监理协调的方法和技巧文档格式.doc
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所以,“建设工程监理规范”把协调工作,规定为监理机构的六大任务之一。
1做好协调工作的基本方法
1、召开监理会议(工地会议)是最常用的方法.
监理会议由总监主持。
工地例会是监理机构发挥自己特长的用武之地。
总监可以在会上利用
自己渊博的知识,富有逻辑的语言表达力,将质量、进度、安全、文明施工进行透彻地分析,使施工单位认识到问题的存在,落实整改措施;
也让业主看到监理人员的业务水平及沟通能力。
总监要把握会议的方向,事先要确定重点解决的问题,发言应简明扼要,抓住问题的实质。
要求参会各方会前做好准备,把问题和矛盾放在桌面上,各抒己见,畅所欲言。
最后由总监归纳总结,指出存在的问题,解决的方法,形成决议,各方签字,分头执行。
会议的决议,总监的指令,监理人员要跟踪督促落实,形成权威。
2.书面沟通
沟通是项目管理成功的重要因素。
沟通是保持项目顺利进行的润滑剂。
沟通对人际关系的和谐建立十分重要,利用人际关系沟通,影响行为的杠杆,努力消除影响人际沟通的障碍。
沟通有书面沟通、会议沟通和口头沟通等形式。
书面沟通是监理机构向建设单位汇报监理工作,取得建设单位支持的重要手段。
建设单位领导不管工作多忙,但对本单位的工程建设都十分关心重视,要让他们对工程建设有一个清晰直观的了解,监理单位的书面汇报必不可少。
目前,使用较多的书面沟通形式,有监理月报、监理周报(工程例会纪要)、专题报告、监理工作联系单、电报、传真、电子邮件等。
书面沟通的一个特点是具有法律效应.
3.协商沟通交流
协商是沟通情况,减少分歧,解决矛盾,统一意见,共同做好工作的重要方式。
沟通的方法有会议讨论、个别谈话、专访和邀请座谈等。
在项目监理机构内部,要开展监理人员之间的沟通交流,以统一思想,统一部署,统一行动;
在监理例会、专题会议召开之前,总监要与建设单位、施工单位有关负责人做好协商交流,以提高会议质量,减少无效争议。
对于重大问题可以召开由建设、施工、监理等单位领导参加的高一级的协商会。
一般问题,总监要主动地和建设单位领导(工地代表),设计单位项目负责人,承包单位项目经理等进行沟通和交流。
能够通过个别协商交流解决问题的就不要召开会议。
对于外部关系的协调,可采用走访和邀请的方式。
如对政府主管部门、媒体、质量安全监督站等相关部门。
在走访或邀请时,主动向对方介绍情况(口头或书面的皆可),说明当前工程进展情况,存在问题和需要对方帮助我们解决的事情。
争取和加深对方对我们监理工作的理解和支持。
2讲究协调工作的技巧
1、总揽全局,运筹帷幄
总监理工程师是监理企业派驻工程建设项目的全权代表,是项目监理全过程的总指挥。
总监应从项目的全局出发,统一部署,分工实施。
总监应对当前阶段建设单位的工作思路,政府主管部门安全和质量管理动态,工程动态,敏感问题等要胸有成竹。
每隔一个阶段,对工程的质量、进度和安全情况进行概括总结,指出当前存在的问题及工作的重点和难点,安排下一阶段的工作。
总监认为重要的,一定要抓住不放,以体现监理的务实和强硬。
要善于发现各参建单位的闪光点,树立榜样,有表扬有批评,逐渐形成学有榜样,赶有目标的良好氛围。
2、摆正位置,顾客至上
建设单位是监理企业服务的对象。
让顾客满意是监理企业追求的目标。
建设单位在工作中的决策、观点、意见、建议等也是监理协调的重要依据,总监要认真领会,抓住实质,有效地贯彻执行。
处理与建设单位之间的矛盾,既要坚持原则,又要灵活处治。
对于重大质量和安全问题,一定要按照规范、规定要求,说服并争得建设单位支持,坚决返工或重做,排除隐患;
对于建设单位急需解决的问题,监理人员要全力以赴积极配合解决;
对于较小的质量问题,特别是涉及到规范中“宜”与“不宜”的偏差时,尽量不返工,或采用加固补强的办法处理,或将问题记录在案,观察一段时间后再作处理。
