1.文件控制程序Word文档下载推荐.doc
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本程序由行政部提出
本程序主要起草人：
本程序由管理者代表审核。
本程序由总经理批准。
本程序由行政部归口管理。
1目的
对与食品质量安全管理体系有关的文件和资料实施有效控制，确保在各相关场所可获得并使用适宜的文件，确定食品质量安全管理体系有效运行。
2范围
本标准规定了食品安全卫生质量管理体系文件，包括食品安全卫生质量手册（以下简称“手册”）、程序文件和其他质量文件从起草、批准、发布，更改、回收等过程的控制程序。
本标准适用于公司的食品质量安全管理体系（以下简称管理体系）文件的控制。
3职责
a）品质部负责《食品质量安全管理手册》及《程序文件》的编制。
b）总经理负责批准颁布质量手册和程序文件。
c）管理者代表负责审核质量手册和程序文件。
d）各职能部门负责分管范围内使用的记录、表格。
e）行政部负责公司的体系文件的管理，包括：
登记、受控、发放及回收。
f）各部门负责收集和管理与本部门和QEM体系有关的外来文件。
4工作程序
4.1文件的编写、审核、批准、发放
文件发布前应得到批准，以确保文件是适宜的。
a）质量手册、程序文件由品质部组织编写，管理者代表审核，上报总经理批准发布，由行政部负责登记、发放。
发放范围：
部门（人）
文件属性
总经理
管理者代表
销售部
生产部
品质部
物流部
行政部
财务部
手册
√
程序
制度
作业指导书
公司公文
注：
根据卫生质量活动的实际情况，文件发放的份数和本表未列出的文件的发放由行政部控制。
b）职能部门的主管负责人对本部门起草的第三级文件（制度、规定、作业指导书、表格、记录等）的审核，上报管理者代表批准。
由各部门负责登记、发放。
c）确保文件使用的各场所都应得到相应的有效版本。
文件的发放、回收要填写《文件发放、回收记录》。
4.2标识
4.2.1受控文件
a）受控文件指公司内部使用的文件，这些文件随企业外部环境和内部管理的变化将会被修改、再版；
受控文件指需随时保持最新有效版本的文件，文件的制定、审批、修改、发放、回收、作废均需依规定执行，并在《文件发放/回收记录表》中登记。
b）应在受控文件封面或首页加盖“受控”印章，以让使用者明确其受控状态。
本公司复印的受控文件一律需重新加盖“受控”印章，否则视其不在受控状态内，但对于大量使用的记录表单，除进行编号按要求管理外，不盖“受控”章。
4.2.2非受控文件
非受控文件指提供给顾客或咨询机构的文件。
非受控文件不享受文件修改的权利，其在该文件改版后自行作废。
行政部在发放非受控的手册时，在手册的封面上盖上“非受控”字样的章，并写上顾客或咨询机构的“名称”、“发放编号”、“发放日期”作为标识。
4.3文件的编号
文件的编号采用企业代码（RY）、手册代码（QM）和文件的发布年份组成。
4.3.1手册的编号
RY/QM-01—2012
表示发布年份为2004年
手册的顺序号，表示第一份手册
表示手册
企业代码
4.3.2程序文件的编号
RY/QP-01—2012
程序文件的顺序号，表示第一份程序
表示程序文件
1、作业指导书、管理制度的编号方法同程序文件的编号方法，采用公司代码、文件代码、文件的顺序号和发布年份号组成，
作业指导书代码Y
管理制度代码G
例：
RY/G001-2012。
表示公司第一份管理制度。
2、表格编号采用公司代码（RY）、公司活动代号和表格顺序号组成,活动代号和表格顺序号均用两位数字表示，中间连续不隔开。
质量活动代号：
活
动
管理职责
资源管理
合同管理
食品防护
文件管理
采
购
顾客财产
产品标识
过程控制
检验
计量管理
车间记录
纠正、预
防
措施
仓库管理
记录控制
内部审核
培
训
服
务
统计技术
代号
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
14
15
16
17
18
19
20
表格编号示例：
RY0501-1
表示该记录的修改状态为第一次修改
表示文件管理的第1份表格
表示有关文件管理的表格
表示公司
用0或“1，2……”表示记录的修改状态，未发生修改的记录修改状态可不表示，如
未修改的编号为：
RY0501。
4.4文件的修改
4.4.1管理体系文件经批准、发布后发放。
当发生所采用的标准变化时或在使用过程中需要修改的按以下程序进行：
a）提出修改文件的部门填写“文件修改申请单”，提出修改理由及修改内容。
b）提出修改文件的部门主管审批修改申请。
c）管理体系文件由原审批部门的主管、管理者代表或总经理审核、批准后发布。
d）文件的归口管理部门按文件发放范围进行文件的修改并做好修改标识。
e）文件的修改采用以下方式：
微小的修改，如个别字、词的书写、打印错误或措词改变等，由文件管理部门在错误处杠改并盖上“更改”字样的章。
较大的修改但未发生换版，仅发生换页时，由文件管理部门在发生更换的页上盖上“修改状态”的章，修改状态用“1，2……”分别表示为第一次修改、第二次修改……。
未发生修改的文件，修改状态为0，文件中可不用表示。
手册发生换页时，应在手册的修改状态页中记录。
4.4.2非受控管理体系文件不享受修改的权利。
4.4.3外来文件
外来文件包括法律、法规、地方、总部提供的文件，由行政部负责识别和分发/相关职能部门、人员负责保存和使用。
4.5文件的保管
a）手册，程序等文件由品质部保管。
b）记录、制度、作业指导书由归口管理部门按《记录控制程序》和《文件控制程序》进行控制。
4.6文件改版
管理体系文件是动态的高增值的文件，其随市场、顾客的需求、企业内部质量活动的变化将被不断地修改。
本手册采用活页的方式装订成册，当发生下列情况之一时，手册将被改版：
a）组织机构发生较大变化时；
b）质量活动与文件要求不符时；
c）认证机构提出时；
d）当顾客提出建议且被公司采纳时；
e）单页修改超过十处或虽未超过十处但仍引起岐义时；
4.7回收
4.7.1当发生下列情况之一时，受控文件应由行政部进行管理体系文件的回收工作并做好回收记录。
a）管理体系文件的换版时；
b）管理体系文件持有人调离公司和调离原所在部门时；
4.7.2非受控文件管理体系文件不回收，其在管理体系文件换版时自行作废。
4.7.3回收的作废文件由行政部门作好“作废”标识并销毁。
4.8补（增）发
当发生以下情况需增发或补发管理体系文件时，按以下程序进行：
4.8.1第二方、第三方需要时，由业务部门填写“文件申请单”经总经理批准后由行政部负责发放，并做好发放记录。
4.8.2遗失或损坏
由申请部门填写“文件申请单”经总经理批准后由行政部负责发放，并做好发放记录。
5相关、支持性文件
文件：
《记录控制程序》…………………RY/QP-02---2012
记录：
《文件清单》………………………RY-0501
《文件申请单》……………………RY-0502
《文件发放（回收）记录》………RY-0503
《文件修改申请单》………………RY-0504
《文件评审记录》…………………RY-0505
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