亿泰话务台培训手册文档格式.docx
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调节免提通话时的免提音量大小。
■总机选择键:
4路总机操作选择键。
4路总机状态有4个指示灯,均为3色,分别为绿色、黄色、红色。
黄色表示保留,红色闪烁表示呼入,红色表示拔号,绿色表示通话,绿色闪烁表示汇接,无色表示空闲。
每条线路通过5种指示灯的组合表示相应的状态。
■日/夜键:
人工转接模式与夜间电脑话务员服务模式转换键。
■汇接键:
实现呼入或呼出的外线电话多方(最多4方)同时通话。
4.2常用操作功能说明
4.2.1接听电话
任一路呼入总机时,对应总机指示灯为红色闪烁,话机来电指示灯闪烁(在液晶显示屏旁),音乐振铃,屏幕显示来电号码,提机后,双方通话。
当有2路或更多路同时呼叫时,会有<
嘀嘀嘀>
声音提示,分别按总机选择键可以查看所选择总机的来电号码,提机后自动接通屏幕显示相对应的总机。
4.2.2拨打电话
话务台提机后,按总机选择键可以指定任意一路总机拔号,对应指示灯显示红色,拨码方式同一般电话机,所有对交换机进行话机编程的功能都可以实现。
当提机后没有选择对应的总机时,系统默认第1路总机提机,如总机1占线,则第2路提机,顺沿。
4.2.3总机保留
当话务台某一总机正在通话时,有其他总机呼入时,按保留键,可以保留当前通话的总机,使对方进入听音乐等待的状态。
再按呼入总机的对应总机键,即可以实现与呼入总机的通话.保留键只有在总机通话时有效.
4.2.4转接模式
●【日/夜】模式键,切换人工转接与电脑话务员转接模式。
红色表示电脑话务员转接,显示屏上显示一个<
夜>
字。
绿色表示人工转接。
●人工转接模式下,话务台接通外线后,按闪断键再拔分机号码或按直选台上相应按键,拨通后话务台挂机,则实现分机转接。
注意:
要实现直接按直选键转接,需在呼入号码设置为【闪断键】+分机号码
●<
模式下,任一总机振铃呼叫,振铃次数达到夜服振铃设定次数后,如没有话务员接听,由话务台自动接听,语音提示,根据对方操作进行相应转接。
如在<
模式下振铃时,由人工接听,则自动转入人工模式。
(详见应用举例中夜服模式)
4.3话务功能操作
■汇接功能
总机分别接通要汇接的电话,全部保留后再按汇接键,则保留的几路电话实现汇接。
汇接过程中,话务台系统会在话务台没有参与汇接通话的情况下,自动语音提示通话方按【#】号延时,如果在进行至145s时没有收到【#】号则自动拆线,退出汇接通话.(详见应用举例中汇接通话).如果取消汇接,先按绿灯闪烁的总机,再按【返回/撤消】键退出汇接.
■代接来话
按【代接】+分机号码(或键控终端上某直选键),即可代接该门分机的呼叫电话。
■监听来话
按【监听】+分机号码(或键控终端上某直选键),即可监听该门分机的通话。
■强拆来话
按【强拆】+分机号码(或键控终端上某直选键),即可强制拆断分机通话。
(该功能实现以挂接的交换机功能为准)
■强插来话
按【强插】+分机号码(或键控终端上某直选键),即可强制插入与该分机的通话。
(该功能实现以挂接的交换机功能为准)。
■电话本
在主菜单里按【▲】【▼】键选择<
电话本>
菜单,按【菜单/确认】键进入<
子菜单,如图:
按【返回/撤消】则回到待机界面。
●查看:
选择查看栏,进入查看子菜单(在待机状态下直接按<
快捷键也可快速进入电话本查看栏),通过【▲】【▼】键,可以查看电话本中所有电话号码。
选中电话号码后,按【菜单/确认】,即可按此号码拨号。
(此时自动接通免提)
●增加:
进入增加子菜单,会提示输入电话号码,正确输入后按【菜单/确认】,将该号码添加进电话本。
同时屏幕提示<
操作完成>
确认操作。
●删除电话号码:
进入删除子菜单,通过【▲】【▼】选择需要删除的电话号码,按【菜单/确认】删除。
同时屏幕提示<
■通话记录
通话记录>
菜单,按【菜单/确认】进入<
●呼出电话:
在<
里选择<
呼出电话>
栏(在待机状态下直接按<
快捷键也可快速进入呼出电话查看栏),通过【▲】【▼】键,可以查看所有拨出的电话。
选中所需号码,按【菜单/确认】键,则重新拨出此号码。
