诸暨市社保局档案整理及数字化加工采购项目采购要素.docx

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诸暨市社保局档案整理及数字化加工采购项目采购要素

诸暨市社保局档案整理及数字化加工采购项目采购要素

一、投标人资质

投标人资格要求：

、符合《中华人民共和国政府采购法》第二十二条之供应商资格规定；

、注册资金万（含）以上的独立企业法人，无外资背景及外籍人员；

、检察机关出具的投标人及法定代表人近三年无行贿犯罪记录。

二、评标办法

、采用　综合评分法　。

、技术分评分细则（分）

序号

评分项

评分标准

分数

投标人综合实力

.投标人通过质量管理体系认证证书（有档案数据和文档数字化管理内容并在有效期内的）提供原件的得分。

.企业荣誉：

通过省级示范数字档案室创建成功的，每个得分，最高分。

（提供相关证明材料）

、公司员工社保和公积金缴纳人员名及以上得分，每增加名加分，最高得分。

（需提供人员清单、近个月公积金缴纳证明原件及社保机构出具的投标人为其缴纳的近个月社保证明原件，以上缺一不得分。

）

、有县级及以上综合档案馆档案整理或数字化项目案例的，每个得分，最高分。

（投标时提供合同原件及政府招投标网站（官网）截图证明材料）

分

项目负责人资质

、根据拟派项目负责人档案管理工作经验酌情打分分。

（提供相关证明资料）

、项目负责人有档案中级以上职称的得分。

、项目负责人具有省级及以上档案培训机构颁发的培训合格证书的每个得分，最高得分

、项目负责人具有省级档案培训机构颁发的档案人员信息安全管理培训合格证书的得分；（提供证书原件和社保证明）

分

项目整体合理性评价

针对本项目出具详细的整体方案：

、体现档案整理规范加工流程，包括：

接收、鉴定、组卷、装订、编号、排架等处理，分。

、体现纸质档案数字化加工流程，包括：

前期检查、扫描、修图、质检、效验、数据挂接、数据备份等处理，分。

、体现投标方案的加工流程管理专业性、可行性是否符合招标文件要求，方案要体现项目进度及计划，分。

分

档案全宗卷编写能力

根据投标人档案全宗卷编写能力酌情打分，分（提供相关证明资料）。

分

档案后期处理技术能力

、具有双层处理、加密算法能力并提供该技术相关实施证明的得分（提供相关证明资料）；

、有档案数字化管理系统软件著作权的得分（提供证书原件）；

、能提供档案数字化质量检测软件的得分（提供软件说明书和使用案例）。

（提供相关证明资料）

分

项目安全管理建设

、自行安装远程监控设备并每月递交监控数据的得分（提供相关证明资料）；

、工作电脑具有识别专用移动存储功能，对其它移动存储屏蔽功能的得分（提供相关证明资料）；

、与员工签订保密协议且有健全的项目安全管理制度和流程、工作台账的得分。

分

售后

服务

、项目完成后，确保有一个以上的工作人员提供常驻服务一年以上的得分。

、为业主单位工作人员进行管理业务培训的得分。

、投标人注册地在绍兴地区或绍兴地区有分支机构的，得分，没有不得分。

（绍兴本地企业需提供营业执照原件，非绍兴地区本地企业，在绍兴地区设有分支机构的，需提供分支机构的营业执照，否则不得分）。

分

（）本次评审采用竞争择优入围方式。

参加投标单位六家（含）以下的，取技术分前三名入围（入围单位末名得分出现并列的，并列单位均入围，下同），进行商务评审（未入围的投标人不再进行商务评分，且不作为中标候选人，下同）；参加投标单位七家（含）以上九家（含）以下的的，取技术分前四名入围，进行商务评审；参加投标单位十家（含）以上，取技术前五名，进行商务评审。

在商务评审环节出现废标的，按上述择优入围办法重新排定入围单位重新进行商务评审。

三、招标项目内容及要求

一、项目概述

诸暨市社保局档案室现有待整理的档案，载体为纸质，需要根据档案分类方案对档案卷宗进行规范化整理归档。

二、项目招标内容

本次招标项目主要是委托专业公司以服务形式，对机关档案室需要整理的纸质档案（具体详见档案整理需求表）等进行整理、盒内卷皮、卷内目录和备考表制作打印等。

序号

招标内容

数量

最高限价

总限价

年社保档案整理

万卷

万元

万元

年社保档案扫描

万页

万元

注：

需求表中的数理为暂定量，具体数量按实计算。

项目加工内容主要包括：

档案登记和整理拆卷、分件、排序、拟标题；档案案卷级和文件级条目著录、目录建库；档案卷盒内卷内目录和备考表制作打印；修补破损档案；纸质目录制作；整个项目质检等级各项工作。

