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目前我国很多大中型企业,采取的模式是以供应商质量管理工程师(简称SQE)为核心的供应商管理团队,来实施供应商质量管理。
SQE作为与供应商之间的纽带,他们会将本企业的管理理念、质量理念、质量目标传播延伸到供应商处,通过对供应商的有效管理,促进供应商在合理的价格下,提升产品质量,提高准时交货率,不断提升管理水平和经营业绩。
这些SQE要担任多种角色,其能力要求较高,通过本企业几年来的实践,总结出SQE人员应具备以下方面能力:
良好的沟通技巧,与供应商及工厂内有关部门建立良好的协调工作方式。
解析问题能一针见血,通过QC工具等分析技巧,评审供应商8D报告。
处理事情及时,提高公司甚至顾客的满意度。
熟悉ISO9001/TS16949/ISO14001等各项体系要求,掌握审核技巧和方法。
熟悉APQPFMEAPPAPMSASPCCP8D等工具的应用。
本身逻辑思维性很强,能深刻和精辟地看待问题,熟悉供应商的内部品质管理流程,产品专业知识深厚。
强势的管理方式,同时又善于吸纳供应商的一些宝贵的意见,使工厂和供应商双赢互利,具有很强的独立处理事情能力。
熟练掌握质量管理技术和方法。
如:
排列图、因果图、散布图、检查表、分层法、直方图、控制图企业可根据SQE能力要求,通过社会招聘或自身培养,使其在教育、培训、经验、技能方面能与之相适应,能胜任SQE工作。
SQE当前在企业中的归属部门,一般在:
质量部、采购部、供应链管理部、绩效管理部、供应链质管部、进货检验部、跨部门项目组等。
企业应根据供应商的数量、规模、专业,以及对供应商的管理要求及采购要求,配备适当数量的供应商质量管理人员(SQE),负责供应商管理和质量提升。
三、供应商质量管理流程1.成立供方评价小组当确定开发新的供应商时,应成立供方评价小组,小组成员可包括:
采购、质保、技术、工艺、检验等部门人员,SQE应是主要成员。
小组组织者可以由质保部门或采购部门担任,批准人可以由主管采购的公司级领导担任。
2.推荐潜在供应商采购部门负责推荐潜在供应商,并向潜在供应商收集以下资料,用于供应商评价及建立供应商档案:
《供应商质量保证能力调查表》;
营业执照、组织机构代码证、税务登记证;
质量认证证书、产品认证证书、许可证、主要经营业绩表、银行信用证明等;
制造设备清单、检验设备清单、主要工装设备清单等;
企业简介、目录价格表;
质量环境资质证明性文件(需要时)以上涉及的资质证明资料必须在有效期内。
3.潜在供应商等级确定由评价小组负责人组织相关部门,依据拟购产品的重要度、采购数量、种类、采购价值等因素,对潜在供应商进行重要度分级,将供应商分为A/B/C三级,采购部门将收集的供应商资料,重要度分级表,拟采购产品清单汇总后移交SQE,作为后续供应商评价的依据。
4.组织评价供应商1)供应商评价根据供应商等级,一般采用以下二种方式进行:
第二方审核+首件(或首批)批准供应商质量保证能力调查及相关资质信息评价+首件(或首批)批准等。
第二方审核:
第二方审核由SQE组织采购部门/技术部门/工艺部门/质保部门相关人员组成审核组,实施现场审核。
依据《供应商开发评价评分准则》审核全部内容。
供应商质量保证能力调查及相关资质信息评价:
由SQE组织采购部门/技术部门/工艺部门/质保部门相关人员对供应商质量保证能力调查结果,及相关资质信息进行评价。
首件(首批)批准:
就是对首件(首批)产品进行质量验证后作出的结论,当顾客有要求时,以顾客要求的首件批准程序执行。
第二方审核(到供应商生产进行现场评价)+首件(或首批)批准,是开发战略合作伙伴的首选方式,它的益处是可以实地了解供应商的生产环境,了解供应商的管理现状,了解供应商的生产设备能力、检验设备能力,了解供应商的技术能力,了解供应商的合作态度等。
