浅谈如何做好秘书工作Word格式.docx

浅谈如何做好秘书工作Word格式.docx

《浅谈如何做好秘书工作Word格式.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《浅谈如何做好秘书工作Word格式.docx（4页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

将我们所从事的秘书工作从前述其他的“秘书”们区分开来，找出自身特点并加以归纳，进而讨论一下如何做好我们的秘书工作，应该是有必要的。

　　秘书一词的来源

　　1、一种职务的名称，即我们通常所讲的秘书工作。

　　2、一种官名，中国自秦汉以来，历代封建王朝均设有尚书、秘书监、秘书令、秘书丞、秘书郎等官职，掌握大小官员转呈向皇帝递交的奏折。

宣布皇帝的诏书等。

　　3、外交官员的一种，指驻外使馆中介于参赞和随员之间的外交官，分为一秘、二秘、三秘。

　　4、宫廷里的藏书，尤指禁书。

　　5、宗教迷信里，指巫师、方士对命运吉凶的隐语、预言。

　　秘书的类别

　　1、从服务的对象上分2、从所属部门来分3、从具体的工作性质分4.文字秘书5.机要秘书6.通讯秘书7.信访秘书8.事务秘书9.生活秘书

　　关于秘书机构

（一）各级秘书机构

　　1、中央机关的秘书机构2、省、市、县机关的秘书机构

　　3、基层单位的秘书机构

（二）各类秘书机构

　　1、人民解放军系统的秘书机构2、企事业单位秘书机构

　　3、民主党派4、人民团体

　　此外，临时性的秘书机构，重大会议，如党代会、人代会、政协会等，我们也经常办会，设会务组，也属于临时性的秘书机构。

此外，在重大活动中，也要设临时性秘书机构，如筹备一场体育运动会，一场文艺演出，也会有秘书处，有的叫会务组。

　　二、秘书处的工作性质

　　我们的秘书处，我们的秘书工作，包括贸仲秘书处、海仲秘书处、调解中心秘书处、海协秘书处等，从性质上讲，都属于民间机构的秘书部门。

大体来说有以下几个方面的特点：

　　1、法律性：

此点是不言而喻的。

我们每天都在从事着与法律有关的工作，经手着与法律有关的事物。

　　2、涉外性：

我们所从事的工作是处理大量的涉外仲裁、调解案件，要经常与外国机构、外国当事人打交道，是对外开放的窗口。

　　3、管理性：

秘书人员要协调各种关系，要管理案件程序，管理各种文档，管理财务等。

从某种意义上讲，秘书人员也是管理人员。

　　4、服务性：

我们与行政机关、纯审判机关是不同的，属于社会中介组织。

但它和律师事务所也有区别，但总体来说，属服务行业。

我们通过接待当事人，提供咨询，解答问题，办理仲裁、调解案件等，都体现了工作的服务性质。

　　只有明确了我们的工作性质，明确了我们这种工作在当今社会环境中所处的位置，才能正确掌握好工作方向，才能找到做好工作的途径和规律。

　　谈到我们的工作性质，我想起了，北京青年报3月*日第**版，有一篇文章题目叫“社会中介组织功能和体制的探索”作者是北京市贸促会会长姚望，内容在这篇文章的右边，有一个“编辑点评”，题目为“从准衙门到社会中介关于我们法律部”

　　三、秘书人员应具备的素质

（一）、基本素质

　　1、身体素质：

健康的身体应该是做好任何工作的一个重要前提。

要有一个健康的体魄。

身体状况不佳的人是不能胜任秘书工作的。

　　2、心理素质：

要时刻保持良好的心态，心理状态要正常，不要被情绪所左右。

每一天都应以平和的心态从事自己的工作。

一个有着心理障碍的人，一个对社会充满仇恨的人，一个喜怒无常的人是不可能做好秘书工作的。

　　3、思想素质：

这是更高的一项要求，作为现代社会的高级管理人员，在一个国际知名的机构里工作，应当具有爱岗敬业精神、实事求是精神和开拓创新精神，此外，还应具备博大的胸怀、宽广的视野和高度的社会责任感。

