公文处理办法.doc

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公文处理办法

第一章总则

第一条为使建业住宅集团（中国）有限公司（以下简称“集团”）的公文处理规范化、制度化，结合集团实际情况，特制定本办法。

第二条本办法适用于集团总部及下属子公司的公文管理。

第二章公文的种类

第三条集团的通用公文种类有：

一、请示

请上级指示和批准，用“请示”；

二、报告

向上级部门汇报工作、反映情况，用“报告”；

三、决定

对集团重要事项或者重大活动做出安排，用“决定”。

四、决议

经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。

五、批复

上级答复下级请示事项，用“批复”；

六、通告

在集团范围内公布应当遵守或周知的事项，用“通告”；

七、通知

传达、批转上级、同级、不相属部门的公文，传达要求下级部门协助或需要周知或共同执行的事项，发布规章、任免聘用事项，用“通知”；

八、通报

表彰先进，批评错误，传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项，用“通报”；

九、函

对同级或不相属单位间相互介绍、商洽、询问、催办、答复某些问题，请有关部门批准等询问和答复问题，用“函”；

十、会议纪要

传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行的，用“会议纪要”。

第四条集团的专用公文有：

备忘录、意向书、协议书、合同书、契约、各种报告、广告书、说明书、请柬、贺词、新闻稿、启事。

第三章公文格式

第五条公文格式一般包括：

标题、主送单位、正文、附件、单位印章、发文时间、抄送（抄报）单位、公文字号、主题词等。

一、公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，并标明发文单位和公文种类。

除批转法规性文件外，公文标题一般不加书名号和其他标点符号。

二、向上级请示的公文，一般只写一个主送单位；如果需要上报另一个上级单位时，可以用抄报的形式。

三、发文时间，以领导签发日期为准。

四、公文字号一般包括单位代号、年号、顺序号。

五、公文如有附件，应当在正文之后、单位名称之前，注明附件的名称和件数。

六、收、发文单位应写单位全称或规范化简称。

第六条用纸格式：

公文纸一般为A4型；“通告”等用纸大小，根据实际需要确定行文关系。

第七条印装格式：

一、公文均采用横书横排；

二、单面印刷可在上端装订，双面印刷在左面装订；

三、装订可用线装、钉装、胶粘办法。

第四章公文行文原则

第八条对政府及政府各级行政部门的公文，用集团或子公司名义行文；与不相隶属的业务单位协商工作等，可用集团、集团各中心或子公司名义行文。

第九条内部行文，可按业务的种类和性质，用子公司或中心名义行文。

子公司、各中心不得联合行文，集团各中心之间不允许用发文形式解决一般性的问题。

第十条各单位一般不得越级行文。

因特殊情况，必须越级行文的，应当抄报越过的单位。

第十一条向上级请示的公文，应一文一事，主送一个单位，不得直接送达领导者个人（领导直接交办除外）；向下级单位的重要行文，可以抄报直接上级单位。

第十二条按照分层管理的原则，集团行文原则上只发到各子公司和各中心。

第十三条发文应根据需要确定主、抄送单位，不得滥发。

第五章 公文处理

第十四条 收文处理

收文处理一般包括签收、批办、催办、结办等程序。

一、签收，分发

集团总部一切外来公文、重要邮件、电报、传真，统一由秘书处填写登记在收件登记簿上，并按不同类别进行分类处理，分发至相应中心或秘书处签收。

集团内部各单位凡需报集团总裁处理的公文，必须说明上报事宜的处理思路及过程，交秘书处签收。

子公司的公文的签收由其相应部门统一处理。

二、批办

各单位收到公文后，一般应在3个工作日内予以明确答复，最迟不能超过十个工作日。

需要研究而不能马上处理的，也要先书面或口头简要回复，给予明确的批复期限。

