档案学8优质PPT.ppt
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4、统一编号自门口起，从左至右编架号，每架从左向右编栏号；
每栏从上至下编格号。
三、档案的存放和全宗排列
（一）存放和排列档案存放以全宗为单位。
全宗排列方法有两种：
一是按全宗顺序号流水排列法，二是全宗分类排列法。
我国通常用“全宗群”排列法。
（二）存放方式：
竖放常用的方法平放用于保管珍贵档案盒不宜竖放的档案，如卷皮质软，未装订、面积过大等。
但堆叠高度不超过0.4米。
四、存放位置索引a.指明档案的存放位置，以全宗及其各类档案为单位，指出其存放地点。
b.指明各档案库房保存档案的情况，以档案库房和档案架（柜）为单位，指出它们存放了什么档案。
五、档案代理卡将已上架的档案暂时移出库外，需在原来位置放档案代理卡，以便掌握档案流动情况和安全检查。
六、全宗卷以全宗为单位组成的说明全宗历史情况的文件材料专卷。
全宗卷是该全宗内文件的判断：
全宗卷是该全宗内文件的组成部分。
组成部分。
全宗全宗卷的卷的主要主要内容内容|1.档案收集|2.档案整理|3.档案鉴定|4.档案保管|5.档案统计|6.档案利用|7.档案管理新技术的应用全宗卷的作用|全宗卷是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的、能够说明该全宗历史情况的各种文件材料所组成的专门案卷。
全宗卷是一个案卷，从性质上说，它不能与全宗内的案卷混同，不是全宗内的档案，通俗地讲，是在档案管理活动中形成的“档案”，是管理全宗的档案，是档案的档案。
第七章档案的检索第一节档案检索概述1、档案检索：
对档案信息进行系统存存储储和根据需要进行查查找的工作。
存储阶段：
著录标引，组织检索工具。
查找阶段：
排列著录标引，组成检索工具。
2、检索的地位检索是提供利用的先期工作；
检索是提高档案馆工作水平的重要手段；
检索式档案工作的独立的重要环节。
3、档案检索效率在检索过程中满足利用者的全面性和准确性程度检岀的有关档案检全率100全部有关档案未检岀的有关档案漏检率100全部有关档案检准率：
检出的有关档案检准率=检出的全部档案检出的不相关档案误检率=检出的全部档案（英）C克勒维：
检全率与检准率互逆。
第二节档案检索语言档案检索语言基本特点：
a.单一性b.专业性检索语言类别：
a.分类语言b.主题语言目前我国统一使用中国档案分类法和中国档案主题词表。
请仔细阅读P241251第三节档案著录标引|一、档案著录标引的含义和作用|档案著录是指在编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行分类、选择和记录的过程。
|档案著录包括著和录两种。
著，即标引，将其内容的主题的自然语言转化成检索的标准语言的过程。
录，即抄录，是将文案文献的形式特征例如作者、时间等照录在著录条目上。
标引时针对档案的内容而言，而抄录则是其形式特征，是文献本身固有的自然语言。
标引是著录的核心。
|二、档案著录规则简介|
（一）著录项目|根据档案著录规则的规定，档案的著录项目有以下10项：
|1.题名与责任说明项。
|2.稿本与文种项。
|3.密级与保管期限项。
|4.时间项。
|5.载体形态项。
|6.丛编项。
|7、附注与提要项。
|8、标准编号及记载项。
|9、提要项。
|10.排检与编号。
|
（二）标识符号|4.1著录项目标识符4.1.1本标准各著录项目之前冠以一定的标识符。
各大项（题名与责任者项、排检与编号项、提要项除外）。
并列题名。
：
副题名及说明题名文字、文件编号、规格。
第一责任者。
；
其他责任者、保管期限。
附件。
4.1.2著录项目标识符说明4.1.2.1除“.”符占两格并在回行时不应拆开外，其他符号占一格，前后均不再空格。
4.1.2.2除题名与责任者项外,各大、小项回行时，均不省略标识符。
