第3章Access导航Word文件下载.docx
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•数据输入和编辑需要设计和实现数据浏览、输入和编辑窗体作为表格表示的替代物。
窗体是你（而不是应用）用来控制数据表现形式的。
大多数用户发现窗体用于数据输入
要比表格格式的Recordsets容易使用的多，尤其是当涉及到的字段很多的时候更是如此。
在窗体中进行数据输入是基于intranet和Internet应用的一个需求。
而打印窗体的能力，
第3章Access导航43
例如销售订单和发票，对于用户来讲是一个莫大的好处。
•数据表示需要创建报表对Recordsets存储的信息进行总结，你可以浏览、打印或者在
Internet或者intranet上发布这些信息（这是整个过程的最后一步）。
提供有意义的报表的能
力是任何数据库管理应用的最终目的。
另外，公司的管理通常要借助于那些精心格式化
后的报表，这些报表中可以包含图表或者图形。
可以使用图表和图形为那些只制定方向
性策略的官员总结和表示数据。
Access的四个基本功能都是作为视图来实现的，它们在应用结构中的组织如图3-1。
如果你
是在创建一个新的数据库，那么可以按一种从上到下的顺序来使用Access的基本功能。
在数据
表窗口中单击一个按钮便可以选择一个功能（安全和打印操作除外，它们是菜单选择）。
在大部
分视图中，你都可以显示“打印预览”窗口，单击工具栏的“打印预览”按钮将导致打印操作。
图3-1Access的基本的功能和支持功能
以下五个支持功能可作用于所有的Access基本功能：
•宏自动化重复性数据库操作的动作序列。
在Access中创建宏时，可以从可用操作的列表
中选择你想让Access执行的那些动作。
例如，可以使用宏打开一个报表，打印该报表，然
后关闭该报表（本节的后面将定义Access术语中的打开和关闭）。
在Access的早期版本中，
宏是自动化数据库操作的主要手段。
Access2000之所以支持宏主要是为了和早期Access版
本所创建的数据库兼容。
对于Access2000数据库来说，我们使用VBA来自动化数据库操作。
•模块以VBA程序设计语言编写的函数和过程。
使用VBA函数可以进行更为复杂的计算，
而不仅仅限于那些可以很容易地由一系列传统的数学符号来表示或者包含有分支的计算。
靠编写VBA子过程可以执行那些超出标准宏动作能力范围的操作—这也是Access抛弃
宏支持的一个原因。
VBA子过程的运行是靠向某个特定的事件（例如用鼠标单击命令按
钮）上附加该子过程来实现的，该事件当一个窗体或者报表是活动对象的时候才会发生。
在Access2000中，你还可以直接从它们的模块来执行VBA过程。
•安全由可用作菜单选择的函数和通过VBA子过程执行的函数构成。
借助于多用户环境
下的安全函数，你可以让其他人员使用你的数据库。
你可以对某些用户组和个人进行访
问授权，并且可以限制他们查看或者修改数据库中部分或者全部表的能力。
•打印你可以打印在Access运行模式中看到的几乎一切东西。
从工具栏上，你可以打印
你的VBA代码，但是不能打印你编写的宏（你可以使用文档器来打印宏的内容）。
•数据发布该功能大大方便了在公司的intranets和公共的Intranet上以WorldWideWeb页面
进行信息传播。
Access2000添加了数据访问页（DAP），可用之建立应用来显示和更新页
数据组织支持功能
表表表
查询
窗体报表打印
安全
模块
宏
面中的数据。
该页面中的数据充分利用了动态HTML（DHTML）和可扩展标记语言（XML）。
Access中所使用的术语“打开”和“关闭”与其在其他Windows应用的用法基本相同，但
是通常涉及到不止一个基本功能：
•打开数据库等于使其内容可以通过“数据库”窗口供应用使用。
