Word设置技巧Word格式文档下载.docx

Word设置技巧Word格式文档下载.docx

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一般来说，我们是通过“视图→工具栏”命令来选择显示在工具栏上的项目，这比较麻烦。

事实上，要想快速向工具栏中添加/删除项目，可以直接在工具栏上右键单击，在弹出的菜单中直接选择有关的项目即可，选中该项目，可以使它显示在工具栏上;

取消选择，就可以使它从工具栏中删除。

1.9.3 

快速删除工具栏中不用的按钮

在Word的工具栏中有不少按钮，可是有很多我们并不是经常用到，这些按钮白白地占着我们本来就不宽敞的屏幕，实在是一种浪费，那么怎样才能快速地删除这些按钮呢?

你只要按住A1t键，再用鼠标左键把不需要的按钮拉到工具栏外，待鼠标指针下方出现一把小叉后放开鼠标左键，你就会发现这个按钮已被删除了。

如果想恢复原来的工具栏样式，那么可以点击“工具→自定义”按钮，在弹出的对话框的“工具栏”选项卡的列表框中选中要恢复的工具栏名称，然后点击右侧的“重新设置”按钮，接下来确认要恢复的工具栏样式仅限于当前的文档还是作用于所有的Word文档，点击“确认”按钮即可。

1.9.4 

添加/删除按钮分隔线

在Word工具栏中有一些分隔线，把工具栏按钮按功能分成不同的区域。

当你为工具栏增减按钮之后，如果觉得某分隔线的位置不合适，可按住Alt键，同时左键拖动工具栏按钮，若拖动方向为增大按钮间距，则自动在其中间增加分隔符;

若拖动方向为减小按钮间距，则自动去掉两者中间的分隔符。

1.9.5 

分两排显示常用工具栏和格式工具栏

缺省情况下，“常用”工具栏和“格式”工具栏共享同一行，不便于使用。

如果把“常用”工具栏和“格式”工具栏分开，具体操作是:

单击菜单“工具→自定义”命令，选择“选项”标签，选中“分两排显示常用工具栏和格式工具栏”复选框即可。

1.9.6 

设置不同的奇偶页页眉或页脚

有时需要奇数页的页眉或页脚与偶数页的设置不相同，只需单击“文件→页面设置”命令，在打开的对话框中单击“版式”选项卡，选中“奇偶页不同”选项即可。

1.9.7 

备份“自动更正”

因工作需要，我们常常向Word的“自动更正”中添加一些新内容，可一旦重新安装Word后，这些信息就全部丢失了，让人非常难受。

事实上你可以采用下面的方法保存“自动更正”:

每次重新安装Word前，用“查找”的方法把Word安装目录下所有扩展名为ACL的文件找到，然后把它们复制到软盘或硬盘的其它分区保存，并记录下每个文件所对应的路径，一同保存。

这样，一旦重新安装Word后，将这些文件复制到对应文件夹中覆盖掉同名文件，马上就可以使用以前添加的“自动更正”内容。

1.9.8 

始终显示整个菜单

在默认情况下，当我们打开菜单时，它并没有完全展开整个菜单，而是在菜单下面出现一个向下的双箭头，当你将鼠标放到这个箭头上片刻，就会展开整个菜单，这样不利于我们快速找到需要的命令。

我们能否一打开菜单，就能看到所有的命令呢？

单击“工具→自定义”命令，打开自定义对话框，单击“选项”标签，选中其中的“始终显示整个菜单”选项（图2），然后单击“关闭”按钮，再单击菜单，是不是立即看到了所有的命令。

图2

1.9.9 

调整工具按钮布局

如果想调整工具栏中按钮的布局，把按钮从一个位置移动到另一个位置，可以采用以下方法:

按住Alt键，同时左键拖动工具栏按钮，拖到到合适位置释放即可。

1.9.10 

快速插入图片文件

文档要做到图文并茂，首先就要为自己的Word工具栏添加一个“插入图像”按钮，方法是:

