文件签批流程及管理规定.docx

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成都凯旋物业服务有限责任公司

编号

QB/KX-AP-ZD025

名称

文件签批流程及管理规定

版本

A/0

共5页

编制

赵雪

更改

审核

陈建洪

批准

许杨

生效日期

1.0目的

为规范公司各类文件审核流程，使公司文件管理签批工作规范化、合理化、科学化，提高签批效率和质量，特对文件签批的种类、签批流程、注意事项进行规范。

2.0适用范围：

公司各类文件签批流程及签批时间。

3.0定义

3.1文件是指公司内部下级向上级请示的各类申请、报告、合同、情况说明以及需要各级领导签批的文书、财务单据、行政人事单据等。

3.2签批仅指部长级以上级别领导对各项申请内容意见的签署。

3.3文件发起人为文件报告的申请人、编制人，文件审核部门为公司内部相关部门。

3.4文件性质（急件在文件右上角标注“急件”，紧急文件标注“紧急”字样）

3.3.1.1普通文件：

公司正常管理情况所有需签批的文件；

3.3.1.2急件：

因客观突发情况，需加快处理的文件；

3.3.1.3紧急文件：

因客观突发情况，结果影响严重，需马上处理的文件。

4.0签批流程及要求

4.1签批流程

4.1.1文件签批流程见附件一；

4.1.2财务类签批流程见附件三；

a）文件制定人→部门负责人→行政人事部前台→相关部门负责人→财务部负责人→总经理→文件制定部门

4.1.4其它类文件流程。

b）其它未做规定的文件，依实际情况进行签批。

4.2签批要求

4.2.1签批时间：

4.2.2普通文件：

各部门必须在3个工作日内完成签批；

4.2.3急件：

各部门必须在2个工作日内完成；

4.2.4紧急文件：

须立即办理，当天完成全部签批。

4.3行政人事部前台工作人员作为公司文件的专职递交人员，负责文件格式的审核、文件的接收、呈递、流转、催办；各文件发起部门需设专人对文件的签批状态进行跟踪，递交文件及收回文件都要填写《文件收发签收表》作为收发文件的依据。

4.3.1所有文件必须按签批流程逐级签批，不得跳级审批；如遇急件，前一级签批人请假不在岗，可先电话请示，并把相关意见告知下一级签批人，由下一级签批人签批，前一级签批人返回后须进行补签；紧急文件可直接向分管部门负责人汇报，由分管部门负责人签批后立即报总经理审批。

4.3.2对需要签批办理的文件，文件发起人需要提供完整真实的审批资料，文件审批部门应积极主动办理，对有疑问部分应主动与文件发起人联系，文件发起人应及时补充相关资料。

特殊情况，不能按时办结的，应将延期办理的文件和处理意见及时告知该文件发起人。

4.3.3签批完毕后，出现领导批复意见不一致的情况时，递交人必须把该文件逐级返回各级领导审阅。

5.0其他

4.3.4各部门对文件签批应认真审理，及时办理，及时呈递，不得无故拖延。

文件签批准确性及时性，纳入部门和个人绩效考核，若主观原因延迟文件造成损失的，按公司相关纪律处理。

4.3.5文件发起人应认真提供文件及附件，并对资料的真实准确性负责，若因文件资料的不完整和不准确造成延误和损失，文件发起人须承担相应责任。

4.3.6急件和紧急文件为特殊情况下处理文件方式，正常条件下所有文件均为普通文件。

文件发起人不得夸大事件程度，随意起草急件或紧急文件，若经查实，将按照公司相关纪律处理。

4.3.7本规定由行政人事部负责解释。

6.0附件

6.1《文件签批流程》

6.2《财务类文件签批流程》

6.3《文件收发签收表》

本制度从发布之日起生效，如有修改另行签批发布。

6.1附件一

文件签批流程