.西方外事哲学传统的主要代表人物，主要观点：
现实主义传统代表人物马基雅维利.霍布斯，性恶论，暴力论，国家集权论，权术论；
理想主义传统代表人物格劳修斯.康德，信善论，反对战争特别是非正义战争，通过法律或道德实现世界的永久和平。
7.西方国际关系理论流派及代表人物：
权力政治论，摩根索；
地缘政治理论，麦金德；
地势理论，马基雅维利。
8.中国古代外事哲学思想代表流派的主要观点：
王道派（儒），性善论和人性可以教化，重义轻利，王霸有别，以名为本，君轻民贵，儒治天下，实现世界大同；
霸道派（法），性恶论，暴力论，权术论。
9.中国外事管理的基本原则：
维护国家主权和利益的原则；
对外开放原则；
外事工作授权有限的原则；
内外有别的原则；
国际主义原则
10.中国外交管理体系原则：
统一领导，同意外是政策政策方针，统一行动部署，统一对外表态，统一规章制度；
归口管理，大归口小归口；
分级负责，中央和国务院负责大政方针和涉及国家利益的重大问题，地方外事办公室承办中央交办的涉外事务、地方外事工作的归口管理；
协调配合。
11.外事机构和外交机构的组成部分：
外事机构由外事决策机构、外事咨询机构、外事执行机构、外事监督机构（驻外的外事机构）组成；
外交机构由外交部和大使馆组成。
使馆人员构成：
外交人员，行政技术人员，服务人员。
12.武官处在大使馆有何特殊之处：
西周建立外交关系，互派了大使建立了使馆，但馆内是否设立武官处，两国常常要专门就此达成协议；
武官和大使一样，派遣国必须事先就拟派出的武官人选征求对方意见，驻在鬼同意后方可派出；
武官及武官处职能在一国设置一个；
大使馆中的武官处是一个完完全全的军队机构，其成员全部是由现役军人出任的。
13.领事馆的等级：
总领事馆，领事馆，福领事馆，领事代理处，领事办事处。
14.领事馆与大使馆相比有何特点：
领事馆的主要职能是保护其派遣国及其国民的商业与经济利益，并负责处理与其有关的各项具体业务，而不像拥有外交交涉权的大使馆那样在职能上拥有政治代表性、全面代表其派遣国并主要关注重大问题；
领事馆在国际法上不被视为其派遣国的外交代表机构；
领事馆的具体职能只能够在领区之内得以行使；
领事馆的设立并不以大使馆的设立为前提，领事馆可以在未建交国中设立。
15.领馆馆长与行使馆长有何区别：
使馆馆长是国家的代表，须在就任前面交驻在国领导人；
领馆馆长只代表政府，其任命书一般由政府首脑签署，派遣国只需将此委任通知接受国政府。
领事的职类与等级：
领事的职类分为职业领事与名誉领事；
领事的等级分为总领事、领事、副领事和领事代理人4个等级。
16.外交官与外交使馆有什么外交特权与豁免：
外交官，人身不可被侵犯；
安全必须被确保；
享有行的和旅游自由；
享有管辖豁免；
可免除个人捐税；
可免除关税和免疫查验；
外交使馆，使馆馆舍不可侵犯；
使馆档案和文件不得侵犯；
通讯自由；
使用国旗与国徽；
免税；
免除关税和免受查验。
17.我国对外事人员素质有什么要求：
站稳立场、掌握政策、熟悉业务、严守纪律。
简述外事纪律：
最大限度的维护国家利益，不泄露，不受贿。
18.外事人员的知识结构：
两中本领，即会做政治友好工作，又会做经济工作；
两种工具，既要懂外文，又要懂中文；
两部历史，既要学习中国外交史，又要学习国际关系史；
两项知识，既要懂得国际知识，又要懂得国内知识。
19.对外宣传的内容和技巧：
内容，宣传我国的内外政策，特别是对外开放的政策；
宣传我国人民建设中国特色社会主义取得的伟大成就；
