固定资产管理信息系统文档格式.docx
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公司下设办公室、财务科、报关科、寄售站、服务中心等职能部门。
从公司行政管理的职能分工角度，航材公司的组织机构如图1.2.1所示。
总经理
航材公司目前各业务部门都有计算机，日常的文件打印、报表输出都使用Microsoft公司的office软件进行处理，但是实际业务处理大部分还是手工进行的。
对于国外飞机配件这一部分业务，都配有相应飞机制造商提供的应用软件，与国外公司进行联网，对库存的收、发、存情况进行实时控制。
在财务管理部分，财务、报表采用安易公司的DOS版网络软件，工资处理采用用友公司的软件，而对固定资产的管理还是手工进行的。
目前航材公司拥有小到BP机，大
到网球场地共近百种固定资产。
因为固
定资产种类繁多、分布散乱，给管理带
来了许多不便，经常是办公室不了解固
定资产的使用情况，财务科记账无从下
手。
更为严重的是，因为企业领导对当
财务科
副总经理
办公室
服务中心
报关科
业务科
寄售站
前固定资产使用情况不能及时了解，所
以每当职工申请购买新的固定资产时就
不能果断处理，不仅影响发公司的正常
运转，还直接影响了
图1.2.1航材公司组织机构图
公司的经济效益，
有时甚至打击了职工的积极性。
从以上情况总结分析来看，航材公司在固定资产管理工作中存在的问题有：
⒈虽然各业务部门都有计算机，但是还没有充分发挥其作用。
⒉固定资产分布在各个部门被职能人员所使用，管理工作缺乏规范，有关人员对固定资产的使用情况缺乏了解。
⒊固定资产手工处理，工作量大，出错率高，经常给日常工作带来麻烦。
⒋公司领导对全公司的固定资产信息掌握不及时、不准确，影响决策的质量。
2.2系统可行性分析
核算部门的重要工作之一。
固定资产的管理信息有助于企业在采购、报废和使用固定资产时最有效地做出正确的决策。
固定资产报表可以很清楚地表述出企业中固定资产的状态和使用情况。
企业对固定资产的管理，不仅涉及到资产效能的发挥、资金的占用，而且还会直接影响企业生产经营能否顺利进行。
面对固定资产管理的现状。
航材公司的领导有三种选择：
⒈不做任何变化，维持固定资产目前的手工管理现状。
⒉购买市场上的商品化软件，提高固定资产管理水平。
⒊根据公司的实际情况，自行开发一套固定资产管理软件。
第一种选择显然是要被排除的，因为航材公司的领导对固定资产的重要性有正确的认识，迫切希望通过建立固定资产计算机管理信息系统，使企业管理工作更进一步规范化、制度化、避免资产管理的随意性，提高固定资产信息处理的速度和准确
性，以便及时、准确地把握企业固定资产的信息，改变固定资产管理混乱的现状，
以提高领导决策的水平。
那么，购买商品化的固定资产软件可行吗？
答案是否定的。
原因有四个：
⒈经费问题：
目前财务科使用的财务软件是基于MS-DOS平台，用CLIPPER5.2开发的一套商品化软件，他们已经饱受数据混乱、死机之苦，数据安全无法保证，因此他们希望购买一套基于大型关系数据库的固定资产软件，而这种软件少说也要近万元。
⒉功能方面：
因为航材公司的业务有其特殊性，商品化的通用软件很难适应实际业务的需要。
例如：
系统的灵活性方面。
⒊数据共享：
通用的商品化软件数据库底层一般都是不开放的，数据共享性差。
记账凭证的共享问题，资产报表的格式转换问题。
⒋可移植性：
商品化软件的可移植性一般都比较差，难以适应企业业务发展的需要，企业投资得不到保护。
最后，能让航材公司领导选择的也只有第三种方式了，因此当我提出借毕业设计之机免费为他们“量身定做”一套《固守资产计算机管理信息系统》时，他们不仅很高兴地答应了，而且非常配合我的开发工作，明确提出了系统开发的五个目标：
⒈根据企业发展的需要，结合企业目前的实际情况，采用先进的计算机软件开发技术，为企业“量身定做”一套在微机上运行的单机版《固定资产计算机管理信息系统》。
⒉能实现固定资产系统与账务处理软件记账凭证的自动传递，减轻会计人员的劳动强度。
⒊系统要具有高度可移植性、数据共享性，能适应企业未来业务发展的需要。
⒋通过对《固定资产计算机管理信息系统》的应用，能够真正帮助企业对固定资产进行卓有成效的管理，能充分发挥固定资产的效能，最大限度地减少对资金的占用，并能充分保证企业生产经营活动的顺利进行。