2)价格、准时交付率、售后评价不管采用哪种评价方法,采购部门都需要重点对潜在供应商的价格、准时交付率、售后服务等进行评价。
3)技术水平、设备能力评价不管采用哪种评价方法,技术工艺部门都需要重点对潜在供应商的技术水平、设备能力等进行评价。
4)质量管理体系水平评价不管采用哪种评价方法,质保部门都需要对潜在供应商的质量管理体系水平进行评价。
5)形成初步评价结论针对第二方审核:
现场审核完成后,审核组长编制《供应商开发评价记录表》,并填写《供应商开发评价报告》;
针对供应商质量保证能力调查结果及相关资质信息评价:
审核组长组织评价人员填写《供应商开发评价报告》,作为合格供应商认定依据。
5.供应商整改及验证当供应商未通过现场审核,但尚具有开发潜力时,由评价人员提出改进建议,要求潜在供应商在规定的时间内进行整改。
SQE要向供应商发出整改通知。
当供应商在整改完成以后,提出再次审核的申请。
由SQE组织相关人员对其整改的情况进行验证。
若整改合格,提供原材料、外协类供应商则进入首件准备阶段;
电器元器件类供应商则进入样件产品入厂检验阶段。
若整改不合格,则由采购部门重新推荐其他供应商。
对于质量基础较好、价格优惠、合作态度好、配合程度高、发展潜力大的供应商,企业应朝着培育为战略供应商的方向努力,要着力扶持,帮助其改进。
SQE在此期应对整改过程及改善效果实时跟进、指导。
6.首件认证1)对通过审核的外包供应商,由采购部门向其提供图纸、顾客要求、技术要求、首件提交要求等。
当顾客有特殊要求时,依据顾客的特殊要求执行。
2)对战略供应商及关键重要供应商的开发,可依据PPAP(生产件批准程序)制定首件/首批件评价流程,根据企业需要,要求供应商提供如下资料:
过程流程图DFMEA(潜在失效模式及故障分析)-设计PFMEA(潜在失效模式及故障分析)-过程控制计划(全)尺寸编号图纸检验报告材质报告性能测试报告其他资料由SQE将资料分别传递到相关人员审核后得出评价意见。
当供应商的首件的评价结论为不合格时,根据需要,适当考虑给供应商再次整改机会,由SQE要向供应商发出“8D报告,即以下8个步骤:
D1:
建立小组D2:
描述问题D3:
实施并验证临时措施D4:
定义和验证根本原因和问题逃出点D5:
选择验证永久纠正措施D6:
执行和确认D7:
防止再发生D8:
总结表彰SQE要对“8D过程及改善效果实时跟进。
供应商“8D报告完成后重新送样。
评价小组再次进行首件/首批件评价。
7.形成最终评价结论及合格供方名录当供应商的初步评价及首件认证完成后,由质量部门起草《供应商开发评价报告》,推荐合格供方名单,经主管领导批准后形成正式《合格供方名录》。
《合格供方名录》应作为采购、检验等相关部门在采购、检验过程中的依据文件。
这里要强调的是,合格供方不宜多,要少而精,要保证每种拟采购产品均有主力供方,也有备用供方。
8.签订商务合同技术协议/质量保证协议对纳入合格供方名录的供应商,由采购部门进行商务谈判,签订年度供货合同或单次供货合同,同时,由技术部门/质量部门/拟定技术协议/质量保证协议,作为合同附件一并执行,在签订合同时,要考虑对主力供方和备用供方实行差别化的订货量,以保证战略供方的利益,充分调动其积极性。
技术协议/质量保证协议可包括以下内容:
质量保证体系要求、过程质量控制要求质量标准、验收准则、验收方式供方现场审核、走访、检查、监造等要求不合格品标识、隔离、报告、处置方式质量奖惩(如不合格对企业造成损失的追偿,质量优且供货准时的奖励方式)9.建立供应商档案采购部门负责建立每个合格供应商的档案。
合格供应商档案应包括如下资料:
供应商质量保证能力调查表;