宣传我国悠久的历史和文化。
技巧，寓对外宣传于外事活动之中；
用事实说话；
面对面的口头宣传；
形象化的宣传；
文字宣传形式；
对外文化宣传应与对外文化交流相结合；
走群周路线；
利用外力为我宣传。
20.处理涉外案件时，遵循哪些原则：
维护国家主权和名族尊严的原则；
实事求是、注重客观性的原则；
依法办案和规范办案的原则。
21.涉外公证与国内工作的比较：
同，两者都代表国家行使公证权并根据当事人的申请，依照法定程序，对法律行为、有法律意义的事实和文书的真实性、合法性加以确认并予以证明，以保护当事人的合法权益；
异，申请公证的当事人不同，国内公证的申请人，只能是我国公民，涉外公证的申请人除我国公民外，还有华侨、归侨、侨眷及外国人；
申请公证的地点不同，国内公证只能境内，涉外公证可境内可境外；
程序不同，涉外公证一般要通过认证，并附有译文；
效力不同，国内公证书只在我国国内使用并发生法律效力，涉外公证文书要发往国外或其他地区使用，其目的是在域外发生法律效力；
公证所保护的合法权益，所受的法律约束不同，涉外公证所保护的合法权益，往往受到所在国或地区的法律约束，有的甚至还要通过判决，才能得到保护，有的公证文书如不符合该国法律规定的，责被认为无效而退回，而国内公证不发生此类问题。
22.认证与公证的比较：
同，目的都主要是通过这一法律行为来保护本国权利和利益，保护国家法人及一国的侨民的正当权利和合法权益；
原则都是证明所申请公证的事实上的真实性和合法性；
两者的内容相同。
异，许多情况下，两者的区别仅仅是出证机关不同。
联系，认证是使公证书或其他法律文书产生域外效力的必经手段。
23.申办签证有哪些注意事项：
注意办理期限；
备好个人照片；
认真填写表格；
提交有效材料；
了解免办签证或签证互勉。
24.因公出境有哪些申报审批程序：
必须办理因公出国任务批准文件；
必须办理因公出国人员政治审查批准文件；
因公出国人员还有必要接受出国安全教育。
申报因公出国出境需要注意什么问题：
严格控制领导干部出国，领导干部一年之内通常只能出国一次；
按少小精的原则组团；
要加强审批与管理的工作。
25.出国任务请示应写明什么内容：
出访的具体任务和目的，派遣单位或部门，出访组团的名称；
出访的国家地区，邀请单位，出访路线；
出访的人数，人员名单，包括姓名性别年龄单位职务技术职称等；
出访的行期，在外停留的时间，包括途中或在外工作的时间；
经费来源，包括人民币与外汇来源。
26.华侨与外籍华人的异同：
异，华侨具有中国国籍，而华人则已加入外国国籍，不具中国国籍了；
同都具有中国血统；
对中国有着深厚的名族感情；
与中国乃至家乡有着千丝万缕的联系。
27.国际会议议事规则包括哪些方面：
代表团的组成；
全权证书；
观察员；
主席职责；
秘书处的任务；
会议语言；
会议的表决；
议程。
28.中国特色谈判原则是什么：
实事求是的原则；
平等互利的原则；
求同存异的原则；
尊重与守信的原则。
29.周恩来的外事谈判技巧：
坦率真诚，阐明观点；
察言观色，要言中的；
洞察时事，随机应变。
30.外事接待中礼宾规格包括什么内容：
掌握原则、熟悉特征、来宾分类、常规内容、操作方式。
31.外事接待内容包括哪些方面：
接待形式、接待日程、经费预算、安保宣传、人员分工。
32.名片制作禁忌：
一忌使用不正确或不准确的外文；
二忌个人头衔一大堆；
三忌提供本人家庭住址；
四忌对正式对外使用的个人名片涂涂改改。
33.如何介绍自己：
