常用公文写Word格式文档下载.docx

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反映情况报告，用来及时反映工作中遇到的新问题、特殊事件、灾害性事故等情况，作用是引起领导重视，以便上级机关及时制定或调整政策，或对问题的处理给予指示。

如（铁道部关于193次旅客快车发生重大颠覆事故的报告》就是一篇反映恶性事故的情况报告。

答复问题报告，是针对上级机关的询间而汇报有关情况的一种上行公文，如《关于我校工会干部有关待遇的报告》。

3.报告的类型

从性质和内容上划分，报告可以分为以下五类。

（1）工作报告。

这类报告在向上级机关汇报例行工作或临时性工作情况时使用。

工作报告的目的主要是为了上级了解下级的工作关系。

工作报告又可分为例行工作报告和专题工作报告。

例行工作报告主要用于定期向上级机关汇报本机关、本部门职权范围内的工作情况，最常见的是年度工作报告和工作总结等。

专题报告则是在一重要临时性工作完成之后或正在进行之中，专门就这一项工作的情况向上级机关汇报时使用。

（2）情况报告。

情况报告在向上级机关汇报工作中发生或发现某些情况和问题时使用。

情况报告和专题工作报告的作用差不多，不同的是，情况报告的内容比工作报告更具体，更有特定的意见。

情况报告往往是就某一突发情况、某一问题或某一项工作、某一次会议的一部分事项向上级提出报告。

情况报告突出工作中的“情况”，工作报告则注重工作的“全过程”。

（3）建议报告。

这种报告的侧重点在今后工作的意见和建议上，所以其性质与请示接近。

所不同的是建议性的报告中提出的意见是供上级机关参考和研究的建议，而不是请求，上级机关对这些建议可以答复，也可以不答复。

（4）答复报告。

从内容上看，也属于工作报告或情况报告。

这类报告和前面介绍的报告不同，它是被动报告，即答复上级的询问，汇报有关情况，答复内容要有针对性，不能答非所问。

（5）递送报告。

这类报告在递送文件、物件时使用，因是下级对上级行文，习惯上用“报告”而不用“函”行文。

它的写法较为简单，写清趁报送材料（文件、物件）的名称、数量，结尾用“请审阅”、“请收阅”收束。

4.报告的写作

报告由标题、主送机关、正文、落款和日期等部分构成。

（1）标题：

报告的标题，通常只写事由和文种。

也有的标题包括发文机关事由和公文三部分。

有的报告内容紧急，则在标题中的“报告”前冠以“紧急”字样。

（2）主送机关：

行政机关的报告，主送机关尽量要少，一般只送一个上级机关即可。

但行政机关受双重领导的情况比较多见，只报送其中一个上级机关显然不妥，因此，应当写明主送机关和抄送机关。

作为党的机关公文的报告，要按《中国共产党机关公文处理条例》第十二条的规定执行：

“向上级机关行文，应当主送一个上级机关；

如需其他相关的卜级机关阅知，可以抄送。

”

