物资采购控制程序文件.docx

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物资采购控制程序文件

1．目的

为了规范公司的物资采购工作，保证所采购物资符合国家规范、标准及合同条款的规定,公司制定《物资采购操纵程序》。

2．适用范围

本程序适用于公司承接的所有工程的物资采购工作；

本程序适用于公司质量、环境、职业安全健康治理体系。

3．相关文件

公司《治理手册》

《施工过程操纵程序》

《记录操纵程序》

《文件和资料操纵程序》

《试验操纵程序》

《应急预备与响应操纵程序》

4．术语和定义

分供方:

提供产品的组织或个人。

物资：

指工程使用的原材料、半成品、成品、建安设备等。

让步同意：

对使用或放行不符合规定要求的产品的许可。

降级使用：

为使不合格产品符合不同于原有的要求而使其等级的改变。

专用设备：

指技术和安装要求较高的设备，如电梯、空调机组等。

专业分公司：

包括物资供应分公司、物资设备租赁分公司、大型机械租赁分公司、吊装分公司。

5．职责

5.1物资治理部负责制定并组织实施本程序；负责制定公司物资采购、物资供应的治理文件及规章制度并监督实施；负责依照公司《年度施工生产综合打算》编制《年度物资需用打算》，并负责“三材”月度打算的审核、传递；负责公司物资采购合同审查及备案工作；参与公司物资采购的招标工作；负责对合格分供方进行审批，编制《合格分供方名录》。

5.2物资供应分公司负责采购其权限内的物资；依照各单位月度材料需求打算，负责材料、建安设备的采购、供应，负责所供材料的质量监控与服务情况，按内部供应合同完成相关工作；组织材料采购招标工作并负责采购权限内的材料采购合同的谈判和签订，负责材料采购合同的履行、台帐建立、信息传递工作；负责采购范围内合格分供方评定，定期向物资治理部传递有关报价资料及各种材料的采购价格资料；及时提供有关材料、建安设备的采购凭证。

5.3项目经理部（分公司）负责编制《物资采购月打算》,负责其权限范围内物资的采购工作；负责协助物资治理部和物资供应分公司评价合格分供方；负责物资采购资料的编制、收集和整理；负责进场材料的验收，采购物资资料的收集和整理，以及组织对不合格物资的评审和处置。

6.工作程序

工作流程图：

6.1采购权限

6.1.1物资供应分公司负责采购钢材、木材、水泥、门窗及门窗制品、地材、建材、水暖器材、油漆化工材料、结构件、安全防护用品、竹编板等材料。

6.1.2项目经理部材料科负责采购商品混凝土、五金制品、施工工具、低值易耗品、橡胶及塑料制品、零星用料等（详见公司《物资市场治理方法》附表）和其执行的公司经营承包方式中同意其采购的物资。

6.1.3实行全额利费保全方式承包的项目经理部除钢材、木材、水泥由物资供应分公司和项目经理部共同竟价采购外，其它材料在确保工程质量目标的前提下，本着优质、优价的原则由现场材料人员自行采购。

6.1.4吊装分公司、大型机械租赁分公司、物资设备租赁分公司负责其相关配件、小五金、工具用具的采购与结算。

6.2合格分供方的评定及复评

6.2.1合格分供方的评定

6.2.1.1对构成建筑产品实体的物资及安全网、安全帽、安全带等安全防护用品,由物资供应分公司经理组织有关业务人员按采购范围分工对分供方的营业范围、资质、供应历史、业绩、信誉、生产能力、产品质量、价格、采购物资的样品、试验结果、产品讲明书等进行综合评定,填写《分供方评定记录表》后报物资治理部审批。

确定合格分供方要同时符合行业规定的资格要求。

6.2.1.2对拟采购产品差不多取得产品质量认证的企业和差不多取得质量体系认证的企业，物资供应分公司相关业务人员在取得证明材料后可直接填写《分供方评定记录表》，报物资治理部审批。

