加强办公室的精细化管理精选文档Word文件下载.docx

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二、目前存在不足和问题

一是传统的办公室理理念和管理模式不能完全适应当前形势发展的要求,办公室工作任务不应仅仅满足于完成日常事务性工作和维持本单位的正常运转。

二是有关办公室工作的规章制度还不够完善，现有规章制度的科学性和系统性还需进一步提升，工作流程也有不够科学的地方，这在一定程度上限制了办公室职能的有效发挥。

三是岗责体系还需进一步健全，工作职责不明确，责任不落实的情况还不同程度地存在。

四是人员素质参差不齐,有些员工习惯于原有的工作模式和工作方法,办事节奏慢，难以接受和掌握现代办公信息技术，其素质和能力与科学化精细化管理的要求还存在一定差距。

三、如何加强精细化管理

围绕转变职能和增强执行力。

从目标制定、工作计划的实施，体现管理与服务的结合，以管促效能，以服务促效能。

具有上情下达和督查督办职能的办公室，更应体现执行力，强有力的执行力,是提高办公室行政效能的载体。

推进办公室工作科学化、精细化管理,关键在人，在于有一支政治上靠得住、业务上叫得响、作风上过得硬的办公室干部队伍。

进一步加强办公室干部队伍建设，为提高办公室工作的科学化、精细化管理水平提供强有力的组织保证和人才支持。

1、要把加强办公室工作人员的思想教育摆到突出位置，强化理论修养,开展岗位练兵，使人人成为政务、事务的行家。

进一步增强“三种意识"

、提高“四项能力”、树立“五方面作风”：

即增强把握规律的意识、创新意识、精益求精的意识；

提高辅助决策的能力、统筹协调的能力、狠抓落实的能力、促进和谐的能力；

树立理论联系实际、爱岗敬业、严谨细致、雷厉风行、清正廉洁的良好作风，打牢效能建设的基础。

2、明确职责，细化流程.确保岗位职责精细化。

分解细化岗位职责,按章办事，做到不越位，不缺位。

建立调查研究、公文运转、新闻宣传、档案管理、督促检查和值班、财务、会议、信访、网站等各方面管理工作的具体流程，做好“三个协调”:

一是做好与上级单位的协调，争取支持;

与科室之间的协调，督办落实;

与其他部门的协调，争取配合；

与相对人关系的协调,争取理解。

形成加强协作，协调配合、齐抓共管的工作格局。

按照精简程序、理清环节、分清责任、明确标准的基本要求,把握办公室工作规律，依据办公室职能逐项建立和优化办公室各项工作流程，如建立信息调研、公文运转、新闻宣传、督促检查、会议管理、安全保密、单位财务、信访处理、网站管理等各方面工作的具体流程。

各项工作都依既定流程运行，才能做到有条不紊，高效有序。

办公室工作的核心职能是辅助决策，要以决策的形成、实施、反馈、评估、完善为导向，抓住决策前的调查研究，决策中的对策建议，决策后的宣传、督查、反馈等主要环节来设计流程,使各项工作均依流程运行。

为确保办公室各项工作有章可循，规范有序，办公室必须建立一套科学的规章制度，将办公室各项工作及办公室人员的行为纳入管理规范之中，以条文的形式加以明确，从而建立办公室工作“法治”秩序。

要对现行制度进行认真清理,保留合理的，补充必要的,废止过时的，形成完善、管用、有效的制度体系。

3、要根据办公室工作职能和流程，科学设置工作岗位，制订详细的“岗位操作手册”。

把办公室的工作任务分解并明确地落实到具体个人身上，实现人人有事做,事事有人管的管理目标,使办公室每个成员都各司其职，优质高效地完成各自承担的工作任务。

4、对工作计划、工作任务和重要工作部署落实、进展情况进行严格监督考核，可以确保每一项工作都得到具体落实和实施.对工作启动慢，未能按计划完成工作等情况，严格的监督考核有助于发现问题所在,找出差距,从而及时改进工作方式方法。

5、办公室推行科学化、精细化管理,要按照奖优、治庸、罚劣的原则，探索开展绩效考核，为提高管理水平提供可靠保障。

推行办公室工作精细化管理，要高度重视精神的作用，重视文化建设，形成每个办公室成员都自觉认同并努力为之奋斗的核心价值观。

要把精细化管理当作一种工作要求,一种精神境界，一种文化素养，真正融入工作、生活当中,陶冶情操，提高能力，投身办公室工作实践，创造一流工作业绩。

办公室在实施精细化管理的过程中，必须关注科学技术在管理中的应用.精细化管理要产生大量的信息流、数据流，针对这些资料如何收集、整理、筛选、加工、分析、应用，目前软件市场也推出了数据库管理系统，各类组织都可以找到适合本组织规模的数据库软件包.办公室工作科学化、精细化管理必须依托先进的信息技术手段的支持,实现管理手段现代化是提升办公室管理水平的必然要求。

因此，办公室必须改变传统运作模式,加快信息化建设步伐，充分利用现代技术以适应形势发展需要.

