建设工程档案归档整理管理规定最版加Word格式.doc

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（一）工程准备阶段和竣工验收资料，包括工程可研、立项、审批、征地、拆迁、勘察、设计、招投标、开工审批、概预算及工程竣工验收等阶段的项目建设文件与资料，由建设单位整理提供。

（二）监理资料，包括监理规划、进度控制、质量控制、监理通知、工程总结、合同、勘察、设计、施工等实施过程的监理资料，由监理单位整理提供。

（三）施工资料,包括工程质量验收、工程质量控制、工程安全与功能检验、观感质量检查和竣工图等资料，由施工单位负责整理提供。

（四）工程档案资料,包括工程档案立卷及移交等，由建设单位整理提供。

三、工程资料归档范围、质量要求、立卷原则及方法

（一）工程文件归档范围

对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。

凡在曹妃甸工业区内，新建、改建、扩建投资额在20万元或建筑面积在500平方米及其以上的建筑工程资料均应归档。

（二）归档文件的质量要求

归档的工程文件应为原件。

工程文件的内容及其深度必须符合国家有关文件工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。

工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。

工程竣工报告、验收证书、合同、协议等履行双方签字手续，合同、协议等应为正本归档，不应是副本或者复印件归档。

应归档的文件材料是传真件（热敏纸）的必须复印，与原件一同归档。

水泥钢材等原材料实验报告，要求报告字迹清楚、内容规范、数据准确，并做好跟踪记录。

隐蔽工程记录齐全、完整,数据准确。

工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：

红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等，不应使用热敏纸。

工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。

卷内目录、卷内备考表、案卷内封面应采用70g以上白色书写纸制作，统一采用A4幅面。

（三）立卷的原则和方法

立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。

一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。

立卷过程中宜遵循下列要求：

案卷不宜过厚，一般不超过40mm；

案卷内不应有重份文件；

不同载体的文件一般应分别组卷。

立卷可采用如下方法：

工程文件可按建设程序划分为工程准备的阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件5部分；

工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等组卷；

监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；

施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；

竣工图可按单位工程、专业等组卷；

竣工验收文件按单位工程、专业等组卷。

（四）卷内文件的排列

卷内档案组卷顺序及格式要求

顺序要求：

“竣工资料封面”、“案卷封面”、“卷内目录”、“卷内资料”、“卷内备考表”。

格式要求：

文字材料按事项、专业顺序排列。

同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。

外文材料应译文在前，原文在后。

图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。

既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。

（五）案卷的编目

档案盒和案卷封面的编制应符合下列规定：

档号：

应由分类号、项目号和案卷号组成。

档号由档案保管单位填写；

档案馆代号：

应填写国家给定的本档案馆的编号。

档案馆代号由档案馆填写；

案卷题名：

应简明、准确地揭示卷内文件的内容。

案卷题名应包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容；

字数不超过50字。

编制单位：

应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者；

几个单位合卷的,则填写牵头单位名称并加盖立档单位的公章。

编制日期：

本卷文件资料形成的最早至最晚日期，用阿拉伯数字填写。

保管期限：

分为永久（永久保存）、长期（同该工程的使用寿命）、短期（20年以下）三种期限。

同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应从长。

密级：

分为绝密、机密、秘密三种。

同一案卷内有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级；

具有技术专利的工程项目为绝密，较大工程项目为机密，一般工程项目为秘密。

共几卷：

立卷单位工程档案的总卷数（包括文字资料及图纸卷数）；

第几卷：

该卷的顺序号。

盒脊背:

档号：

同封面档号，档案保管单位填写；

同封面案卷题名，填写形式为竖排右起不空格。

卷内文件页号编写位置：

卷内文件均按有书写内容的页面编号。

应使用阿拉伯数字，从“1”起标注本卷内项目文件材料的序号。

档案馆认定通过后，打码机打印。

单面书写的文件右下角；

双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。

折叠后的图纸一律在右下角。

成套图纸或印刷成册的文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。

案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。

每个建设项目应设总目录卷，按卷顺序号登记排列。

卷内目录的编制应符合下列规定：

填写的目录顺序应与案卷内容相符，不能用工程设计图目录代替。

序号：

以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注；

责任者：

填写文件的直接形成单位和个人。

有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替；

文件编号：

指项目文件材料的文号或图号。

文件题名：

填写文件标题的全称；

检验、记录、实验、合格证等表格应准确提示文件内容（如：

规格、型号等）。

日期：

填写文件形成的日期（竣工图填写盖竣工图章时的日期）省略年、月、日字样，六位数中间用“.”联系，如2012.07.03。

页次：

填写文件在卷内所排的起始页号，最后一份文件填写起止页号如：

26-30

卷内目录排列卷内文件首页之前。

施工技术文件按管理、依据、检验试验记录、施工记录、质量验收记录、评定等排列或按工程报验的顺序排列。

原材料[钢筋、水泥、砂和碎（卵）石]的资料按原材料的报验单、出厂合格证，检验实验报告、复试（抽检）报告等顺序排列。

施工质量问题的整改要求闭合，有完整、详细的记录（包括：

调查报告、分析处理意见、处理结论及消缺记录、复检意见等）按实际情况组卷。

设备文件按设备开箱验收记录、随机文件材料、安装调试和设备运行、维修等材料排列。

安装调试项目按专业、分项目排列、组卷。

调试方案（大纲、措施）与调试报告分开组卷。

设备出厂技术资料按设备出厂合格证、商检记录、装箱单、工具单、备品备件单（设备说明书、维护手册）顺序排列。

卷内备考表的编制应符合下列规定：

卷内备考表：

主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数（照片张数），以及立卷单位对案卷情况的说明。

页码如出现错误，可在“卷内备考表”说明中进行情况说明。

卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。

案卷装订：

案卷可采用装订与不装订两种形式。

文字材料必须装订。

装订应采用线绳三孔左侧装订法，要整齐、牢固，便于保管和利用。

既有文字材料，又有图纸的案卷或者只有图纸的案卷可以不装订。

装订时必须剔除金属物。

档案盒规格要求：

使用唐山市城市建设档案馆监制的档案盒。

填写要求：

“案卷题名”、“编制单位”、“编制日期”“共卷，第卷，本卷共页”请使用不易褪色的黑色碳素笔填写，“密级”及“保管期限”新购的档案盒已经印制“秘密”“永久”。

编制日期应填写为案卷内全部文件的形成的起止日期即卷内文件的最早、最晚时间。

如:

2012.07.03-2013.12.14。

（六）竣工图的编制规定：

竣工图指建筑工程完成后，由建设单位组织施工、设计等单位按照建筑工程竣工的实貌编制的工程图纸。

凡工程竣工现状与原设计施工图不相符的内容，应全部按工程竣工现状清楚、准确地在图纸上标注清楚，包括工程洽商或设计变更、施工过程中建设单位与施工单位双方协商的工程变更；

竣工图一般采用蓝晒图，利用施工图改绘为竣工图应用新蓝图；

利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改的依据，凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变或变更的部分，超过图面1/3的，应当重新绘制施工图，图面整洁，线条字迹清晰，图纸色度反差良好。

所有竣工图均应加盖出图章、审图章、竣工图章，三章缺一不可（用不易褪色的红印泥），竣工图章盖在图标上方空白处或折叠后外翻图标上方；

竣工图章示例附7。

竣工图的折叠一般规定。

不同幅面的竣工图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》（GBT10609.3—89），统一折成A4幅面（297mm×

210mm），图标栏露在外面。

电子文件与电子档案管理

建设工程电子文件是在工程建设过程中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

建设工程电子档案的管理与建设工程档案管理基本相同。

建设电子文件的整理、鉴定、归档、验收、移交等应按国家现行标准《建设工程文件归档整理规范》GB/T50328和《建设电子文件和电子档案管理规范》CJJ/T117规定执行。

电子文件整理时，每个工程（项目）应建立多级文件夹。

文件夹及电子文件的命名应符合下列规定：

1、工程（项目）级文件夹应以该工程或项目的正式名称命名。

2、案卷级文件夹应以序号加案卷名称命名，序号以该案卷在该工程或项目档案中的排列次序，用3～5位数表示，不足以上位数的，填0补齐。

3、卷内电子文件应以序号加文件题名的方式命名，序号为该份（件）文件在本案卷（文件夹）中的排列次序号，用3位数表示，不足以上位数的，填0补齐，文件名为该文件的题名或图名。

以工程或项目名命名的文件夹，应实际存放该工程或项目的所有电子案卷，每一个电子案卷文件夹内应存放该案卷的所有文件。

案卷的电子文件夹内除存放电子文件外，还应建立案卷封面、卷内文件目录和卷内备考表三个电子文件。

卷内文件目录与卷内电子文件宜建立超级链接。

唐山市曹妃甸工业区建设工程声像归档范围

（一）工程准备阶段

1、建设地点原址、建筑物旧貌，特别是能反映原建筑物建筑风格、文化特色的内容；

2、一级工程建设项目的可行性论证、土地征用、拆迁、勘测设计、方案评审、招投标等重大决策的场景；

3、建设前期重大活动，如开工典礼等活动。

（二）工程施工阶段

施工过程中形成的反映重点部位、重点工作、新技术应用、质量事故等方面的声像材料。

（三）工程竣工阶段

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