●呼入电话:
呼入电话>
快捷键也可快速进入呼入电话查看栏),通过【▲】【▼】键,可以查看所有呼入的电话,包括已接电话与未接电话。
选中所需号码,按【菜单/确认】键,则对该号码进行回拨。
●最后计时:
<
最后计时>
子菜单,显示的是最后一次通话所用时间。
●删除记录:
进入<
删除记录>
子菜单,有两个选项,选择<
项,按【菜单/确认】,删除所有呼出电话记录。
选择<
项,按【菜单/确认】,删除所有呼入电话记录。
4.4监控说明
当话务台与交换机COM口用通讯线联机后,可以实时监控直选键所设定的物理端口地址状态。
各分机有3色指示灯显示状态:
绿色表示通话,黄色表示来电,红色表示其它所有状态,无色表示空闲。
■直选键监控:
无论话务台是处于待机,通话或保留等等状态时,只要通讯口与交换机相连,都可以随时监控到交换机物理端口当时的状态,为话务员提供醒目的提示,以便更加得心应手地对来电进行处理。
4.5应用举例
某宾馆,使用亿泰JSY2100数字交换机,分机数为200门,房间电话全部设置为市话等级,服务台配备话务台,四门总机分别对应80000至80003,并将此四部总机等级设置为话务台,设置四部外线号码始呼机为80000,同时对80000设置遇忙转移至80001,80001遇忙转移至80002,80002遇忙转移至80003.现要求对话务台汇接功能与夜间电脑话务台进行实例处理。
4.5.1汇接通话
在日模式下,外线一用户呼入话务台总机80000,当话务台振铃后总机指示灯为红色闪烁,话务台总机80000提机后,指示灯变为绿色,按保留键后指示灯变为黄色,然后按话务台总机80001指示灯变为红色,拨通外线另一用户,接通后按保留键,再按汇接键,此时总机80000与总机80001指示灯变为绿色闪烁,即呼入、呼出的两个外线用户已通过话务台实现汇接通话。
当话务台挂机退出汇接通话后,外线用户双方通话时间为100s时,双方均可听到话务台自动提示语音<
通话超时,听到嘟嘟声后请拨#号键继续通话>
,随后听到<
嘟嘟>
提示音,此时,只要通话双方中任意一方在电话上拨【#】键,就可以继续通话。
否则在通话进行至145s时话务台会自动拆掉双方通话。
用户按【#】键后,通话继续进行,再过100s时系统仍会提示超时语音,如果双方都没有按【#】键,则通话进行至145s时自动拆线。
如果通话双方在按【#】键后立即挂机,此时话务台仍会保持汇接状态,直到145s后才退出汇接状态。
上述情况中话务台一直没有参与汇接通话,如果话务台参与汇接通话,则不会出现超时的语音提示,只有在话务台没有参与的情况下系统才会提示超时。
在汇接过程中,话务台可随时挂机退出汇接通话。
如果四部总机均在汇接中,则话务台提机后按任意一总机键即可参与到汇接中。
如果汇接总机有(1-2)部空闲,则话务台提机自动搜索并占用空闲的汇接总机,此时按任意一部正在汇接的总机键即参与到汇接通话中。
话务台参与汇接通话的过程中,按【返回/撤消】键即结束所有参与汇接的各方通话。
4.5.2夜服模式
夜间总台无人值守,按下话务台【日/夜】键,将工作模式设置为<
模式,设值班分机为80008.在<
参数设置>
--<
二次收号>
收号号长>
中将设置字头为5,字长设置为2,收号时间为10s.
一外线打入总机80000,在振铃两声后,话务台自动接通,外线听到语音提示<
您好,请拔分机号码,电脑查号请拔0,人工服务请拔9>
。
拨0查号,系统提示:
电脑查号未设置,请拨分机号码,人工服务请拨9>
(此语音为出厂默认设置,用户可根据实际需要自行录制,详见<
自录语音>
说明),外线拨9后,系统提示对方<
转接中,请稍候>
,将来电转至值班分机80008后,响铃一次话务台挂机,由值守值班分机人员处理此次通话。
外线再次呼入总机80000,在振铃两声后,话务台自动接通,外线听到语音提示<
拨分机号码510,话务台提示对方<
,随后自动拨通分机,而此时510分机正在通话中,系统会提示<
您所呼叫的用户忙或号码有误,请拔其它号码或稍候再拔>
,对方再拨510,话务台提示<
,如果此时分机510已挂机,话务台自动拨通分机,在分机510振铃后,话务台自动挂机。