|4.1.2.3凡重复著录一个项目,需重复添加该项目的标识符；
不进行著录的项目，其符号连同项目一并省略。
4.2著录内容识别符。
（）责任者所属机构名称、责任者真实姓名、责任者职务、中国责任者时代、外国责任者国别及姓名原文、丛编项。
自拟著录内容、载体类型标识。
？
推测的不能确定的著录内容，与结合使用。
每一个残缺文字。
未考证出的责任者、时间及难以计数的残缺文字用三个“”号。
.外文缩写。
起止连接。
|（三）著录格式|著录格式是著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。
|有文件级和案卷级两种。
|详见档案著录规则|P253|文件级（以单份文件为著录对象）条目著录格式|分类号档案馆（室）代号档号缩微号正题名=并列题名：
副题名及说明题名文字：
文件编号载体类型标识第一责任者;
其他责任者.文本.密级：
保管期限.文件形成时间.数量及单位：
规格附件.（丛编）.附注主题词提要|5.2案卷级（以卷、册、袋、盒为著录对象）条目著录格式|分类号档案馆（室）代号档号缩微号正题名=并列题名：
副题名及说明题名文字载体类型标识.密级;
保管期限.案卷内文件起止时间.数量及单位：
规格.附注主题词提要|（四）著录详简级次著录详简级次6.1著录项目分为必要项目和选择项目。
6.1.1必要项目：
正题名、第一责任者、时间、分类号、档号、缩微号、主题词。
6.1.2选择项目：
并列题名、副题名及说明题名文字、文件编号、载体类型标识、其他责任者、文本、密级、保管期限、载体形态、丛编、附注、提要、档案馆（室）代号。
6.2著录详简级次分为简要级次和详细级次。
6.2.1凡条目仅著录必要项目的称简要级次。
6.2.2凡条目除著录必要项目外，还著录部分或全部选择项目的称详细级次。
|著录用文字著录用文字7.1著录用文字必须规范化。
7.2文件编号、时间项、载体形态项、排检与编号项中的数字一律用阿拉伯数字。
7.3少数民族文字档案著录时必须依照少数民族文字书写规则。
载体类型标识载体类型标识档案的载体类型分为甲骨、金石、简牍、缣帛、纸、唱片、胶片、胶卷、磁带、磁盘等。
著录来源著录来源9.1档案的著录来源是被著录档案的本身。
主要依据文头、文尾、案卷封面、卷内文件目录、备考表等。
9.2其他有关的档案资料。
|（五）著录项目细则（五）著录项目细则10.1题名与责任者项a.题名是直接表达档案内容特征、中心主题并区别于另一档案的名称。
b.责任者是指对档案内容进行创造，负有责任的团体或个人。
10.1.1正题名档案的主要题名，一般指单份文件文首的题目名称和案卷封面上的题目名称。
正题名照原文著录。
10.1.2并列题名以第二种语言文字书写的与正题名对照并列的题名。
必要时并列题名与正题名一并著录。
并列题名前加“”号。
10.1.3副题名及说明题名文字10.1.3.1副题名：
解释或从属于正题名的另一题名，副题名照原文著录。
正题名能够反映档案内容时，副题名不必著录。
副题名前用“：
”号。
10.1.3.2说明题名文字：
指在题名前后对档案内容、范围、用途等的说明文字，照原文著录，其前加“：
10.1.4没有题名的单份文件依据其内容拟写题名，并加“”号。
|10.1.5题名含混不清的文件或案卷10.1.5.1单份文件的题名不能揭示内容时，原题名照录，并根据其内容另拟题名附后，加“”号。
10.1.5.2案卷题名不能揭示案卷内容或题名过于冗长时，一般应重新拟写，改写原案卷题名后再著录。
10.1.6文件编号文件编号是文件制发过程中由制发机关、团体或个人编写的顺序号，包括发文字号、图号等。
文件编号照原文字和符号著录，其前加“：
例如：
中发198016号：
J6-021-00110.1.7载体类型标识以纸为载体的档案一般不予著录，其他载体类型据实著录，并加“”号，见第8章。
|10.1.8第一责任者10.1.8.1第一责任者是指文件上列于首位的责任者。
其前加“”号。