先递名片，时间简短，内容真实，形式正规.介绍的内容应包含本人所在单位、供职的部门、现任的职务、完整的姓名4各要素。
34.谈判礼仪的重点：
谈判地点、谈判座次、谈判表现。
安排外宾饮食住宿的基本原则是什么：
一是遵守我方的有关规定，二是考虑我方的实际条件；
三是尊重来宾得风俗习惯，四是满足来宾的合理要求，五是确保来宾的健康与安全。
35.赠送礼品要注意什么：
礼品定位，避免冒犯和禁忌，遵循通行规则。
36.给服务员小费要注意什么：
第一尊重对方，第二悄然给予，第三掌握时机，第四按质给予，第五有所区别。
37.与他人交谈要注意什么：
一要重视语言，二要重视语态，三要重视语态，四要重视语音，五要重视语速，六要重视形式。
38.称呼外籍人士应注意什么：
照顾习惯，区分对象，防止犯忌，有主有次。
39.简述文字记录的方法：
要点记录法，常用速记法，详细记录法，特殊标识法，笔记与录音并用法。
40.简述高层次信息在服务于领导决策方面的作用：
有助于领导做出全面性较强的决策，有助于领导做出严密性较强的决策，有助于领导做出导向性较强的决策，有助于领导做出准确度较强的决策，有助于领导做出超前性较强的决策。
41.政协提案的形成条件是什么?
政协提案的提出者，必须是政协的参加单位和政协委员，政协的承接单位是政协全体会议或常委委员会，政协提出的类容不受限制但因简明扼要实事求是做到有情况有分析有建议。
政协提案应以规范的书面形式提出。
政协提案的处理程序是先经由政协的提案委员会审查立案，然后交有关部门处理答复。
42.秘书应当具有哪些能力？
秘书处理人际关系的一般准则有哪些？
（1）写作能力
（2）口头表达能力（3）听知能力（4）阅读概括能力（5）社交活动能力（6）协调能力（7）观察分析能力（8）应变能力（9）使用先进办公器械的能力（10）预测能力准则：
（1）尊重
（2）礼貌和礼仪（3）乐于助人（4）赞美他人（5）宽容与体谅（6）公允
43.秘书写作有什么特点？
其原则和要求是什么？
（1）代单位立言，非个人意愿
（2）集体成果，非个人创作（3）内容真实、使用、客观、符合政策（4）语言要求流畅、平实、简洁、规范（5）讲究文体格式
原则
（1）符合方针、政策、法令、法规
（2）忠于机关制文意图（3）坚持实事求是的精神
秘书写作的要求
（1）信息量大，措施具体，指示性强
（2）内容高度概括，语言表达实用，精确（3）用材精要，语言深入浅出，主题富有个性（4）讲究文明礼貌，语言得体，多一点人情味
44.会前、会间、会后应做好哪些准备工作？
会前准备
（1）会议计划和成本预算
（2）文件准备（3）会场准备（4）会议议程、程序的拟定（5）会议通知的发送
会间工作
（1）会场的组织与服务
（2）会议信息的收集与编发（3）会议文件的起草
会后工作
（1）会场清理
（2）人员离会（3）会议决算（4）会议文书立卷（5）会议传达
（6）会议催办
45.信访处理的程序和方法是怎样的？
（1）受理、登记
（2）立案、呈批（3）承办、交办、转办（4）调查、处理（5）催办、回告（6）审查、结案（7）复信、督查（8）总结、综合研究（9）立卷
46.秘书协调有哪些主要内容？
其主要步骤和方法是怎样的？
内容：
（1）政策协调
（2）地区关系协调（3）部门关系协调（4）工作关系协调（5）会议协调（6）领导关系协调（7）人际关系协调（8）股东关系协调（9）职工关系协调
步骤：
（1）摸清情况
（2）找出症结（3）提拟方案（4）反复磋商（5）督促落实（6）检查反馈
方法：
（1）信息沟通法
