最新《百变OA系统使用手册》Word格式文档下载.docx
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菜单区域
通用功能区
（图1.1）
百变OA分为三个功能区域：
通用功能区：
包括通用的系统操作功能和个性化设置。
菜单区域：
主要是系统的使用人员的日常办公区域，只显示与个人工作相关的内容。
内容显示区域：
系统内容显示
2．系统初始设置
用系统管理员帐号进入系统后，首先需要进入“系统设置”菜单，进行单位最初始化的系统权限架构的搭建。
2.1设置单位信息
选择“系统设置→权限设置→机构管理”进入组织机构页面，组织机构的“根”是单位名称，选中该名称，点击“修改”按钮，弹出机构资料对话框，可以进行修改，如下图所示：
2.2添加部门
部门挂在单位名称下，部门允许多级设置，即一个部门下允许再设置子部门；
可以点击“修改”修改初始部门，也可以点击“删除”删除初始部门数据，然后点击“新建”按钮，进行新增。
如点击“新建”按钮，弹出新建机构资料对话框，在里面输入部门信息，以及选择“上级机构”，保存即可以建立部门。
2.3添加用户
新建用户
选择“系统设置→权限设置→用户管理”，进入“用户管理”页面：
点击【新建】按钮，在弹出的对话框里输入用户信息，保存即可添加用户到系统。
新增用户后，还需要把用户添加到指定部门，操作如下所示：
把用户加入到选中部门
选择部门
2.4角色管理
用于管理本系统所属的角色信息，角色是一些相关权限的组合，角色包括权限，一个角色可授予多个用户，一个用户可拥有多个角色，每个系统分别有各自的角色，可以根据分工不同设置不同的用户角色。
角色主要包括角色名、对应用户、可见菜单和拥有权限等信息。
超级管理员可以对所有角色进行管理，机构管理员（单位负责人或部门负责人）只能将超级管理员分配给他的角色再分配给本机构的用户。
选择“系统设置→权限设置→角色管理”，进入“角色管理”页面，如下图所示：
选中角色
将用户加入选中角色，表示用户拥有了该角色。
角色菜单，如下表示选择的角色，可以使用的模块菜单。
拥有该角色的用户可以使用选中的菜单。
如需要拥有按钮等功能点权限，则在角色权限里添加功能点权限即可。
如允许经理可以发布新闻，只需在经理角色的角色权限列表里添加”OA_新建新闻”权限即可。
2.5系统初始化
在试用系统过程中，会产生一些无用数据，在正式使用前，需要清理这些无用数据，百变OA提供了初始化系统功能。
选择“系统设置→权限设置→系统初始化”，进入“系统初始化”页面，如下图所示：
3.个人办公
个人办公用于用户进行个人的日常办公操作，其中包括我的文档、任务管理、工作日志、工作计划、日程安排、通讯录、便签等模块。
3.1我的文档
打开个人办公→我的文档，如下图所示：
目录操作：
鼠标右键点击目录，在弹出的菜单里可新增、删除或重命名目录，如下图所示：
新建文件：
可以在线新建OStar文档、Word文档、Excel文档和文本等类型文档，也可以从本地电脑中导入至我的文档中。
在线编辑文档
我的文档提供在线编辑Word、Excel、OStar和文本文档，新建或双击文件时，都会自动在页面里打开相应的编辑软件，用户可在线编辑文档，编辑完成后，点保存按钮，文档将保存到我的文档目录里面。
在线编辑Word文档
在线编辑Excel
在线编辑OStar文档
在线编辑文本文档
共享文件
利用文件共享功能，各用户间可共享文件，可查看或编辑其它用户的共享文档。
文件共享方式有两种：
完全共享用户可将目录里的所有文件共享给所有用户，其它用户可对文件进行各种操作，包括删除。
特定用户共享用户可将目录文件共享给指定的用户、部门或角色，并且可限制其它用户对共享文件的操作，如只能查看、不能删除等。
3.2任务管理
打开个人办公→任务管理。
任务管理界面提供了未完成任务、进行中任务、随后七天、过期任务、已完成任务、所有任务、我指派的任务等视图查看模式，还可以按任务分类来筛选。
有管理角色的用户还可以查看下属任务，如下图所示：
⏹新建任务：
点击“新建任务”，如下图所示：
3.3工作日志
打开个人办公→工作日志，工作日志界面提供了查看日报、周报、月报三种查看视图，作为机构管理者的用户还可以查看下属日志，如下图所示：
