物资采购管理规程模板.docx

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物资采购管理规程模板

物资采购管理规程

物资采购管理规程

目的:

建立物资采购管理规程,确保物资采购质量和按计划执行。

范围:

需要购进的物料、五金电料、化学试剂和玻璃仪器等各种物资。

责任:

供应部门制定;

质保部部长审核;

主管生产副总经理批准;

仓储部执行。

内容:

1.认真贯彻执行国家和公司有关物资采购及资金管理等方面的各项政策和管理制度。

2.物资采购必须按照每月编制的物资采购计划,在公司定点采购或正规的采购渠道进行采购。

结合生产进度合理安排,做到不超储、不短缺,保证生产正常进行。

3.采购人员要协同质保部确定供货质量标准及合格率,在保障质量的条件下与供货单位做商务洽谈。

4.根据物资采购计划,供应部门依照《合同法》填写《采购合同审批单》,经主管生产副总经理及总经理审核批准后,按审批单内容与供货商签订采购合同。

4.1签定采购合同做到五核对:

4.1.1核对名称、规格;

4.1.2核对使用要求和质量标准;

4.1.3核对与采购计划数量是否一致;

4.1.4核对采购价格和付款时间、方式;

4.1.5核对定点采购单位和渠道,而又经济的完成采购计划。

4.2购货合同一式四份,一份交供应商,三份企业留存,仓储部、财务部、质保部各一份。

4.3采购人员负责合同的催交、变更等业务工作,对出现的合同纠分马上处理,并及时向部门负责人汇报。

4.4采购人员应严格按计划采购,不得擅自超计划采购或漏购,确保做到保质保量及时而又经济的完成采购计划。

5.对于不能按时完成采购的应向仓储部部长汇报,以采取相应措施。

对于签定合同物资的入库验收应核对其与合同的一致性,对于出现的异常情况应及时采取调货、退货、补充等措施,防止超过经济合同规定期限而造成损失。

临时、零星等无合同的物资的入库验收应核对物资与批准采购单的一致性。

6.对质量合格、数量相符的物资,采购人员将供货单位发票交仓储部部长审核后,由仓库保管员办理入库手续,发票转交财务部,供应部按财务管理制度向供货单位付款。

7.库存多余呆滞物资应及时进行退货、调剂等处理,保持合理库存,原则上处理期限不超过半年。

8.当月采购计划执行情况应随同下月采购计划一并上报物资管理部经理。

9.采购的物资检验不合格,应由采购人员负责与供货单位洽谈退货或更换。

10.采购物资到货前采购人员应填写《物资到货通知单》给仓库保管员,以准备货位。

11.附件:

采购合同审批单TG-C76-014-01

办公费用节省办法

第一条购买消耗品要克制再克制　

从橡皮擦、铅笔等细小的事务用品下手,大部分的人都认为公司的消耗品,随时都能够购买而且价格低廉。

这种观念首先要改正,养成克制购买消耗品的习惯。

特别是才领用没多久就要再申领就大有问题。

合理的做法,例如,某些文具领用后最少六个月禁止再申领。

虽然金额很小,也要订出基准,依照申请制度领用,禁止随便购买。

第二条消耗品的所有标准要制定领用明细　

对每人橡皮擦半块、铅笔、原子笔一支,制定领用明细标准。

然后每六个月一次,定期点查个人抽屉时,多余的事务用品先回收。

钉书机、剪刀、胶带等,全员每天使用频繁的东西,划为共用。

橡皮擦、原子笔、签字笔等用到不能用才更换。

因本人不注意而遗失时,严格执行由本人负责赔偿。

第三条公司的物品、不要私自使用　

在公司内事务用品等,能变为私用的东西很多。

例如电话费是其中一部分。

交际费的一部分也可占为私用。

样品、促销用的商品,带回家使用的案件也有。

公私不分,不只增加费用支出,亦是不正当的第一步。

首先干部要谨慎以身作则。

在节省费用的运动中要严禁这种公私不分的举动。

第四条不要使用铅笔与电动削铅笔机　

铅笔购买一支削后才可使用。

削铅笔要花时间,使用电动削铅笔很容易削过头。

又要花钱购置电动削铅笔机而且还要付电费。

积存的铅笔屑也要清除。

购买自动铅笔价格不贵,铅笔芯可换装,换装铅笔芯时多少会有损失,笔芯三支抵算铅笔一支计算,节省下来的金额很可观。

第五条抽屉内要空出来　

人都有占有的坏习惯。

在企业内看员工每人的抽屉,从笔记用具、传票、用纸等都有浪费行为。

倒不如,抽屉全部不要使用。

做一个壁柜可放置一切事务用品及统计资料。

这样做,消耗品、事务用品、统计资料等的数量能够减少,节省开支。

又可防止不正当使用,没有机会发生不正当使用就可防止费用的浪费。

第六条在公司内部联络要尽量简化　

联络用的文书,尽可能利用使用过的纸张反面,或广告废纸。

不需要考虑对上司的不礼貌,需要装入信封的文件,能够自外面寄来的旧封套即可。

不是特别怕被人看到的文件不需要装入封套内。

二张以上的文件,

使用回纹针也是一种浪费,用钉书机钉上或用胶带贴上就能够。

用回纹针邮寄时,常因曲别针的重量,而超重增加邮费的支出。

第七条考虑信纸的折叠方式　

信纸一般都把写字的一面反折向内,是不合理的。

收件人的名称如露在外面在公司内就不需用信封,收件人马上就知道内容比较合理。

又有折成四折的习惯,张数多时折为三折,比较好处理。

为了收件人与内容一目了然,利用三折方式为宜。

第八条收件人名称要简化　

Ｈ公司以一个字代表厂长级,吴厂长就用吴代表即可。

科长级用两个字,陈科长只用陈科。

这种订制胸前挂牌开始使用,在公司内的往来文件亦用简称,这样制作名牌时也因小而节省费用。

写文件时吴只写1个字,有3秒钟就写好,如要写成”深圳厂长吴某先生”要写8个字,每字用3秒,写8个字要花24秒。

因此文件的收件人名称要尽量的简单化。

第九条标示事务用品的价格　

由公司提供的物品,往往没有成本观念,容易造成浪费使用。

因此需要把信纸1张多少钱,信封大的多少钱、回纹针1支多少钱等,所有用品全部标示价格。

对每种用品的成本要花多少,让每人有数字观念是节省费用的第一步。

每月最少在开会时,突然发出质问”某小姐橡皮圈一个是多少钱”让大家记得物品成本价格。

第十条贴出电话费用表　

为了要让全部员工对电话费都有成本概念,编制电话费用表,贴在电话机前。

费用要详列,市区每通1次多少钱,长途电话每3分钟、每10分钟、每1秒钟为单位连1秒钟花多少钱也要有概念。

第十一条电话通话定时　

有一本书”一分钟经理”很畅销。

经理指导属下工作,已达到在1分钟内的时代。

电话的通话最长在3分钟内讲完。

我们1分钟可说50句话,3分钟就150句。

除了例外,全公司可展开”电话以3分钟内完成”的运动。

如指导得当,与外面的通话也能够缩短时间。

第十二条利用电话自动记录机　

电话费用自动记录机约几千元就能够购入。

为了对每次打电话花多少电话费做到心中有数。

对每台电话每个月编立预算遵守费用很有效。

几千元的投资,长远计算很快就能够回收。

许多公司使用自动记录机后,节省30％以上话费。

第十三条长途电话要经由总机　

