文员基础知识培训优质PPT.ppt

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口齿清晰，条理分明，不卑不亢，言词文雅，简练生动，则是办公室口齿清晰，条理分明，不卑不亢，言词文雅，简练生动，则是办公室文秘人员说话的基本要求，要提高说话能力，关键在于多讲多练多想，文秘人员说话的基本要求，要提高说话能力，关键在于多讲多练多想，注意多方面的修养和磨练。

注意多方面的修养和磨练。

阅读能力办公室文秘人员阅读文件、查阅资料，是一种经常性活动。

阅读能力是表达能力的基础，也是一种基本的工作手段，只有通过博览泛读，是表达能力的基础，也是一种基本的工作手段，只有通过博览泛读，才能获得知识和价值的信息，才能有效的办理公文和处理事务。

才能获得知识和价值的信息，才能有效的办理公文和处理事务。

3.文秘人员的职业道德文秘人员的职业道德忠于职守爱岗；

忠诚；

钻研业务爱岗；

钻研业务埋头苦干辛苦的工作需苦干、辛苦的工作需苦干、实干的精神实干的精神；

秘书的劳动成果具有潜隐性秘书的劳动成果具有潜隐性实事求是严守机密秘书人员必须有极强的保密观念和保密习惯秘书人员必须有极强的保密观念和保密习惯善于合作文秘是上情下达、文秘是上情下达、下情上报、下情上报、沟通左右、沟通左右、联系内外的咽喉，联系内外的咽喉，秘书人员秘书人员需要同各种各样的人打交道；

需要同各种各样的人打交道；

再则，再则，领导布置的工作，领导布置的工作，很多情况必须很多情况必须有同事们的支持配合，有同事们的支持配合，否则，可能就会举步维艰、否则，可能就会举步维艰、寸步难行；

现代社寸步难行；

现代社会人际交往越来越频繁，会人际交往越来越频繁，不仅秘书要善于合作，我们每一个现代人都不仅秘书要善于合作，我们每一个现代人都必须具备这一素质。

必须具备这一素质。

会议准备11、确认会议类型、确认会议类型22、确认日期、时间、地点、参加人员名单、主持人。

、确认日期、时间、地点、参加人员名单、主持人。

33、会议文件的准备、会议文件的准备44、准准备备会会议议所所需需物物品品，如如会会议议桌桌椅椅数数量量、茶茶水水、茶茶具具、灯光、音响等。

灯光、音响等。

会场工作11、会会场场签签到到（签签到到时时，要要注注意意登登记记到到达达时时间间，要要随随时时掌掌握握报报到到人人数数，发发现现该该报报到到而而未未及及时时报报到到的的，应应抓抓紧紧催催促促，保证其按时参加会议。

）保证其按时参加会议。

）22、会议记录、会议记录抓抓住住重重点点，记记录录纲纲要要，不不要要记记流流水水账账；

小小会会议议两两小小时时后后出出会会议议记记录录并并发发放放与与会会人人员员；

大大会会议议当当天天出出会会议议记记录录并并发发放放与会人员。

与会人员。

4.会务工作标准会务工作标准5.电话礼仪电话礼仪第一，择时通话通话时机的选择看似平常，实际上很重要。

有的人只以自己的情况为通话时机的选择看似平常，实际上很重要。

有的人只以自己的情况为判断标准，选择自己方便的时候拨打电话，这实际上是对通话对象重判断标准，选择自己方便的时候拨打电话，这实际上是对通话对象重视、尊重不够的表现。

设身处地地考虑对方的情况，是选择通话时机视、尊重不够的表现。

设身处地地考虑对方的情况，是选择通话时机的基本原则。

的基本原则。

第二，简短通话要遵守电话礼仪中的要遵守电话礼仪中的“33分钟原则分钟原则”，即每次通话的时间应该有效地，即每次通话的时间应该有效地控制在控制在33分钟之内。

当然，这里的分钟之内。

当然，这里的“33分钟分钟”并非是绝对的只能通话并非是绝对的只能通话33分钟，而是指要长话短说，废话少说，没话不说。

任何一个有教养的分钟，而是指要长话短说，废话少说，没话不说。

任何一个有教养的人都是讲求办事效率的人，都是珍惜时间的人，因为时间就是金钱，人都是讲求办事效率的人，都是珍惜时间的人，因为时间就是金钱，时间就是效益，时间就是生命，浪费他人的时间就是浪费他人的生命，时间就是效益，时间就是生命，浪费他人的时间就是浪费他人的生命，所以打电话一定要有时间观念。

