声像档案管理细则及具体详解Word文件下载.docx

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6声像档案收集与整理 3

6.1声像档案归档范围 3

6.2声像档案整理 3

6.3照片档案收集、整理的基本程序和要求 3

6.4视频档案收集、整理的基本程序和要求 4

6.5音频档案收集、整理的基本程序和要求 5

7声像档案归档时间及移交手续 5

7.1声像档案归档时间 5

7.2声像档案归档移交手续 6

8声像档案分类与编目 6

8.1声像档案分类 6

8.2声像档案的档号编写 6

8.3声像档案保管期限及密级划分 7

9声像档案保管与利用 7

9.1声像档案保管 7

9.2声像档案利用 8

10声像档案鉴定与销毁 8

11附则 8

12各种目录式样 8

23

1目的

为进一步加强和规范XXXXXXXXXXXXXX有限公司（以下简称“公司”）声像档案的形成、收集、整理、移交、归档等工作，确保声像档案完整、准确、系统，充分发挥声像档案在流域开发建设、电力生产、经营管理等公司发展中的作用，根据国家和行业的有关规定，特制定本细则。

2主题内容与适用范围

2.1本细则规定了公司和参与流域开发建设及生产运行管理等单位在声像档案的形成、编制、收集、整理和归档过程中的职责、收集归档范围、编制整理、移交归档及保管利用等基本工作程序与要求。

2.2本细则适用于公司及各二级单位声像档案的形成、整理、归档、保管和提供利用，并适用于参与流域开发建设及生产运行管理等单位声像档案的形成、编制、收集、整理和归档移交。

3规范性引用文件

3.1DA/T42企业档案工作规范

3.2DA/T28国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范

3.3DA/T15磁性载体档案管理与保护规范

3.4GB/T11821照片档案管理规范

3.5GB/T11822科学技术档案案卷构成一般要求

3.6GB/T18894电子文件归档与管理规范

3.7GB/T50328建设工程文件归档整理规范

3.8DL5278水电水利工程达标投产验收规程

3.9电子档案移交与接收办法（档发〔2012〕7号）

4术语和定义

4.1声像档案

是指国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片（包括底片）、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体，以声像为主，并辅以文字说明的历史记录。

4.2照片档案

本细则的照片档案专指数码照片档案，是用扫描或数码相机直接拍摄获得的，以数码形式存储于磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的图像文件，由数码文件、照片、著录三部分组成。

4.3视频档案

视频档案是用光学、电磁等方法记录图像和伴音信号而形成的声像材料。

4.4音频档案

音频档案是声像档案的一种，用机械、电磁等方法把声音记录下来而形成的声像材料。

4.3档号

以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。

4.4收集

档案馆、档案室接收及征集档案和其他有关文献的活动。

4.5整理

按照一定原则对档案实体进行系统分类、组卷、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。

4.6分类

根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进行有层次的划分、组合。

4.7归档

办理完毕且具有保存价值的文件，经系统整理后，交档案室或档案馆保存的过程。

5管理原则与职责

5.1声像档案管理原则

公司声像档案管理实行“统一领导、统一标准、分工负责、监督指导、归口实施、分级管理”原则，并按照“简化整理、便于利用”的工作方法，保障声像档案完整、准确、系统与安全，为公司流域开发建设、电力生产、经营管理及企业发展服务。

5.2职责

5.2.1公司档案室归口实施公司声像档案管理具体业务，履行下列职责：

1）统筹规划、统一管理公司声像档案工作；

2）按照国家和行业要求，制订声像档案管理实施细则及技术要求；

3）监督指导各部门、各单位开展声像档案工作；

4）负责声像档案数据库运维管理及技术支持；

5）负责职责范围内声像档案的集中保管和声像档案资源开发利用工作。

5.2.2信息管理部负责公司声像数字档案库的硬件配置、运维管理及技术支持。

5.2.3各二级单位负责本单位职责范围内的声像档案的收集、整理和数据录入以及声像档案实体保管和提供利用等工作。

5.2.4声像档案的具体形成部门负责声像材料的整理、分类、编号、归档工作。

6声像档案收集与整理

6.1声像档案归档范围

6.1.1反映公司发展的声像文件。

6.1.2反映公司流域工程建设、电力生产、经营管理的声像文件。

6.1.3声像档案的具体归档范围详见附录A。

6.2声像档案整理

6.2.1声像档案整理是在对声像材料鉴定的基础上进行分类、排列和编目，使之形成有机联系的过程。

整理原则为：

区分声像材料的不同价值、保持声像材料的有机联系、便于保管和提供利用。

6.2.2声像档案整理的内容包括声像材料的分类排列、装册、编写文字说明、编制卷内目录、填写声像册内容、编辑声像档案案卷目录等工作环节。

6.3照片档案收集、整理的基本程序和要求

6.3.1照片拍摄

一般使用不低于800万像素的单反相机（卡片机不低于1000万像素）从全貌、局部、特写三个方面进行拍摄。

6.3.2照片筛选

应当选择展现同一事件活动全貌和过程的主要照片归档，要求主题鲜明、影像清晰、色彩还原真实且未加修饰和裁剪。

6.3.3照片编辑

数码照片归档时要求采用“WORD”或“WPS”等软件进行编辑，照片编辑时严禁PS和不按比例缩放。

编辑格式见附录B。

6.3.4照片著录

以每张照片为单位著录“题名”、“档号”、“数码底片号”、“参见号”、“拍摄者”、“拍摄时间”、“说明”等项目，详见附录C。

6.3.5照片归档

归档照片须保证记录同一事件照片的完整、准确、系统；

且数码照片格式应为“JPEG”或“TIFF”，对于采用其它格式拍摄的数码照片，收集时应在保证分辨率不变的前提下，将其转成“JPEG”或“TIFF”格式。

1）原版照片应和编辑后的“WORD”版或“WPS”版照片一并刻录成只读光盘归档，光盘中的原版照片采用两级文件夹命名，第一级文件夹命名为“WORD”版或“WPS”版照片的案卷题名后加“原版”（备注），第二级文件夹命名同每组照片题名；

