商务信函写作PPT推荐.ppt

商务信函写作PPT推荐.ppt

《商务信函写作PPT推荐.ppt》由会员分享，可在线阅读，更多相关《商务信函写作PPT推荐.ppt（36页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

因涉及到为主，直截了当，言简意明。

因涉及到经济利益，任何的数字，用词等均要求经济利益，任何的数字，用词等均要求准确无误。

准确无误。

格式的国际化：

按国际通行的格式和按国际通行的格式和国际惯例。

国际惯例。

三、商三、商函函的的种种类类商函基本上可分为商函基本上可分为交易磋商函和争议索赔函交易磋商函和争议索赔函两大两大类。

类。

（一）交易磋商函：

交易双方就买卖商品及交易条件如品质、交易双方就买卖商品及交易条件如品质、规格、数量、包装、价格、支付方式、交货、提货等进行协规格、数量、包装、价格、支付方式、交货、提货等进行协商，通过信函或电报、电传等方式磋商形成的信函。

商，通过信函或电报、电传等方式磋商形成的信函。

11建立贸易关系：

建立贸易关系：

介绍如何得到对方的有关信息，本企业介绍如何得到对方的有关信息，本企业的经营范围和业务开展情况，说明希望和对方建立贸易关系的经营范围和业务开展情况，说明希望和对方建立贸易关系的意愿。

的意愿。

22确定贸易方式：

确定贸易方式：

双方就确定经销双方就确定经销、独家经销、代理、寄、独家经销、代理、寄售、拍卖等交易方式交换意见。

售、拍卖等交易方式交换意见。

33介绍一般交易条款：

介绍一般交易条款：

应对方要求，介绍说明某交易的一应对方要求，介绍说明某交易的一般条款。

般条款。

44征求定货：

征求定货：

或称推销货品，介绍可供货品的种类和价格，或称推销货品，介绍可供货品的种类和价格，希望对方购买。

希望对方购买。

55要求报价：

要求报价：

说明所需货品的名称和数量，要求供货单位说明所需货品的名称和数量，要求供货单位报价。

报价。

66报价：

报价：

供货单位就对方需要的货品提出价格。

77商洽价格：

商洽价格：

双方就价格交换意见双方就价格交换意见。

88商洽价格外其他交易条件：

商洽价格外其他交易条件：

双方就货物的包装、交货的期双方就货物的包装、交货的期限、运输方式和费用负担、货款的支付等交易条件交换意见。

限、运输方式和费用负担、货款的支付等交易条件交换意见。

99订购：

订购：

在明确交易条件后向供货单位说明所购货品的名称、在明确交易条件后向供货单位说明所购货品的名称、数量、需货时间、到货地点等内容。

数量、需货时间、到货地点等内容。

1010寄购货合同：

寄购货合同：

就交易条件达成一致意见后向对方寄出购就交易条件达成一致意见后向对方寄出购货合同要求查收并签署后寄回。

货合同要求查收并签署后寄回。

1111催货：

催货：

临近交货日期或超过交货日期后要求供货临近交货日期或超过交货日期后要求供货方函告方函告具体交货日期或要求供货方在某一期限内交货。

具体交货日期或要求供货方在某一期限内交货。

1212通知出运：

通知出运：

告知收货方出运日期及向收货方寄上有关单告知收货方出运日期及向收货方寄上有关单据以便提货。

据以便提货。

1313催提货：

催提货：

供货方备妥货品后要求收货人提货。

在进出口交易磋商中有在进出口交易磋商中有询盘、发盘、还盘、反还询盘、发盘、还盘、反还盘盘。

询盘：

买卖双方均可以发出询盘。

一般询盘只说买卖双方均可以发出询盘。

一般询盘只说明所要买卖的范围，目的是要对方进一步介绍情明所要买卖的范围，目的是要对方进一步介绍情况；

具体询盘是买方或卖方指定具体的商品，甚况；

具体询盘是买方或卖方指定具体的商品，甚至连数量、包装、交货期限都明确指出，要求对至连数量、包装、交货期限都明确指出，要求对方报价或递价。

方报价或递价。

发盘：

相当于报价。

有相当于报价。

有虚盘和实盘虚盘和实盘之分。

虚盘要之分。

虚盘要说明保留条件，对发盘人没有约束力。

说明保留条件，对发盘人没有约束力。

实盘表示实盘表示发盘人有肯定的订立合同的意图，在法律上属于发盘人有肯定的订立合同的意图，在法律上属于一项要约。

一项要约。

联合发盘：

是几个发盘搭配在一起，让对方要是几个发盘搭配在一起，让对方要么全部接受，要么全部拒绝，适用于需要搭配么全部接受，要么全部拒绝，适用于需要搭配买卖的商品。

买卖的商品。

实盘必须具备三个条件：

主要交易条款齐全、肯实盘必须具备三个条件：

主要交易条款齐全、肯定；

内容清楚确切，没有模棱两可的词句；

没有定；

没有任何其他保留条件，只要受盘人在有效期内完全任何其他保留条件，只要受盘人在有效期内完全同意，交易立即达成。

同意，交易立即达成。

还盘：

是买方在接到卖方的报价以后，要求更改是买方在接到卖方的报价以后，要求更改报盘内容，包括降低价格、改变支付方式、改变报盘内容，包括降低价格、改变支付方式、改变交货期限等。

