收发文使用手册Word文档格式.docx

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此时，可以录入基本信息以及正文。

正文可以直接在『在线编辑器』中写入，操作方法和WORD相同。

正文录入完成后，请及时点击在线编辑器左上方的『保存』按钮来保存正文。

『打开文件』按钮可以将存储在您当前电脑中的文档打开，并自动粘贴至正文中。

『另存为』按钮可以将在线编辑器中编辑好的文档另存至当前电脑的磁盘中。

基本信息以及正文填写完毕后。

点击『下一步』。

出现附件管理页面。

图2-3

点击『浏览』选择本地文件，如有多个附件点击『粘贴下一个』即可，重复此步骤。

添加完毕。

图2-4

附件添加完毕后点击下一步进入『办理意见』界面。

在意见栏里填写相应的意见内容

图2-5

填写完毕后点击『下一步』到设定受理人页面。

这里根据具体情况从“选择下一个步骤”的列表中选择指定下一个步骤。

然后从人员列表树中选择受理人员。

图2-6

将“树型结构显示”前的对勾取消后会出现以下列表式的人员选择方式，与上图中的人员部门显示方式有所不同。

如下图所示用户可以根据需要选择不同的显示方式来选择受里人：

图2-7

选择好受理人后点『完成』按钮发文拟办的步骤就完成了。

此时该任务被发送至受理人处。

第二步：

办公室负责人。

受理人登陆系统后就可以在桌面的待办事宜列表中看到从拟办人处发来的“拟办发文”，点击此条标题就可以阅读及批示各项内容了。

图2-8

与此同时，受理人的RTM会自动弹出以下的对话框，提醒用户有新的工作。

图2-9

下图为点击标题以后进入任务的界面。

图2-10

在这个步骤里办公室负责人可以对第一步骤的拟稿进行批示和修改，所有做的修改都会有批注标示，正文可以通过另存为保存到本地电脑中。

附件也可以下载到本机后查看。

下图为提示下载到本地时的界面。

点击打开可以实时浏览，点击保存，文件就被保留至本机。

以待日后查阅。

图2-11

正文修改完毕后点击下一步进入受理人页面，填写相应的办理意见以方便下一个办理人按照意见操作，具体的意见填写方法和第一步相同，在意见栏的空白处填写意见内容然后点击『下一步』按钮意见就会自动保存到意见列表里。

图2-12

填写完意见内容后点击『下一步』进入“设定任务受理人”页面，这个步骤用户需要做是选择下一个步骤的办理人。

此时可以看到选择下一步骤标题旁边的列表是不是唯一而是可选型的，用户可以点击打开列表然后根据实际情况选择不同的步骤当然不同步骤的受理人也不一样。

选择好受理人之后点击『完成』按钮该步骤的工作就结束了。

（下面以选择办公室文秘步骤为例）如以下三副图所示：

图2-13

图2-14

图2-15

第三步：

办公室文秘。

接到发文任务时受理人桌面上就会有一条待办事宜，点击以后显示以下的页面，此时请填写发文的基本信息。

注:

如果此文要上会可以选择“是否要求上会标志”并填写“上会意见”，如果选择了上会则该发文在会议结束之前就不能继续往下执行了并且会联动会议功能。

图2-16

在基本信息下方的正文管理里是发文的具体内容，套红头时可以根据需要选择不同的套头模

板，然后点『自动套红』按钮。

下图是套红头之后的文档图像。

图2-17

这里的红头是没有红色字体的，只是把位置留下来以便打印。

同时可以做微调处理。

不同的人修改过会自动标识出来，全部工作完成后，就要定稿了。

在这里定稿之后就不能再做修改了，请注意。

原始文档指当前步骤里没有修改过的最初的文档。

图2-18

套头、定稿都完成后，点击『下一步』按钮进入“附件”和“办理意见”页面，具体操作和前面步骤一样，最后选择下一步骤和相应的任务受理人就将文件给负责分发的人了，此时点击『完成』按钮改步骤的工作就完成了。

图2-19

第四步：

办公室文秘分发抄送。

进入办公室文秘的桌面待办事宜可以看到关于发文的内容。

点击下一步（与之前的操作一样）

图2-20

在这个步骤里多了分阅和分发两项，文秘根据需要选择“分发人”以及“分阅人”然后点击『下一步』填写“办理意见”最后进入“设定受理人”页面，最后一步是发文归档，用户在这里选择好归档的人员然后点击『完成』按钮该步骤的任务就完成了。

