Excel的使用方法与技巧优质PPT.ppt

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工作文件，每个工作簿都包含多个工作表。

工作表是表是Excel2003完成一项工作的基本单位，完成一项工作的基本单位，可以用于对数据进行组织和分析。

在多个工可以用于对数据进行组织和分析。

在多个工作表中可以同时进行数据的输入与编辑，依作表中可以同时进行数据的输入与编辑，依据多个工作表进行汇总计算，还可以用图表据多个工作表进行汇总计算，还可以用图表图形化工作表数据。

图形化工作表数据。

工作表的基本组成单位是单元格。

1.新建工作簿新建工作簿启动启动Excel2003时，会自动新建一个空白的时，会自动新建一个空白的工作簿。

在实际应用中，用户随时可以创建新的工作簿。

在实际应用中，用户随时可以创建新的工作簿，手动新建工作簿的具体操作步骤如下：

工作簿，手动新建工作簿的具体操作步骤如下：

选择选择【文件文件】【新建新建】命令；

命令；

单击单击【常用常用】工具栏中的工具栏中的【新建新建】快捷按钮；

快捷按钮；

技巧技巧:

按按CtrlN组合键，可快速新建一个空白组合键，可快速新建一个空白工作簿。

工作簿。

2.输入工作表数据输入工作表数据向单元格中输入数据，主要有一下向单元格中输入数据，主要有一下3种方法：

种方法：

a）单击单元格，直接输入。

会覆盖原有数据。

单击单元格，直接输入。

b）双击单元格，出现插入数据的光标，移动光标至所需双击单元格，出现插入数据的光标，移动光标至所需位置，再输入数据。

一般用于修改单元格内的部分数位置，再输入数据。

一般用于修改单元格内的部分数据。

据。

c）单击单元格，再单击编辑栏，输入数据。

效果同单击单元格，再单击编辑栏，输入数据。

效果同b。

在默认情况下，数字靠右侧对齐，文本靠左侧对齐。

3.插入符号和特殊字符插入符号和特殊字符选择选择【插入插入】【符号符号】命令。

命令。

4.自动填充自动填充选定相应的单元格并拖动其右下角的填充柄，或选定相应的单元格并拖动其右下角的填充柄，或者选择者选择【编辑编辑】【填充填充】【序列序列】命令，可在命令，可在Excel工作表中快速填充多种类型的数据序列。

工作表中快速填充多种类型的数据序列。

在行或列中复制数据，拖动单元格填充柄即可；

填充一系列数字、日期等，通过拖动，填充一系列数字、日期等，通过拖动，Excel可可自动延续此系列数字、日期或时间段等。

自动延续此系列数字、日期或时间段等。

技巧技巧2按按Ctrl+D组合键，可向下填充；

组合键，可向下填充；

按按Ctrl+R组合键，可向右填充。

组合键，可向右填充。

自动填充序列自动填充序列初始选择初始选择扩展序列扩展序列1，2，34，5，69：

0010：

00，11：

00，12：

00MonTue，Wed，Thu星期一星期二，星期三，星期四JanFeb，Mar，Apr一月，四月七月，十月，一月1月1日，3月1日5月1日，7月1日，9月1日1999，20002001，2002，2003Text1，textAText2，textA，Text3，textA产品1产品2，产品3技巧技巧：

分数应使用整数加分数的形式，否则会默认为日分数应使用整数加分数的形式，否则会默认为日期；

期；

如：

输入如：

输入1/21月月2日日输入输入0空格空格1/2显示为显示为1/2技巧：

技巧：

在输入数字前加入字符，可将数字作为文本处理，在输入数字前加入字符，可将数字作为文本处理，如如“，”。

提示：

在在Excel2003中，日期和时间均按数字处理；

中，日期和时间均按数字处理；

对于输入的数字对于输入的数字Excel可识别时，靠右侧对齐。

如可识别时，靠右侧对齐。

如2006-6-5；

对于对于Excel不能识别的日期和时间，会被视为文本，不能识别的日期和时间，会被视为文本，左侧对齐。

如左侧对齐。

如2006.6.5。

4.保存工作簿保存工作簿a.直接保存工作簿直接保存工作簿;

b.以新文件名保存工作簿以新文件名保存工作簿。

5.关闭工作簿关闭工作簿6.打开已有工作簿打开已有工作簿a.在在Windows资源管理器中直接找到工作簿文件资源管理器中直接找到工作簿文件;

b.在在【文件文件】和和【窗口窗口】菜单下方菜单下方,默认显示最默认显示最近使用近使用Excel打开过的打开过的4个文件个文件,单击即可单击即可。

提示提示:

选择选择【工具工具】-【选项选项】-【常规常规】命令命令,可更改这里列出的文件数可更改这里列出的文件数。

第二节第二节编辑和管理工作表编辑和管理工作表一一、编辑单元格编辑单元格1.选定单元格选定单元格选定一整行或一整列选定一整行或一整列单击需要选定的行或列的行号和列号单击需要选定的行或列的行号和列号;

选定多行和多列选定多行和多列将鼠标指针指向起始行号或列号将鼠标指针指向起始行号或列号,按住鼠标左键按住鼠标左键,拖动至末拖动至末尾行号或列号尾行号或列号;

选定整个工作表的所有单元格选定整个工作表的所有单元格按按Ctrl+A组合键组合键,或单击或单击“全表选择全表选择”即即0行行0列。

列。

选定连续的单元格区域选定连续的单元格区域a使用鼠标选定区域的左上角单元格使用鼠标选定区域的左上角单元格,按住左键按住左键,拖动至该区域右下角拖动至该区域右下角,释放按键释放按键;

b可先用鼠标定义区域左上角单元格可先用鼠标定义区域左上角单元格,按按shift键键,再单击区域右下角单元格再单击区域右下角单元格,即被选中即被选中;