查看下属日志
3.4工作计划
打开行政办公→个人办公→工作计划，工作计划界面提供了查看周计划、月计划、阶段计划、所有计划四种查看视图，作为机构管理者还可以查看下属的工作计划，如下图所示：
⏹新建周计划/月计划/阶段计划：
点击“新建周计划”，如下图所示：
图5.12
⏹查看下属计划：
点击“下属计划”,拥有管理角色的用户可以查看下属的计划，如下图所示：
图5.13
3.5日程安排
打开行政办公→个人办公→日程安排，日程安排界面提供了日历/清单视图查看模式，作为机构管理者还可以指派日程给下属用户，如下图所示：
⏹添加日程：
点击“添加日程”，如下图所示：
3.6通讯录
打开个人办公→通讯录，利用通讯录我们可以管理个人的通讯录及查看公共通讯录。
通讯录包括私人通讯录、公共通讯录和员工通讯录，私人通讯录只有个人才能访问，公共通讯录中联系人所有人都可以共享查看，员工通讯录中的联系人只包括本单位内部。
如下图所示：
图5.18
⏹新增通讯录：
点击“新增通讯录”，打开新增界面。
如要将该联系人设置共享，请在“分类”项目中选择“共享通讯录”或“公共通讯录”，保存后，该联系人将会在公共通讯录中供所有人查看。
5.7便签
打开个人办公→便签，利用便签我们可以随手记录一些事情。
4.邮件短信
4.1内部短信
打开“行政办公→邮件短信→内部短信”，如下图所示
点击“发送”按钮
选择收件人
发送信息时，开始撰写
将要选择的人员打“√”
4.2手机短信
打开“行政办公→邮件短信→手机短信”，如下图所示
发送短信
填写短息内容
可直接添加手机号码
添加收件人
4.3内部邮件
内部邮件在系统内部使用，不需要邮件地址，直接选择收件人即可。
打开“行政办公→邮件短信→内部邮件”，如下图所示
4.4外部邮件
外部邮件使用邮件地址，对外发送电子邮件。
打开“行政办公→邮件短信→外部邮件”，如下图所示
配置信箱：
点击【设置】按钮，选择新建邮件，在弹出的对话框里输入邮箱参，如下图所示：
配置完毕，即可新建、收发电子邮件。
5.信息发布
信息中心用于发布一些公共类信息，如新闻、公告、规章制度等，并提供了相应的管理功能。
系统默认包括3个模块：
新闻管理、公告管理、规章制度等。
用户可以根据需要，进行定制添加。
这些按扭，只有新闻管理权限的用户才可以管理，否则只能查看。
5.1新闻管理
打开信息发布→新闻管理，如下图所示：
图3.1
⏹新增新闻：
点击【新增】，打开新增界面，在此我们也可以通过HTML代码进行编辑，如下图所示：
5.2公告管理
这些按钮只有公告管理权限的用户才可用。
打开信息中心→公告管理，如图3.3所示：
⏹新增公告：
点击“新增公告”，打开新增界面，在此我们选择公告的类型，例如行政公告、财务公告等，如下图所示：
6.文档中心
6.1部门文档
部门文档主要是保存各部门相关的文档，一般情况下，本部门文档只能本部门人员才能查看，其它部门人员不能查看，如其它部门人员需要查看，则需要共享后才能查看。
打开文档中心→部门文档，如下图所示：
图4.11
⏹新建文档：
可以在线新建OStar文档、Word文档、Excel文档和文本等类型文档，也可以从本地电脑中导入至部门文档中。
签入和签出:
为了文档版本的统一性，如需要编辑文档，则需要签出该文档，此时系统生成一份复制文档，用户在复制文档上编辑，其它用户查看时，所查看的文档为原文档，但不能编辑原文档；
用户编辑保存等操作都是在复制文档上进行，如要原文档内容与复制文档一样，则用需要签入文档，签入后复制文档将覆盖原文档，其它用户再查看时，所看的内容为最新修改的；
文档签入后，其它用户才能签出该文档修改；
如签出文档修改后，不希望修改生效，则可取消签出。
6.2档案中心
档案中心主要保存单位的重要文件，如流程审批归档后，也将存贮到档案中心。
可在档案中心里新建或上传各种文档，可为档案中心设置共享权限，文档编辑具有与部门文档一样的签入签出功能。
7.交流园地
交流园地用于用户进行个人文件操作，其中包括内部论坛和网络硬盘。
7.1内部论坛
打开交流园地→内部论坛。
发布新帖
查看帖子
7.2网络硬盘