彻底改变目前固定资产管理落后的状况。
⒌通过固定资产信息系统的使用，让公司领导进一步加深对企业建设管理信息系统重要性和必要性的认识，为企业下一步实现全面电子化信息管理奠定了一个良好的基础。
争取实现本系统在总公司范围内的推广。
基于以上的开发目标，我确定了系统开发的范围为：
本套系统只涉及到航材公司的固定资产管理部分，不涉及其他各部门的业务管理。
具体内容包括：
固定资产的增减变化、原值的变化、每月提取折旧金额的计算、固定资产明细账和总账、固定资产报表的查询和打印、记账凭证的生成和传递等功能。
系统数据的来源由账务人员通过键盘输入原始资产卡片产生。
2.3系统详细调查
通过实地的详细调查，我逐步搞清了航材公司实际固定资产处理业务的内容和他们对新系统的开发要求：
⒈从部门的角度来看，航材公司的固定资产主要由办公室和财务科进行管理。
它们的职责分工是：
·
办公室：
一方面，负责对固定资产的实物进行管理，定期对固定资产进行相应的维修和保养；
另一方面，负责新添固定资产的审批和采购。
目前办公室都是手工处理这一部分业务的。
财务科：
一方面，负责固定资产的卡片管理；
另一方面，每月要对固定资产进行相应的财务处理。
目前都是由手工来完成的。
⒉从实际业务处理的内容来看，主要应该包括：
采购管理、日常卡片处理、财务核算和报表查询四个部分。
采购管理：
这项工作由办公室完成。
当公司职工申请购置新的固定资产时，首先由办公室进行考察并做出是否购置的决定；
然后，报请总经理审批；
最后，再由办公室去财务科领支票，去购买固定资产；
购回后拿原始凭证（发票）抽财务科报账。
·
日常卡片处理：
由财务科会计人员完成。
每月要根据固定资产卡片提取本月折旧额；
并对固定资产的增加和减少，以及固定资产原值的变化进行相应的卡片处理。
财务核算：
主要由财务科会计人员根据固定资产日常的变动情况和每月的计提折旧额数据，编制固定资产的记账凭证，并汇总出固定资产的明细账和总账。
报表查询：
主要是办公室及公司领导使用，根据固定资产数据做出各种报表，以便于公司领导及时对固定资产的使用情况进行管理。
⒊从系统开发的角度来看，因为目前他们所用的财务软件是基于MS-DOS版的，因此经常发生数据丢失、系统崩溃等情况，而且数据库在安全性方面也没有保证。
在固定资产系统的开发中，如何保证数据的安全性，也是他们非常关注的问题。
我在详细调查的基础上，对航材公司固定资产管理业务的流程进行描述，如图1.2.2~图1.2.5所示。
审批
图1.1.2固定资产系统采购申请管理业务流程图
固定资产账
公司领导
图1.2.5固定资产系统日常卡片处理业务流程图
累计折旧账
折旧报表
计提折旧计算
固定资产卡片档案
资产卡片
资产变动
原始凭证
2.4新系统逻辑模型
在对航材公司固定资产手工管理方式和业务流程进行认真分析和研究的基础上，经过与该公司几位领导的反复协商、论证，最后确定了航材公司固定资产计算机管理信息系统的逻辑模型。
新系统将主要由财务科使用，具有日常卡片处理、财务核算和报表查询输出功能。
对于固定资产采购申请业务，还是沿用以前的处理方式：
根据员工或部门的申请，由办公室用Office软件生成《固定资产采购申请表》，再由总经理审核签字批准，最后由办公室完成资产采购。
新系统能够Word或Excel的格式向办公室以及公司领导提供各种固定资产报表。
除此之外，还对系统的安全性提出了明确的信息需求。
2.4.1系统安全性方面
为了增强数据安全性，航材公司要求采用大型数据库，以便保证系统启用以后不会出现数据丢失、死机等现象，并保证数据库的一致性、并发性和可移植性，而且要具有定期备份、数据恢复的功能，不同岗位的人员进入系统后只能调用不同的资源。
具体说明如下：
⒈大型关系数据库本身都具有事务回卷、定期备份等功能。
只要在开发中后台选用大型关系数据库，系统数据安全还是有保证的。
⒉在权限管理方面，根据航材公司的实际情况和从简化系统出发，对后台数据库不用做严格的权限控制，只要通过前台数据库开发工具对用户登录权限进行严格划分和控制就可以了。
⒊使用固定资产管理信息系统的人员，可以划分成三类：
系统管理组：
对系统拥有最高权限，可以修改、设定所有人员的密码和权限，并拥有对系统的查询、修改、删除等权限。
这一角色由财务经理担任。
操作组：
系统的录入员，主要是指财务科内负责固定资产业务的会计人员。