在普通的Access使用
中，你可以一次只打开一个数据库。
如果编写VBA代码便可以同时处理多个数据库中的
表。
你可以靠从其他数据库链接（Access2000称为“附加”的术语）表来获得与打开多
个Access数据库同样的效果。
•打开表即显示其内容的“数据表”视图。
•打开查询打开所涉及到的表，但是并不显示它们。
Access在这些表上运行查询，创建
表格格式的Recordset。
如果该Recordset是可以更改的话，对Recordset中数据所作的改变
将引起该查询所牵涉到的表中数据作同样的改变。
•打开窗体或者报表自动地打开它所附带的表或者查询。
窗体和报表通常都附带有查询，
但是查询还可以使用一个单独的表。
•关闭查询将关闭其附带的表。
•关闭窗体或者报表将关闭与之相关的查询和表。
3.1.2定义Access操作模式
Access具有三个基本操作模式：
•启动模式使你能够压缩、转换、加密、解密、修复数据库，只需在打开一个数据库之
前从“工具”菜单的“数据库实用工具”和“安全”子菜单中选择相应的菜单命令即可。
这些命令的部分命令在本章的后面将进行讨论，它们只在你没有打开任何一个数据库时
才是可用的。
•“设计”模式使你能够创建和查询表和查询的结构，开发窗体显示和编辑你的数据，
格式化报表打印。
Access称设计模式为“设计”视图。
•运行模式在单个文档窗口（默认的模式）中显示表、窗体和报表设计。
执行宏时可以
选择其中的一个，然后选择运行模式。
运行模式并不适用于VBA模块，因为函数的执行
基本上是作为查询、窗体和报表的元素来执行的。
模块中的过程可以由宏命令或者直接
从窗体和报表的事件中来执行。
表和查询的运行模式被称为“数据表”视图，窗体的运
行模式被称为“窗体”视图，数据访问页（DAP）的运行模式称为“页”视图，而报表的
运行模式称为“打印预览”。
可以通过选择数据表中的命令按钮，工具栏上的按钮或者从“视图”菜单中选择命令来选
择设计或者运行模式。
提示改变Access用于显示和打印表、查询、窗体和报表的默认条件时，从“工具”菜单中选择
“选项”。
在本章后面“设置默认的选项”一节中将描述应用到整个Access的选项和那些只应用到
表的选项。
3.2理解Access的表显示
你可能很熟悉那些传统Windows9x应用都会运行的基本窗口的众多组件所使用的术语。
Access的窗口表示随着Access所执行的每个基本功能的不同而不同。
因为本书的第一部分
“Access基础”几乎是专门处理表的，所以在其例子中将使用表“数据表”视图。
图3-2所示为
Access2000中在操作表时的基本显示，表3-1描述的是窗口中与Access有关的组件。
44第一部分Access基础
图3-2Access2000表的基本显示
表3-1用于显示表的Access组件
术语描述
当前记录按钮用以指示表中被选的单个记录的按钮。
当编辑当前记录时，该按钮图
标将显示铅笔形状，而不再是三角箭头。
当前按钮也叫做记录指针
当前记录选择用以将表的记录指针移到第一个、下一个和最后一个记录编号并显示
当前所选记录编号的按钮。
如果该表有一个关键字字段，记录编号将反
映出以主关键字排序的记录顺序；
如果该表没有主关键字，则记录编号
相应于该记录物理加入该表中时的次序
数据库窗口控制Access的操作模式和选择活动文档窗口的当前功能的窗口。
从数
据库窗口中显示的数据库组件，可以选择在文档窗口显示的组件（例如
一个特定的表）
数据库窗口工具栏工具栏使得你能够打开或者设计当前所选的数据库对象、创建一个新
的对象、删除一个对象和控制图标在数据库窗口中如何被显示
字段滚动条该滚动条使得你能够浏览位于文档窗口边界之外的表字段。
记录滚动
条提供了访问位于文档窗口之记录的手段
菜单栏菜单栏中包含有Access的主菜单选择。
菜单本身的命令和特定的菜单
栏取决于Access的状态。