四、结合本单位实际情况制定以下管理制度

为了加强办公室管理，明确内部管理职责，使内部管理工作更加精细化、制度化和规范化，结合实际情况,特制订本制度。

一、工作规范

（一）、办公室工作规范包括仪容仪表规范、礼仪规范、言语规范、行为规范，相关规定按照员工守则细则执行。

（二）、办公室管理人员严格按照本制度中的要求规范开展工作。

二办公室事务管理

（一）、文书管理制度

文件是文书的重要组成部分，文件是各部门根据自己的职责范围所制发的具有执行效力的并设有特定版头的文书。

本制度中,文件特指公司内外部发文文件；

而文书特指内部一般性传阅资料。

档案是文书基础上形成的,档案是文书的延续。

现把文件、文书、档案统归于文书管理，并对文书管理制度做以下规定。

1、文件管理制度

第一条管理要点

1、为使文件管理工作制度化、规范化、科学化、精细化,提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。

2、文件管理的范围包括:

上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。

3、制度类文件按照公司文档统一格式进行编写,统一页眉、页脚,写明公司全称及文件性质;

正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息；

措辞规范，表达无歧义。

4、根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，做好相应的文字记录，以备查阅.

第二条制度规范

1、文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。

2、公司上报下发正式文件的权利主要集中在公司经理，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件.

3、公司对内公开文件由办公室负责起草和审核，公司经理签发;

各部门需要向下或对外发文的文件由公司经理负责起草，行政人事部负责审核，审核无误后行政办公室打印，打印后送回起草部门校对,校对无误方可正式打印，由公司经理盖章，签发。

4、凡寄至公司的文件、传真等，由办公室签收并做好相应记录。

5、办公室人员对一般性文件进行分类管理，定期整理并制作相关报表提交给部门主管.

6、各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅手续，对有密级程度的文件，需公司经理批准后方可借阅。

7、办公室管理人员对文件借阅情况进行登记,做好借阅记录并限期清退。

8、按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理,附件、批件、定稿等资料收集完全,存档备案。

半年一小清,年终一大清。

9、根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁，需上报公司签字批准，按照文件管理制度进行处理。

第三条文件管理流程设计

1、内部文件管理流程:

起草文件→审查编号→审批、签发→打印文件→下发文件→文件存档

2、外部文件管理流程：

外部收文→文件整理→文件存档→清退→文件存档→文件销毁

3、借阅流程：

提出申请，办理手续→批准→借阅→清退→文件存档→文件销毁

2、文书管理制度

1、为确保文书制发、处理、管理工作顺利进行，保证公司内部资料的安全性、完整性，促进与提高组织管理工作的效率，充分发挥文书在各项工作中的指导作用.

2、文书管理范围包括：

一般性文书（通知、公告、提案意见、会议纪要、总结汇编）、发文文书（学习资料、各类简报）、宣传资料、各类应存档的图表、其他有关公司的重大事项文书资料。

3、除通知外,一般性文书没有固定的格式，但必须标有页眉页脚，文本内容可根据文书具体内容进行调整.

4、根据文书性质进行编号整理,定期对文书进行归档整理,保持纸质文档与电子文档的同步更新。

1、根据公司实际需要及上级安排，起草编写内部公开文书，张贴公示学习。

2、按照文书管理范围，发文根据需要填写《发文簿》，所有文书原稿均分类存档备查。

3、按时间、内容等降序排列,整理归档，坚持平时归档与年终归档相结合，对照编号列出整理清单。

4、根据文书的时效性和保存的价值性，对文书进行整理销毁；

须上级审批同意，方可销毁.

5、若发现文书丢失,办公室人员必须查明原因，如实向公司经理报告，若未查明原因，则由办公室负责承担。

第三条流程设计

起草文书→填写《发文簿》（需要时）→张贴→存档→更新目录（纸质档与电子档）→借阅→清退→审批→销毁

3、档案管理制度

1、为了维护档案的真实性和可查阅性，使档案管理更科学、更专业，及时分类、整理、编辑、传递文书资料，提高档案管理质量与效率.

2、档案管理范围：

公司各类证照及各类文件、文书资料、其他应存档的信息资料。

3、根据文书整理和文件整理编号，对对应资料进行相应的归档、整理、备注，并存入专门的档案文件柜保管.

1、应归档的文件、材料由办公室人员负责收集，份数齐全,包括附件、批复、定稿等。

2、所有归档文书材料经过初步整理，根据时间先后顺序再按同一项目文书材料集中整理，并贴上标签。

3、坚持平时归档与年终归档、定期归档与不定期归档结合，对照编目，列出清单.

4、各部门需借阅相关档案，须由公司经理签字，审核通过后方可借阅,不得抄录、复制或借出。

5、档案管理人员必须遵守保密规定，履行保密手续，特别是员工个人信息、公司图片等主要资料的保管，确保档案安全与完整。

6、档案接收、移交，必须根据档案管理制度严格做好记录。

根据文件、文书目录整理需要归档的档案→排序整理，编制编目→存档→借阅→清退

（二）办公用品管理制度

1、为了加强办公用品管理，规范办公用品管理各项程序，节约办公经费，提高利用效率。

2、办公用品管理人员负责办公用