中国科学院基本建设项目档案建档规范.docx
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中国科学院基本建设项目档案建档规范
1 总则
1.1为加强中国科学院基本建设项目（以下简称“项目”）建档工作，确保项目档案的完整、准确、系统和安全，发挥项目档案在项目运行、维修、管理和改扩建、项目后评价、监察审计、维权举证等工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》和《中国科学院关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》，形成本规范。
1.2本规范提出了项目建档工作的基本原则和管理职责，规定了项目文件归档范围、质量要求、整理和项目档案的验收、移交等要求。
1.3本规范适用于中国科学院新建、改建和扩建的基本建设项目，其他基本建设项目参照执行。
2规范性引用文件
下列标准所包含的条文，通过在本规范中引用而构成为本规范的条文。
GB/T10609.3-2009《技术制图复制图的折叠方法》GB/T11822-2008《科学技术档案案卷构成的一般要求》GB/T18894-2002《电子文件归档与管理规范》
GB/T50328-2014《建设工程文件归档规范》
DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》CJJ/T187-2012《建设电子档案元数据标准》
国家档案局、国家发展和改革委员会《重大建设项目档案验收办法》（档发字〔2006〕2号）
《中国科学院基本建设项目管理办法》（科发条财字〔2013〕200号）上述引用的标准、规范如另有更新，则按新标准、新规范执行。
3术语和定义
3.1基本建设项目ConstructionProject
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按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有独立组织形式，实行统一管理的工程基本建设单位。
它由一个或若干个具有内在联系的单项工程所组成。
3.2单项工程UnitofProject
具有独立设计文件，可独立组织施工，建成后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程。
单项工程是构成建设工程项目的组成部分。
3.3单位工程SubunitofProject
具有独立设计文件，可独立组织施工，但建成后不能独立发挥生产能力或工程效益的工程。
单位工程是构成单项工程的组成部分。
3.4分部工程PartsofProject
按单位工程的结构形式、工程部位、构件性质、使用材料、设备种类等不同而划分的工程项目。
分部工程是构成单位工程的组成部分。
3.5项目文件ConstructionProjectDocument
基本建设项目在策划、立项、审批、土地征迁、工程招投标、勘察、设计、施工、监理、竣工验收、项目验收全过程中形成的文字、图表、声像、电子等形式的文件。
3.6施工文件ConstructingDocument
项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件。
3.7竣工图As-builtDrawing
工程竣工后，真实反映项目施工结果的图纸或图样。
3.8监理文件SupervisionDocument
监理单位对项目工程质量、进度和建设资金使用等进行控制的文件。
3.9竣工验收文件HandingoverDocument
建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。
3.10项目验收文件DocumentofTestonCompletion
项目竣工投入使用后试运行中以及项目验收活动中形成的文件。
3.11项目档案ProjectArchives
在项目建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件等各种形式的历史记录。
3.12项目电子文件ProjectElectronicRecords
在项目建设过程中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
3.13项目电子档案ProjectElectronicArchives
项目建设过程中形成的，具有参考利用价值并作为档案保存的电子文件及其元数据。
3.14项目声像档案ProjectAudio-visualArchives
项目建设过程中形成的、具有保存价值，用照片、影片、录音带、录像带、光盘、硬盘等记载的声音、图像和影像等历史记录。
4基本原则
4.1项目建档工作实行统一领导和分级管理相结合的原则，坚持院所两级分级负责、统分结合的管理体制。
4.2项目建档工作实行项目法人负责制，由项目法人全面负责项目的建档工作。
4.3项目建档工作应纳入项目管理相关规章制度和工作流程，与项目建设、管理同步进行。
4.4项目档案必须完整、准确、系统、安全，能够全面真实反映项目自策划、立项、实施至项目验收的全过程。
5管理职责
5.1院项目主管部门
（1）下达项目建设任务时，同时下达项目建档任务，并将项目立项情况抄送中国科学院档案馆（以下简称“院档案馆”）。
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（2）检查项目建设任务的执行或完成情况时，应同步检查项目的建档工作情况。
（3）下达项目验收计划时，明确档案工作的验收要求，同时抄送院档案馆。
（4）督促建设单位完成项目档案整改工作。
5.2院档案馆
（1）负责制定项目档案工作规章制度和标准规范。
（2）负责对建设单位项目建档工作进行业务指导和监督检查。
（3）负责组织大中型工程项目（建设投资规模在3000万元及以上的基本建设项目）档案验收；负责对院委托分院或其他单位组织的项目档案验收及整改情况进行监督、检查。
（4）负责组织开展项目档案管理人员的培训、交流。
（5）统筹建立中国科学院项目档案专业人员库，并对人员进行遴选和管理。
5.3分院