2）编辑后的WORD版或WPS版照片应录入公司档案管理系统；

3）只读光盘归档时应填写光盘信息表并附在光盘盒背面，光盘信息表格式见附录M。

6.3.6照片归档份数

工程照片归档纸质3份、光盘3份，其中对外交通公路归档纸质5份、光盘5份，其他照片归档纸质1份、光盘3份。

6.4视频档案收集、整理的基本程序和要求

6.4.1视频拍摄

应当采用高清摄录设备以不低于720×

576像素记录，并通过非线编辑设备统一转换为“RMVB”格式高清视频文件。

技术要求包括：

制式选择HD-I100：

PAL制式；

视频码率：

不低于lOOMb／s；

输出像素：

分辨率不低于为720×

576；

音频采样率：

双声道48kHz；

采样精度：

不低于16bit。

但反映工程项目开工、截流、首台机组发电等重要事项，应当采用高清摄录设备以不低于1920×

1080／50I像素记录。

6.4.2视频剪辑

以事件为单位剪辑形成视频文件，其中大全景或展现事件核心内容的画面应当剪辑在视频第一个画面，且视频末尾须加l～2秒彩条。

6.4.3视频著录

每个视频文件须著录“文件题名”、“档号”、“事件描述”、“关键词”、“时长”、“拍摄者”、“拍摄时间”等项目，详见附录D。

6.4.4视频归档

须保证视频文件的完整、准确、系统；

视频材料归档时要求刻录成只读光盘，且不同项目应分别刻录；

同时视频档案应录入公司档案管理系统。

6.4.5视频归档份数

视频文件归档光盘3份。

6.5音频档案收集、整理的基本程序和要求

6.5.1音频录制

音频应采用MP3格式录制，音频采样率：

6.5.2音频剪辑

以事件为单位剪辑形成音频文件。

6.5.3音频著录

每个音频文件须著录“文件题名”、“档号”、“事件描述”、“关键词”、“时长”、“录制者”、“录制时间”等项目，详见附录E。

6.5.4音频归档

须保证音频文件的完整、准确、系统；

音频材料归档时要求刻录成只读光盘，且不同项目应分别刻录；

同时音频档案应录入公司档案管理系统。

6.5.5音频归档份数

音频文件归档光盘3份。

7声像档案归档时间及移交手续

7.1声像档案归档时间

7.1.1勘测、设计单位应当在任务完成时将所形成的声像档案向业主档案部门移交；

施工、监理单位应当合同工程竣工验收后三个月内，将本合同项目所形成的声像档案向业主档案部门归档移交；

工期长于两年以上合同项目的声像档案在完工结算前或竣工验收前可进行分阶段移交归档，或按分部工程进行移交归档。

公司与之进行业务对接的部门负责协调前述单位完成归档工作。

7.1.2电力生产运行管理单位应在每年6月30日前将上一年度所形成声像档案整理移交归档。

7.1.3专项（活动）工作或机组检修、改造形成的声像档案应在（活动）工作结束后1个月内归档。

7.2声像档案归档移交手续

公司各部门、各单位及流域参建单位将整理完毕的声像档案通过归档审查后，便可向公司相应的档案部门移交；

移交时声像材料形成部门必须填写好《声像档案归档移交清单》（见附录G），一式两份，并连同《声像档案编制说明》和《声像档案交接凭据》（见附录F）一起全部送公司相应的档案部门验收；

档案接收人员验收时，不仅要对移交的声像档案数量进行认真清点、核实，做到帐物相符；

而且对声像档案的内在质量进行抽查，验收合格，交接双方应履行签字，双方各保存一份备查，并加盖公章；

对不符合要求的须退回限期整改。

8声像档案分类与编目

8.1声像档案分类

8.1.1为保证各类档案的系统性，声像档案采用汉语拼音字母“S”代表，根据其内容性质分为：

1）反映党、政、工、团（0～3大类）和经营管理及生产技术管理活动的声像档案，属于文书档案范畴，其分类号统一为“0”；

2）反映工程勘测、设计、施工、科学研究和工程建设及电力生产等活动的声像档案，属科技档案范畴，其分类号为相应的6～9大类的2级或3级类目。

8.1.2为便于声像档案的管理，用英文字母分别表示不同类别的声像档案。

即：

P—照片V—视频A—音频

8.2声像档案的档号编写

8.2.1声像档案的档号编写型式，案卷级采用三节编写型式，文件级采用四节编写型式。

1）文书类声像档案的档号编写型式如下：

×

―×

•×

•0―S×

前2位声像类别后2位为