（3）正文：

各种报告的正文写法有所不同，但一般都由报告目的、报告内容和结尾三部分组成。

开头说明报告的目的，用“现将有关情况报告如下”之类的惯用语过渡到下文。

报告内容包括主要情况、存在问题。

结束语的写法，呈报性报告用“特此报告”，“以上报告当否，请指示”等，呈转性报告用“以上报告如无不妥，请批转有关部门执行”等。

（4）落款：

在正文后写上发文机关和日期。

5.报告写作的注意事项

（1）情况要确定。

要从实际出发，经过反复核实。

切不可掺水造假，情况要确定。

要从实际。

文过饰非。

切不咐呻

（2）要语言简明，直陈其事，突出重点，篇幅短小。

（3）报告中不得夹带“请示”事项。

6.报告的写作要领

（1）切实把握“报告”的写作规则

“报告”的内涵决定了它在写作上的通用规则，这就是人们通常所讲的“三段式”。

“三段式”不是一成不变的模式，它必然由于不同的内容表现为多变状态：

①情况——做法——问题（意见）；

②情况（做法）——问题——今后意见；

③情况——问题——今后意见；

④精况——原因（责任）——下步做法；

⑤情况——原因——责任及处理意见；

⑥情况——问题——建议，等等。

写“报告”要切实把握“三段式”的基本要求，这对提高撰文效率且达到眉目清楚是十分必要的。

（2）注重时效，情况真实

注重时效是指向上级汇报工作、反映情况、提出建议必须及时迅速，不能拖沓。

报告承担着向上级执关反映信息及决策的反馈作用，上级机关要通过报告及时掌握各方百的动态及变化，掌握决策的运行情况，因此，在某种程度上说。

报告是决策的基础条件之一。

汇报工作、反映情况、提出建议如果不注重时效性，就很有可能影响决策的及时性和科学性。

（3）语言简洁，篇幅短小

“报告”的篇幅要短。

要做到短，就要充分运用概述和突出重点的表达方法。

要使“报告”做到短小精悍，就应“避繁就简”。

这里讲的“繁”主要是指现象拼凑、事实罗列，也就是通常讲的“流水帐”；

这里讲的“简”，是指注意综合分析、寻求规律、讲究提炼，显示本质。

还应当坚持“厚积薄发”，所谓“厚积”是指占有材料多，这样写起“报告”来才能“以一当十”，言简意赅、一语中的，这就是“薄发”。

最后，还要“舍得删削”，草稿写成后，要通过修改，把那些可用可不用的字、词特别是句子删掉；

删削叠床架屋的用语；

化冗长的名子为短小精悍的句子；

要“脱靴摘帽”，削减开头的“套话”和结尾的“空话”。

总之，要字堪句酌、力求精练、以少胜多。

7.报告写作时应注意的问题

（1）突出重点。

写综合报告应注意抓住矛盾，突出主要矛盾或矛盾的主要方面，材料详略要得当，切忌面面俱到不分主次。

（2）点面结合。

突出重点并顾及与重点相关的“面”，做到以点带面、点面结合。

（3）一事一报。

专题报告要突出体现其专一性，不可在同一专题报告中反映几件各不相干的事情和问题。

（4）直陈其事。

报告是陈述性、报请性上行公文，主要用来向上反映情况、汇报工作，所以应以直陈事实为主要表述形式，切忌兜圈绕弯。

（5）抓准时机。

应不失时机地向上反映情况、汇报工作，否则就失去了报告应有的含义和使用价值。

二、请示

1、请示的概念

请示，是下级机关向上级机关或业务主管机关请示某项工作中的问题，明确某项政策界限，审核批准某事项时使用的请示性的上行公文。

《国家行政机关公文处理办法》规定，请示“适用于向上级机关请求指示、批准”，可见请示是下级机关写给上级机关的上行文，请求上级对某一问题或某项工作的处理给予指示或者批准是它的两项基本功用。

2、请示的文种特征

“请示”是向上级机关请求指示、批准时使用的频率极高的一个上行文种。

“请示”与上行的“意见”非常近似，具有一定的交叉性，它们都是要求上级对自己所提的事项或问题，或给予批示，或加以认可，即这两个文种的行文方向与目的性在某种程度上有着同一性。

但是它们之间又存在着离散性，主要表现在所提的事项与内容不尽相同。

“请示”的内容较多沙及的是“人、财、物、机构、编制、出境出国”以及工作中遇到需上级作出决定的重大问题或应由上级加以审批的事项等具体问题；

而上行“意见”的内容则多是多工作中一些重大问题提出见解和处理办法以及所遇到的困难，要求上级给以指示或支持。

“请示”按其行文的目的、作用不同，基本分作两类：

一是直请性的请示，即直接向自己的上级领导或指导机关请求指示或批准事项；

二是批转性的请示，即把有关某一方面工作的意见，以“请示”上报给上级机关，要求批转有关单位予以办理。

3、适用范圈

请示“适用于向上级机关请示指示。

批准”。

请示与报告都属于上行文，两者的区别在于，报告只是客观地将有关情况汇报给上级机关，无需上级机关答复，而请示则是将自己无权或无力处理的事项及相应的对策主张反映给上级机关，上级机关必须明确予以答复。

