商务会议策划方案Word格式文档下载.docx
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（会议日程见附表2）
7、印发会议通知，于6月15日发放（邀请函见附表3）
8、会议所需用品及设备：
（1）必备用品：
文具、桌椅、茶具、扩音设备照明设备、空调设备、投影和音像设备等。
（2）特殊用品：
①会议证件（会议正式证件，工作证）
②会标：
发展中国动漫—杭州研讨会（展板式）
③席卡（普通席卡即可）
④会议器材的准备（检查各种设备是否准备好，避免突发状况的发生）
⑤会议材料（会议日程、议程等文件，会议签到表）
⑥会议饮料用品（清茶、纯净水、纸杯等）
⑦会议其他用品（纸、笔、烟灰缸、面纸等）
（以上八项由会务组负责）
9、会议组织机构：
会务组、宣传组、文件组、接待组、保卫组、秘书组、后勤组、企划组、
10、会议场所的布置：
（会场布置见附表4）（企划组负责）
（1）会场格局的设计
（2）排列会场座次
（3）会场摆放花卉：
在u型桌中间摆放君子兰
11、预订膳宿（接待组负责）
在纳德大酒店预定15间空房，供参会人员住宿（选择理由：
离杭州西湖较近，四周风景宜人，客人闲暇之余可以去西湖游玩，且该酒店服务较好，口碑不错）
（1）住宿预订：
房间标准：
高级标间8间（418元/间）
豪华单间7间（468元/间）
预订天数：
3天
（2）餐饮预订：
①预订方案：
7.03工作晚餐（两桌）
7.04工作午餐（两桌）、商务晚餐（四桌）
7.05工作午餐（两桌）、烧烤晚会
7.06工作午餐（两桌）
②预订标准：
工作午餐800/桌
商务晚餐1500/桌
烧烤晚会5000元
12、进行全面的会前检查：
（1）检查会场空调，麦克风，投影仪等设备是否齐全，并进行试用，确保其在当天能正常使用（后勤组负责）
（2）会议文件是否准备齐全、签到簿是否做好（文件组负责）
（3）检查警卫部署、证件检验人员的定岗定位、交通指挥及主席台服务人员的就位等（保卫组负责）
二、会中组织工作
（一）报到日安排（7月3日）
1、接站工作
（1）时间：
7:
00—15:
00
（2）地点：
车站或机场
安排车辆准时在车站或机场接待，在酒店门口树立欢迎标牌，欢迎每位参会人员，并派迎宾小姐带领其办理相关手续
2、报到工作
（1）时间：
8：
00—17：
（2）地点：
纳德大酒店一楼大厅（接待组负责）
3、材料的发放（文件组负责）
先请与会人员到纳德大酒店入住，凭邀请函领取门牌号码，并向报到者说明会议的作息时间、注意事项和食宿安排等情况、收取和发放相应材料，待第二天在集体去会场、与会人员还要填写个人信息资料，以便会后制作会议通讯录和以后联系
（二）第一天安排（7月4日，企划组负责）
1、开幕仪式
（1）开幕式前准备（会务组负责）：
①时间：
9：
00—10：
②地点：
杭州西湖会议厅外的临时舞台
③人员：
全体与会人员
④器材：
准备好麦克风、音响、鲜花等设备，搭好舞台，并在前天晚上进行相关设备的检测，确保能正常使用。
⑤开幕式会场布置（会场布置见附件5）
（2）开幕式议程
①主持人讲话，宣布开幕式开始
②中国动漫协会会长发表演讲（主持人，协会会长演讲稿见附件6）
③参会人员代表发言
④动漫大师发言
⑤主持人宣布开幕式结束
（3）现场整理，打扫
2、会议“2010中国动漫产业发展”
（1）会议时间：
10：
30—11:
30
（2）会议地点：
杭州西湖会议厅（2号会议厅）
（3）与会人员：
协会市场部成员、群众代表、主持人，记者
（4）会议议题：
①中国动漫产业发展概况
②中国动漫市场消费者构成情况
③中国动漫产业存在的不足
（5）会议议程：
①主持人宣布会议开始
②本协会市场部负责人发言（根据中国动漫产业发展概况分析中国动漫市场消费者构成情况）
③群众代表发言（表达对中国动漫的看发以及期望）
④主持人宣布会议结束
（6）会议器材：
会场、多媒体、音响设备、横幅、扩音设备照明设备、空调设备、入场证件、记者证、席卡、纯净水等
（7）会场布置：
在U字型会台的中间摆4盆树景，会台上摆放上鲜花、饮料、面纸、笔记本、台式麦克风，U字正对面墙上挂上横幅，在横幅两边摆上两棵高点的树（树的绿色可以缓解会议上的紧张压抑的气氛，缓解眼睛的疲劳，同时花的芬芳也可以使人放松愉悦）
3、会议“2010年全球动漫产业发展”
15:
00—16:
国内外动漫协会市场部人员，企划部人员，国内外动漫大师，成功企业家，主持人，记者
①中国动漫产业的发展模式
