公文处理办法Word文件下载.docx

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各部门应当予以协助和配合。

第六条公司总经办和各部门应当配备专人（兼职）负责公文的处理工作。

公文处理应当做到及时、准确、安全和保密。

第七条公司各部门及全体员工应当高度重视公文的处理工作，并严格按照本办法的规定办理。

第八条公司的公文包括规章制度类公文和日常管理类公文两种。

两种公文所适用的公文种类、格式及行文规则各不相同。

在具体处理过程中，涉及不同种类的公文时，应当严格按照本办法的相关规定办理，不得随意使用。

第九条公司规章制度类公文是指公司制定的规章制度所采用的公文形式。

此类公文的形式有：

一、规范适用于公司管理制度中基本的，具有全局性指导意义的规章制度，如员工行为规范、人事管理规范等。

二、办法适用于公司管理制度中某一特定方面的规章制度,如公文处理办法、办公用品管理办法等。

三、规章制度类公文的其他形式，如规定等。

第十条公司日常管理类公文是指公司在日常管理和业务开展工作中所采用的公文形式。

一、请示适用于向政府机关（或部门）以及集团公司请求批准或指示等方面的事项。

二、决定适用于公司内部管理中重要事项、重大行动或员工奖惩等方面的事项。

三、通知适用于公司传达政府机关或集团公司的有关文件，员工聘任或解聘，以及需要员工周知或执行等方面的事项。

四、函适用于与公司不相隶属的机关、团体、企事业单位之间商洽工作、询问或者答复问题，请求批准和答复审批等方面的事项。

五、通报适用于公司内部管理中表彰先进、批评错误，传达重要精神或者情况等方面的事项。

六、意见适用于公司对某些重要问题提出见解和处理办法，以及明确要求各部门及全体员工执行等方面的事项。

七、会议纪要适用于记录、载明或传达会议要求和议定事宜等方面的事项。

第十一条除公司的规章制度类公文外，公文应当由需要行文的部门负责拟制。

公司规章制度类公文的拟制由公司责成有关部门办理。

第十二条需要行文的部门在拟制公文时，应当按照下列要求办理：

一、公文的内容应当符合国家的法律、法规，符合公司的规章制度。

二、情况陈述确实、观点明确、表达准确、结构严谨、逻辑条理清晰、直述不曲、遣词用句规范、标点符号恰当、篇幅力求言简意赅。

三、人名、地名、数字、引文要准确。

四、结构层次序数应当按照条、款、项、目排列。

具体书写方法：

第一层为“一”、第二层为“

（一）”、第三层为“1”、第四层为“

（1）”。

五、涉及单位（或部门）的名称时，应当采用规范化的简称。

具体的作法为：

先称谓全称，在其后加用括号内注明简称。

如招投标标办公室（下简称招标办）、总经理办公室（下简称总经办）等。

第十三条公文中的数字应当使用阿拉伯数码。

但下列情况应当使用汉字：

一、成文日期；

二、部分结构层次的序数；

三、在词、词语、惯用语、缩略语、具有修辞色彩的语句中作为词素的数

字。

第十四条需要行文的部门在将公文拟制完毕后，应当及时送交总经办进行审核。

第十五条公司所有公文的打印用纸均应当使用A4规格纸张。

第十六条公司日常管理类公文一般由发文单位名称、发文字号、标题、主送部门、正文、附件说明、成文日期、印章、主题词、抄送部门（或人员）、印发部门和印发日期等要素组成。

