岗位职责标准化-FU-1004行政专员PPT文档格式.ppt

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有对固定资产/办公用品/办公家具购置申请的审核权。

v权限4：

有教材发放的审核权。

v权限5：

有对员工行为的检查/纠正的权利。

v权限6：

有对中心印章使用的审核权。

v权限7：

有对中心合同/协议/文件/记录的借阅的审核权。

v权限8：

有对中心安全、消防设备/措施的更新/完善的建议权。

v权限9：

有投诉的权利。

v中心环境管理规定中心环境管理规定教学环境教学环境n中心的教学区域实行定制管理，包括区域内的教学设备、桌椅、沙发、饮水机、绿植，灭火器等，员工、学员个人不得随意挪动。

n中心的文件资料/办公物品须指定位置，不得用纸箱存放在教学区区域内。

n未经许可不得在教学区域内悬挂物品，不得带入有刺激性气味的物品。

n中心教学区域内不能吸烟，吸烟必须到专门的吸烟区。

n保持消防通道的通畅，通道内不得摆放任何物品，如纸箱、饮水桶，手推车等。

n中心的电话线、网络线，电源线妥当安装，不得随意挪动，以免发生危险。

办公区域办公区域v员工负责保持自己工位的整洁，保洁员每天清洁一次。

员工负责保持自己工位的整洁，保洁员每天清洁一次。

v员工桌面不得放置与工作无关的物品，如化妆品、食品等，允许员工桌面不得放置与工作无关的物品，如化妆品、食品等，允许放置的物品：

文件架、显示器、鼠标、鼠标垫、电话机（含传真放置的物品：

文件架、显示器、鼠标、鼠标垫、电话机（含传真机）、打印机或复印机、笔筒、台历、水杯、手机，以及正在使机）、打印机或复印机、笔筒、台历、水杯、手机，以及正在使用的文件资料。

用的文件资料。

v需要张贴通讯录、记事帖、一律整齐张贴在放置电话机一侧的挡需要张贴通讯录、记事帖、一律整齐张贴在放置电话机一侧的挡板上板上v员工长时间离开工位、下班或出差时，应将办公所使用的文件、员工长时间离开工位、下班或出差时，应将办公所使用的文件、资料等收入文件筐或抽屉、锁好抽屉，逐一确认后方可离开。