　　在现代社会里，人们的工作生活的节奏加快，社会的变化日新月异，外边的世界很精彩，几乎每天都有令你感慨的事情发生，且不说每天的国内外形势，就在我们身边，就会经常有一些新奇事、突发事，今天你的一个亲戚玩股票挣了大钱；

明天你的一个朋友倒房地产亏大发了；

昨天，你的哥们当了大官，前天，你的一个熟人因腐败问题露馅，进去了。

。

这些都会令你感慨，但不要受各种情况的影响，不能看人家发财了，就想到，做人就得胆大；

而一看到出问题的，马上又一转念，做人还是谨慎为好！

（二）、业务素质

　　1、理论知识：

必须认识到理论学习的重要性，一方面要掌握扎实的基础知识，包括法律、外语、经贸以及对业务工作有帮助的其它知识。

另一方面也注意收集新的信息，关注的法学领域的新的发展动态。

　　2、实践经验：

要注意总结工作中好的经验，尽量避免走弯路，要经常进行经验交流，要多向有经验的人学习。

　　3、办事能力：

秘书工作繁杂、琐碎，这就要求我们必须具备较高的办事能力，无论是办案，办会，还是处理日常事务，都要注意锻炼自己的办事能力，提高办事效率并应掌握一定的办事方法与技巧。

（详见“四”）

　　（三）、文化素质

　　1、社会科学学好专业知识应是起码的要求，而懂得一点文史哲，具备一定的文化素养，也很有必要，可陶冶人生情趣，亦可对工作有所裨益。

相传，在清朝某年间，皇帝派朝廷官员到南方招考官吏，但先后派了几人均未能完成此任。

何故？

只为南方的秀才们嫌这些官员文化素养低，写诗做对皆不行。

后皇帝派了一个叫王尔烈的人又去江南办理此事。

那些江南才子们以出对联来试王的文化，上联曰：

江南千山千水千秀才，王尔烈即刻以此下联对之：

塞北一天一地一圣人。

语出惊人，顿受青睐。

江南秀才们进而问到，先生的学问究竟有多大？

王随口吟到：

天下文章属三江三江文章属吾乡吾乡文章属吾弟吾为吾弟改文章。

由此，一句对联，一首诗完成了招考工作。

　　2、自然科学：

仲裁、调解案件五花八门，常常要涉及自然科学的有关知识，如机械设备，建筑工程，医药化学等。

一方面，我们平时要注意积累；

另一方面，在办理这方面的案子过程中，也要从中学一学这方面的知识。

　　3、外语：

我们办理的案件中，涉外案件占有很大的比例，经常涉及外国当事人，对外交往中，无论是书面的，还是口头的，都要经常运用外语。

我们要使自己成为既懂业务又懂外语的，“两条腿走路”的人才。

　　（四）此外，学会一些有益的技能，如电脑、开车，琴棋书画等，也是很有好处的。

　　俗话说，“艺不压身”如果你具备了一定的素养，掌握了某种技能，总会有你显山露水那一天，同样，假如你在那一方面尚存缺陷，则一定会有你无地自容的那一刻。

　　但有一点要明确，我们必须始终围绕本职工作这个“重心”，在做好本职工作的前提下，才能再去充实自己的其它知识与技能，而绝不能冲淡“主题”，更不能“不务正业”。

　　四、秘书人员要掌握一定的工作原则、方法和艺术

　　工作原则：

在工作中应遵循的规律并使之作为我们行为的准则。

　　工作方法：

为了达到工作目标而采取的手段和途径。

比如过河:

