怎样写开发信产品邮件推销文档格式.docx
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现在是注意力碎片化的时代,我们的注意力保持时间越来越短。
开发信越长越难抓住客户注意力,只会让他们是去兴趣。
如果你没有找到相应的联系人,只找到了一个公司邮箱,可能是前台的,那你的开发信需要通过前台或秘书转交给相应的负责人。
这个被过滤掉的机率很大。
需要你的开发信:
具有很大的商业价值
能给客户公司带来很好的可见的利益
仅仅你的目标读者才能负责
同客户公司紧密相连
可信
专业
开发信的结构符合AIDA原则:
Attention(我想要继续读下去)
Interest(与我有何干系,有何利益)
Desire(对我有潜在利益和好处,我要抓住这个机会)
Action(我要回复,询问,订购)
尽量使用短句。
更加有力,易读。
整封信阅读下来不要超过30秒,最好不要超过20秒.所以最好在二三百字内。
一般而言,有个三段就OK了,如果你能保持简短的话,稍长也可以,最好不要超过四五段。
注意使用bullet项目符号,让阅读更省力。
开发信一个比较好的结构是:
1.标题:
10-20字内,抓住要领获得客户注意力
2.Rapport:
DearMr.…
3.可信的利益陈述:
你必须建立你的可信度,解释客户为何同你关联,你能给他带来什么好处,你的相关能力何在?
你给他的提议是什么?
要高度概述的同时,保持力度。
需要较好的语言功底。
4.特别陈述:
你公司有何特别之处,最好“只能”同你们合作。
5.特别的offer:
这个往往是给客户一个强烈回复的动机。
6.提请行动:
接下来希望客户如何行动,给一个提请行动的祈使句,或者一个问句,请客户回答。
7.PS:
有时PS非常管用,算是对开发信的一句话总结,并继续敦促客户采取行动。
3和7是开发信的核心所在。
业务员一定要花时间想清楚,你能给对方带来什么好处,并简明扼要地讲出来。
最后,你希望客户怎么做,要明确地讲出来。
一些ifyouhaveanyinterest,这种常见的结尾是没有力度的。
不如,Pleasesendusyourenquirywithyourspecificneeds.或者,Whatmaterials(models)youaresellingnow?
写开发信一些注意事项:
1.简洁:
少即是多。
你的开发信的目的与其说是让客户订购,倒不如定在让客户回复。
你一次不可能让客户解释所有的东西,不如就让他回复你,就是胜利。
2.Proposition(提议)要写得很独特和简单。
太复杂会把客户搞晕掉。
3.开发信的格式要整齐,用句要短,读起来轻松容易。
4.“youattitude”,“benefits”,“positive”,“conversational”等原则要把握好,具体参见其他贴子。
5.要可信
6.保持新意,如果确实产品同别人一样,就挖掘一点对于客户价值不一样的视角。
7.根据联系人的职位揣测对方的兴趣点。
比如小企业主会关心是否能帮他赚钱,而专门的采购经理则更关注省钱,这样才能凸显他的贡献。
很多福友反应,道理看了很多贴子都知道,就是轮到自己写了,还是不知如何写。
我在这儿先提供2个例子,供大家参考一下。
另外,准备建一个开发信的修改库,把大家修改的开发信集中放在一处,供后面的福友参考,共同交流。
Re:
NewEnergySavingIron(或者其他)
DearSmith,
LeadingcompaniessuchasXXXX,nowuseXXXastheirreliablesupplierforXXXproducts.
ForacostequatingtoXXX,yourcustomerswillbeabletosaveenergycostby%.
TheremarkableXXXXIronuses(工艺)to:
同客户相关的成果1
同客户相关的成果2
同客户相关的成果3
TotestXXX’seffectiveness,youcanarrangeafreeno-obligationtrialnow,byjustreplyingthisemail.Wewillreplyyouimmediatelytoarrangeit.
Bestregards,
XXX
一般简短的开发信三段就够了,
第一段,我能给你带来什么好处,你为何要看这封开发信
第二段,你为什么要相信我?
第三段,接下来咱们怎么进展。
要让文字背后是思想。
所以这三个问题,你自己一定得要想清楚,然后用最简洁有力的语言把他说出来,你的开发信就有力度了。
否则,没有内涵,再美的语言都是浮华不实的句子堆砌。
SavingyourpurchasingcostforqualityXXXX
DearJohn,
WhenyounextconsideryourarrangementsforXXXproducts,Iwouldwelcometheopportunitytounderstandyourrequirementsandsituation.
Ourcustomerinclude(XXX,XXX),whohavefoundourXXXissuperiorinqualitywhilesavingthem%costfromworkingwithus.
Iwillsendyoumoredetailedinformationregardingthisproductinanotheremail.Whenyoureceiveit,canyoupleaseemailmeyourrequirementforthisproduct?