交货期限等。

反还盘反还盘的卖方对买方还盘的还盘。

的卖方对买方还盘的还盘。

中国土产进出口公司陕西省分公司中国土产进出口公司陕西省分公司地址：

陕西西安莲户路地址：

陕西西安莲户路3737号号电挂：

西安电挂：

西安04270427编号：

编号：

88698869新洋侏式会社新洋侏式会社执事先生台鉴：

执事先生台鉴：

报蜂蜡实盘报蜂蜡实盘敬启者：

敬启者：

七月一日函悉。

兹按贵社要求报盘如下：

一级蜂蜡一级蜂蜡2020吨，每吨吨，每吨31003100美元美元CIFCIF大阪，外层麻袋、内垫塑料袋包大阪，外层麻袋、内垫塑料袋包装，每袋装，每袋5050公斤、以毛作净，十月份交货，以保兑现的、不可撤销的、公斤、以毛作净，十月份交货，以保兑现的、不可撤销的、凭即期汇票付款的信用证支付，信用证须在交货期前凭即期汇票付款的信用证支付，信用证须在交货期前3030天开立。

天开立。

本报盘以七月三十日前复到我处有效（以我地我方时间为准）。

顺颂顺颂商安商安中国土产进出口公司陕西省分公司中国土产进出口公司陕西省分公司二二0000二年七月十日二年七月十日

（二）争议索赔函

（二）争议索赔函：

争议发生过程中或发生后索理赔过：

争议发生过程中或发生后索理赔过程使用的函。

程使用的函。

11交涉货品质量：

交涉货品质量：

双方就所供货与合同规定或签订合双方就所供货与合同规定或签订合同时所提供的样品是否符合进行交涉。

同时所提供的样品是否符合进行交涉。

22要求支付货款：

要求支付货款：

购货方由于提货要求对方按规定及时购货方由于提货要求对方按规定及时支付货款、或对方逾期付款后要求对方在一定期限内支付支付货款、或对方逾期付款后要求对方在一定期限内支付货款。

货款。

33拒绝货款：

拒绝货款：

购货方由于来货质量与合同规定或所提供购货方由于来货质量与合同规定或所提供的样品不符、交货逾期或其他原因，拒绝向供货方支付的样品不符、交货逾期或其他原因，拒绝向供货方支付全部货款或其中部分货款。

全部货款或其中部分货款。

44要求赔偿：

要求赔偿：

由于某一方没有履行或没有完全履行合同，由于某一方没有履行或没有完全履行合同，如来货破损、变形、短缺，没有按时交货，没有按时提货，如来货破损、变形、短缺，没有按时交货，没有按时提货，另一方要求得到赔偿。

另一方要求得到赔偿。

55拒绝赔偿：

拒绝赔偿：

针对对方指责本企业违约并要求赔偿，如果针对对方指责本企业违约并要求赔偿，如果企业没有违约，或本企业是在不可抗力作用下违约，则说企业没有违约，或本企业是在不可抗力作用下违约，则说明情况，拒绝赔偿。

明情况，拒绝赔偿。

66理赔：

理赔：

针对对方指责本企业违约并要求赔偿，如本企业针对对方指责本企业违约并要求赔偿，如本企业确应承担责任，则根据情况同意赔偿。

确应承担责任，则根据情况同意赔偿。

四、商四、商函函的的写写作作格式：

一般包括格式：

一般包括信头、标题、行文对象、正文、附件、生效信头、标题、行文对象、正文、附件、生效标志标志等几个部分组成。

等几个部分组成。

11信头：

信头：

一般包括一般包括企业名称、地址、邮政编码、电话号码、企业名称、地址、邮政编码、电话号码、电报挂号、电传号码电报挂号、电传号码等，有的还有商函编号，常用横线与其等，有的还有商函编号，常用横线与其他部分隔开，有的商函信笺把信头内容写在最下端，也用横他部分隔开，有的商函信笺把信头内容写在最下端，也用横线隔开。

线隔开。

英文信函的信头一般包括商函发出者的地址英文信函的信头一般包括商函发出者的地址和发出时间，和发出时间，位于信笺右上方。

位于信笺右上方。

22标题：

准确简要地概括商函的主要内容，标明文种名标题：

准确简要地概括商函的主要内容，标明文种名称，如：

称，如：

关于调整天象牌菜刀价格的函；

关于要求支付大地牌尼龙雨衣货款的函关于要求支付大地牌尼龙雨衣货款的函外贸商函的标题一般用能够表达主旨的词语或短语点明外贸商函的标题一般用能够表达主旨的词语或短语点明事由即可事由即可如：

如：

事由：

建立贸易关系；

索赔事由：

索赔33行文对象：

行文对象：

收函方的公司、商号名称收函方的公司、商号名称（顶格写），有（顶格写），有时写给对方单位领导，姓名和职务，商函的行文对象只有时写给对方单位领导，姓名和职务，商函的行文对象只有一个。

一个。

44正文：

正文：

发函缘由、发函事项、结束语发函缘由、发函事项、结束语发函缘由。

发函缘由。

初次给对方去函，可先作简单的自我介绍，使初次给对方去函，可先作简单的自我介绍，使对方了解本企业的业务范围或产品情况；

有过合作关系的，对方了解本企业的业务范围或产品情况；

有过合作关系的，可先简述合作情况，以示亲近；

对方频繁来往的，可直截可先简述合作情况，以示亲近；

对方频繁来往的，可直截了当说明发函目的，进入主旨了当说明发函目的，进入主旨；

答复对方来函的，应先说；

答复对方来函的，应先说明来文日期、来文事由。

明来文日期、来文事由。

发函事项：

根据不同的发函目的，或介绍情况，或告知事项