（2）宣传教育法（3）中介法（4）求同存异法（5）冷处理法（6）避虚就实法（7）先易后难法（8）步步为营法（9）场景变换法（10）交谈法
47.保密的意义和作用；
关系到国家的安危。
关系到经济、科技、文化教育事业的发展。
关系到领导工作的成败。
关系到社会的安定团结。
48.会前准备的环节；
一、会议计划和成本
（1）会议计划
（2）会议成本预算二、文件准备
（1）开幕词
（2）工作报告（3）发言稿（4）其他会议文书（5）会议文件的准备程序三、会场准备
（1）会场布置
（2）主席台席位（3）会场设施（4）其他准备四、会议议程、程序的拟定
（1）议程
（2）程序（3）日程表与作息时间表五、会议通知的发送
49.怎样做好日程安排；
一、日程安排的原则和要求
（1）服从组织的总部标和整体计划
（2）区分轻重缓急（3）随时补充、调整（4）提示和督促（5）酌留弹性、劳逸结合二、订约事宜
（1）事先征求上司意见
（2）再次确定，及时提醒（3）善用台历和备忘录三、差旅事宜
（1）做好准备工作
（2）旅途服务（3）随时联络
50.协调的原则；
（1）政策指导原则
（2）公正无私原则（3）平等、尊重原则（4）统筹兼顾原则（5）
51.随机应变原则；
（1）文明礼貌
（2）负责（3）与人方便（4）讲求时效（5）按制度办事（6）遵守纪律
52.印章保管的要求；
（1）公章的启用（3）公章的保管（3）公章的使用（4）公章的停用与销毁
53.秘书学的研究内容；
（1）研究我国秘书工作的现状，了解其内容、性质与作用，掌握其规律、程序与方法。
（2）研究中央秘书机关对秘书工作的指示、规范与要求（3）研究我国古代秘书工作和外国秘书工作经验，批判地继承古代秘书工作遗产，借鉴与吸收外国秘书工作的有益成分（4）研究秘书人员应有的知识、能力、修养、素质及职业道德，了解秘书的任职资格与要求（5）研究秘书学与相关学科的关系，以促使秘书学的丰富与发展。
54.秘书督查工作的原则；
（1）领导负责
（2）分级负责（3）实事求是（4）不直接办案（5）讲求时效
55.秘书工作机构的职能；
（1）助手职能
（2）参谋职能（3）枢纽职能（4）协调职能（5）保密职能（6）公关职能
56.秘书学的研究内容有哪些？
（2）研究中央秘书机关对秘书工作的指示、规范与要求（3）研究我国古代秘书工作和外国秘书工作经验，批判地继承古代秘书工作遗产，借鉴与吸收外国秘书工作的有益成分（4）研究秘书人员应有的知识、能力、修养、素质及职业道德，了解秘书的任职资格与要求（5）研究秘书学与相关学科的关系，以促使秘书学的丰富与发展。
57.秘书的职业道德主要有哪些内容？
（1）忠于职守
（2）严守机密（3）恪守信用（4）文明礼貌（5）廉洁奉公
58.日程安排的原则和要求？
（1）服从于组织的总目标和整体计划
（2）区分轻重缓急（3）随时补充、调整（4）提示和督促（5）酌留弹性、劳逸结合
59.秘书写作的原则
（1）符合方针、政策、法令、法规
（2）忠于机关制文意图（3）坚持实事求是的精神
60.秘书写作的要求
（1）信息量大，措施具体，指示性强
（2）内容高度概括，语言表达实用、精确（3）用材精要，语言深入浅出，主题富有个性（4）讲究文明礼貌，语言得体，多一点人情味
61.信访工作的作用是什么？
（1）参政议政作用
（2）监督控制作用（3）信息反馈作用（4）化解矛盾作用（5）公关形象作用
62.会务工作礼仪的基本要求是什么？
（1）周全考虑
（2）周密安排（3）周到服务
