文件控制程序Word下载.doc
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3、职责
3.1总经理负责质量手册的批准。
3.2管理者代表负责质量手册的审核及程序文件和支持性文件的批准。
3.3综合部负责管理类质量体系文件的发放、归档、回收等归口管理。
3.4技术质量部负责技术类文件的发放、归档、回收等归口管理。
3.5各部门负责相关程序文件及支持性文件的编制、修改和更新。
4、程序
4.1体系文件按管理形式分为管理类体系文件和技术文件。
4.1.1管理类体系文件包括质量手册、程序文件、支持性文件、质量记录和适用的管理类外来文件等。
4.1.2技术文件包括产品图纸、工艺规程、工装模具图纸、毛坯图纸、检具图纸、控制计划、技术标准、技术软件和外来技术文件等。
4.2管理类体系文件的编制、审核与批准。
4.2.1质量手册由管理者代表负责组织编制，总经理批准。
4.2.2程序文件由与体系运行相关的部门组织编写、审核，管理者代表批准。
4.2.3各职能部门编制的支持性文件，由编制部门负责人审核，管理者代表批准。
4.3文件编号
4.3.1文件编制时应进行统一编号，质量手册由大写英文字母和阿拉伯数字组成，格式为：
质量手册由大写英文字母和阿拉伯数字组成，格式为：
QGP/QM—2010—A/0
A/0-代表版本号
2010-代表发布年号
QM-代表质量手册代号
QGP-代表公司代号
4.3.2程序文件编号格式为:
QGP/QP-701
701-代表标准章节号和文件顺序号
QP-代表程序文件代号
QGP-代表公司代号
4.3.3作业文件编号：
QGP/QC—01
01-代表文件顺序号
QC-代表作业文件代号
4.4质量记录编号格式：
JL/401―×
×
—代表记录表单顺序号；
401—代表程序文件代号
JL—代表记录代号
JL/QC―01—×
×
—代表记录表单顺序号
01—代表作业文件顺序号
QC—代表作业文件代号，
JL—代表记录代号，
4.5备案
4.5.1综合部对公司管理类文件进行登记备案，并编制《管理体系文件总览表》进行控制。
4.5.2技术类文件由技术质量部统一进行登记备案，并编制《技术文件总览表》进行控制。
4.5.3外来产品图纸、技术标准等技术文件，由技术质量部门统一进行登记备案，并填写《外来技术文件清单》进行控制。
4.6文件发放
4.6.1文件的发放范围由文件编制部门确定，管理类体系文件和技术文件分别由综合部和技术质量部统一组织印制和发放，其他文件由文件编制部门组织印制和发放。
4.6.2文件在发放前，发放部门应加盖“受控”标记，填写《文件发放登记表》，并由领用部门在《文件发放登记表》上登记，属换版的文件应同时收回作废的文件；
无“受控”标记的体系文件为无效版本。
4.6.3发放的文件由文件接收部门负责管理，并正确使用。
4.6.4公司文件发放按下列受控号对应发放：
受控号
发放部门
负责人
01
总经理
10
02
管理者代表
11
03
综合部
12
04
生产经营部
13
05
销售事业部
14
06
技术质量部
15
物资管理部
16
07
车间
17
08
车间
18
09
19
4.7文件的复印
文件的复印由文件编制部门负责，并根据发放范围确定份数；
复印后均需盖“受控”章，并进行文件发放和回收的登记。
其他任何部门或人员不得擅自复印文件。
4.8文件的更改
4.8.1文件的更改由文件编制部门提出申请，填写《文件更改申请表》，确定更改生效日期，审核批准按本文件4.2条执行。
4.8.2文件的更改采用划改、换页、划线、换版等方式.经换版的文件，同时旧版作废。
文件版本编号方式为：
A/0—A（B、C…）代表版本号，0（1、2、3…）代表修改次数）
4.8.3更改后的文件发放依据原《文件发放登记表》，备案按本文件4.5条执行。
4.8.4当接到顾客工程图样、标准/规范更改通知时，如以更改通知单的方式传达至公司，由技术质量部门组织对其进行评审,需分发和实施的，应转化为《文件更改申请表》，同时应保存该更改在生产中实施日期的记录。
4.9回收
发放新文件时，应回收旧文件，在旧文件上加盖“作废”标识，并在《文件发放回收登记表》上作好回收登记。
4.9销毁
作废的文件由文件发放部门及时收回，并加盖“作废”印章，必要时由综合部在需存档的文件上加盖“保留”印章当资料保存外，其他文件由文件编制部门负责销毁，填写《文件销毁单》，经部门负责人批准后销毁。
4.10借阅
借阅文件时，应征得文件管理部门负责人的同意。
4.11外来文件的控制
4.11.1外来管理类体系文件的控制
4.11.1.1外来的质量体系标准、引用标准、参考手册、作业标准等书面文件、电子文本，由综合部组织相关人员评审通过后，在其封面或次页面盖“已评审”章，并纳入《外来文件清单》，对其进行受控管理。
4.11.1.2外来文件需复印发放相关部门使用时，按4.6条执行；
4.11.1.3文控部门每年核实外来文件版本的有效性，及时更新《外来文件清单》。
4.11.2外来技术文件的控制
4.11.2.1外来的顾客工程图样标准/规范及其更改文件，由技术质量部门负责在八天内进行评审，并填写《外来技术文件评审表》，需分发和实施的纳入《外来技术文件清单》进行受控管理，如评审不需分发时不纳入受控和盖章。
4.11.2.2外来技术标准和顾客提供的技术标准及图样由技术质量部负责收集，经技术质量部部长批准后登记《外来技术文件清单》，发放相关部门和班组执行。
技术质量部应关注外来标准、法规的更新状态，及时更新《外来技术文件清单》，保证外来文件的适时有效性。
4.12文件的使用和保管
4.12.1各部门的文件和资料需由专人负责保管，必须保证文件的正确使用，并做到文件易于查找。
4.12.2文件的存放必须注意防水、防潮，任何人不得在受控文件上进行涂改或擅加标记。
4.12.3公司电子版文件应做好保密管理，同时应定期备份一份。
4.12.4文件控制所产生的记录按《记录控制程序》规定予以保存。
5、记录
JL/401—01《文件发放回收登记表》
JL/401—02《管理体系文件总览表》
JL/401—03《文件更改申请表》
JL/401—04《技术文件总览表》
JL/401—05《外来文件登记表》
JL/401—06《文件销毁清单》
JL/401—07《外来技术文件评审表》
JL/401—08《外来技术文件清单》
编制
审核
批准
姜岚
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