常用的有请求批准的请示、解答性请示、请求指示的请示、批转性请示、请求解决问题的请示。

请求批准的请示是下级机关遇有工作中的具体问题，请示上级机关批准自己要求时使用的一种公文，如“**市人民政府关于建立**市体育学校的请示”。

解答性请示又可称“求示性请示”。

解答性请示是下级机关在工作中遇到不好解决的问题，或对上级机关的某个文件的理解存在疑点，或对某一问题因本机关意见分歧、无法统一执行时使用的一种公文。

如:

关于《会计人员职权条例》中“总会计师”是行政职务或是技术职称的请示。

请求指示的请示是请示单位对管辖区域的变更、机构设置、人员定编、人事安排、资产购置、财款动用等问题向上级机关请示办理的一种上行公文。

如“**省财政厅关于企业库存涤棉布调整价格差额大于国家流动资金部分能否增拨的请示”。

批转性请示是请求上级对自己单位给下属机关或其他不相隶属的同级机关的指示、文件予以批准，并转发的一种公文文种，如“关于对执行经济合同法若干倒题的意见的请示。

”

请示解决问题的请示是请示单位呈报因工作中遇到无力解决的困难，要求上级提供具体帮助的一种上行公文，如“**省人民政府关于请求帮助解决**半岛严重干早缺水问题的请示”。

4、请示的特点及分类

（1）特点

①请求性请示的撰写目的是向上级机关请决求准、所以、请求性是请示作为公文的最基本特点。

请示的事项，大多数是比较重要而又自己无权娜决或自己要解决但没有把握的事项、只有请求上级机关决断、指示、批准、支持才能解决，因此决定了请求具有请求性特点。

②事前行文性_

请示必须是事前行文，这是请示的时间性特点。

不能事中或事后行文。

③内容单一性

请示的内容必须是：

“一文一事”或具有.“一事一请”性。

因为只有这样才便于上级机关处理、批复，提高请示的效率。

（2）分类

请示根据目的来分，主要有以下几种：

①请求指示的请示

主要是在工作中遇到重大的疑难问题，或者新情况新问题，需要请求上级机关作出指示或加以解释说明的；

或对上级指示和有关政策领会不透不明、有疑问和有不同理解，需要请求上级机关进一步加以明确的阐析、指导、裁决的请示。

②请求审批的请示

为了使某一事顶的解决办法得到上级机关的审批认可而写的一种请示，即因权限关系，对涉及及经济、物资和人员编制问题，下级机关自己不能作主，需要上级机关审批的请示。

③请示帮助的请示

本单位办理或上级交办的事项，需一定人力、物力、财力，本单位难以解决，请求上级机关帮助。

④请求批转的请示

需要办理的重大事项，带有普遍性，牵涉全局，而又超出本机关职权范围的，提出意见和建议，请求上级机关批转各地、各部门执行。

此外，请求批转的请示，结尾要写明“以上请示，如无不妥，请批转**执行”。

5、请示的写作

（1）标题和主送机关

①标题

请示的标题可以由发文机关、事由、文种构成，也可以由事由和文种构成。

②主送机关

请示的主送机关就是负责受理和答复请示的机关。

请示在确定主送机关时，要注意以下三点：

第一，主送机关只能有一个。

国务院办公厅规定：

请示“一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送的形式”。

中共中央办公厅也规定：

“向上级机关行文，应当主送一个上级机关”，“受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复其请示事项。