菜单栏和工具栏统称为命令栏
第3章Access导航45
数据库窗口工具栏
上的模式按钮
菜单栏
工具栏
数据库窗口
对象栏
表图标
当前记录
新建记录
状态栏消息打开子数据表当前记录选择状态栏字段滚动条记录滚动条
新建对象快捷方式
（续）
模式按钮有三个按钮决定着Access的操作模式。
“打开”将Access置于运行模式。
“新建”或“设计”将Access置于设计模式，在设计模式下，你可以创建
和编辑表
新建对象快捷方式一组用于创建新数据库的快捷方式
新建记录该按钮带有一个星号，用以指示添加到表中的下一个记录。
在新建记录
中键入数据，便可以把这个记录追加到表中并创建另一个新的记录
对象栏一个Outlook风格的条，其中含有数据库对象的快捷方式的列表
打开子数据表如果该表具有子数据表，单击在方框内的加号（+）便可以为每个记录打开
子数据表
状态栏位于应用窗口底部的一个条状物。
用于显示提示和指示器，例如
NumLock键的状态
工具栏该条状物中包含有命令按钮，它们是对常用的菜单命令的复制。
按钮的实际数目和类型取决于你当前使用的Access的基本功能
3.2.1最大化文档窗口
应该对Access使用的窗口技术有所了解，否则，当打算最小化或者关闭一个最大化文档
（例如一个表）时，便有可能意外地最小化或者关闭Access。
在单击了一个文档窗口的“最大
化”按钮后，该文档窗口便代替了应用窗口而占据了菜单栏和工具栏以外的整个显示屏（见图
3-3）。
许多显示多个文档的其他Windows应用，例如Word和Excel，都具有类似的把一个文档
扩展到整个窗口的能力。
图3-3最大化文档窗口中的一个Access表
46第一部分Access基础
文档控件菜单框
应用最小化按钮
应用最大化按钮
应用关闭按钮
文档关闭按钮
文档还原按钮
文档最小化按钮
应用控件
菜单框
注意Access一直是一个多文档界面（MDI）应用。
MDI应用有一个主（父）窗口，其中包含多个文档
（子）窗口。
Access2000的窗口与Word2000和Excel2000不同，后两者都从其早期版本的MDI迁移
到了单文档界面（SDI）。
SDI应用在其主窗口中显示每个文档，主窗口由任务栏中的文档图标表示，
并且不支持子窗口。
在默认情况下，Access2000也会在其任务栏中为每个子窗口显示一个文档
图标来仿真SDI。
如果首次接触的MicrosoftOffice组件是Office2000的组件，你可能无法理解SDI和MDI组件
之间的不同。
因此下面两段对MDI窗口进行了详尽的解释。
如果你熟悉MDI，可以跳过这
两段。
文档控制菜单框和文档“最小化”、“恢复”和“关闭”按钮分别移到了菜单栏的最左边和
最右边。
文档的标题被添加到显示屏上方的应用标题栏上。
把文档窗口返回其原始尺寸时（即
当应用窗口首次被激活时的尺寸），只需单击文档“恢复”按钮即可;
另外，也可以单击文档控
制菜单框，然后从文档控制菜单中选择恢复。
可以关闭文档窗口，方法是单击文档“关闭”按
钮或者双击文档控制菜单框。
但是，如果不小心单击了应用的关闭按钮（或者双击了位于文档
控制菜单框上方的应用控制菜单框），将会把Access2000关闭。
你不会收到任何这样做会终止
Access的警告，除非你改变了对象的设计并且没有进行保存。
3.2.2把文档窗口最小化为图标
同时使用几个重叠的窗口时，必须限制每个窗口的尺寸，这样你才能单击其中某个窗口的
表面对之进行选择。
这种重叠可能会严重限制该窗口所包含的数据的视图。
你可以将Access文
档窗口和“数据库”窗口最小化为图标，但是仍将之留在应用窗口中，如图3-4的底部所示。
如果你将一个文档窗口最小化为一个图标，而并没有关闭它，你便可以通过双击快速地将这个
窗口恢复为其原始的尺寸。
如果你单击该图标，你还可以使用文档控制菜单来选择该窗口如何
再现出来，如图3-4中所示的Northwind“数据库”窗口。