6.2.1.3项目经理部及专业分公司对施工现场使用的其采购范围内的物资，由项目经理部及专业分公司材料科协助物资供应分公司有关业务人员按照本程序6.2.1.1条款的要求进行评定,合格分供方经物资治理部批准后生效。

6.2.1.4项目经理部使用的商品混凝土分供方，由材料主管组织项目经理部技术科、质量科、生产科的负责人进行评定，填写《分供方评定记录表》，经项目经理同意后，材料科提供相关资质，报送物资治理部审核批准并备案。

确定合格分供方要同时符合行业规定的资格要求。

6.2.1.5关于实行包工包料形式进行分包的项目经理部，分包方负责将分供方的相关资料提供给项目经理部材料人员，材料人员负责对分供方进行考察、评定，并填写《分供方评定记录表》，经项目经理同意后，上报物资治理部，物资治理部进行最终审批备案，对项目经理部有疑义或认为不合格的分供方经核实后，通知分包方，分包方接到通知后不得再采购不合格分供方提供的物资。

6.2.1.6在确定合格分供方后,物资治理部统一编制并公布《合格分供方名录》，评定单位将合格分供方的有关资料随评定记录建档保存。

6.2.1.7依照物资采购任务的需要，合格分供方的评定工作可按照“6.2.1”条款的规定要求随时进行，并在公司《合格分供方名录》上及时增补。

6.2.2合格分供方的除名

6.2.2.1在采购过程中，分供方出现供货质量低劣，严峻违反合同要求等方面的问题，阻碍项目经理部生产的正常进行，由项目经理部、评定单位或相关人员提名，经物资治理部核实后，予以除名。

6.2.2.2关于安全网、安全帽、安全带等安全防护用品，分供方出现质量问题，一经除名将永不录用为合格分供方。

6.2.3合格分供方的复评

6.2.3.1每年年底，负责分供方评定的业务人员填报《分供方业绩评价表》，项目经理部（分公司）经理组织对分供方进行复评。

复评后对严峻违反合同要求和供货质量低劣的分供方立即除名。

将其有关资料按照《记录操纵程序》的规定要求,进行整理、归档和移交;对复评合格的分供方,接着保留原评定记录和资料。

6.3采购打算

6.3.1年度物资供应打算，由物资治理部于每年年初依照公司年度综合经营打算要求编制，用以指导物资采购供应工作。

6.3.2外加工订货打算由项目经理部栋号技术负责人编制，由项目技术负责人、经营负责人审核后转材料科编制加工订货打算。

6.3.3劳动爱护用品由项目经理部安全员或栋号技术负责人报材料打算到材料科。

6.3.4其余工程材料打算由项目经理部材料科打算员编制，并交项目总工程师、项目经理审核签字。

6.3.5项目经理部材料科依照签字后的工程材料打算编制“三材”及加工订货《物资采购月打算》，并在每月22日前一式三份报物资治理部审核后，送物资供应分公司执行，物资供应分公司在进行打算平衡后进行采购、供应，属于一次性加工订货打算（单位工程门、窗、构配件）的，项目经理部在打算中明确技术要求。

6.3.6周转材料租用打算由要求租用单位依照施工进度和分批用料打算，提早一个月（大模板45天）报租用打算（包括品名、规格、数量、使用时刻），一式二份报物资治理部，经物资治理部批复后转物资设备租赁分公司。