”请求如果多头行文，很可能得不到任何机关的批复。

第二，只能主送上级机关，不能送领导者个人，国务院办公厅规定：

“除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送，‘请示’”。

中共中央办公厅规定：

“不应直接送领导者个人。

第三，不得越级。

“一般不得越级请示加报告。

”中共中央办公厅规定：

“党委各部门应当向本级党委请示问题。

未经本级党委同意或授权，不得越过本级党委向上级党委主管部门请示重大问题。

（2）正文

请示的正文由开头、主体、结语三部分组成。

①开头

开头主要表述请示的缘由，是上级机关批复的主要依据。

一般来说，这部分要写明所遇到的新情况、新间题，或自身没有能力解决的困难，要写得充分、恰当、具体。

②主体

主体是表明请示事项的部分，也是请示最核心，最重要的部分。

请求指示的请示，主体要写明想在哪些具体问题、哪些方面得到指示。

请求批准的请示，要把要求批准的事项分条列款一一写明。

如果在请求批准的同时还需要人、财、物等方面的支持和帮助，更需要把编制、数量、途径等表达清楚、准确，以便上级及时批准。

③结语

请示的结语比较简单，在主体之后，另起一段，按程式化语言写明期复请求即可。

6、请示的写作要领

（1）要准确理解“请示”的行文对象

“请示”的行文对象必须是自己的上级机关。

这里所讲的“上级机关”是指与自己有着领导或指导关系的直属上级，比如一个县的教育局，县政府对它存在领导关系，市教育局与它是指导与被指导关系，县委与县教育局党组又是领导与被领导关系。

但是在实际工作中我们常常看到以下两种情形：

一是县里的某一个局，需要一笔经费，它在给县财政局行文时用了“请示”；

二是某县的县委，就县委学习中心组领导成员调整一事行文给市委宣传部，也使用了“请示”。

这就告诉我们在实际工作中，必须严格确定“请示”的行文对象，不可把“请示”与“申请函”、“告知函”混为一谈，更不要把上级机关里的一些职能部门与“上级机关”等同。

（2）要把握“请示”的内在逻粗

一份“请示”不论文长短，其内在逻辑均是由“为什么要请示”和“请示什么问题”两大层次组成。

所谓“为什么要请示”通常包括请示的依据、背景和缘由；

所谓“请示什么问理即，即要通常包括请示的依据、背景和缘由；

所谓“请示什么问题”，即要求上级机关为我们解决什么及怎样解决。

“请示”的结尾用语，按照惯例，通常是写“可否，请批示”、“是否可行，请批示”；

要求上级加以批转的“请示”，一般写作“以上如无不妥，请批转……执行”；

一些涉及工作重大问题解决措施的“请示”，也有的把“请批示”一语写作“请指示”；

申请资金、物资设备的“请示”，多将“请批示”写作“请核示”。

（3）“请示”要坚持一文一事

即一份“请示”只能向上级请示一个问题，以便上级机关及时、专一地进行处理。

“请示”的主送机关只能是一个，不能多头请示。

多头请示易使主办与协办者之间相互推倭、扯皮，延误审批时间，或者由于两个上级机关的批示意见不一致，使下级难以适从。

受双重领导的单位，在请示问题时，应当本着谁有权力批谁这一问题就主送给谁，可将另一个上级单位列为抄送，以便了解或支持。

如果是行政关系在中央、省、市，而党的关系在省市、地县的，不能把党政上级机关一并列为主送，应当按照党政各自的分工范围，或以党委、党组的名义请示上级党委，或以行政名义切示上级行政机关。

三、意见

1.意见的概念

意见是上级领导机关或主管部门针对当前即将进行的主要工作和和成待解决的重大问题，提出原则性的要求和具体的处理办法，并直接发至下级机关或转发到有关部门遵照执行的一种具有指示作用的公文，适用于对重要问题提出见解和处理办法。

2.适用范圈

意见“适用于对重要问题提出见解和处理办法”。

意见过去没有被《国家行政机关公文处理办法》作为一个公文文种列出，因其形式相对灵活，适用范围广，可以有效补救行政机关在适用范围和使用效果上的不足，故最新修订、发布的《国家行政机关公文处理办法》将其正式确定为一个机关公文文种。