打开交流中心→网络硬盘，利用网络硬盘我们可以将一些文件上传到服务器中，以便随时可以下载访问。
8.实用信息
实用信息用于用户记录管理一些实用的信息，方便随时访问查找。
其中包括常用网址、邮编区号、电话查询、万年历等，我们可以根据需要定制添加一些其它的实用信息类别。
8.1常用网址
打开实用信息→常用网址，如下图所示。
选中“桌面显示”，可以将所选网址显示在个人的办公桌面上。
8.2邮编区号
打开实用信息→邮编区号，如下图所示。
8.3电话查询
打开实用信息→电话查询，如下图所示：
8.4万年历
打开实用信息→万年历，如下图所示：
9.个人设置
9.1修改密码
9.2个人信息
9.3桌面设置
10．流程审批
10.1功能介绍
流程审批是处理流转工作的场所，流转工作的载体为流转文档，它是利用流程创建的，为流程对应的表单，流转过程受流程控制。
在流程审批模块中，每个工作人员只能接收到与本人职责相关和需要处理的工作文档，接收不到与本人无关的工作文档。
流程审批模块主要分为待办流程、已办流程、流程关注、处理中流程、已结束流程、流程草稿箱、新建流程、工作文档将自动按照处理的状态显示在相应的视图中，如下图所示：
待办流程：
上一环节送来，需要您处理的流程。
已办流程：
您已经办结并提交给下一环节的流程。
流程关注：
您关注的流程-是有其它人员指定您关注的工作，您只可以
看，不能可进行任何操作。
处理中流程：
您自己启动的，并没有办结的，还在流转过程中的流程。
已结束流程：
您自己启动的，已经办结了的流程。
流程草稿箱：
由您新建，尚未提交流转的流程。
新建流程：
新建一个流程
10.2流程审批示例
下面我们以“请销假办理”做一个示例：
情景：
王五因为有事需要向办公室张三主管请假
1、王五进入系统，选择“流程审批”，进入流程审批页面，如下图所示：
点击新建流程
进入新建流程页面，在页面上有流程分类，如果分类中有您要新建的流程，可以双击分类中的流程就可以新建，如果没有，则有两种原因：
1.此流是您没有权限新建（需要与有权限的用户联系受权开通）。
2.系统中没有预先制定好该流程，需要有流程定制权限的用户（一般为管理员）要进行“表单定制”、“流程定制”来产生，并且受权于您使用。
提交，即开始流转到一下办理人中
3、选择“业务流程”流程分类，然后双击“请销假申请”进入申请页面，填写表单，只能填写能填写的域（单元格），如下图所示：
显示这此流程的各环节步骤
附件，即上传文件
设置流程标题
保存到“草稿箱”中
流程办理
流程图
保存：
点击保存就会保存到流程草稿箱中，不会进行流转（也就是暂时保存-草稿箱中）
标题：
这个流程的标题，也就是名字
提交：
点击提交会新建一个流程，并提交给审批的人
删除：
在没有保存，提交前或没有权限删除为灰色，不可用状态。
说明：
对这个流程的说明内容
1、点击“提交”，弹出“流程名称”对话框，填写好名称，点击确定，然后弹出“选择办理环节”对话框，如下图所示：
在当前环节中添加的人员中，如果所有人为提交人，则不出现该选项，这个选项的控制由“审核”环节中控制，由流程制定人设置。
选择环节：
√，如果有多个环节供用户选择，这时跟据实际情况选择。
添加人员：
表示转交到下一环节的办理人员，这里是“王五”选择的是“张三主管”
清空人员：
为清空已添加的人员。
环节提交人：
如果要转较到的下一环节中已添加了多个人员，这时需要指定一人对工作进行转交，否则由最后的一办理人员转交，在这个示例中“王五”只提交给“张三主管”审核，审核环节只有“张三主管”一人，张三本身就是环节转交人了，所以不需要指定下一环节提交人。
这个环节提交人选项受“审核”环节控制，是流程制定人员设置的（如果“审核”环节中所有人为转交人，则不会出该选项），是实上在这个请假流程中“审核”环节中，只有一人审核就可以了。
所以我们提交给审核人。
我们在“文件呈批流程”的阅办环节中的实例再作说明。
5、在“添加人员”对话框中选择审核的人，如下图所示：
点击“确定”完成操作
选择“张三主管”
选择办理人员后，点击【确定】，这个新建的流程操作完成。
流程新建成功，显示在“处理中流程”的列表中，等待下一环节的办理，如下图所示：
点击处理中的流程，可以了解，刚才新建的流程.