Ｆ公司为了提高成本概念,长途电话都由总机发出。

电话机前放置记录用纸,填写通话结果。

这样能够做笔录,同时可防止无谓的长途电话使用。

也不会打错电话,在等对方通话时能够再确认联络内容。

直拨电话很方便,因此挂接长途电话亦很容易,像使用市区电话的轻易感觉。

经由总机可防止以上情况,同时也是培养成本观念的一种方法。

第十四条建立电话传真机系统　

总、分公司之间的电话费用,在做记录后,可考虑建立传真机系统。

不只可节省电话费用,还能够用作文书联络之用,消除传达上的错误。

用电话如本人不在时,就造成电话费的浪费,用传真机能够电送就没有这个情况。

与电报机不同的是,用电话传真机时,不必另请打字员打字,谁都轻易会使用。

Ｔ公司改用传真机后,电话费省下约三分之一。

第十五条总、分公司之间,联络制定标准化　

员工不要用随意的方法联络,需要制定标准的方法。

方法可分为１、普通信件,２、限时专送,３、电话传真,４、电话等,这些方法,制定一览表彻底执行。

有的公司禁止使用总、分公司之间的电话,改用电话传真机,及活用电脑连线等,而达到节省费用。

时代在进步,头脑也要转得快,信息的传达亦要符合时代需要。

第十六条用一个字的单位简化公司内的电话　

我在南部打电话回公司联络时,”喂,林,好”就问候完,一般的方法,”喂,喂,我是林某,您好吗?

”要这么说,这个字数的差异,前者三字,后者九字,差异很大。

前者可节省时间与电话费。

公司内的联络电话简略用一个字来传达。

季节的问候、久未见面、互相问候近况都要免除。

第十七条打电话要考虑区域　

业务员为了联络,从公司打电话与客户联络时,要考虑打电话的地点。

因为业务员程度不一,有时和客户中的异性一聊,往往忘了费用一秒一秒的增加,公司应编制详细电话费用表,给每位业务员,这样的考虑可达到节省电话费用。

第十八条利用５Ｗ２Ｈ表格　

为了节省电话费用,打电话前先作成５Ｗ２Ｈ的表格,整理后再打电话。

这个表格不只是打电话前使用,接听电话或其它”转言记录”也要广为利用。

１、ＷＨＥＮ何时　

２、ＷＨＯ谁　

３、ＷＨＡＴ何事

４、ＷＨＹ理由

５、ＷＨＥＲＥ场所　

６、ＨＯＷ方法　

７、ＨＯＷＭＵＣＨ数量、金额　

第十九条对方讲话中则改时再打　

从这边打的电话,常常会碰到对方在另一线电话讲话中。

这个时候不要用”我等待”而问”是不是要些时间”如果还要一点时间的话,告诉对方”待一会再打来”先挂断电话。

这样能够节省电话费用,同时两边的电话机都能够空出来。

第二十条要求对方打过来　

向厂部订货的电话尽量避免。

让对方每天固定时间打电话来,这样能够有计划的进行工作,同时能够节省电话费。

这个方法也能够利用在其它事情上。

当然这个方法,依对方的立场,有时候行的通,有时候行不通的。

例如对方与这边立场相等,碰到对方另有一部电话时可说”很抱歉,讲完电话可否给我电话联络”这样拜托就能够了。

第二十一条禁止电话私用　

市内电话就无所谓,家乡、朋友等的长途电话,被私人使用是一笔很大支出。

私用电话不可是费用的损失,对周围的人也会构成妨碍工作,因此绝对禁止。

工作中原则上,朋友与恋人打来电话都要禁止。

私用电话要休息时间打来。

另外一种方法是,在公司内装设公用电话,供私用,多少也能够增加收入,一举两得。

第二十二条每1盏灯,设置1个开关　

一般在房间的进出口集中设置开关。

日光灯每1盏设置1个开关,能够节省电费。

已经有日光灯集中开关,换成每1灯1开关的工程费,

数年间就能够节省回来。

对节省有无观念,只看是否用1盏灯1个开关就能判断。

第二十三条桌上放置台灯　

在桌上办事,而光线从天花板照射是一种浪费,在各人桌上放置日光台灯,能够节省电费。

台灯要准备２０瓦以上为宜。

比装在天花板上的４０瓦双管一盏的日光灯经济的多。

白天稍微阴暗时,或室内只有一、二人时天花板上的灯大放光明是非常浪费。

第二十四条定期清扫日光灯管　

日光灯如果不清扫,六个月就减低效率１０──３０％。

希望尽可能每月都用干布擦试。

又三个月──六个月一次用清洁剂清除干净。

有的企

业用到日光灯管寿命终了都没有清扫过,这是没有节省观念。

污浊的天花板及墙壁要细心去清扫,要有自发去清扫的想法。

第二十五条窗户不可放物品　

在难得的窗户旁边放置物品,阻挡光线进入,反而需要照明这就失去了窗的作用。