所以打电话一定要有时间观念。

5.电话礼仪电话礼仪第三，通话内容精练有序文秘人员正确把握通话内容的一个有效方法就是要养成重要电话列提文秘人员正确把握通话内容的一个有效方法就是要养成重要电话列提纲的习惯。

列出通话的事项，先讲重要的事情，后讲次要的事情。

纲的习惯。

第四，礼貌挂机结束通话后要礼貌地挂机。

结束通话后要礼貌地挂机。

6.接听电话时须注意的问题接听电话时须注意的问题第一，铃响不过3声拨打电话要注意拨打电话要注意“通话通话33分钟分钟”原则，而接听电话则要遵循原则，而接听电话则要遵循“铃响不铃响不过过33声声”原则，及时接听电话，尤其是有约在先的电话。

约好通话而原则，及时接听电话，尤其是有约在先的电话。

约好通话而不接是严重的失礼行为。

当然，训练有素的文秘人员应该在电话铃声不接是严重的失礼行为。

当然，训练有素的文秘人员应该在电话铃声响三声内接听，如果铃声刚一响就接，很可能电话会掉线。

倘若电话响三声内接听，如果铃声刚一响就接，很可能电话会掉线。

倘若电话铃声响到铃声响到66声以上才接，接电话的人应该首先向对方致歉：

声以上才接，接电话的人应该首先向对方致歉：

“抱歉！

抱歉！

让您久等了。

”第二，要安排合理而有序的表达作为文秘人员，如有预约在先的电话，不要随便让别人代接电话。

而作为文秘人员，如有预约在先的电话，不要随便让别人代接电话。

而且，对于文秘人员，更多的是要代领导接听电话。

如果领导不在的话，且，对于文秘人员，更多的是要代领导接听电话。

如果领导不在的话，秘书人员应该首先告诉对方领导不在，然后才能问对方的身份，来电秘书人员应该首先告诉对方领导不在，然后才能问对方的身份，来电为何事，是否需要转达等。

千万不可先盘问对方，再说领导不在，以为何事，是否需要转达等。

千万不可先盘问对方，再说领导不在，以免对方误以为领导有意回避。

接听电话也要首先免对方误以为领导有意回避。

接听电话也要首先“自报家门自报家门”，自我，自我介绍身份，其好处就是万一对方拨错了，不至于一错再错。

介绍身份，其好处就是万一对方拨错了，不至于一错再错。

第三，正确处理打错的电话。

当我们接听到对方拨错的电话，首先仍然要向对方问好，说明电话拨当我们接听到对方拨错的电话，首先仍然要向对方问好，说明电话拨错了，然后要将本单位的电话号码重复一下，让对方验证。

错了，然后要将本单位的电话号码重复一下，让对方验证。

7.文件日常管理办法文件日常管理办法11、文件的日常管理，是指对所有文件、材料的存放、清退、销毁等各、文件的日常管理，是指对所有文件、材料的存放、清退、销毁等各项工作。

管理好文件是办公室文秘的重要职责，一个单位、一个部门项工作。

管理好文件是办公室文秘的重要职责，一个单位、一个部门文件管理的好坏，直接关系到这个单位和部门文件处理工作的效率和文件管理的好坏，直接关系到这个单位和部门文件处理工作的效率和效果。

因此，一定要充分认识文件管理工作的重要性，了解和掌握文效果。

因此，一定要充分认识文件管理工作的重要性，了解和掌握文件管理的规律和方法，既要认真细致、一丝不苟，又要方便工作、有件管理的规律和方法，既要认真细致、一丝不苟，又要方便工作、有利保密。