单击“工具→自定义”命令，打开“自定义”对话框，选择“命令”标签，在“类别”中选择“插入”项目，然后在右侧“命令”中找到“来自文件”图标，用鼠标按住该图标不动，将其拖放到工具栏上，插入到工具栏中任一位置，松开手，你就会发现该图标已经位于工具栏中了。

以后要插入图片文件时，直接单击“插入图片”按钮，就会马上打开“插入图片”对话框．是不是方便很多呢。

1.9.11 

更改默认标尺单位

在Word中编辑文档时，为了精确地控制文档的左右边界和某些字符的制表位，一般是在页面视图中使用垂直与水平标尺来达到这个效果。

你是否注意到，水平标尺与垂直标尺使用的度量单位默认为字符，这与我们常用的以厘米为单位来计算不同。

为适合习惯，我们可以将标尺上的默认的度量单位由字符单位设置为比较熟悉的厘米单位，设置非常简单，可以在菜单栏中选择“工具→选项”命令，在出现的窗口中选择“常规”选项卡，将“使用字符单位”选项取消即可（图3）。

图3

1.9.12 

让所有打开的文档在一个窗口中显示

默认情况下，我们每次打开或新建一个文档，Word都会自动新建一个窗口，每个Word文档在Windows任务栏均显示为一个图标，这虽然对切换文档带来很大方便，但你不能一次操作即关闭所有打开的文档并退出Word。

为了用户使用方便，微软增加了让用户自行决定是否让打开的每个Word文档都在任务栏显示为一个图标，设置方法是:

1.单击“工具→选项”命令，系统弹出“选项”对话框;

2.单击“视图”选项卡，在“显示”标题下，清除“任务栏中的窗口”复选框（图4）;

图4

3.单击“确定”按钮。

之后，无论你打开几个Word文档，在Windows任务栏上只显示一个Word程序图标，这样，你就可以单击Word程序的“关闭”按钮或者“文件”菜单中的“退出”命令，快速退出Word程序了。

1.9.13 

为命令指定快捷键

在Word2002中，你可以为命令、宏、字体、自动图文集词条、样式或常用符号指定快捷键。

方法如下:

1.单击“工具→自定义”命令，打开自定义对话框架;

2.单击“键盘”按钮，打开自定义键盘窗口（图5）;

图5

3.在“将更改保存在”框中，单击要用于保存对快捷键所作修改的文档或模板名称;

4.在“类别”框中，单击包含所需命令或其它项目的类别;

5.在“命令”框中，单击所需命令或其它项目的名称，如果已经为其指定了快捷键，该快捷健将出现在“当前快捷键”框中;

6.在“请按新快捷键”框中，键入要指定的快捷键组合;

7.单击“指定”按钮。

1.9.14 

给特殊字符定义快捷键

在Word中输入特殊符号挺麻烦的，如果能用快捷键输入常用的符号那就好了。

定义快捷键的方法如下:

单击“插入→符号”命令，打开对话框架，选中要定义快捷键的符号，单击“快捷键”按钮，打开自定义键盘对话框，在“请按新快捷键”框中，键入要使用的组合键，单击“指定”按钮即可。

1.9.15 

取消快捷键定义

1.单击“工具→自定义”命令，打开自定义对话框;

2.单击“键盘”按钮，打开自定义键盘对话框;

3.在“将更改保存在”框中，单击包含要删除其快捷键的命令或其它项目的文档或模板;

5.在“命令”框中，单击命令或其它项目;

6.在“当前快捷键”框中，单击要删除的快捷键;

7.单击“删除”按钮。

1.9.16 

恢复快捷键的初始设置

单击“工具→自定义”命令，打开自定义对话框，单击“键盘”按钮，在“将更改保存在”框中，单击包含要恢复的快捷键设置的文档或模板名称，单击“全部重设”按钮。

1.9.17 

在工具栏中添加“自动求和”按钮

在编辑Excel工作表时，有时要用到常用工具栏中的“自动求和”按钮。

那么你想不想让Word的常用工具栏中也有一个“自动求和”按钮呢?

