公司办公室会议接待流程.doc

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公司办公室会议接待流程

会前准备工作：

一、接到会议通知单后确认出席会议的人数，会议类型、名称，主办单位，会议日程时间、安排，会议的宾主身份，会议标准，会议的特殊要求及与会者的风俗习惯。

二、调配人员、分工负责。

会前，介绍会议基本情况，说明服务中的要求和注意事项，进行明确分工，会议接待人员清楚地知道工作的整体安排和自己所负责的工作，按照分工各自进行准备工作（包括安排司机待岗）。

三、确认会议厅内各种用具和设施符合会议通知单要求（签到表、会议台签、椅、笔、会议桌、水杯、矿泉水、茶杯、茶叶、暖水壶、烟缸、鲜花和绿色植物）

四、确认会议设备就位及清洁无污，如：

舞台、讲台、矿泉水及杯具、讲台花、激光笔、白板（红/蓝/黑3色马克笔）、投影屏幕、写字板。

调试好相关设备如：

话筒、多媒体投影仪、音响、空调（冷空调25-26度、热空调26-28度，可灵活控制）、空调和投影仪摇控器、灯光开启（无坏灯，可自由调节）

五、核对会议横幅&LED指示牌内容、时间同会议通知相符并放置指定位置。

六、对会场人数、台型及要求进行最后确认，也可根据客人要求现场改动。

现场布置提出合理改动要求时，要积极主动配合。

七、会议摆台标准：

①茶水具

a.茶具要求:

第一，挑选茶具要注意选择花纹、式样、颜色、型号配套的茶具。

第二，茶具不得有破损，必须干净。

第三，茶杯要按会议人数配放，每人一套。

还要准备适量备用杯。

b.水具要求

第一，不用不保温的暖水瓶。

第三，如果与会人数较多，或会场服务不方便，可适当增加一些暖水瓶。

c.茶叶

第一，袋装茶叶，会议室要有充足的备用茶叶。

第二，散装茶叶可事先放入杯中，待宾客就坐后直接冲泡开水。

②签到桌（特殊会议）及文具用品

a.会议室入口处准备好签到桌、笔、纸或簿。

b.如会议要求配备信纸、便笺、圆珠笔或红蓝铅笔等，要每人一份整齐地摆放在会议桌上。

③水果饮料（特殊场合或上级要求）

根据会议标准，有时还要备有不同的饮料和水果。

水果要经过挑选，事先洗净、装盘、摆放整齐。

各项用品均应在会议前30分钟准备妥当。

八、落实鲜花及绿色植物摆放。

检查烟缸、盖杯（茶叶泡好，杯具不可有缺口，茶叶无杂质）、灯光照明、空调、遥控器、投影仪、激光笔、餐巾纸等物品及用具符合标准。

九、检查茶具摆放是否合理、整齐。

十、通知清洁人员清扫会议室。

十一、会议较长时间的或天气炎热时，除茶水外加放一瓶矿泉水，摆放要求与茶水平行（右臂前方一臂长处）。

十二、人员较多，会议室无法安排座位时，在后排椅子上，每张椅子上放置一瓶矿泉水。

十三、会议开始前15分钟需把会议室再次检查一遍，包括开空调，开灯，检查话筒，投影等。

会议期间服务（会议开始前30分钟门口迎候）

一、会议室入口开启，会务人员精神饱满，微笑有礼的引领宾客进入会议室就坐。

二、主动询问主办方或主持人会议厅内灯光等需求是否OK，最终确认会议人数，做到心中有数，及时补给。

三、客人入座后开始冲泡茶水，会议开始十五分钟后进行第二次茶水的补充，以后每间隔30分钟左右为客人斟添茶水，服务动作要轻、稳。

特殊情况按客人要求服务（如：

培训会议茶歇时进场斟添茶水）。

四、会议室茶水倒入，不易太满，水位适宜（杯口下方1.5-2CM处），并端至参会人员右臂前约一臂长的地方安放。

五、将签到表交给会议主持方。

六、会议进场期间主动为进出门客人拉/关大门。

七、遇会议中间休息，要尽快添补茶水、矿泉水等。

会议结束服务

一、会议退场阶段，当客人起坐时，主动打开大门，引领客人出会议室。

二、主动检查一遍会场，看是否有遗留物品等，设施设备有否损坏，如有问题及时联系并做好记录。

三、关闭各类电器设备（如投影仪、电灯、电脑、激光笔、音箱、话筒等）。

四、因会议临时借用的设备，会议结束后，应检查无缺归还借方，并告知。

五、通知清洁人员清扫会议现场。

六、将桌椅归位，撤下会议所用物品。

七、将会议用具、设备（如电脑、激光笔、音箱、话筒等）整理好归仓保管。

八、关闭空调，照明设施，电源设施，门窗锁好，会议厅钥匙交指定存放处。