（1）负责组织协调本地区项目档案培训、交流和监督检查。
（2）负责组织院项目主管部门委托的项目档案验收。
5.4项目建设单位
（1）建立健全项目建档工作制度，并将建档工作纳入项目管理相关规章制度和工作流程。
（2）建立项目档案工作领导责任制，明确项目档案工作分管领导，将档案管理纳入项目建设管理，实行同时部署、同时检查、同时验收。
（3）建立以建设单位综合档案室为核心，有关部门和各参建单位共同参与的项目档案工作网络和沟通协调机制。
（4）将项目档案工作纳入项目合同管理，在签订合同或协议时，制定专门条款，明确各参建单位的项目档案管理职责及项目文件材料形成、归档职责、归档范围、质量要求、整理标准、归档套数、归档时间，明确违约责任，并与
结算支付挂钩。
（5）为项目建档工作提供必要的条件保障。
5.4.1项目主管部门
（1）配备符合项目建档工作需要的项目专职或兼职档案人员，负责项目文件的收集、整理工作。
（2）及时将项目立项情况及实施情况告知综合档案室。
（3）及时通知综合档案室或项目专职、兼职档案人员参加项目建设的重要会议、重大活动、交（竣）工验收等重要阶段的工作。
（4）会同综合档案室协调、督促、指导相关部门和各参建单位做好归档工作。
（5）组织做好项目档案验收及整改工作。
（6）项目档案通过验收后，负责将项目档案移交综合档案室。
5.4.2综合档案室
（1）根据院有关规范，制定项目建档工作制度、项目文件归档范围，根据项目批复的建设内容编制项目档案分类方案。
（2）负责对项目建档工作进行业务指导、培训和监督检查。
（3）负责对项目档案的完整性、准确性和系统性进行审查，组织完成项目档案自查和整改工作。
（4）在项目档案通过验收后1个月内，填报《中国科学院基本建设项目档案管理登记表》（附录1），并报送院档案馆。
（5）负责接收项目档案并办理交接手续。
5.5 项目其他参建单位
（1）按建设单位要求，负责所承担工程文件的收集、整理和归档工作，应整理符合本规范要求的档案移交建设单位，另编制一套与城建建设、规划管理有关的档案移交城建档案馆。
（2）总承包单位负责项目总承包范围内项目文件的收集、整理和归档工作的统筹协调和指导；各分包单位负责其分包部分文件的收集、整理，并提交
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总承包单位审核和汇总，或在总承包单位协调下直接向建设单位项目主管部门移交归档。
（3）监理单位负责监督和检查监理工作范围内的勘察、设计、施工等单位的项目建档工作。
审查勘察、设计、施工等单位向建设单位移交档案的质量，形成项目档案情况报告并对项目文件的真实性、准确性、完整性签署意见。
6项目文件的归档范围和质量要求
6.1项目文件的归档范围
6.1.1项目从策划、立项、实施到项目验收全过程中形成的、具有保存价值的各种载体的文件，均应归档保存。
6.1.2每个项目应同时收集、归档电子文件。
建设单位应按照纸质档案数字化技术规范对项目纸质文件材料进行数字化转换，范围包括但不限于以下内容：
立项文件、项目管理文件、验收文件等。
6.1.3项目文件归档范围及保管期限详见《中国科学院基本建设项目文件归档范围及保管期限表》（附录2），各项目可结合实际情况对归档范围进行调整和细化。
6.2归档文件的质量要求
6.2.1归档的项目文件应为原件。
无法获取原件时，应在复制件上加盖复制件提供单位的印章，并注明原件存放地。
6.2.2项目文件的载体和书写印制材料应符合档案保护的要求。
6.2.3项目文件应格式规范、字迹清楚、图样清晰、图表整洁，签字认可手续完备。
6.2.4竣工图的编制和修改应符合国家现行有关制图标准的规定。
归档的竣工图应逐张加盖竣工图章（附录3），履行签字手续。
不得使用复制的白图作为竣工图归档。
6.2.5照片和音、视频文件应保证载体的有效性，做到主题突出，声音、影像清晰，内容覆盖项目建设全过程的重要阶段和关键环节（重要的部位、工
艺、工序、隐蔽工程、重大事件和重要活动等），并标引清晰、著录规范，符合《中国科学院声像档案建档规范》的要求。
6.2.6项目电子文件应真实、完整、有效，符合《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）及国家或行业的相关标准规范要求。
归档的项目电子文件应包含元数据，元数据符合《建设电子档案元数据标准》（CJJ/T187-2012）的规定。
7项目文件的整理
7.1分类
项目档案分为综合管理文件、施工文件、监理文件、工艺设备文件、声像文件、电子文件等大类，具体参见《中国科学院基本建设项目档案分类示例图》
（附录4）。
7.2组卷
7.2.1组卷原则
遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。
7.2.2组卷方法
（1）项目综合管理文件按内容组卷，可划分为立项文件、建设用地文件、勘察设计文件、工程招投标文件、开工审批文件、项目管理文件、财务管理文件、验收文件等。
其中施工图按单项工程单独组卷，单项工程内按单位工程分专业组卷。
（2）施工文件按单项工程组卷，单项工程内按单位工程、分部（分项）工程组卷。
专业承（分）包施工的分部、子分部工程应分别单独组卷；室外工程按室外建筑环境和室外安装工程单独组卷；竣工图按单项工程单独组卷，单项工程内按单位工程分专业组卷。
（3）监理文件按内容组卷，可划分为监理管理文件、进度控制文件、质量控制文件和造价控制文件。
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（4）工艺设备文件按系统分台套组卷。
（5）声像文件按载体形式组卷，与纸质档案建立互见号。
（6）电子文件按照国家或行业有关规范要求整理，应按项目档案分类建立多级文件夹，电子档案应与其他载体项目档案在案卷设置及档号上保持一致。
（7）项目形成的会计专业核算材料应按《中国科学院会计档案建档规范》整理，并归入建设单位会计档案。
（8）成册、成套文件宜保持其原有形态。
7.3卷内文件排列
7.3.1卷内文件应按附录2和附录4的类别和顺序排列。
7.3.2
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