选定不连续的单元格区域选定不连续的单元格区域先选定第一个单元格区域先选定第一个单元格区域,按住按住ctrl键键,再选第再选第2个单元格区域个单元格区域.2.编辑和清除单元格内容编辑和清除单元格内容3.复制和移动单元格复制和移动单元格4.插入和删除单元格插入和删除单元格a选择选择【插入插入】-【单元格单元格】或或【行行】或或【列列】命命令令;

b右击选定区域右击选定区域,选择快捷菜单的选择快捷菜单的【插入插入】命令命令;

c选定多行或多列选定多行或多列,单击右键单击右键,选择选择【插入插入】,即可插即可插入相应数量的行或列入相应数量的行或列。

删除单元格同插入单元格步骤类似删除单元格同插入单元格步骤类似。

5.查找与替换查找与替换选择选择【编辑编辑】-【查找查找】命令命令,或按或按ctrl+F组组合键合键,打开打开【查找与替换查找与替换】对话框的查找选项对话框的查找选项卡卡;

在在【查找内容查找内容】下拉列表框中输入查找内容下拉列表框中输入查找内容,单击单击【查找下一个查找下一个】按钮按钮,光标则移动到与待光标则移动到与待查内容相符的单元格上查内容相符的单元格上.可多次单击可多次单击【查找下查找下一个一个】按钮按钮,直到找到所需的单元格位置直到找到所需的单元格位置。

单击单击【查找全部查找全部】按钮按钮,可在对话框下可在对话框下方列出所有符合条件的单元格信息方列出所有符合条件的单元格信息.单击单击【替换替换】标签标签,打开打开【替换替换】选项卡选项卡,在在【查找内查找内容容】和和【替换为替换为】下拉列表框中输入所需内容下拉列表框中输入所需内容,单击单击【查找下一个查找下一个】按钮按钮,定位到要替换掉的单元格定位到要替换掉的单元格,单击单击【替替换按钮换按钮】,即可快速工作表中特定单元格的内容。

即可快速工作表中特定单元格的内容。

也可直接单击也可直接单击【全部替换全部替换】按钮按钮.6.给单元格加批注给单元格加批注批注是附加在单元格中批注是附加在单元格中,与其他单元格内容分开的与其他单元格内容分开的注释。

注释。

含有批注的单元格的右上角会有一个红色三角形含有批注的单元格的右上角会有一个红色三角形的批注标识符。

鼠标指向单元格的批注标识符。

鼠标指向单元格,即会显示其批注。

即会显示其批注。

操作步骤如下操作步骤如下:

a选定单元格选定单元格,选择选择【插入插入】-【批注批注】命令命令;

或单或单击右键击右键,选择选择【插入批注插入批注】;

b在弹出的批注框中输入内容在弹出的批注框中输入内容;

c输入完毕后输入完毕后,单击外部工作表区域即可单击外部工作表区域即可.二、格式化工作表二、格式化工作表1.设置单元格字体设置单元格字体选择选择【格式格式】-【单元格单元格】,单击单击【字体字体】标签标签技巧技巧:

利用利用【字体字体】标签中的标签中的【特殊效果特殊效果】选项组中的选项组中的【上标上标】复选框复选框,可将数字或字母设置为指数。

可将数字或字母设置为指数。

2.设置单元格对齐方式设置单元格对齐方式选择选择【格式格式】-【单元格单元格】,单击单击【对齐对齐】标签标签3.设置单元格边框设置单元格边框选择选择【格式格式】-【单元格单元格】,单击单击【边框边框】标签标签4.设置单元格数字格式设置单元格数字格式选择选择【格式格式】-【单元格单元格】,单击单击【数字数字】标签标签5.应用样式应用样式选择选择【格式格式】-【样式样式】命令命令,在在【样式名样式名】下拉下拉列表框中选择基本样式列表框中选择基本样式,然后在然后在【样式包括样式包括】选项组选项组中具体做出选择中具体做出选择。

最后单击最后单击【确定确定】。

6.自动套用格式自动套用格式a选定需要自动套用格式的单元格区域选定需要自动套用格式的单元格区域;

b选择选择【格式格式】-【自动套用格式自动套用格式】,单击想要套用单击想要套用的数据表样式的数据表样式,并可根据需要并可根据需要,在在【要应用的格式要应用的格式】选选项组中选择具体要套用的格式项组中选择具体要套用的格式;

c单击单击【确定确定】按钮即可按钮即可.7.条件格式条件格式一个工作表中可能有许多数据，有些数据是需要特别一个工作表中可能有许多数据，有些数据是需要特别标记的。

可以利用标记的。

可以利用Excel的条件格式功能。

点击的条件格式功能。

点击【格式格式】【条件格式条件格式】命令，然后进行选择。

命令，然后进行选择。

如在学生成绩表中将不及格的成绩作红色标记。

8.设置背景设置背景u选定整个工作表；

选定整个工作表；

u选择选择【格式格式】【工作表工作表】命令项命令项【背景背景】；

u在在“工作表背景工作表背景”对话框中选择一个图片；

对话框中选择一个图片；

u单击单击【插入插入】即可。

即可。

9.添加图形、图片、剪贴画和艺术字添加图形、图片、剪贴画和艺术字选择选择【插入插入】【图片图片】，再做选择。

，再做选择。

10.给工作表标签加颜色给工作表标签加颜色为