②欧美及日韩动漫市场状况和发展模式研究
③国际动漫产业发展的经验
②本协会技术开发部负责人发言（中国动漫产业的发展模式）
③日本动漫协会市场部负责人发言（欧美及日韩动漫市场状况和发展模式研究、国际动漫产业发展的经验）
④自由讨论、交流经验
⑤主持人宣布会议结束
在U字型会台的中间摆4盆树景，会台上摆放上鲜花、饮料、面纸、笔记本、台式麦克风，U字正对面墙上挂上横幅，在横幅两边摆上两棵高点的树
4、商务晚会
（1）时间：
19:
00—21:
30
纳德大酒店三楼宴会厅
（3）人员：
（4）器材：
台式麦克风、多媒体、音响设备、横幅、扩音设备、照明设备、空调设备、
（5）活动：
①动漫协会会长致祝酒词
②开始用餐
③动漫展示（见附件7）
（三）第二天安排（7月5日，企划组负责）
1、会议“2010中国动漫产业市场前景”
杭州西湖会议厅（3号会议厅）
本协会人员、成功企业家、主持人、记者
①中国动漫产业发展存在的主要问题
②发展中国动漫产业的对策
②中国动漫协会负责人发言（分析中国动漫产业发展存在的主要问题及对策）
③成功企业家代表马云发言
④主持人宣布会议结束
2、户外活动
（1）杭州西湖游玩
15点—18点
②地点：
西湖周边各景点
③人员：
全体参会人员
④游玩路线：
包括“一街、二馆、三园、四墓、五景”这十五个西湖景点。
（2）烧烤晚会
18：
00—20:
西湖畔
全体参会人员
（3）注意事项：
西湖的风景宜人，故应带上摄像机、照相机等器械拍照录像留念，注意环境的保护，随身带上垃圾袋，不能乱丢垃圾，尤其是烧烤晚会时，更应注意！
（四）第三天安排（7月6日，企划组负责）
1．会议闭幕式：
（9：
30）
（1）闭幕式前准备
器材：
麦克风、音响、鲜花等设备，搭好舞台（并在前天晚上进行相关设备的检测，确保能正常使用）
（2）闭幕式流程：
①主持人讲话
②中国动漫协会负责人**发表闭幕式致词
③动漫大师对此次研讨会做总结
④主持人宣布此次研讨会结束
（3）现场整理、打扫
补充说明：
（一）会议现场服务工作（秘书组负责）
1、引导座位，维护秩序（安排礼仪小姐引领与会者根据会场原先的座次安排与会者依次就做，等待会议开始，并要做好会场的秩序维护工作，保证会议顺利进行）
2、处理临时性事务工作（在开会过程中，秘书人员要负责处理与会领导临时交办的各种事宜，做好内外联系、传递信息的工作）
3、会场的清洁卫生、开水供应、灯光照明、扩音设施等服务
4、协助领导掌握情况，控制会议进程（秘书人员要对会议中的动态，对与会者的建议和反映，对出现的苗头和倾向等心中有数，并及时向会议领导报告。
会议进行中，视会场气氛情况，可适时向领导建议休息）
（二）会议记录工作（秘书组负责）
记录会议名称、开始和结束时间、地点、主题；
会议出席者名单或出席人数、缺席者名单或缺席人数；
会议主要内容或经过，包括报告内容、讨论事项等等；
会议决定、决议事项；
与会议有关的资料；
记录者签名、负责人签名
三、会后后续工作（秘书组负责）
（一）安排与会人员离开，并派发纪念品（纪念品见附件8）
（二）整理打扫会场，秘书对会议资料进行汇总整理，把每个人的观点建议分开整理，并打印出来。
（三）学术交流会费用结算，并列出清单（见附表9）
（四）制定后期的宣传方案，并预测费用（宣传组负责）
（五）制定招标投资方案，吸引投资商前来投资，以研发出新的动漫制造技术
附表1：
参会人员名单列表（客方）
日本动漫大师：
宫崎骏、车田正美
美国动漫大师：
大卫·
艾立克、弗劳埃德·
戈特弗雷德森
中国动漫大师：
易新超、万氏兄弟
日本动漫协会市场部负责人：
富坚义博、
企划部负责人：
深田恭子
成功企业家：
马云、李嘉成、张朝阳
群众代表：
大学生代表程超、王明、于张峰
青少年代表方天怡、黄玲、蒋鹏飞
记者：
张陈陈、朱天南
主持人：
葛培基
翻译：
周峰、张志元
附表2：
会议议程与日程表
时间
日程
7月3日
下午
接站、签到、发放资料
7月4日
上午
集合，集体乘车去会场
9：
00--10：
开幕式
30--11：
会议主题“2010年中国动漫产业发展”
11：
会议结束，回酒店用餐
15：
会议主题“2010年全球动漫产业发展”
16：
会议结束
晚上
19：
商务晚会
21：
晚会结束
7月5日
集合去会场
会议主题“2010年中国动漫产业市场前景”
10.：
00--20：
西湖游玩
烧烤晚会
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