资质资料供应商开发评价记录表供应商开发评价报告质量保证协议供应商业绩考评表供应商年度评价报告10.供应商日常管理企业应制定供应商日常管理的文件,要具体规定流程、职责、时机、记录格式等。
SQE应对其纳入合格供方名录的供应商进行日常管理,建立供应商档案,与供应商保持经常的联系。
主要工作内容:
供应商的定期及特殊审核,走访、检查、见证等供应商的培训辅导,推动供应商导入常用的质量管理方法执行供应商的奖罚措施建立完善规范的材料质量控制体系供应商过程变更及材质变更的确认管控工作新材料及变更材料的管控“8D报告的发出、管控及改善效果的跟进推动供应商成立完善的质量保证小组材料质量目标达成状况的改善及检讨不合格项目的改善确认工作材料异常的处理及效果的确认供应商质量信息汇总分析经常对供应商进行走访,可以面对面地与一线的操作者、检验人员、生产管理人员、质量管理人员、技术人员交流沟通,充分了解生产线状况及质量状况,同时对供应商形成有效的督促,对预防质量问题的发生具有很大作用。
对供应商的日常管理,首先要明确供需双方的接口关系,往来联络方式,文件传递方式等。
为方便SQE深入现场开展工作,还应适当考虑为SQE配备照相机、便携式光谱仪、防护用品等设施。
11.供应商年度评价SQE负责按《供应商年度审核流程》组织质保、技术、采购、生产部门对供应商进行年度复评,一般间隔十二个月。
年度评价内容、合格判定标准按照《供应商年度评价报告》执行。
年度评价要重点关注交付产品质量的稳定性、及时性。
对业绩进行评价,等级评比,年度评价达标的供应商,保持合格供应商资格,继续供货,等级优胜的,可采取奖励措施(如:
增加订单;
缩短付款时间等)。
而对不达标者,可采取处罚措施“(如:
期限整改,暂停供货;
减少订单;
延期付款等)。
经帮扶整改仍不合格的,要取消合格供应商资格。
与供应商产品质量、交货期、金额及价格相关的数据,是供应商年度评价的重要依据。
也是对来年合同签订作好充分准备,在数据收集、分析及处理过程中,要借助信息化系统、缺陷表、矩阵图、因果图、排列图、趋势图等工具进行统计分析和科学判断。
通过对表现优良的供应商进行表彰,可以充分调动供应商的积极性,加强合作关系,真正实现双赢。
对表现差的供应商提出警告或处罚,可以有效减少企业的损失,确保产品质量、交货期。
四、结束语总之,供应商的质量管理是整个质量链中的重要环节,需要在整个产业链的分工合作过程中实现,做到优势互补,风险共担。
在竞争日益激烈的市场条件下,企业也越来越重视供应商质量管理。
以汽车制造业为例,近20年来世界汽车业巨头基本上剥离了其大部分次要零部件的生产,因此,外购件的质量决定着总成汽车产品的质量和成本,对供应商所提供产品的质量控制已经成为企业质量管理的重要部分。
本文主要探讨如何加强对供应商的质量控制、建立互利共赢的合作关系。
供应商质量管理互利共赢在经济全球化不断深化的今天,企业越来越注重于发现和发挥自身的核心能力,对于非核心业务大多采用外包的方式,由供应商提供核心业务以外的作业。
以汽车制造业为例,近20年来世界汽车业巨头基本上剥离了其大部分次要零部件的生产。
由此可见,外购件的质量决定着总成汽车产品的质量和成本,对供应商所提供产品的质量控制已经成为企业质量管理的重要部分。
随着我国与国际国内市场一体化进程的加快,一些企业已经意识到与供应商建立良好的合作关系的重要性,在对供应商的质量控制方面放弃了单向有利的原则,转而寻求互利共赢。
值得注意的是,目前大多数企业对此缺乏足够的认识,还没有充分认识到供应商的重要性,没有与供应商之间建立起牢固的合作关系,因此,如何加强对供应商的质量控制、建立互利共赢的合作关系已经成为企业必须认真面对的问题。
那么应该怎样选择适合自己的供应商并进行质量控制呢?