6、“张三主管”登录系统，点击“流程审批→待办流程”，就看到“王五”提交的“王五_请销假办理流程_xx”流程要进行审核，如下图所示：
7、双击“王五_请销假办理流程_xx”行，就会在下面显示出表单的内容，如下图所示：
签收：
点击签收就能够对此“王五_请销假办理流程_xx”进行审核。
流转历史：
此流程经过了那些环节以及这些环节的办理人的办理情况。
流程说明内容
8、点击“签收”，进入审批页面，如下图所示：
（图-2.11）
保存填写的意见（这里点击保存，不会保存到草稿箱中，而是暂不进行提交，但要保存填写的意见）
把流程提交给下一环节进行办理
填写意见：
填写对此流程的意见
此流程经过了那些环节
操作提示：
为了快速操作，我们可以签收后，直接“提交”这时会直接弹出填写意见对话框，输入意见后，点击“是”或“否”，“是”即可进行下一办理步骤环节选择，“否”暂不转交，回到表单页面。
9、点击“填写意见”，弹出“填写意见对话框”，在文本框中输入意见，然后“提交”，如下图所示：
提交后，将弹出如下选择后续环节对话框：
选择办理人员
选择批示
后续环节中有两个分支，一是到“批示”，另一个则是到“备案”。
在这里可以根据实际情况选择分支流向。
也可以同时选择两个或更多个分支。
“张三主管”签收办理后，再提交给相关领导进行“批示”，点击“添加人员”选择“管理员”批示（我们这里假设管理员为领导），选择后点击“确定”，张三主管审核完成，之后张三主管可以在已办流程中，可以看到自己已办理的工作及相关情况。
10、这时“管理员”登陆系统，进入“流程审批->
待办流程”,就可见到“张三主管”提交过来的“王五_请销假办理流程_xx”，“管理员”再次提交给张三主管“备案”，操作过程和上面相类拟，这里不再重复讲述。
11、“张三主管”进入“流程审批->
待办流程”，再次见到“管理员”的批示，这时“张三主管”进行签收备案，备案后“张三主管”提交到“销假”环节。
这时“张三主管”点击提交后，这里不会再次出现“环节选择”，“添加人员”对话框，而是直接提交到了销假环节（注：
这里之所以不再选择环节是因为在流程控制中这个“销假”这一环节默认由流程的发起人接收，在这里“王五”是申请人所以备案后提交就直接到了销假环节“王五”），“王五”在“待办流程”或“进行中的流程”中了解领导的批示情况。
这时“王五”可以请假了，待他请假回来后，在“待办流程”中进行销假，提交到“归档”环节（这里的归档是可以指定的人工办理归档也可以是系统自动归档，在流程制定中设置控制的，后面章节讲述）直至流程结束。
12、“王五”可以在已结束的流程中了解到整个工作执行的全过程，如下图所示：
“文档中心->
档案中心”中可以找到归档的流程审批文件，如下图所示：
一个完整的流程示例完成。
11.流程设置
流程应用
工作流设置与使用过程如下图
这三个步骤包括了从定制到应用的整个过程，能够根据业务的需要灵活的定制表单以及整个流程的走向，做到适用、易用。
11.1表单制定
表单是日常办公文档的格式，就像传统办公方式中的各种表格。
拥有表单定制权限的用户可以在表单制模块中定制本单位办公需要的各种表单格式，定制表单的步骤包括：
新建表单、插入表格、设置单元格三个步骤。
系统内置了一批日常办公常用的表单格式。
表单定制步骤主要是：
1新建表单：
打开“系统设置→流程设置→表单定制”节点，点击“新建”按钮，新建表单有不用类型，包括OStar文档、Word文档、Excel文档、文本文件等，可以根据需要进行选择，选择好类型，进入表单定制页面。
2插入表格：