资料等收入文件筐或抽屉、锁好抽屉，逐一确认后方可离开。

v用过的纸张须粉碎后丢弃，难以粉碎的文件资料，交行政专员统用过的纸张须粉碎后丢弃，难以粉碎的文件资料，交行政专员统一销毁。

一销毁。

机房、教室机房、教室中心部门、员工使用机房、教室后，应将所用物品如椅子、投影仪、遥控器等放置回原位，关闭电源。

如有重要书面资料，要及时销毁，以免泄露机密。

安全安全v行政专员每天进行安全巡查，并记录消防、安全，用电设备情况。

v员工下班时，负责关闭各自区域的用电设备、电源和门窗。

v最后一个离开中心的员工，负责关闭中心走廊、前台区域电灯，锁闭大门。

v中心所有员工，在工作期间临时离开工位，必须锁闭计算机。

保洁保洁v中心员工应维持中心的整洁和清洁。

v行政专员负责安排和监督保洁员的工作，确保中心的清洁卫生。

v工服管理规定工服管理规定v目的目的维护中心的整体形象，体现专业化、职业化员工的精神风貌。

v适用范围适用范围本规定适用于中心除教员外的所有员工（包括兼职人员在内的员工）。

v职责职责行政专员负责中心员工工服制作和发放。

中心全体人员按规定穿着工服。

v工服制作v中心为员工订做1套工服，工服分为五件一套（上衣、裤子2件、白色长袖衬衣，白色短袖衬衣），白色衬衣绣统一的标识（图案见公司VI手册）。

v员工入职转正后一个月内制作工服。

v在中心工作两年的员工，可根据个人需要，追加制作2套工服。

v制作费用n员工转正后一个月内制作工服，个人承担工服费100%。

n员工转正工作一年后制作工服，中心承担100%。

v员工在中心工作不满一年离职的，工服费用由员工个人承担。

v着装标准着装标准v星期一星期五，员工须穿着公司统一定制的工服，穿着深色的皮鞋，并保持整洁得体。

v星期六星期日，当班的班主任、咨询师和咨询助理和参与市场活动的员工必须穿着工服。

v员工参加培训、会议、商务谈判，会见客户时，必须着工服。

v未领取工服的员工，须穿白色衬衣，深色西服。

v着装要求着装要求v女员工不得浓妆艳抹，不得佩戴过于夸张的首饰（如超过3厘米的耳环和耳坠），不得染多色、条纹等怪异头发。

v员工不得穿无袖上装，不得穿短裤。

v员工不得披衣、敞怀、挽袖、卷裤、不得着奇装异服、过于休闲、夸张的服装，服饰。

邮邮件件规规范范v一般公司的各种通知、公告和任务下达都会通过邮件方式进行。

因此需注意以下几点：

v邮件中个人用户信息的显示姓名为中文全称v邮件格式：

v主题：

工作邮件必须有标题，方便阅读和查找。

v日期：

对于日常的例行工作邮件要在标题中标示日期，方便阅读和查找。

v收件人：

直接收取信件的人员，即主要人员。

v抄送人：

抄送此邮件知道的相关人员。

v正文格式：

v称呼及问候语v信件内容v署名：

姓名加职务名称，之间需要有一个空格v公司标准邮件签名vOUTLOOK必须每日开启，及时收发各种工作邮件。

v邮件的特殊标记v希望尽快答复的工作邮件要加上相应的标志，重要的工作邮件也要加上相应标志。

v邮件的发送和抄送v邮件的回复与抄送需要特别注意：

v在回复部门主管布置的工作邮件时，也要将邮件抄送给与该项目工作相关的平级工作人员；

v平级之间的工作邮件应该抄送上一级主管；

v越级之间的工作邮件应该抄送中间级的主管；

v邮件必须回复发信的全体，涉及机密除外；

v邮件回复须在原信件基础上回复，以便能了解到信件的来龙去脉。

v例如：

v称呼您好！

vv信件内容vv魏巍行政部v-vv地址：

北京市海淀区北蜂窝路8号中雅大厦1-2层v邮编：

100038v电话：

010-632820076336773263282040v传真：

010-63282007811v邮箱：

v网址：

机房管理规定机房管理规定v教师机中所有数据拷贝必须由教师来操作。

v教师在中间下课和放学离开教室前必须把教师机注销或关闭。

v在给学员拷贝数据时，教师必须进行检查，具体规定内容如下：

v

（1）每次拷贝文件总量不得大于50MB。

v

（2）教师必须打开每个文件夹以及压缩文件，察看数据中是否带有游戏（拷出时也要检查）或者其它与学习无关的资料；

如发现，教师有权拒绝拷贝。

v（3）对要拷进的数据进行全面查毒。

v（4）严禁拷出任何完美动力的课程资料。

v学员不得使用教师机，发现将取消该学生个人空间以及为其拷贝任何资料的服务，并追究相关员工责任；

如造成其它损失，另行处罚。

v学员不得在属于个人空间内存储与学习无关的东西，特别是游戏。

如果发现学生有拷贝、存储游戏的行为，将取消该学生毕业设计成绩。

v学员必须佩戴听课证进入机房。

v机房禁止大声喧哗、进食、吸烟、扔垃圾，保持室内清洁。

v上课期间，必须关闭手机等通讯设备，不得随意出入机房。

v学员请勿操作机房内的服务器、投影仪等设备设施，禁止在机器上安装自用软件。