第十七条前条所述的公文各要素可以归纳为三部分：

公文眉首、公文主体、公文版记。

第十八条公文眉首标识规则：

公文眉首为公文首页红色反线上端的各要素，从上到下的排列顺序依次为：

发文单位名称、发文字号、红色反线等。

一、发文单位名称为“北京XX房地产开发有限责任公司”红色字体，由公司统一印制固定格式的A4规格红头公文用纸（见附件一）。

二、发文字号由发文单位代字、年份和序号组成，应当打印在发文单位名称与红色反线之间，使用3号仿宋字体，居中排布。

（一）发文单位代字公司规定有两种：

一种是用于呈送政府机关（或部门）的公文，应当使用“京XX房字”；

另一种是用于呈送集团公司以及公司内部的公文，应当使用“京XX发”。

（三）发文年份使用“[×

×

]”，其中的“×

”为年份。

（四）发文序号不编虚位，如1号不编为001，不加“第”字。

第十九条公文主体标识规则：

公文主体为公文首页红色反线的下端和主题词以上的部分。

从上到下的排列顺序依次为：

公文标题、主送单位（或部门）名称、正文、附件、成文日期和印章等。

一、公文标题：

在红色反线下空1行，使用宋体小2号字，加粗，居中排布。

如标题为2行以上（含2行）的，回行时应当注意词意完整，排列对称，间距适当。

二、主送机关（或部门）名称：

在标题下空1行，左侧顶格用仿宋体3号字，其后加用冒号。

三、公文正文：

在主送机关（或部门）下1行，每自然段左空2字，回行顶格，使用仿宋体3号字。

如正文中有小标题，应当使用黑体3号字。

四、附件：

如公文有附件，应当在正文下空1行，左空2字，使用仿宋体3号字。

其中“附件”二字加粗，其后加用冒号，附件标题后不加标点符号。

如有几个附件，序号应当使用阿拉伯数码。

所有附件均应附于公文之后。

五、成文日期和印章：

成文日期应当使用汉字，并将年、月、日标明，“零”应当写成“O”，右空4字，印章应上距正文至少为一个2号字的距离，居中加盖，下压成文日期。

六、特殊情况说明：

（一）印章与正文应当同处一页，如公文排版后所剩空白处不能容下印章的位置时，应当采取调整行距、字距的方式处理，不得另起一页并标识“此页无正文”。

（二）会议纪要不加盖印章。

（三）公司除向政府机关行文外，在落款处不署公司名称，只标识成文日期即可。

第二十条公文版记标识规则：

公文版记为主题词及以下的部分，置于公文尾页，从上到下的排列顺序依次为：

主题词、分栏线、抄送、印发单位（或部门）和印发日期等。

一、主题词主题词是代表公文内容特征和归档类别的、关键性的规范化名词或者名词性词组，是公文信息输入微机及检索的一种符号。

标注顺序：

首先是类别词，然后是类属词，最后是文种词。

在标类属词时，先是反映公文内容的类属词，然后是反映公文形式的类属词。

“主题词”三个字应当使用黑体3号字，居左顶格标识，后加用冒号；

其后的词目使用宋体小3号字，排列于冒号之后，词目之间空1字，不加标点符号。

二、分栏线分栏线是在主题词之下的横线，每栏均用分栏线隔开。

三、抄送：

如公文需要抄送，应当在主题词下1行，左右各空1字，使用仿宋体4号字，其后加用冒号，抄送部门（或人员）排列于冒号之后，抄送部门（或人员）之间用顿号或者逗号隔开，回行时应当与冒号后的抄送部门（或人员）对齐，最后一个抄送部门（或人员）后用句号。