63.异常情况下处理信访的礼仪基本要求是什么？
（1）维护本单位的形象
（2）头脑冷静，按章办事
64.文书礼仪的基本要求是什么？
（1）准确、恰当
（2）真情、积极（3）明确、规范
论述题
1.试述会议的功能。
决策，发挥，沟通，运用，协调，动员，显示。
2.试述授权谈判对秘书角色和秘书素质的要求。
把握自己的双重角色，在授权谈判中秘书既是本次的责任者和组织者又是领导意图的体现着和执行者，应具有双重角色意识。
2.提高自身的综合素质思想品行素质心理素质语言素质交往素质。
3.秘书保密工作的意义？
保密工作关系到国家的安全与利益；
保密工作关系到社会的稳定；
保密工作关系到经济和科技的发展；
保密工作关系到领导工作的成效。
4.秘书写作的特点是什么？
其写作过程是怎样的？
1．特点：
代单位立言，非个人意愿
（1）集体成果，非个人创作
（2）内容真实、实用、客观、符合政策（3）语言要求流畅、平实、简洁、规范（4）讲究问题格式过程
（1）立意
（2）选材（3）组织结构（4）文字表达（5）修改（6）审核
5.秘书协调主要有哪些内容？
（1）政策协调
（2）地区关系协调（3）部门关系协调（4）工作关系协调（5）会议协调（6）领导关系协调（7）人际关系协调（8）股东关系协调（9）职工关系协调
6.秘书工作机构的工作原则与要求是什么？
（1）明确职责、权限、目标、任务
（2）制定秘书工作的各项制度和标准（3）分清主次，有条不紊（4）科学地安排工作程序
（1）准确细致，切实无误
（2）迅速果断，讲求时效（3）忠于职守，安于职分（4）加强教育、管理，不断提高素质、能力
7.秘书人员应当怎样进行自我管理？
（1）工作管理
（2）行为管理（3）时间管理（4）办公环境管理
8.保密工作的意义和作用？
（1）保密工作关系到国家的安全与利益；
（2）保密工作关系到社会的稳定；
（3）保密工作关系到经济和科技的发展；
（4）保密工作关系到领导工作的成效。
9.公文的行文规则？
（1）各级党政机关的行文关系，应根据本机关的隶属关系和职权范围来确定
（2）行文必须本着精简的原则，严格控制发文的数量和范围（3）在一般情况下，党政机关不得越级行文（4）行文必须正确确定主送机关和抄送机关（5）各部门之间对有关问题未经协商一致，或未经上级裁决，一律不得各自向下行文（6）同级机关可以联合行文（7）凡请示的公文应当一文一事，一般只写一个主送机关。
“请示”不得直接送领导者个人，不得在报告中夹带请示事项。
（8）主送机关与文件名称要互相呼应（9）经过批准在报刊上全文发布的行政法规和规章，应当视为正式公文依照执行，可不再行文（10）各级党政机关的办公厅（室）向下直接行文，必须把握好职权范围和授权范围。
10.论协调工作的主要作用？
（1）缓解矛盾
（2）消除误会（3）积极平衡（4）融洽关系
11.怎样理解秘书人员个人礼仪的基本要求？
（1）遵守TPO原则
（2）掌握PAS原则（3）坚持健康原则（4）用好自然本色原则
12.秘书接待工作的原则与要求是什么？
（1）文明礼貌
（2）负责（3）与人方便（4）讲求时效（5）按制度办事（6）遵守纪律
13.秘书人员应当具有哪些能力？
（1）写作能力
（2）口头表达能力（3）听知能力（4）阅读概括能力（5）社交活动能力（6）协调能力（7）观察分析能力（8）应变能力（9）使用先进办公器械的能力（10）预测能力
2.外事管理候人：
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