设置方法如下:

1.单击“工具→自定义”命令，打开“自定义”对话框;

2.单击“命令”选项卡，然后在“类别”框中，单击“表格”，在“命令”框中，找到并单击“自动求和”，按住左键将其拖动到常用工具栏适当位置并释放左键，此时“自动求和”按钮出现在工具栏中;

3.单击“关闭”按钮。

之后，在Word表格中，要计算并显示插入点所在单元格上方或左方单元格中数值的总和时，只需单击常用工具栏中的“自动求和”按钮即可。

1.9.18 

设定自动保存文档的时间

Word利用自动保存功能，能够在一定的时间范围内保存一次，若突然断电或出现其它特殊情况，它能帮你减少损失。

自动保存时间越短保险系数越大，在Word中打开文档后出现断电或类似问题时，能够恢复的信息就越多，当然占用系统资源越多。

你可以改变自动保存的时间间隔，方法如下:

单击“工具→选项”命令，然后单击“保存”选项卡（图6），选中“自动保存时间间隔”复选框，在“分钟”框中，输入时间间隔，以确定Word保存文档的频繁程度。

图6

1.9.19 

建立个性化菜单

如果想建立一个自己的菜单，把常用的命令都放在其中，该如何做呢？

1.添加新菜单

单击“工具→自定义”命令，打开“自定义”对话框，单击“命令”选项卡，然后在“类别”中单击“新菜单”项目，这时在右侧“命令”项中将显示出“新菜单”项目（图7），用鼠标选中“新菜单”，把它拖到Word的菜单栏中，放开鼠标左键，就可以在菜单栏中添加一个“新菜单”，不过目前它还只是一个空菜单。

图7

2.添加命令

下面就把一些常用的功能命令放入新建立的菜单中。

单击“工具→自定义”命令，在“自定义”窗口中选择“命令”，在“类别”中可以找到所有Word菜单、命令与按钮，选中某个命令，把它拖到新建立的菜单中释放即可，重复以上操作，可以把多个命令添加到菜单中，这样我们就建立起了自己的菜单。

1.9.20 

给工具栏添加一个计算器按钮

计算器小巧玲珑，计算数据非常方便，我们可以把它添加到工具栏上，以便随时调用。

添加的方法如下:

单击“工具→自定义”命令，打开“自定义”对话框，右击工具栏上“插入超链接”按钮，单击“分配超链接→打开”命令，打开“分配超链接”对话框（图8），单击“查找范围”右侧的下拉按钮，找到计算器程序文件CALC．EXE（通常位于C:

\Windows目录中），按下“确定”按钮退出。

以后需要调用“计算器”时，只要按工具栏上“插入超链接”按钮，启动前会弹出一个安全警示对话框，请按“确定”按钮，即可启动“计算器”程序。

图8

注意:

给“插入超链接”按钮另行分配了超链接后，单击工具栏中的“插入超链接”按钮后只会直接打开“计算器”，如果按下“Ctrl+K”键或选择“插入→超链接”命令，仍可以打开原来的“插入”对话框。

要想恢复原来的超链接功能，可以再次打开“自定义”对话框，然后右击该按钮，选择“编辑超链接→打开（或删除超链接）”命令，可以重新分配（或删除）该按钮的超链接。

而选择“编辑超链接→删除分配”命令则可恢复其原有的功能。

分配的超链接对象不仅是应用程序，还可以是文件夹和具体文件。

如果是文件夹，按下按钮后会快速定位到该文件夹，方便打开其中的文件;

如果是具体文件，就会调用相应的关联程序打开该文件。

1.9.21 

拆分窗口

将鼠标指针移动到垂直滚动条顶端上的拆分条上，此时鼠标变成上下箭头，然后双击或拖动，就把当前窗口拆分为两个窗口。

当要合为一个窗口时，则