你还可以还原、最大化或者关闭一个
最小化图标，方法是单击图标中相应的按钮。
图3-4表、查询、窗体和“数据库”窗口在应用窗口中最小化为图标
第3章Access导航47
如果你想用最大的窗体来显示你的文档窗口，从你单击该图标时出现的文档控制菜单中选
择最大化，该文档将该图标隐藏在了应用窗口的底部。
在这里，从“窗口”菜单中选择你想要
的文档。
如果通过拖拉文档窗口的边界来改变其大小（比如说图3-4中所示的窗口），则可以避
免进行大量的鼠标操作和选择活动文档的两步菜单选择过程。
3.2.3表数据表视图中的工具栏
出现在Access工具栏上的按钮和所显示的工具栏的数目，会随着Access当前所执行的功能
的变化而改变。
当在运行模式下处理表时，Access2000将显示表数据表和数据表格式工具栏
（参见图3-5和图3-6）。
下面两节将描述在表运行模式（“数据表”视图）下显示的工具栏。
单击
“数据库”窗口的表快捷方式，双击表的快捷方式之一（例如Customers），遵照下面几节给出
的指导性文字。
1.“表（数据表视图）”工具栏
无论何时在“数据表”视图中打开一个Access表，“表（数据表视图）”工具栏都会出现。
图3-5所示为“表（数据表视图）”工具栏，表3-2描述了出现在该工具栏上的按钮。
注意工具栏按钮提供了传统选择方法的快捷方式，例如以特定的序列选择菜单命令或者选择命
令或者选项按钮。
表3-2和表3-3中的菜单序列列出的是如何使用“数据库”窗口中的菜单或者命
令按钮来获取与单击一个工具栏按钮同样的效果。
图3-5Access的“表（数据表视图）”工具栏，当一个表在“数据表”
视图中打开时将显示该工具栏
表3-2表数据表工具栏上按钮和其他元素的外观和功能
图标按钮菜单序列功能
设计视图①视图、设计视图将表显示换到设计模式，在此模式下可以改变表
中每个字段的属性
拼写工具、拼写开始拼写检查
格式将一个控件的格式复制到另一个绘画控件。
只用
于设计模式；
当选择一个控件时它将被激活
插入插入、超级链接打开“插入超级链接”对话框，向表中的“超级
链接”字段添加一个URL或者UNC地址。
升序排序记录、排序、升序基于当前字段对记录进行升序排序
降序排序记录、排序、降序基于当前字段对记录进行降序排序
按选择内容筛选记录、筛选、按选择信息筛选基于字段中所选的文本对记录进行筛选
48第一部分Access基础
设计视图格式刷
插入超级链接
拚写升序排序
按选定内容筛选
应用筛选新记录
新对象
降序排序查找
删除记录
office助手
按窗体筛选
按窗体筛选记录、筛选、按窗体筛选允许在表数据表中键入一个条件，从而建立记录
如何被筛选
应用/删除记录、应用筛选/排序筛选应用或者删除一个筛选
查找编辑、查找显示查找对话框，根据在一个或者多个字段中是
否有特定的字符来定位记录
新建记录编辑、转到、新建选择假设追加记录
删除记录编辑、删除记录删除活动记录
数据库窗口窗口1窗口显示数据库窗口
新建对象显示一个下拉菜单，可以从中选择你想创建的新
对象的类型：
表、窗体、报表、页、查询、宏、
模块或者类模块。
在列表中出现的第一个对象类
型是你最近所作的选择
Office助手F1激活MicrosoftOffice助手，在后面“Office助手”
一节中将进行讨论
其他按钮视图、工具栏，自定义显示一个下拉菜单，可以从中选择出现在工具栏
上的按钮或删除在工具栏上出现的按钮
①只有在单击“设计”视图图标旁边的向下的箭头时或者改变到“设计”模式下时才能见到这个图标。
该图标
随对象和模式以及视图下拉菜单中包含的不同对象模式的不同而不同。
注意在Access2000和其他MicrosoftOffice2000应用中，工具栏按钮以平面图标的形式出现在工
具栏上。
当你把鼠标指针移到工具栏按钮之上时，它将具有一个凸起的像按钮一样的外观。
这