你可以选择游泳，划船，架桥等，关键是要选择切实可行的方法。

　　工作艺术：

通过运用高超的、巧妙的、具有创造性的工作方法,顺利地完成工作任务，同时给人以美的感觉和享受。

　　作为现代社会的秘书人员或管理人员，我们应该学会：

坚持工作原则，运用工作方法，讲究工作艺术。

为此，我们要做到以下几点：

　　1、要协调好各种关系：

包括与本部门的领导之间，同事之间；

与仲裁员/调解员之间的关系；

与当事人的关系，与律师的关系；

与有关部门的关系等。

　　在协调与本部门领导的关系时，要作到尊重领导，维护领导的威信，适应领导的工作习惯、工作方法、工作风格以及工作特点。

比如，有的领导逻辑性较强，凡是爱有个前因后果，对这样的领导就要在谈工作时要讲事实，摆观点，有分析有推理；

而有的领导喜欢单刀直入、开门见山，对此就要言简意赅，直中问题的要害；

而有的领导幽默风趣，你也不妨与他（她）开开玩笑。

了解领导的工作风格和特点，目的是为了更好地做好工作。

当然，在尊重领导的前提下，要敢于提出自己的观点，要有维护真理的精神。

那种对领导一味迎合，无原则地服从，则是不足取的。

那样，会使别人怀疑你的人格、人品，领导也不一定会欣赏这种人。

　　对待当事人要热情周到，庄重大方，言行得体，不卑不亢，树立良好的部门形象。

不要摆出官僚衙门的作风，也不要沾染市侩奸猾的习气。

　　对仲裁员/调解员要尊重，当好他们的助手和参谋，但不要越俎代庖。

要各司其责，互相配合，共同把工作做好。

　　此外，要注意与有关部门建立和保持良好的工作关系，如外贸部门，商检机构，会计师事务所等。

这对于我们搞好工作也是大有好处的。

　　2、要掌握理事艺术

　　（*）工作要有计划长远计划：

五年、三年、一年短期计划：

一个月、一个星期、每一天

　　（*）养成良好的工作习惯：

今日事今日毕，能马上办的决不要等一会儿再办；

一件事情要一抓到底，不要半途而废。

目标明确，有始有终。

　　（*）始终把握工作的中心：

工作安排要主次分明，不能“眉毛胡子一把抓”。

重要的事先办，急事先办，及时处理；

对大事要高度重视，一抓到底，而相对来说不太重要的事则可以放后缓办。

　　3、要有较高的说、写能力，即语言表达能力和文字写作功夫，这也是做好秘书工作必须具备的。

　　我们在实际工作中，都体会到，秘书工作涉及到的关系方方面面，既有人，又有事，千头万绪，林林总总。

然俗语到：

“千条线，一根针”，我们就是这根“针”，运用得好，你会有条不紊，游刃有余；

运用不好，你会手忙脚乱，焦头烂额。

　　四、秘书人员的纪律要求

　　任何一种组织，都有自己的组织纪律，作为一个从事法律工作的机构，更应该如此。

　　现在，贸仲、海仲和调解中心都有自己的“秘书人员工作守则”，它对秘书人员提出了具体的要求，这就是我们的纪律，每一条都应自觉遵守。

各个“守则”虽然在内容上各有特点，但从要点上看，大体上可分为三个方面：

　　1、忠于职守，爱岗敬业

　　2、秉公办事，廉洁自律

　　3、保密制度，严格遵守

　　其具体内容是不言自明的，无须再作解释，只是对我们每一个做秘书的来说，要时刻提醒自己，严格遵守这些纪律。

　　在当今社会，在知识经济的今天，人的现代化素质，是一个人，一个单位，乃至一个国家生存与发展的决定性因素。

一个单位是否具有竞争力，取决于这个单位工作人员整体素质的提高。

在我们这种单位，秘书人员的工作十分重要，秘书人员既是业务人员，也是管理人员，秘书人员的素质及其工作效率，直接影响到整个单位的形象及其在市场经济环境中的竞争力。

因此，一方面，秘书人员要注意不断提高自身的素质和办事效率；

另一方面，领导人员要注意对智力资源的不断开发，对知识含量的不断充实以及对人才资源的合理配置。