10.1.8.2责任者只有一个时作第一责任者照原文著录。
10.1.9其他责任者10.1.9.1其他责任者指除第一责任者以外的责任者，其前加“;
10.1.9.2单份文件有多个责任者时，除著录第一责任者外，其他责任者最多著录2个，以“；
”号相隔，并加“等”字。
立档单位本身是责任者的必须著录。
|10.1.10机关团体责任者10.1.10.1团体责任者必须著录全称或通用简称。
如“中国共产党中央委员会”简称“中共中央”，“中华人民共和国外交部”简称“外交部”，“中国人民解放军总参谋部”简称“总参”，“河北省人民政府人事局”简称“河北省人事局”，“国家档案局档案馆业务指导处”简称“国家档案局二处”等；
不得著录为“本部”、“本委”、“本省人事局”、“二处”等。
10.1.10.2历代政权机关团体责任者,著录时其前应冠以朝代或政权名称，并加“（）”号。
如（清）内阁，（民国）教育部。
|三、档案标引的步骤和方法|
（一）主题分析|分析主题的类型，分析主题的构成因素|
（二）概念转换|把主题概念转换为检索语言。
第四节档案检索工具|一、档案检索工具的作用|（档案与利用者之间的）桥梁、（档案馆与利用者、档案馆与档案馆之间的）交流、|（档案馆工作人员的）管理|二、档案检索工具的种类|1、按体例分，有：
目录、索引、指南。
|2、按载体分，有：
书本式、卡片式、缩微式、机读式。
|3、按功能分：
馆藏性、查找性、介绍性。
|三、档案检索工具体系的基本要求|1、一定数量、不同种类|2、各种工具互补|3、设置与利用需求相符|4、馆藏性、查找性、介绍性并举。
四常用档案检索工具的编制方法|
（一）案卷目录|以全宗为单位登录案卷的题名及其他特征，并按案卷号次序编排而成的一种档案目录。
|作用：
|揭示卷内文件的来源、内容等，固定卷内文件顺序，统计卷内单份文件数量。
它们是档案馆（室）基本和必备的检索工具。
|
（二）卷内文件目录汇集（全引目录）|全引目录全引目录即以全宗为单位将“案卷目录”与“卷内文件目录”相结合，按一定次序编排而成的一种档案目录。
全引目录|（三）分类目录|根据体系分类法的原理，将档案主题按中国档案分类法的逻辑体系组织起来的检索工具。
|一般采用卡片式。
|（四）全宗文件目录|全宗文件卡片|（五）专题目录|专题卡片|（六）卡片的排列|根据原来所编计划中的分类方案，结合实际情况。
|（七）主题卡片|（八）人名索引|（九）文号索引|（十）全宗指南|全宗指南亦称全宗介绍、全宗全宗指南亦称全宗介绍、全宗说明，是以文字叙述的形式，说明，是以文字叙述的形式，较全面地介绍和揭示某一全宗较全面地介绍和揭示某一全宗档案内容、成份及其利用价值档案内容、成份及其利用价值的一种引导性检索工具。
的一种引导性检索工具。
|全宗指南是以文章叙述的形式，介绍和揭示档案馆（室）所保存的某一个全宗档案内容和成分及其利用价值的一种材料。
全宗指南作用：
可使有关的机关、团体和个人了解某一立档单位的历史，全宗的历史，全宗内档案材料的主要内容和成分，为科学研究和工作查考提供所需档案的线索。
也能够帮助档案人员熟悉档案内容，更好地开展档案的整理、鉴定、检索、提供利用、编研、对外宣传报导等工作，提高科学管理水平。
|全宗指南类型全宗指南类型|全宗指南主要有三类：
一是机关、团体、企事业单位全宗指南；
二是联合全宗指南与档案汇集介绍；
三是人物全宗指南。
|全宗指南通常由全宗构成者沿革简介、全宗档案的内容与成份及有关辅助材料三部分组成。
|全宗指南内容全宗指南内容|1、立档单位和全宗的简要历史。
|2、全宗内档案内容和成分的叙述。
其叙述方式，一是以档案内容为主线，分设题目进行叙述；
一是以组织机构为主线，按机构分别介绍。
介绍档案的内容和成分，一般应指明作者、说明的事物、文件名称、制成材料、可靠程度、形成时间、利用价值。
全宗全宗
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