这个标题的切入点很重要。
针对不同类型的客户,这个关注点是不同的。
比如小企业主,你可以跟他说,帮他赚钱,但对于一个职业采购经理,他对这个就兴趣不大,他的职责是帮公司省钱,省了钱就有功劳有奖金,所以你说可以帮你省钱,他会更关注。
零售商,批发商,网店等各类不同的客户,他们如何运营他们的生意,业务员最好能有所了解。
比如,一个大超市,他们的货架对于他们来说是最值钱的东西,他要求货品不仅要价格便宜,而且还要有很大的市场。
一个产品上架需要1年甚至更多时间,你如果用一个临时促销活动的低价去吸引他,肯定不灵光的。
二.哪些因素决定你的开发信回复率?
网上看到很多业务员抱怨写了开发信如石沉大海,很让人同情。
要搞清楚这个问题,需要先理清楚,到底哪些因素让客户不回?
1)到达与否:
不要觉得你的信都进了客户的inbox了。
其实,有很多信被你自己的ISP当垃圾过滤掉了,有部分被客户那边的ISP直接挡掉了,还有些是被识别为垃圾邮件投送到垃圾箱里了。
更有一些弹回了,比如邮箱地址不正确,邮箱已满,ISP故障等。
开发信因为大家用模板,很多ISP每日只允许发送50封,有的甚至更少。
很容易就被识别为垃圾邮件被屏蔽了。
即便正常跟客户沟通的邮件有时客户都收不到,更何况开发信。
很多外企的经理人,都有一个非常好的习惯,就是一旦重要点的邮件发给对方,半天没有回复,他马上就追一个电话,问邮件收到了没有。
决定邮件到达与否,因素很多,对于外贸小白来说,有些头大。
够写一个专题了。
以后专门写一篇。
大家暂时记住,要有一个靠谱的邮件清单,尽量用企业邮箱来发,争取用固定的IP发送,会大幅度提高到达率。
还有,不要用spider邮件搜索器,因为邮件搜索器抓取很多ISP故意放在网上的蜜罐邮件(spamtrap),一旦你给这些蜜罐邮件发送开发信,你马上就上了黑名单,是各个ISP云端共享的,接着你的邮件到达率就会直线下降。
2)打开与否:
这个主要取决
a)你的标题是否足够有吸引力,能抓住收件人的兴趣。
b)收件人是否真的对你的产品有需求。
所以,要提高打开率,首先在找客户的时候,要找对你产品最可能有需求的客户。
虽然把梳子卖给和尚听起来很牛,可如果你卖给长发女人不是更省力吗?
一定要找准客户群,找对池塘钓大鱼。
关于下开发信标题,如何才能写得有吸引力,也是三二句说不清楚的。
简单来讲,就是,你要能搔到客户的痒处。
不同类型的客户的痒处是不同的。
如何找他的痒处,就是功夫了。
仔细到他的网站上去看,还有阅读行业的杂志,了解不同类型的客户的业务是如何运作的?
他们成功的关键因素有哪些?
供应商的挑选标准自然是为了他的业务成功服务的。
你能帮客户成功了,你自然就打动他了。
如果大家有兴趣的话,客户回复本帖,另文再详细点。
3)阅读与否:
标题吸引客户进来,如果正文不是那么回事,客户还是不会继续往下读。
尤其不能搞标题党,标题要同正文呼应。
现在客户的时间最值钱,所以,要先把能给客户带来的好处放在前面讲。
接下来,给出稍微细节一点的论据。
邮件不在长短,而在于精炼,要能处处抓住客户。
看看老外写的史上最成功的开发信,有很多都是很长的。
长但没有废话。
简练,从对方的角度出发,阐述带来的益处。
处处能触动客户,自然就有力度了。
4)回复与否:
阅读了不一定就回复。
要给客户一个好的回复的借口。
所以结尾的部分非常重要,一般用一个祈使句,敦促客户采取行动。
或者用一个问句,问客户一个问题。
这个结尾的技巧,大家要仔细揣摩,把自己放在客户的位置,当自己读到什么样的句子时候,会更有可能觉得有必要回复呢?
有的人的开发信从头到尾都是单向的叙述,没有互动,只把客户作为一个听众。
听众是不觉得自己有必要发言的。
所以,要尽可能让客户参与进来。
使用什么样的句子呢?
多用一些问句,都用“你”而不是我。
有很多是英文communication技巧的问题。
很可惜的是,大家学习的外贸英语的教材,很多都只教一个句子如何用英文表达,而沟通技巧没有考虑。
这个businesscommunication,在西方国家,是专门的一门课来修的。
技巧很多。
后面试着分几个专题讲讲。
备注:
最近在QQ群里收到很多新手抱怨开发客户没有效果,发了数千封开发信,一个询盘都没有。
作为一个20年外贸老鸟,愿意把自己的一点经验分享给大家,尽点微薄之力。
有加我QQ的,请务必,开门见山。
不要不着边际拉家常。
还有,我的时间有限,只回答问题,比如遇到了一个棘手的问题,或者修改个开发信,不负责教育培训。
刚有个问我外贸流程,这样的普遍性的问题你还是自己去学习一下。
我一句话也跟你讲不清楚,浪费大家时间
三.被打动的客户才会回复