3、抓住关键,分清主次
监理需要协调的问题很多,涉及方方面面,如果把问题都摆出来,可能是一团乱麻。
必须进行梳理、分类和排队。
把对质量、安全、投资影响最大的关键路线、关键部位作为监理工作的重点。
只有提纲挈领,抓住主要矛盾,区分轻重缓急,才能取得事半功倍的效果。
不能胡子眉毛一把抓,更不能抓了芝麻丢了西瓜。
在工程进度、质量、投资三大目标之中,因为进度更直观、更简明、更形象地反映工程的动态,成为各级决策者、管理者关注的焦点。
作为总监,只有抓住关键路线的进度,协调各方关系,达到三大目标的平衡,才能形成建设单位所追求的局面。
但也要防止一些建设单位、承包商为了赶进度,在安全、质量条件达不到的情况下,强行施工。
不仅工期目标无法实现,还会造成不必要的事故和损失。
在日益强调投资效益的大背景下,围绕工期组织监理工作,树立“用质量安全保工期”的理念,使投资尽快产生效益,这恐怕是今后相当长时期的重点。
4、未雨绸缪,防患于未然
任何工作都要有超前意识,要未雨绸缪。
监理协调更要有超前意识,总监应根据自己的专业知识和实践经验对可能出现的质量、进度、安全等问题预先提出建议和意见,对可能产生的不良后果采取相应的预防措施。
要把工作重点放在预防上,而不要立足于事后处理上。
在质量和安全问题上做到见微知著,居安思危,防患于未然。
5、避开锋芒,以柔克刚
协调是一门艺术,要学会以柔克刚。
有时面对建设单位的盛气凌人,施工单位的咄咄逼人,监理工程师应有良好的心态和气质,坚持不卑不亢、真诚相待、有礼有节,用求大同存小异的方法谋求合作;
以柔克刚并不是不讲原则,而是讲究方法的灵活性,坚持具体问题具体对待。
有时候,以适当的忍耐、退让可以缓和紧张气氛,有利于问题的解决。
有利于协调工作有效开展。
6、汇报问题,先声夺人
总监要赢得建设单位的信任,获得建设单位的支持和理解,必须第一时间向建设单位领导和主管人员提供第一手资讯,通报工程进展情况、当前存在的主要问题和我们的打算;
要主动为建设单位提供咨询,出谋划策,做好参谋。
如,在陪同建设单位领导现场巡视时,可以发挥自己的特长,积极向件建设单位献计献策,从质量、进度、造价等方面提出自己的好建议,赢得他们的好感。
对于一些突发事件要第一时间向建设单位报告,并征求建设单位对事件的看法或处理意见。
这样,不但使建设单位感到满意和尊重,乐意支持我们的工作,而且使我们和建设单位在指导思想,工作侧重点上保持一致。
办事就顺畅了,劲往一处使了。
总之,监理协调要先知先到,抢占先机,先声夺人,先入为主。
7、尊重对方,态度谦恭
施工单位是建设工程的建造者,是工程质量和安全生产的第一责任人。
施工单位对工程建设的积极性、主动性、创造性对工程建设起决定性作用,所以,协调好施工单位与其他参建单位关系极其重要。
监理人员对施工单位首先要尊重信任,实行监帮结合;
二是,处理施工中问题时,用以理服人,以情动人的方法;
三是,与人交往时,应与人为善、平等协商;
四是,不卡、不拿、不要,以一身正气的特有魅力,秉公办事,维护甲乙双方的合法利益。
切记与施工单位交往要态度谦恭,平等待人,不说不尊重人的过头话,不做有伤害和气的事,化解矛盾形成合力,共同为工程建设出力。
8、签署文件,讲究技巧
对于施工单位编报的施工组织设计,施工方案的审查,要把审查出的问题逐条列出,既可以显示出监理人员的专业技术水平,也便于施工单位修改补充完善。
切忌笼统地批复 “原则同意此方案”或“退回重做”;
工程变更,费用签证,进度款支付都是比较敏感的问题,要慎重对待。
由于施工单位与建设单位不同程度地存在这样那样的微妙关系,有些事情即使你认为不合适,但又必须办理时,就要注意方式方法以巧妙免责;
签署意见很有学问,需要自己去领悟体会,以不变原则应万变,或以会议形式确认,会后以会议纪要形式签署等。