文书与档案管理基础(第三版)5单元PPT格式课件下载.ppt

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在日常工作中，办公自动化（收、采集而成。

在日常工作中，办公自动化（OA系统）系统）是电子文件直接生成的主要渠道。

是电子文件直接生成的主要渠道。

模数转换模数转换是指将模拟信息转换为数字信息，以利计算机是指将模拟信息转换为数字信息，以利计算机处理的过程。

处理的过程。

任务一任务一电子文件整理归档与管理电子文件整理归档与管理1、手工与计算机辅助整理比较手工与计算机辅助整理比较：

所谓辅助的三个含义：

第一、操作的对象是文件的数字化信息或目录数据，第一、操作的对象是文件的数字化信息或目录数据，包括文件的内容，即原文扫描或由文字处理软件形成包括文件的内容，即原文扫描或由文字处理软件形成的各种电子文件，而不是文件的实体。

的各种电子文件，而不是文件的实体。

第二、目录数据、信息的形成要由文档人员输入分类第二、目录数据、信息的形成要由文档人员输入分类信息，再由计算机根据这些信息，通过运行档案管理信息，再由计算机根据这些信息，通过运行档案管理软件来完成。

软件来完成。

第三、由计算机形成的目录数据、信息，一般还要由第三、由计算机形成的目录数据、信息，一般还要由档案管理人员进行审查和调整。

档案管理人员进行审查和调整。

任务一任务一电子文件整理归档与管理电子文件整理归档与管理一、了解一、了解计算机辅助计算机辅助归档方法归档方法手工与计算机辅助整理手工与计算机辅助整理的区别的区别：

文件分类方式不同文件分类方式不同文件排列方法不同文件排列方法不同档案编目的过程不同档案编目的过程不同任务一任务一电子文件整理归档与管理电子文件整理归档与管理一、了解一、了解计算机辅助计算机辅助归档方法归档方法1、手工与、手工与计算机辅助计算机辅助整理的比较整理的比较计算机辅助整理归档操作计算机辅助整理归档操作：

录入档案分类方案录入档案分类方案数据准备和拟归档数据准备和拟归档归档审查与调整归档审查与调整执行归档命令执行归档命令打印目录并整理上架打印目录并整理上架任务一任务一电子文件整理归档与管理电子文件整理归档与管理1、主要渠道、主要渠道一是办公自动化系统（一是办公自动化系统（OA），），二是计算机辅助设计系统（二是计算机辅助设计系统（CAD）和计算机辅）和计算机辅助制造系统（助制造系统（CAM）。

）。

2、收集方式、收集方式健全电子文件的归档制度健全电子文件的归档制度建立电子文件登记表建立电子文件登记表电子文件的收集渠道，可以离线收集（磁盘、电子文件的收集渠道，可以离线收集（磁盘、移动硬盘和光盘）和在线收集（网络传输）。

移动硬盘和光盘）和在线收集（网络传输）。

不能忽视对纸质文件的收集。

任务一任务一电子文件整理归档与管理电子文件整理归档与管理二、了解电子文件归档方式二、了解电子文件归档方式2、电子文件收集工作的要求、电子文件收集工作的要求电子文件的收集工作应当即时进行，随时对电子文件的收集工作应当即时进行，随时对电子文件进行备份，存储于能够脱机保存的载电子文件进行备份，存储于能够脱机保存的载体上；

对在网络系统中处于流转状态，暂时无体上；

对在网络系统中处于流转状态，暂时无法确定其保管责任的电子文件，应采取捕获措法确定其保管责任的电子文件，应采取捕获措施，集中存储在符合安全要求的电子文件暂存施，集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中，以防散失。

存储器中，以防散失。

电子文件的收集积累工作应当由电子文件的电子文件的收集积累工作应当由电子文件的形成者或承办者负责。

形成者或承办者负责。

必须采取严格的安全措施，保证被收集的电必须采取严格的安全措施，保证被收集的电子文件不被非正常改动。

子文件不被非正常改动。

任务一任务一电子文件整理归档与管理电子文件整理归档与管理2、电子文件收集工作的要求、电子文件收集工作的要求对用文字处理技术形成的文本电子文件，收对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。

必要时同时保留文字处理工具软件。

对通用软件产生的电子文件，应同时收集其对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。

专用软件产生的电子文件原则上应明资料等。

专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用电子文件，如不能转换，收集时则转换成通用电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。

应连同专用软件一并收集。

计算机系统运行和信息处理等处理过程中涉计算机系统运行和信息处理等处理过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。

应与电子文件一同收集。

任务一任务一电子文件整理归档与管理电子文件整理归档与管理2、电子文件收集工作的要求、电子文件收集工作的要求对套用统一模板的电子文件，在保证能恢复对套用统一模板的电子文件，在保证能恢复原形态的情况下，其内容信息可脱离套用模板原形态的情况下，其内容信息可脱离套用模板进行存储，被套用模板作为电子文件的元数据进行存储，被套用模板作为电子文件的元数据保存。

保存。

每份电子文件均要填写电子文件登记表，制每份电子文件均要填写电子文件登记表，制成电子表格的电子文件登记表，应与电子文件成电子表格的电子文件登记表，应与电子文件一同保存，永久保存的电子表格应附有纸质等一同保存，永久保存的电子表格应附有纸质等备份并与相应的电子文件备份一起保存。