四、印发单位（或部门）和印发日期：

二者平列于一行，列于抄送部门（或人员）下1行，左为印发单位（或部门），右为印发日期，使用仿宋体4号字，左右各空1字，印发日期使用4号阿拉伯数码。

如无抄送部门（或人员）的，则二者列于主题词之下，与主题词用分栏线隔开。

第二十一条页码：

公文页数在2页（含2页）以上的，均使用4号阿拉伯数码，不加粗。

数码左右均设“—”字线，不标识“第×

页共×

页”。

第二十二条公文成品的排版标准：

公文一般每页排22行，每行排28个字。

但规章制度类公文除外。

公文页边是指公文用纸上的白边距离，分别为：

上白边为37毫米，下白边为35毫米，左白边为28毫米，右白边为26毫米。

第二十三条公司规章制度类公文的行文格式与行文规则为：

一、字面均采用黑色，不使用彩色字体。

二、标题使用宋体2号字，加粗。

三、每章的名称使用宋体小3号字，加粗。

四、每节的名称使用宋体4号字，加粗。

五、正文使用宋体小4号字。

六、标题与第一章的名称之间空2行，以下每章的名称与上一章的正文空1行，与本章的正文之间不空行（只留行间距）。

七、每章中如设节，则每章的名称与节的名称之间不空行；

每节的名称与正文之间不空行。

八、如规章制度有附件及表格，则附件及表格的标题均使用宋体小2号字，加粗，标识为附件×

：

，然后是表格的标题。

九、表格标题与表格之间部分的文字使用宋体4号字，加粗；

十、表格内的文字均使用宋体5号字，加粗。

第五章审核和传阅

第二十四条公文稿件的审核应当由总经办统一负责。

总经办对公文稿件审核的重点是：

一、是否需要行文；

二、行文方式是否妥当；

三、是否符合本办法规定的公文种类、行文规则、公文格式以及公文拟制的其他要求。

经过审核，对于不符合要求的，应当按总经办的修改意见办理。

但涉及专业技术内容的，应当以相关专业或技术部门的意见为准。

第二十五条总经办审核完毕后，应当及时安排打印并认真校对和复核。

第二十六条如果公文需要传阅，在复核完毕后，总经办应当将公文附《文件传阅单》（见附件二）送相关人员或部门进行传阅。

传阅人员或部门的范围由总经办根据文件的性质确定。

传阅单应当注明文件传阅及返回总经办的时间。

相关的传阅人员或者部门应当在传阅单注明的时间内传阅完毕并返回总经办。

第二十七条需要传阅的文件在传阅完毕后以及不需要传阅的文件，在经过复核后，总经办应当根据公文的内容填写《发文审批单》（见附件三），并报送主批人审批。

主批人审批公文时，对有具体请示事项的，应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；

对没有请示事项的，所有审批人均圈阅表示已阅知。

第二十八条公文审批完毕后，总经办应当及时将批示的内容交付执行。

如为批示其他相关部门办理的，总经办应当及时将批示并附公文转相关部门。

相关部门应当及时将批示内容交付执行。

第二十九条总经办或者相关部门应当及时将主批人（或者审批人）批示事项的实际执行情况向主批人（或者审批人）作书面汇报。

第三十条总经办应当根据公文及批示的性质，对执行部门的执行情况进行催办，并做到紧急事项跟踪催办，重要事项重点催办。

同时，还应当建立和健全批示执行事项的督查制度，并做好登记。

各部门对公文要求和批示事项的执行情况，应当列入公司年终对部门负责人的考核内容。

第三十一条公文应当由总经理签发。

总经理授权副总经理签发的，由副总经理签发。

签发后，总经办应当及时公布或执行。

第三十二条公文需要加盖印章的，由总经办按照公司《印鉴管理办法》的相关规定办理。

第三十三条集团公司和政府机关（或者部门）发来的公文、信函均由总经办统一签收、开拆、登记和分发，然后分类别报送主管副总经理，并按照主管副总经理的批示办理。

第三十四条公司总经办在发文时，原则上应当将文件发放到部门负责人，并做好发文登记。

各部门在收文时，应当做好收文登记。

第三十五条各部门在收文后，对于需要员工知悉和执行的，部门负责人应当组织本部门员工学习和认真执行，并及时存档。

存档的相关要求按照公司《档案管理办法》执行。

第三十六条公司下发的公文，对于只要求各部门阅知的，应当在阅知后及时返回总经办，同时注意做好保密工作。

总经办应当做好传阅登记。

第三十七条公司及各部门在收文后，应当做好收文登记。

登记应当注明收文时间、总顺序号、来文单位、公文编号、公文标题、签收人等事项。

第三十八条对于公司下发的文件，各部门不得自行翻印。

对于公司规定可以翻印的，需要翻印的部门应当将文件交由总经办负责翻印。

第三十九条公司及各部门应妥善保管公文。

除公司特别批准的以外，任何员工均不得将公司的公文带离公司。

公文的销毁按照公司《档案管理办法》的有关规定执行。

员工离职时，应当将其所保存的公文交还公司总经办。

清理并退还公司的文件是员工离职工作交接的内容之一。

各部门对公文的保管情况，应当列入公司年终对部门负责人的考核内容。

第八章附则

第四十条公文为公司的商业秘密，公司员工应当注意保存和保守，不得对外泄露。

如有违反，由总经办按照公司有关侵犯商业秘密的规定予以处理。

第四十一条对于保管不善致使公文毁损或者灭失的，由总经办按照公司《档案管理办法》的有关规定予以处理。

第四十二条对公文内容负有执行责任的部门，如对公文中批示的事项执行不力的，按公司有关规定予以处理。

第四十三条公文除应当下发外，总经办还应当在公司电脑局域网的公告板上予以公布。

同时应当做好公文电子文件的储存工作。

经批准公开印发的远程传输文件、传真文件、复印件等公文，可以视为正式文件并依照执行。

传真文件除特殊情况外，不另行文。

第四十四条本办法由公司总经办负责解释。

在情况发生变化时，由总经办提出修改意见，报公司规范委员会审定。

第四十五条本办法由公司总经办负责解释。

在情况发生变化时，由总经办提出修改意见，报公司总经理办公会议审定。

第四十六条本办法自2004年月日起施行。

原2001年9月20日施行的《公文处理管理办法》及本办法施行前的相关规定同时废止。