整个项目实施过程中需要的耗材（如包角纸、档案盒，档案袋等），由招标人提供，打印机、复印机、电脑等由中标人提供。

各项工作环节内容要求如下：

社保业务档案整理

（一）档案整理

中标人需要整理的档案内容，包括对案卷内情况进行登记、拆卷、分件、排序、拟标题；档案案卷级和文件级条目著录、目录数据校对、补录、目录打印和建库；档案卷盒更换、盒内卷内目录和备考表制作打印及目录册打印装订等工作环节。

、档案进出库交接必须严格执行档案进出库管理制度。

中标单位必须在加工场所设立临时档案库房，建立管理制度，指定专人（组长）管理档案实体，并建立《借用档案审批单》、《归还档案登记表》等工作流程单，做好调档交接等各环节的登记工作。

、对案卷封面上的全宗名称、案卷题名、责任者、文种、保管期限、时间、文字等书写是否规范，前后是否统一；档号是否正确，有无空号、重号现象；是否己按规定进行划控；卷内文件份数与实际是否相符等进行核查和修正。

包括对案卷内情况与原目录不一致处应建立勘误表进行登记、同时对卷内文件进行稿本选择、拆卷、分件、排序、标页、拟标题等。

、对卷内文件目录的著录，应按《浙江省省直单位文书档案目录数据库结构与交换格式》和市社保局目录制作要求著录，电子目录须导入社保局文档管理系统和档案查档系统之中，如不能导入按每条款元在结算款中扣除。

检查和修正卷内缺页、重页、倒页、破损、字迹褪变、模糊、褶皱不平、装订压字等现象，并加以记录，通过对档案的整理和规范著录，实现对案卷、文件、利用、编研、统计、密级、划控等科学管理。

、档案装订时，要求按照档案整理规范验收后的成品目录（原纸制目录仍保留）打印卷内目录，加工完成验收后中标单位应向市社保局移交纸质目录册。

纸质目录册和案卷封面制作须确保纸张挺括，排版规范，字迹清晰。

打印应采用黑白模式。

（二）后期整理装订

、拆除整理过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。

在恢复装订时，按照档案原有的装订方向进行，不可更换装订位置（如改右装订为左装订）；遵循“两对齐”要求，即装订线一侧边缘对齐，档案内页以边缘对齐；装订需采购专业装订线进行装订，不可使用金属或塑料装订物，如原始档案中发现金属或塑料装订物的应予以剔除；保持档案的排列顺序不变，不得漏页、错页、不得压字，装订牢固、不得掉页，做到安全、准确、无遗漏。

同时，案卷备考表上要详细记录案卷内出现的漏号、缺号、重号、重页、空白页等增删改情况，要求用黑色档案专用水笔进行书写，字体要求工整、清洁、不准出现涂改的现象。

、市社保局提供档案卷盒，中标方须按市社保局要求在档案卷盒封面上填写相应内容。

对中标方制作的档案中所不符合市社保局制作要求的案卷卷皮，将由中标方进行重新打印和更换。

（三）档案归还

中标单位必须对档案实体进行逐卷清点，按档案数量、卷内文件目录、页数与顺序、文件状况、装订要求等进行检查，如发现丢失、损坏、圈划或涂改等将追究法律责任；顺序错误、卷间文件颠倒等情况，中标单位要重新进行处理和无条件整改。