如果选择了“分发人”系统会自动触发收文流程，在“分发人”桌面的『待签信息』中会出现系统自动启动的收文流程，显示出刚才发文流程中的各项信息，等待该人签收也，签收以后就是一个发文转收文的过程。

第五步：

发文归档。

归档人员接到任务后会看到如下界面。

图2-21

浏览完各项信息后点击『归档此文件』按钮。

此文件即被归档，整个发文流程也就结束了。

以上介绍是局机关的发文步骤，其他各单位的发文操作方法相同。

以下是发文转收文的步骤：

收文登记，签收人接收以后在桌面的待办事宜里就会有一条记录，点击进入后启动相应的收文流程，点击进入有相关的收文信息，操作与发文一样点击下一步填写相关的内容即可。

领导批示，收文登记下一个步骤是领导批示，操作方法与前面的一样，在最后一个步骤如果需要把收到的文再转给其他单位还可以在选择下一个步骤里选择“办公室转发各单位”。

如果不需要可以直接选择结束。

办公室转发各单位，操作方法与前面的一样，在这个步骤里可以把该收文再转给其他的单位，具体的操作方法是在文件转发里出现的树形结构中选择需要发送的单位里具体的人员即可。

1.1.2收文管理

该模块主要实现收文的整个自动化网络审批流转，通过该模块用户可以完成一个文件从接收、分发、分阅到归档的一系列操作。

（这里的收文具体指的是局系统里从外单位收的文）

收文登记。

需要填写收文的相关信息。

图2-22

填写完毕后点击『完成』按钮，在新页面中除了基本信息外会多出一块文件上传的功能区域，这里是添加收文正文的位置。

（注意：

收文的正文全部都是扫描件或cab格式文件，必须以附件的形式上传。

）此时将收到来文的扫描文件，以收文文件的相应格式上传至服务器。

操作方法是先选择收文文件的格式然后点击『浏览』按钮找到本地扫描的文件，点击『暂存』可以在下方预览电子公文。

点击『下一步』进入“附件管理”和“办理意见”，最后设定受理人，收文默认的步骤是“办公室领导批阅”在这里选择好下个步骤的接受人后点击『完成』。

收文登记环节即结束。

此信息被发送至指定的受理人处。

办公室领导批阅。

在这里上个步骤选择的受理人登陆系统后，在待办事宜中会出现关于收文的一条记录，另外RTM也会弹出消息。

点击进入后就可以查看收文的详细内容如下图所示。

审阅后，如果需要上会，请勾选“是否要求上会”并填写“上会意见”。

点击『下一步』查看附件，再次点击『下一步』进入“办理意见”页面在意见栏里填写意见内容，最后进入“设定任务受理人”页面选择受理人点击完成领导批阅环节结束。

图2-23

办公室领导阅后转发。

受理人打开桌面待办事宜的记录后进入任务，浏览完各项信息后点击『下一步』按钮查看附件，填写办理意见最后根据需要设定相应的任务受理人，与上一个步骤的操作相同。

图2-24

局领导批阅。

受理人打开桌面待办事宜的记录后进入任务，浏览完各项信息后点击『下一步』按钮查看附件，填写办理意见然后点击完成按钮即可。

注：

这个步骤的任务受理人是默认的而不用用户手动选择所以没有在页面中出现相关信息，点击完成后该收文任务自动转到办公室文秘处了。

图2-25

局领导阅后转发。

办公室文秘接到任务后在桌面待办事宜里点击进入收文，根据上个步骤领导的意见把收文转给各个需要的科室。

选择好任务受理人后点击完成按钮这个步骤的工作就结束了。

图2-26

第六步：

各个科室。

在上一个步骤选择的受理人的桌面会有关于收文的记录，点击进入任务查看收文的详情然后点击『下一步』查看附件，填写办理意见最后点击『完成』按钮即可。

第七步：

收文登记完成。

在各个科室结束收文任务以后就到了收文登记完成的步骤。

这个步骤的主要工作是在设定受理人页面里选择归档操作的受理人。

其余操作均和以上步骤相同。

第八步：

收文归档。

归档操作人接到任务后点击进入以下页面，查看过收文信息后点击“点击此处归档”按钮做归档操作，然后点击页面下方的『完成』按钮此次收文任务就结束了。

图2-27