他们拥有对系统的查询、修改、删除等操作权限。
只能修改自己的密码，不能修改别人的密码。
查询组：
主要是指公司内使用固定资产的各业务部门人员（包括总经理）。
他们只有对相关数据进行查询的权限，不能对数据进行修改和删除操作。
根据以上权限的划分，用户登录系统的验证过程如图1.2.6所示。
用户登录
图1.2.6用户登录验证过程流程图
Y
查询修改删除操作
N
修改密码权限
系统管理员
系统操作员
查询操作
合法用户
身份验证
2.4.2系统功能方面
下面以数据流图和数据词典的方式来描述新系统的逻辑功能。
1.数据流图（简称DFD）
⑴固定资产系统关联图如图1.2.7所示。
F2
F1
固产资产信息管理
F1：
资产卡片F2：
综合统计报表
图1.2.7系统关联图
⑵固定资产项层图如图1.2.8所示。
固定资产会计账
D1
1
日常卡片管理
2
财务核算
F3
F6
F5
F4
3
报表统计查询
D2
处理结果F3：
卡片数据
F4：
记账凭证汇总F5：
原始数据汇总F6：
图1.2.8顶层数据流程图
⑶日常卡片管理数据流程图如图1.2.9所示。
处理结果
图1.2.9日常卡片管理数据流程图
F3：
卡片数据F4.1：
记账凭证F4.2：
资产明细账
图1.2.10财务核算数据流程图
F4.2
D2.2资产明细账
固定资产总账
D2.3
2.3
登记总账
F4.1
2.2
登记明细账
D2.1
记账凭证
2.1
制作会计凭证
固定资产卡片
⑷财务核算数据流程图如图1.2.10所示。
⒉数据词典（简称DD）
根据系统的数据流程图，得到数据流、数据存储、加工和外部项的数据词典（DD），举例说明如下：
外部项——财务科
外部项
系统名：
固定资产管理信息系统编号：
WI
条目名：
财务科别名：
会计人员
输入数据流：
固定资产变动信息输出数据流：
各种查询报表固定资产账
主要特征：
本系统就是为财务人员所使用的，其主要特征是会计人员的姓名、权限。
简要说明：
本系统的所有功能都是根据财务科的实际固定资产手工处理业务所设置的，具有很强的针对性。
修改记录：
编写汪兰杰日期2000/04/05
审核日期
数据流——记账凭证汇总
数据流
记账凭证汇总别名：
来源：
固定资产卡片去处：
固定资产明细账、总账
数据流结构：
记账凭证汇总={（凭证编号）+摘要+科目名称+借方金额+贷方金额+合计金额，制单人，日期}所有记账凭证
本系统根据资产卡片的变动情况，自动生成记账凭证，然后再根据凭证生成资产明细账和总账，供财务人员使用。
审核日期
数据存储
DI
固定资产卡片别名：
存储组织：
每个固定资产一张资记录数：
约100主关键字：
资产卡片编号
产卡片，按卡片号顺序排列。
数据量：
约400KB
记录组成：
字段名：
卡名编号资产名称使用部门资产原值月折旧额……
近似长度：
620122020……
固定资产卡片是本系统的核心，固定资产的一切工作都是围绕资产卡片来展开的。
数据存储——固定资产卡片
加工——日常卡片管理
加工
日常卡片管理别名：
输入：
资产卡片的增减信息资产原值的变输出：
变动后的资产卡片
动情况动情况每月计提折旧金额
加工逻辑：
⒈根据资产的增减情况、原值的变动信息，将增减、变动数据写进资产卡片，使资产卡片实时变动。
⒉对每月进行计提折旧计算，并变动资产卡片上的相关数据。
这是本系统的主要操作部分，是下面一切工作的基础。
第三章固定资产系统设计
3.1系统功能结构设计
图1.3.1系统功能结构图
帮助模块是
初始设置模块中
固定资产财务处理模块是
固定资产报表查询打印模块是
固定资产日常业务处理模块是
航材公司的固定资产管理信息系统从功能上可以划分如下几个模块，如图1.3.1所示。
为了详细描述系统模块功能，我在系统功能模块划分的基础上，运用HIPO技术，对固定资产系统输入和输出功能，自顶向下进行逐层分解。
3.1.1固定资产日常业务处理模块
这一模块是系统的核心。
主要完成对固定资产日常业务的处理，内容包括：
资产增加、资产减少、资产原值的改变，以及每月的资产计提折旧计算。
其HIPO图如1.3.2所示。
其中，固定资产增加、固定资产减少和原值变动还可以进一步分解，如下图1.3.3、图1.3.4、图1.3.5所示。
图1.3.2日常业务处理的HIPO图
计算汇总折旧额
计算本月折旧额
固定资产原值变动