6.4采购合同

项目经理部（分公司）负责其采购权限范围内物资采购合同、加工订货合同的签定。

合同由项目经理部（分公司）经理签字后报物资治理部审核、盖章、备案。

关于油漆、油料及化学危险品在合同中要有环保要求。

6.5进货检验

关于所有进场物资的检验执行《物资进场验收治理方法》的规定要求。

6.6不合格品的操纵

6.6.1不合格物资的范围

a）材质、规格、外形尺寸、公差标准等项目不符合国家标准或合同规定的物资；

b）受潮、受损、变质及过期的物资；

c）无产品合格证或质量证明书的物资；

d）不具备规定生产资质或生产许可证（备案号）厂家的物资。

6.6.2用于工程的所有物资进场后,按照《物资进场验收治理方法》的规定进行检验。

对经验证或检验和试验确定为不合格的物资，现场材料员按照公司《试验操纵程序》的规定要求进行标识,必要时隔离，严禁投入工程中使用。

属原材料不合格的物资项目经理部材料员要将项目经理部总工程师签署意见后的《试验不合格通知单》交公司物资治理部备案。

6.6.3施工过程中发觉不合格物资时，由项目经理部材料员确认后立即追回并予以标识，必要时隔离,严禁投入工程中使用。

6.6.4不合格物资处置的方法有：

a）让步同意

b）降级使用

c）拒收

6.7不合格物资的评审

6.7.1当不合格物资可降级使用或让步同意时,由项目经理部材料负责人组织项目技术负责人、质检员等相关人员参加评审,由现场试验员、材料员提供客观证据。

通过评审,提出处置意见。

评审情况由材料员在《不合格物资记录、评审、处置、验收表》中予以记录。

可让步同意或降级使用时由项目经理部主管领导签认后填写《让步同意或降级使用物资记录》方可使用。

6.7.2当场拒收或退货的不合格物资不组织评审活动,由项目经理部材料员将处置方法填写在《不合格物资记录、评审、处置、验收记录表》中。

6.7.3属于业主提供不合格物资执行公司《物资治理操纵程序》中6.6条款的规定要求,现场材料员和质量员监督检查其处置情况。

6.7.4让步同意或降级使用的物资应对其使用的数量、部位由现场材料员建立书面记录，确保可追溯性要求。

6.8业主提供物资的操纵

6.8.1经营治理部在签订施工合同时,明确业主提供物资的类型、规格、数量及相关要求,将有关书面资料提供给物资治理部。

6.8.2项目经理部（分公司）材料科依照工程进度,编制业主提供物资供应打算,交业主材料部门或其代表。

6.8.3业主提供物资送到工地后,项目经理部（分公司）材料员邀请业主代表,按照公司《物资进场验收治理方法》的规定要求,共同对物资进行验收。

对经验收合格的物资由现场材料员填写《物资进料验收登记台账》,并在“备注”栏中注明“业主供货”。

6.8.4对到货验收发觉已损坏、丢失或不适用的物资,以及经复试不合格的物资,由现场材料员填写《物资进料验收登记台帐》和《业主提供物资不合格报告单》。

项目经理部（分公司）材料主管将《业主提供物资不合格报告单》提交业主代表签收,向业主提出处置要求。

当业主提出要求时,公司对不合格物资的处置予以协助。

6.8.5业主提供的物资经验收合格后,现场材料员按照本程序6.6条款的规定要求进行保管和维护。

业主提供物资在贮存、使用期间发生损坏、丢失,由现场有关人员承担责任。

6.8.6公司对业主提供物资的验证,不能减轻业主提供合格物资的责任。

6.8.7项目经理部（分公司）在业主提供物资的操纵工作中形成的各种记录及资料,执行公司《文件和资料的操纵工作程序》,妥善收集、保存和移交，确保可追溯性的要求。

6.9物资的紧急放行

6.9.1专门物资原则上无紧急放行。

如遇工程抢险或出现突发事故,物资必须立即投入使用,虽不具备验证和检验时,也可紧急放行。

材料员对紧急放行物资填写《紧急放行物资记录表》,并由项目经理批准后方可投入使用。

6.9.2对紧急放行的物资的使用数量、部位由现场材料员建立书面记录，确保可追溯性要求。

7.附件及标准表格

附件：

（1）公司《物资市场治理方法》

（2）公司《周转材料治理方法》

（3）公司《物资进场验收治理方法》

（4）公司《合格分供方名录》

标准表格：

（1）物资采购月打算表

（2）物资进料验收登记台帐

（3）分供方评定记录表

（4）分供方业绩评价表

（5）物资采购（加工定货）合同一览表

（6）不合格物资记录、评审、处置、验收表

（7）紧急放行物资登记表

（8）业主提供物资不合格报告单

（9）让步接收或降级使用物资记录

（10）进场材料通知单