备份并与相应的电子文件备份一起保存。

任务一任务一电子文件整理归档与管理电子文件整理归档与管理3、电子文件的归档范围、电子文件的归档范围概念概念电子文件归档是将具有档案价值的电子文电子文件归档是将具有档案价值的电子文件由形成部门向档案部门移交的过程，标志着件由形成部门向档案部门移交的过程，标志着电子文件管理责任由文件生成部门向档案部门电子文件管理责任由文件生成部门向档案部门的正式移交。

的正式移交。

范围范围电子文件的归档范围小于其收集范围，它电子文件的归档范围小于其收集范围，它总体上应参照国家关于纸质文件归档的有关规总体上应参照国家关于纸质文件归档的有关规定来确定，但有一点不同：

所有归档的电子文定来确定，但有一点不同：

所有归档的电子文件必须与规范、齐全的元数据一并归档。

件必须与规范、齐全的元数据一并归档。

电子文件类型电子文件类型图像文件图像文件图形文件图形文件数据文件数据文件文本文件文本文件命令文件命令文件影像文件影像文件声音软件声音软件多媒体文件多媒体文件任务一任务一电子文件整理归档与管理电子文件整理归档与管理3、选择存储载体、选择存储载体与纸质文件整理的最大区别，在于电子文件的整理与纸质文件整理的最大区别，在于电子文件的整理要选择载体，以便进行记录。

要选择载体，以便进行记录。

选择载体选择载体，就是根据不同载体保存电子文件的特点，就是根据不同载体保存电子文件的特点，在电子文件形成、积累时，选择电子文件载体。

在电子文件形成、积累时，选择电子文件载体。

选择要求选择要求存储容量大；

存储容量大；

选择性能稳定，易长期保存；

方便检索使用；

标准化程度高标准化程度高国家标准推荐使用的电子文件载体为光盘、磁带、国家标准推荐使用的电子文件载体为光盘、磁带、硬盘，软磁盘禁止作为档案的存储载体。

硬盘，软磁盘禁止作为档案的存储载体。

任务一任务一电子文件整理归档与管理电子文件整理归档与管理光盘的特点光盘的特点记录密度高、信息存储量大；

记录密度高、信息存储量大；

寿命长；

数据传输率高，存取速度快。

表面有保护层，易保存。

任务一任务一电子文件整理归档与管理电子文件整理归档与管理4、整理刻录、整理刻录归档审查归档审查刻录准备刻录准备光盘刻录光盘刻录先要在硬盘的子目录下，建立由说明文件、先要在硬盘的子目录下，建立由说明文件、类目表、著录文件和电子文件目录等光盘的根类目表、著录文件和电子文件目录等光盘的根目录，及其相应子目录组成的树形结构。

目录，及其相应子目录组成的树形结构。

光盘浏览光盘浏览加封光盘标签加封光盘标签编制电子档案目录编制电子档案目录5、制作封面制作封面封面内容包括光盘名称、项目编号、单位和封面内容包括光盘名称、项目编号、单位和归档日期。

归档日期。

任务一任务一电子文件整理归档与管理电子文件整理归档与管理6、电子文件归档、电子文件归档归档方式归档方式电子文件归档，包括电子文件逻辑归档和物理归档。

电子文件归档，包括电子文件逻辑归档和物理归档。

逻辑归档是指在计算机网络上进行的，不改变原来逻辑归档是指在计算机网络上进行的，不改变原来存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。

的过程。

物理归档是指把计算机及网络中的电子文件，集中物理归档是指把计算机及网络中的电子文件，集中传输至独立的可脱机保存的载体上，向档案部门移传输至独立的可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。

交的过程。

任务一任务一电子文件整理归档与管理电子文件整理归档与管理6、电子文件归档、电子文件归档归档制度归档制度1、归档范围，可参照有关文件材料归档范围的、归档范围，可参照有关文件材料归档范围的相关规定执行，并应包括相应的支持软件和相相关规定执行，并应包括相应的支持软件和相关数据。

关数据。

2、归档时间，逻辑归档可实时进行，物理归档、归档时间，逻辑归档可实时进行，物理归档应当按照纸质档案时间定期完成。

应当按照纸质档案时间定期完成。

3、归档前检测，就是在进行电子文件归档时，、归档前检测，就是在进行电子文件归档时，应按其基本技术条件进行检测，其内容包括：

应按其基本技术条件进行检测，其内容包括：

硬件环境的有效性，软件环境的有效性及其信硬件环境的有效性，软件环境的有效性及其信息记录格式、有无病毒感染等。

息记录格式、有无病毒感染等。

4、归档鉴定，由文件形成单位对电子文件的有、归档鉴定，由文件形成单位对电子文件的有效性、完整性和保管期限等进行审核，并由负效性、完整性和保管期限等进行审核，并由负责人签署审核意见。

责人签署审核意见。

任务一任务一电子文件整理归档与管理电子文件整理归档与管理6、电子文件归档、电子文件归档注意事项注意事项一是接收审查环节一是接收审查环节二是履行手续环节。

二是履行手续环节。

任务一任务一电子文件整理归档与管理电子文件整理归档与管理6、电子文件归档、电子文件归档（4）归档要求）归档要求在进行电子文件物理归档时，要按照一式在进行电子文件物理归档时，要按照一式3套套的办法；

一套封存保管，一套供查阅使用，一的办法；

一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。

套异地保存。

保存电子档案的载体，优先顺序分别为：

只保存电子档案的载体，优先顺序分别为：

只读光盘、一次写光盘、磁带、硬磁盘、可擦写读光盘、一次写光盘、磁带、硬磁盘、可擦写光盘等。

禁用软磁盘作为归档文件长期保存的光盘等。

禁用软磁盘作为归档文件长期保存的载体。

载体。

存储电子档案的载体包装盒上