v机房的计算机实行编号，定机位使用，使用者即为责任人，对设备完好性负责。

v学员需按号入座，不得随意更换座位，不得随意更换座位或移动设备设施。

v使用者要按规定操作计算机，遇到异常或故障，请立即告知机房管理，严禁随意拆卸机器设备。

v学员须使用自己帐号登录并操作，不得随意设置自己的口令或密码，以免影响他人使用。

v下课离开教室时必须关闭门窗，关闭计算机、投影仪，服务器等电源，将桌椅摆放整齐，携带好个人物品。

v备注：

v中心不承诺提供任何软件，如因此产生的任何纠纷由当事人自己负全责。

固定资产购置v规范1：

通过电话、网络等渠道，寻找固定资产供应商v标准1-1：

供应商具有合法资质v标准1-2：

中心的固定资产主要包括：

计算机，投影仪、打印机、复印机等v标准1-3：

购置计算机必须使用总部指定的供应商v规范2：

了解供应商可提供的附加服务v标准2-1：

附加服务包括：

上门维修、提供备用设备等v规范3：

至少对比三家公司v标准3-1：

对比其提供的服务、附加服务及价格v标准3-2：

收集公司营业执照副本复印件、产品服务介绍、价格表等签定长期供应协议规范1：

草拟协议条款v标准1-1：

包括服务内容、付款方式、双方责任、违约处罚v标准1-2：

包括固定资产品种、规格性能及价格规范2：

协议报批v标准2-1：

报会计审核价格、付款方式v标准2-2：

报中心校长审批初审申请规范1：

审核员工提交的所需的“固定资产购置申请”v标准1-1：

审核需求设备或物品名称填写标准v标准1-2：

审核需要的功能、配置、性能要求是否列举明确且详细v标准1-3：

必要时的特殊要求规范2：

审核技术支持提交的机房、服务器所需的固定资产v标准2-1：

审核申请是否经过签批v标准2-2：

审核需求设备或物品名称填写准确v标准2-3：

审核需要的功能、配置。

性能要求是否列举明确且详细规范3：

即时审核购置申请标准3-1：

审核申请是否经过签批办理购置办公用品/低值易消耗v步骤1：

联系办公用品/低值消耗品供应商v规范1：

通过电话、网络等渠道，寻找办公家具/低值易耗品供应商v标准1-1：

具有合法资质v标准1-2：

办公家具/低值易耗品齐全v规范2：

随时送货上门、按要求更换、定做等v规范3：

至少对比3家公司v标准3-1：

收集公司营业执照副本复印件、产品介绍、价格表等步骤2：

签定长期供应协议v规范1：

包括：

服务内容、付款方式、双方责任、违约处罚v标准1-2：

办公用品/低值易耗品价格表v规范2：

报中心校长审批步骤3：

申请购置v规范1：

查看库存量，核算需要购置的办公用品/低值易耗品v标准1-1：

按中心每月平均领用品种和数量核算v规范2：

填写购置物品清单及预算费用，报中心校长审批v时间规范：

每日25日步骤4：

购置办公用品v规范1：

申请通过后1个工作日内，电话通知供应商所需购置的品种、数量和品牌v标准1-1：

按照购置物品单v规范2：

验收并入库步骤5：

结算费用v规范1：

办理付款申请v标准1-1：

填写付款申请单，并附购置物品单v时间规范：

每月结算一次发放办公用品/低值易耗品步骤1：

通知领用v规范1：

电子邮件通知员工领用当月办公用品/低值易耗品v时间规范：

每月最后一个工作日v标准1-1：

提前3天通知v标准1-2：

有部门经理的通知的通知部门经理指派员工领取本部门所需办公用品/低值易耗品v标准1-3：

无部门经理的，通知所有员工领取本人所需办公用品/低值易耗品步骤2：

发放控制v规范1：

按人均费用标准30元/人/月v标准1-1：

按部门核算办公费用/低值易耗品v标准1-2：

公共办公用品/低值易耗品费用平均分摊v核算：

超支，不予发放：

未超支，按需求发放v规范2：

第二次领用订书机，计算器时，需以旧换新v规范3：

领用鼠标、墨盒等耗材时，需以旧换新v时间规范：

每月5号发放一次步骤3：

发放登记v规范1：

按照部门记录登记当月的发放情况v标准1-1：

准确记录发放的数量、品种v标准1-2：

填写办公用品/低值易耗品发放记录表v规范2：

按发放记录，更新办公用品/低值易耗品库存表v标准2-1：

库存账物相符发放中心文件/通知步骤1：

确定发放时间v规范1：

根据文件的紧急程度可分为：

特急，急，一般v标准1-1：

上报对中心发放的文件v特急：

2小时v急：

4小时v一般：

8小时v标准1-2：

对内部员工发放的文件：

文件盖章生效后10分钟内完成发放步骤2：

根据发放范围，确定发放办法v规范1：

中心内部发放的文件：

以电子邮件附件形式发放全体员工或规定的文件发放对象v标准1-1：

规定时间内到达接收方v规范2：

需要上报的文件v对于上报总部的文件，电子邮件/邮寄到总部v2）