同时应配合市社保局指定的专人一起做好实体的清点交接工作，并做好移交记录。

中标单位在投标文件中需对上述加工内容和要求提出具体处理方案和措施，经市社保局确认后实施。

（四）验收要求

、具体标准

（）按照诸暨市社保局档案分类方案对档案卷宗进行分类。

（）卷内材料修整要求

卷宗中各类文件按照相应卷内目录顺序排列，剔除重复的复印件。

保留的复印件档案材料，加盖复印章。

卷内材料以规格为准（规格＞的，折成规格，规格＜的粘贴成规格）。

起去卷内材料中的书钉。

卷内材料经校对无误后，对每页编上页码号，页码正确率不低于。

整理过程中如有发现残存严重的档案材料，或者档案材料不完整，须立即报知本局档案管理员，进行装裱、翻拍等相应处理。

对照所编写的文件和页码，编写卷内目录以及备考表，保证字迹清晰、端正，目录信息正确率趋于，偶然出现的错误字节不影响达意。

整理、对齐案卷材料，打孔、装订，保证装订牢固，卷内材料不松动、脱落，装订合格率不低于。

按标准编写卷宗封面，保证案卷信息内容正确、字迹、档号、编号印迹清晰、端正，正确率趋于，偶然出现的错误字节不影响达意。

（）纸质档案文件装订要求

按以上要求形成档案卷宗，不漏页、错页；

装订案卷左下方对齐，两边成直角，三孔一线，装订线先拉紧；

形成有相关的《档案相关记录》；

按照卷宗内的档案材料校对目录，正确率达。

（）目录著录要求

按规范著录，电子目录数据正确率达以上；对关键字段如题名的著录，偶然出现的错误字节不影响档案查询。

、市社保局对中标单位经过自检认为质量已经符合规定要求的档案实体，每批以抽检的方式进行验收。

验收合格，给予验收通过，验收不合格的档案由中标单位进行档案制作整改，直至达到验收合格为止。

、以上每个环节的成果检验均要做好验收记录，并认真《档案质量验收登记表》一式三份。

验收“通过”的结论，必须经中标单位项目负责人和自检人员审查签字，并提交社市社保局相关部门审核确认后方有效。

（五）安全要求

严格遵守相关保密安全规定，档案扫描工作必须在诸暨市社保局指定的场所内进行，确保场所正常秩序和安全。

不得遗失、损坏档案，如有违法者，将追究法律责任。

施工单位应做到：

、与项目工作人员签订保密协议，加强对工作人员的保密教育。

提供组成扫描加工服务中心的组织机构表（包括多少管理人员及多少操作人员等）。

中标方对其聘用的工作人员进行身份审查、登记备案和签订保密协议，并将相关材料提交档案局备案。

、建立严格的保密制度，加强管理，所有进入加工场地的工作人员实行挂牌制度。

杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制行为。

、不同的工序之间要采取措施，杜绝泄密事故的发生。

、加工场地应安装监控设备，具备保密设施，保证档案原件的安全和保密。

、分批验收进行档案电子目录数据移交时，工作站上的数据必须在市社保局工作人员的现场监督下销毁，同时移交该批次数字化加工的监管系统监控记录。

、不得在工作场所使用与工作无关的任何电器设备。

、项目安全保障要求：

制定现场管理制度。

包括对员工纪律、考勤管理、物品管理、卫生管理、休息管理、操作管理、档案保护、档案保密、岗位考核等方面的制度建设。

规范项目保障措施。

要求加工单位在培训保障、人员保障、产量保障、质量保障和设备保障上提供完整的措施。

提供保密管理方案。

保密管理方案要求包括保密管理原则、组织机构与工作职责、人员管理、保密载体管理、保密场所与设备管理、保密项目管理、泄密事件处理、保密纪律等内容。

完善安全管理方案。

安全管理方案的完善包括安全管理原则、现场安全管理、人员安全管理、设备安全管理、档案安全管理、信息安全措施以及项目应急方案。

、录注过程安全要求：

光驱、软驱和端口封闭使用。

、数据安全要求：

支持服务器双机备份机制。

按照既定规则、路径，自动备份目录数据、图像文件，并可进行数据库恢复。

包括数据库增量备份、全库备份、制定时间自动备份、手动备份。

（十）要求中标方提供的软件都要是正版的，硬件要求经过保密部门的安全技术检测，保证不得有任何安全涉密隐患。

安装查杀病毒软件，并及时更新，避免病毒、木马窃取信息的风险。

（六）售后服务要求

、售后服务期限：

项目验收交付后提供三年*免费的质量保证及售后服务，服务期满后，有义务向甲方提供有偿的后续技术支持。

供应商承诺优于本要求的，以优惠者为准。

、售后服务方式及响应时间：

采用现场维护方式