一规则的例外是“切换”按钮，即，代表某个功能是开状态还是关状态的按钮，例如网格按钮
（参见表3-3和图3-6）。
当一个切换按钮处于“弹起”状态时，它一直以平面图标的形式出现在工
具栏上直到你将鼠标指针移到它上面为止。
该按钮的“弹起”外观指示由该按钮控制的功能是
被关掉的。
切换按钮处于“下压”状态时看上去就像是处于工具栏表面之下一样，“下压”外观
指示由该按钮控制的功能被打开了。
2.数据表格式工具栏
除了“表（数据表视图）”工具栏之外，无论何时在“数据表”视图中查看一个表，你都
可以显示“格式数据表”工具栏。
从“视图”菜单中，选择“工具栏”，“格式（数据表）”便可
以添加该工具栏。
“格式数据表”工具栏中的按钮提供的是各式各样文本格式命令的快捷方式。
在“数据表”视图中，文本格式命令应用范围是整个表；
你不能格式化“数据表”视图中的单
个单元格。
图3-6所示为“格式数据表”工具栏，表3-3对该工具栏上的每个按钮的行为进行了
总结。
图3-6“数据表”视图中的“数据表格式”工具栏
第3章Access导航49
选定对象字体字体大小粗体下划线字体/前景颜色网格线
斜体
填充/背景颜色
直线/边框颜色特殊效果
表3-3数据表格式工具栏上的按钮和其他元素的外观和功能
转到字段显示出一个下拉列表，可以从它快速转到表中的任
何字段
字体格式、字体用于为表中的文本选择字体
字号格式、字号用于为表中的文本选择字号
加粗格式、字体为表中的文本选择进行加粗处理与否
倾斜格式、字体为表中的文本选择是否进行倾斜处理
下划线格式、字体是否为表中的文本加上下划线
填充/背景色格式、单元格显示一个调色板，可以从中选择表中数据单元格的
背景色
字体/前景色格式、字体显示一个调色板，可以从中为表中文本选择颜色
线条/边框颜色格式、单元格显示一个调色板，可以从中为在表中指示行和列的
网格选择颜色
网格线格式，单元格显示四个按钮，让你选择显示哪个网格线：
水平和
垂直、水平、垂直、无
特殊效果格式、单元格显示三个按钮，你可以从中选择单元格显示风格：
平
面、凸起、凹陷
注意本章的重点是表和查询数据表以及“表设计”视图上的工具栏。
第12章“创建和使用窗体”
将描述窗体和窗体设计视图工具栏。
第14章“打印基本报表和邮件标签”将对报表设计和打印
预览工具栏上的元素进行解释。
3.2.4工具栏自定义
Access2000使用的是大小可变的、可以自定义的、浮动的工具栏，这种工具栏已经成为
Microsoft应用，例如Excel和MicrosoftWord中使用的标准。
在MicrosoftOffice2000中，菜单栏
和工具栏已经结合为一个单个的对象，叫做命令栏，并且共享了许多特征。
在Access2000（和
其他Office2000应用）中，菜单栏和工具栏的主要区别是每一个应用至少有一个菜单栏，并且
菜单栏不能被隐藏。
在其他所有方面，菜单栏和工具栏是相同的。
通过“视图”菜单“工具栏”命令可以选择当前哪些工具栏是可见的。
“工具栏”子菜单
将列出与Access的当前操作模式有关的那些工具栏。
图3-7所示为表“数据表”视图的工具栏
子菜单。
位于菜单选择左侧的标记用于指示现在所显示的特定工具栏。
至于是显示还是隐藏一
个工具栏，只需在子菜单中单击其名字即可。
注意在图3-7和本书的其他图中，你可能会注意到我们没有对“ShowMe”菜单进行讨论。
该菜
单只有在Northwind.mdb数据库被打开的情况下才会出现在菜单栏上。
ShowMe菜单并非是
Access2000的组成部分，而是由Northwind.mdb显示的。
如果你对浏览Northwind.mdb示例数据
库中的VBA代码的帮助话题感兴趣的话，则不妨打开ShowMe菜单。
“工具栏”子菜单上的“自定义”选择用于打开“自定义”对话框（见图3-
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