固定资产减少
固定资产日常业务处理
固定资产增加
购入
盘盈
捐赠
图1.3.3资产增加的HIPO分层图
图1.3.5资产原值变动的HIPO分层图
增加
资产原值变动
减少
盘亏
报废
出售
⒈固定资产增加：
直接购入、捐赠和盘盈都会导致固定资产的增加。
当固定资产增加时，一方面要增加资产卡片；
另一方面要根据资产卡片增加的金额，生成相应的会计凭证，并自动转入到财务处理模块内。
下面给出不同增加情况下的会计分录。
⒉ 固定资产减少：
出售、报废和盘亏都会导致固定资产的减少。
当固定资产减少时，一方面要删除资产卡片；
另一方面要根据资产卡片减少的金额，生成相应的会计作证，并自动转入到财务处理模块内。
下面给出不同减少情况下的会计分录。
增加方式
借方科目
贷方科目
直接购入
固定资产
银行存款
捐赠
固定资产
资本公积
盘盈
营业外收入
减少方式
出售
累计折旧和固定资产清理
报废
盘亏
累计折旧和营业外支出
⒊资产原值变动：
分为原值增加、原值减少两种情况。
原值变动时一方面要改动资产卡片；
另一方面要生成相应的会计凭证，转入财务模块内去。
下面给出原值变动时的会计分录。
变动方式
增加
减少
营业外支出
⒋计算本月折旧额：
对每一张固定资产卡片每月都要进行折旧计算，分别算出月折旧额、累计折旧额和资产净值，并回写到资产卡片中去。
⑴折旧公式：
固定资产的折旧方法很多，航材公司采用的是平均年限法，它的折旧公式如下。
年折旧率=（（1－预计净残值率）/规定的折旧年限）×
100%
月折旧率=年折旧率/12
月折旧额=固定资产原值×
月折旧率
⑵折旧原则：
航材公司的固定资产折旧遵循以下两个原则。
A.当月增加的固定资产，当月不提折旧。
B.当月减少的固定资产，当月照提折旧
⒌计算汇总折旧额：
将所有卡片的月折旧额、累计折旧额相加求和，并根据这一汇总数，生成一张记账凭证，会计分录为：
管理费用
累计折旧
3.1.2固定资产报表查询打印模块
这一模块主要完成固定资产报表的查询和统计，为企业领导提供所需的数据。
其HIPO图如图1.3.6所示。
图1.3.6报表查询打印模块的HIPO图
固定资产卡片查询
原值增减变动表
资产折旧计提表
增减情况变动表
资产原值一览表
固定资产报表查询打印
这些报表是航材公司日常所需要的几个主要报表。
要求每一个报表都能够根据不同的查询条件（例如：
部门、日期或资产类别），输出相应的汇总数据；
每一个报表都能够单独打印输出，并且能够转换成Word、Excel的格式输出。
报表的具体格式将在下面给出。
3.1.3固定资产财务处理模块
这一模块包括凭证修改、明细账和总账查询以及凭证转出功能。
主要完成对固定资产的财务处理。
其HIPO图如下所示：
记账凭证转出
资产总账查询
资产明细账查询
记账凭证修改
固定资产财务处理
⒈记账凭证修改：
接收日常业务处理模块
所生成的记账凭证，并可在此基础上对这些
凭证进行修改操作。
⒉资产明细查询：
根据记账凭
证生成资产明细账，并可分别根据
资产类别和使用部门进行明细账查
询。
⒊资产总账查询：
根据资产明
细账汇总生成，可分别根据资产类
别和使用部门进行总账查询。
⒋记账凭证转出：
将记账凭证
转换成文本文件（TXT）输出，以便于和航材公司使用的安易财务软件实现数据共享，并将固定资产生成的凭证转入到其记账凭证数据库。
3.1.4固定资产初始设模块
这一模块是一切工作的基础。
当第一次使用系统时，一定要将固定资产的初始数据完全、准确地录入进去，才能保证以后的正常使用。
初始设置的内容包括：
部门定义、固定资产的类别定义、生成固定资产凭证所涉及的会计科目的定义以及固定资产原始卡片的录入工作。
其HIPO图如图1.3.8所示。
图1.3.8初始设置模块的HIPO图
操作员管理
原始卡片录入
资产类别定义
使用部门定义
会计科目定义
初始设置
⒈使用部门定义：
固定资产是由各个部门
统一管理和使用的。
在使用本系统时，应先将
航材公司的各所属部门输入到系统之
中。
以便于折旧的计算和各种报表
的生成。
⒉资产类别定义：
目的是将固
定资产根据航材公司的实际情况进
行合理分类，以便为固定资产的折
旧的计算和汇总提供依据。
⒊操作员管理：
实现对本系统
的操作使用人员的管理。
⒋会计科目的定义：
输入与生成固定
资产凭证相关的会计核算科目，是生成记
账凭证的
升级会员 