一、对供应商进行基本情况调查
(1)如果供应商是企业的老供应商,现在要扩展新供货品种,则可查询企业对该供应商的评定资料。
评定资料应包括该供应商的质量供应能力、供货及时性、财力状况、对质量问题处理的及时性及其它相关信息。
(2)如果被调查对象是准备开发的供应商,企业没有关于该供应商的详细资料,可调查其他企业或企业内其他分公司对该供应商的评审资料。
这些资料会告诉你该供应商在同种或类似产品上的各类信息,甚至可能包括该供应商的技术开发实力或在哪方面具有合作优势。
(3)进行直接调查。
企业可根据产品和供应商的具体情况设计调查表。
调查表的内容应包括企业规模、生产规模、主导产品、主要顾客及其反馈信息、生产设备、检测人员和设备、过程能力指数、体系认证情况、主要原材料来源等。
调查表应尽可能地全面、具体,尽量用数据或量值进行表述,同时应注意调查内容便于进行现场审核。
对任一新产品应同时调查若干有意向的企业,并由其主要领导签字确认调查内容的真实性。
二、对供应商进行管理体系审核和保证能力评估企业可选派有经验的审核员或委托有资格的第三方审核机构到供应商进行现场审核和调查。
企业应有自己的审核标准,把握关键要素和过程。
对已通过体系认证的,可关注其反映持续改进的管理评审、内审、纠正/预防措施、检验与试验等较易发现问题的过程。
如果这些方面处理得好,该企业应该具有较好的合作潜力。
对未通过体系认证的企业,应着重从控制的有效性入手,关注其采购、设备、人员、检验等重要过程。
审核过程中还应对被审核方的财务状况、顾客满意度、过程能力、职工素质、服务水平等进行调查。
审核和调查应形成明确详细的审核报告和调查报告。
审核结束后,企业应对供应商相关合作经验、质量保证能力、履约能力、后勤保障能力、服务和技术支持能力进行综合评估,根据评估结果进行择优开发。
经过调查、论证、开发样品、小批试用等过程的选择,符合企业要求的即为备选的合格的供应商。
在这整个比较选择的过程中,企业应遵循高质量、低价格、重合同、守信用、管理好、距离近的原则。
当然,对重要程度不同的产品,原则的侧重点应有所不同。
一般来说,应特别注意综合考虑价格和质量损失,避免简单采用比价采购给企业带来的质量风险。
另外,同一产品的供应商点数应根据产品的重要程度和供应商的可靠程度确定。
一般可以保持2-3个,以保证供应的可靠性和形成竞争,有利于产品质量的持续改进和提高;
对于经营稳健、供应能力强、信誉好、关系密切的供应商可以只保留一家,这对供需双方都是很有利的。
为了保证顾客对产品与服务的满意,企业必须对产品形成的全过程进行严格的管理与控制。
为了使整个供应链中每一个环节,即合作伙伴,明确他们对质量的责任与义务,并保证实现,伙伴之间必须以契约的形式形成承诺,并按照承诺的内容测量质量与服务。
契约中应明确供需双方的权利和责任,同时也应规定必要的奖惩性条款。
对供应商的奖惩包括两种类型。
其一是因质量责任的划分而产生的奖惩;
其二是根据业绩考核而产生的奖惩。
根据业绩考核产生的奖惩,不应仅仅流于形式,如在年终发一个奖牌,公布一个优秀供应商名单,对若干供应商进行黄牌警告。
这固然是一种方式,但如果不落到实处,业绩评定就会显得很苍白。
企业可以将订单与业绩联系起来,还可给予业绩好的供应商一些政策性支持,如优先付款、优先开发新产品、实行部分产品的进厂免检等等。
供应商作为产品实现的重要资源之一,必然要讲求其有效性。
2000版ISO9000标准就把管理体系的有效性作为一个重点来考虑,因此对供应商进行业绩评定十分重要,它是进行动态管理、择选劣汰的依据。
质量工程师不但收集每一供应商的月度投入使用合格率,而且定期调查供应部门和销售部门的主管,对该供应商的质量稳定性、售后服务水平和供货及时性、供货量的保证能力进行综合评价,根据业绩记录,定期对所有供应商进行动态分级评定。
随着企业越来越专注于自身具有核心竞争力的领域,企业与供应商的联系就越来越密切,优秀供应商是企业的重要资源,在对供应商进行质量控制的同时如何与之建立互利共赢的关系是企业能否取得成功的关键。
因此,对供应商的质量控制需要遵循互利共赢的原则,来选择优秀供应商,通过契约来确立互利共赢的关系,通过质量验证来保证契约的落实,通过合理的责任分担来保护双方的利益,通过业绩评定和动态管理增强与优秀供应商的互利共赢关系。