利保密。

22、为了使文件便于利用，能随时查取，文件的日常管理要尽量做到、为了使文件便于利用，能随时查取，文件的日常管理要尽量做到科学化、规范化科学化、规范化33、要建立文件阅读、传递、归档制度，以便发现丢失、损坏等问题、要建立文件阅读、传递、归档制度，以便发现丢失、损坏等问题时，进行核对和查找。

时，进行核对和查找。

8.文件管理流程文件管理流程11对所有文件先进行识别，并分类登记，再分别办理。

对所有文件先进行识别，并分类登记，再分别办理。

22内部文件：

作好收文记录并放置在待处理文件夹内，便于领内部文件：

作好收文记录并放置在待处理文件夹内，便于领导看阅。

导看阅。

33外来公函、通知及文字资料：

及时送交领导阅示，根据领导外来公函、通知及文字资料：

及时送交领导阅示，根据领导批示正确办理（不急的文件资料放置在待处理文件夹内）。

批示正确办理（不急的文件资料放置在待处理文件夹内）。

44内部通启、报告：

及时送交领导阅示，根据领导批示正确办内部通启、报告：

理（不急的文件资料放置在待处理文件夹内）。

55公司各部门（单位）送交领导签字的，根据送交人的意见给公司各部门（单位）送交领导签字的，根据送交人的意见给予及时传递办理。

予及时传递办理。

66重要的和紧急的文件，须提醒领导。

重要的和紧急的文件，须提醒领导。

77每天将送交领导批示、审阅的文件清理一次，并核对登记记每天将送交领导批示、审阅的文件清理一次，并核对登记记录。

录。

88根据文件积累的情况及时进行存档，并作好相应记录，便于根据文件积累的情况及时进行存档，并作好相应记录，便于查阅。

查阅。

9.9.文字处理文字处理传递及接收文件传递及接收文件草草拟拟文文件件（全全面面、准准确确的的反反映映客客观观实实际际情情况况，观观点点明明确确，条条理理清清晰晰，内内容容充充实实，结结构构严严谨谨，表表达达准准确确，文文种种，格格式使用正确）式使用正确）整理文件及归档整理文件及归档10.10.印章的使用印章的使用11、未经允许，不可以随便使用印章。

、未经允许，不可以随便使用印章。

22、慎重地使用印章、慎重地使用印章,不得在空白凭证上加盖印章。

不得在空白凭证上加盖印章。

33、未经允许，不可以将印章带出工作区域。

、未经允许，不可以将印章带出工作区域。

11.11.保密意识保密意识要重视保密工作，把它渗透到办公室日常工作中去，（比如在阅读文件时，切勿将文件、资料摊要重视保密工作，把它渗透到办公室日常工作中去，（比如在阅读文件时，切勿将文件、资料摊满办公桌，以免别人来办事时错拿和夹带）。

满办公桌，以免别人来办事时错拿和夹带）。

办公室文秘工作人员，应该在思想上树立高度的保密观念，在行动上养成良好的保密习惯。

不仅办公室文秘工作人员，应该在思想上树立高度的保密观念，在行动上养成良好的保密习惯。

不仅在实际工作中严格执行保密制度，而且无论在任何时候、任何地方都要自觉遵守保密纪律，严格在实际工作中严格执行保密制度，而且无论在任何时候、任何地方都要自觉遵守保密纪律，严格做到：

做到：

11、不该说的秘密，绝对不说；

、不该说的秘密，绝对不说；

22、不该问的秘密，绝对不问；

、不该问的秘密，绝对不问；

33、不该看的秘密，绝对不看；

、不该看的秘密，绝对不看；

44、不该记的秘密，绝对不记；

、不该记的秘密，绝对不记；

55、不在不利于保密的地方存放秘密文件和资料、不在不利于保密的地方存放秘密文件和资料66、机密文件（除非特别许可）不可以外传、机密文件（除非特别许可）不可以外传77、内部消息不可以随便告知不相关的人。

、内部消息不可以随便告知不相关的人。

88、保存文件时注意保密性。

、保存文件时注意保密性。

99、未经允许，不可以随意翻阅别人的文件或