插入一个表格，并通过“合并表元”、“画表线”和拖拉表格线等操作，产生所需要的表单结构。
3设置单元格：
设置表单中各个单元格的类型和别名，为表单中的单元格设置别名是在流程归档时需要的标识，以便把填写的数据保存进数据表。
设置单元格别名的方式是在要设置别名的单元格上点击鼠标右键，在右键菜单中选择“设置别名”，输入别名即可。
下面以定制一个“请假申请单”为例介绍表单定制的方法。
请假申请单格式示意图
a、新建表单
打开“系统设置→流程设置→表单定制”节点，点击“新建”按钮，选择类型“OStar文档”，进入表单定制页面，如下图所示：
新建选择类型生成的空表单
b、插入表格
点击菜单“表格”，选择“插入表格”，指定行数、列数、行高、列宽的值，也可以套用格式，如下图：
并通过“合并表元”、画表线“和拖拉表格线等操作，产生所需要的表单结构。
c、添加文本与设置别名
在要添加文本的地方输入文本，对要设置别名的单元格点击右键，选择右键菜单中的“设置别名”。
添加文本
定制完成请假申请单，点击保存
按钮，输入文件名“请假申请”，确定即可。
11.2流程定制
流程是一类工作的处理过程，如发文处理、收文处理、请假申请、采购申请、出差申请等等，一个流程由若干个环节组成，每个环节由相应的办理人根据权限进行办理。
系统管理员可以在流程定制模块中定义本单位的各项工作流程，流程定制包括：
流程的基本信息定义与各个环节定义两大步骤。
定义好的流程必须先“启用”，才能够在日常办公模块中应用。
一、流程定制的步骤
流程定制的步骤主要是：
1、流程的基本信息定义：
新建一个流程并定义包括流程名称、表单类型、表单名称、所属类别、使用权限、流程状态、流程说明等属性。
2、环节的定义：
为流程添加环节并对环节的名称、办理人、环节类型、后续环节等属性进行定义及环节流向进行指定、一个流程通常包含有若干个的环节，每个环节又有一个或多个的流向分支,通常环节包含以下几个种类：
a.起始环节：
流程中的第一个环节，通常是登记环节。
b.人工处理环节：
指需要人工去处理的环节，如签意见，批示等这些，其实“起始环节”也属于此类，但“人工环节”中有些属性它是没有的。
c.归档处理环节：
归档环节通常是前面环节办理完批后，需要进行归档处理的环节，可以系统自动归档或人工处理归档。
d.路由处理环节：
非由人工选择的，由系统自动或根据条件选择流向的环节。
e.结束环节:
表明一个流程的结束。
系统会进行结束流程之的数据处理。
路邮处理环节。
如图：
人工环节
起始环节
二、流程定义项一览表
1、“流程基本信息定义”中的定义项
定义项
说明
流程名称
为流程命名，如：
收文处理、发文处理、费用申请等。
表单类型
选择表单类型，如：
OStar文档、Word文档、Excel文档等
表单名称
每个流程对应一个表单，从表单名称下拉列表中选择一个表单，列表中显示了你已“表单定制”好了的表单。
所属类别
选择流程的类别，如行政办公、公文管理等，这是你自行划分的类别。
使用权限
选择流程拥有的权限，表示有该权限的人员，才可以发起该流程
流程说明
可输入流程的说明信息
2、增加节点中的“人工处理”属性选项
环节名称
为环节命名，如：
开始、审批、归档、结束等
序号
用于显示环节时排序，一般是自动的。
办理人
在下拉列表中包括由上一环节的办理人指定、由创建人办理、指定用户办理、指定角色办理、指定部门，创建人所在部门办理。
任务分配方法
当办理人选择为“指定角色”、“指定部门”，“创建人所在部门”时，它才有效。
如果办理人选择的为指定“角色”任务分配方法解议如下：
升级会员 