超期未能批复的，上报单位可视为认同，由此产生的一切后果由受文单位承担责任。

三、催办

集团各单位对已收到的的公文及本单位发出的公文，要认真督促、催办，以防积压或漏办。

各单位对上级发出的文件，需要汇报贯彻执行情况的，要及时检查反馈。

催办可采用发函，打电话等方式。

四、结办。

文件处理完毕，已答复发文单位，有处理意见的文件，均视为结办。

结办的公文应及时归档处理。

第十五条 发文处理

一般包括拟稿、审稿、签发、缮印、校对、用印、封发等程序。

一、草拟公文的要求：

1、要符合国家的方针、政策、法律、法令和集团的有关规定。

如提出新的政策规定，应尽量与原来的有关政策相衔接，并加以说明。

2、情况要确实，观点要明确，文字要精练，条理要清楚，层次要分明，标点符号要正确，篇幅要力求简短。

3、引用的公文要写明发文单位、公文编号、标题和发文时间。

4、草拟公文必须使用统一格式的公文稿纸，文件字迹要清楚，文面应保持整洁，凡是文面凌乱不清的，要重新清稿。

5、数字的写法。

正式文件中，除文件编号、统计表、计划表、序号、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写外，其他用汉字书写。

6、章节序数的写法。

一般应按下列顺序排列：

第一层为：

“一”，第二层为“

（一）”，第三层为“１”，第四为“

（1）”。

7、不要滥用简称。

年月日、人名、地名、文件名称、事物名称等一般不要简称。

二、公文审核

集团的文稿在签发之前，应由起草文件的单位负责人审核，审核的重点包括：

1、是否需要行文；

2、是否符合国家相关的政策法规及集团的有关规定；与本单位发过的公文是否衔接。

3、提出的要求和措施是否明确具体、切实可行。

4、处理程序是否完备，行文关系、公文格式是否符合规定。

5、文字叙述是否符合文法和逻辑，标点符号是否正确。

审核时如发现不妥之处，必须进行修改，属于重要的原则性的问题，应退回原承办单位修改，改动过大的，要重新抄正。

三、公文签发

集团行政文件，由负责起草文件单位的总经理签署意见后，由集团总裁签发。

业务性文件，由主管业务的总经理签发，涉及集团重大决策或重大利益的文件，由集团总裁签发。

四、公文拟稿、改稿和签发，一律用钢笔，禁止使用铅笔和圆珠笔。

五、签发后的公文不得再作任何修改。

若确需修改，必须重新送签。

六、公文签发后，由起草单位负责打印、盖章、装订、登记、分发。

打印文件要美观大方，符合公文格式。

装订要整齐牢固，不漏页、错页、粘页。

印章盖在年、月、日的中上方，上沿不压正文，下沿略压年、月、日，如正文末页无空档，可另起一空白页注上日期盖章，并在该页的左上方标明"此页无正文"字样。

七、公文校对以原稿为准，非承办人不得擅自改动原文。

校对未发现的差错，由校对人员负责；校对后，没有改正的，由负责打印的人员负责。

八、盖章、发文登记

1、校对完毕无误、规范的文件上统一盖印；

２、填写《文件处理签》；

３、填写登记簿，然后分发。

第六章公文的管理

第十六条各单位必须安排专人负责公文的处理工作，要求严格遵守相应的管理制度，同时加强对相关人员的保密纪律教育。

第十七条集团文件应在结办后3天内，要送交集团信息文档部整理、立卷、归档，个人不得私自保存应存档的文件。

集团信息文档部也应当于每月底向集团各中心催交公文的归档工作。

集团员工凡外出参加会议或培训带回的文件，应及时交信息文档部登记保管，调离集团的员工应将文件和记录本清理移交。

第十八条公文在传递过程中，必须办理登记、签收、注销等手续，并按照收文薄检查归档，以防遗漏。

第十九条各子公司工作中形成的公文，包括文件、会议记录、决议、照片、图表、录音带、录像带等有保存价值的资料，都必须由本单位专人负责收集齐全，分类整理，并每季度向集团管理中心信息文档部移交归档，各单位、各经办人不得越期自行留存应该归档的文件。

第二十条没有存档价值和存查必要的公文，由集团管理中心信息文档部鉴别、逐件登记后报集团领导批准销毁。

第七章附则

第二十一条集团管理中心根据集团信息化建设的具体情况，可以适时加以修订。

第二十二条本办法经总裁办公会审议批准后颁布执行，以往有关公文处理的规定同时废止。