档案整理方案Word格式文档下载.doc
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由综合室专人负责资料接收、整理、归档工作。
（三）工程项目档案的档号
档号由分类号（大类代字+一级属类）、案卷顺序号构成。
1、档案类别代号（代字：
G）：
单位内专门档案的分类号，本单位的工程项目档案属专门档案。
2、一级属类为项目代号：
用阿拉伯数字代表各建设项目：
“0”高速公路、“1”一级公路、“2”二级公路、“3”桥梁（单独立项）。
“4”隧道、“5”截污主干管工程、“6”码头工程
3、二级属类为年度代号，用年份的后两位数作为二级属类。
4、案卷号，基本保管单位案卷的编号。
例：
G0·
09·
1
专门档案类，2009年所受理的高速公路监督项目中的第一个工程。
（四）监督项目的组卷
按照归档范围中规定的，本单位所接收的资料，按批准文件、合同文件、中标文件、资信与资质证明、施工单位文件、监理单位文件、设计单位文件、业主单位文件、发文的顺序组卷归档。
（五）施工图文件的归档
图纸按297mm×
420mm（A3）规格装订成册对折入盒；
大于A3规格的图纸应逐张按手风琴式折叠成297mm×
210mm（A4）规格，图标外露；
大小能折叠后装入档案盒，跟工程项目其他归档资料一同放入同一个项目的档案盒内。
三、文书档案的归档
（一）文书档案归档范围
（二）文书档案的组卷
顺其自然，单件归档。
即顺应文件形成时的本来状况，以自然件为归档单位。
首先，将文件材料按三个保管期限（永久、30年、10年）分开，同一个保管期限的文件材料，按照时间先后顺序排列，并且尽可能将关系密切的（同一次活动、同一项工作、同一个会议形成的）文件材料排列在一起。
一份文件为一件；
正本与定稿、正件与附件，两件作为一件。
文件处理单（表）与被处理文本合为一件。
同一文件的不同稿本，正本在前，定稿在后；
不同文字的文本，原文本在前，译文在后。
总得来说文件材料归档分类按年度——机构——保管期限逐级进行分类。
其中在分“年度”时，应遵循以下方法：
一般的文件材料，放在其形成年度归档；
计划、预决算、总结，报告、统计报表等应放在文件内容针对的年度；
长远规划应放在文件内容针对的头一年；
多年的总结、报告应放在结案的一年；
不同年度的文件一般应分开排放。
（三）文书档案的编号
党政工团（文书）档案：
大类代字A
传统的文书立卷归档方法：
即年度—机构—问题立卷归档
档号结构模式为：
大类代字+保管期限代号+目录序号+案卷号
说明：
大类代字：
A；
保管期限代号：
永久1、长期2、短期3，本单位文书档案永久为A1、长期A2、短期为A3；
目录号：
按案卷年代顺序排列，每年（或若干年合并）编一个目录号；
案卷号：
同一个目录中所有案卷按顺序编一个流水号。
例1：
1992年永久、保管的文书档案目录号为2，案卷号是10，则此案卷的档案号为：
A1.2-010
例2：
1992年短期保管的文书档案目录号为1，案卷号是3，则此案卷的档案号为：
A3.1-003
案卷号
目录号
保管期限代号
大类代字
档号因适应计算机管理的需要，每段为三位，档案中不足位数的用“0”补齐（保管期限中不足位数加空格），“.”和“-”为分界标识。
归档文件要逐件在首页上方的空白处加盖档号章（档号章包括全宗号、类别号、期限、年度、机构、件号），并填写有关栏目的内容。
1、案卷提名，应包括监督工程项目的全称。
2、类别号：
文书档案的代号为“A”。
3、期限：
即保管期限，标注归档文件保管期限简称，永久为“永”，长期为“长”，短期为“短”，定期30年为“30年”，定期10年为“10年”。
4、年度：
填写文件内容针对的年度，以四位阿拉伯数字标公元纪年。
5、机构：
归档单位均为办公室，故机构可留空。
6、件号：
以年度为界线，一个保管期限编一个大流水号。
四、案卷的格式要求
（一）档案装盒：
档案编号后，按照编号顺序装入档案盒，并在盒的脊背上填上“档号”有关栏目的内容。
（二）填写盒内备考表，盒内文件情况说明：
主要用于填写本盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等需要说明的情况，如无上述情况，可不填写；
整理人：
填写归档文件材料整理归档人的姓名；
日期：
填写归档的年、月、日。
（三）案卷的装订。
卷内文件材料要去掉金属物;
对破损的文件材料应按裱糊技术的要求托裱;
字迹模糊的应复制并与原件一并存档;
最后将案卷装订,按三孔一线，每孔之间8-12公分（16K或A4纸）的方法用线装订固牢。
（四）档案盒采用由档案局监制的无酸卷盒。
六、建议采购物品：
1、档案装订机、装订线、打码机、档号章、无酸档案盒
2、网上档案管理系统
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